關(guān)于大學(xué)生心理檔案規(guī)范化管理的思考

張立新

(長春師范大學(xué)檔案館，吉林長春 130032)

關(guān)于大學(xué)生心理檔案規(guī)范化管理的思考

張立新

(長春師范大學(xué)檔案館，吉林長春 130032)

隨著高校的擴招，大學(xué)生已經(jīng)成為一個非常龐大的群體，大學(xué)生心理健康問題帶來的悲劇也經(jīng)常見諸媒體。鑒于此，教育部要求各高校從大學(xué)生入學(xué)起即為其建立心理檔案，各大高校紛紛響應(yīng)。然而，大學(xué)生心理檔案管理過程中存在許多問題。本文就目前大學(xué)生心理檔案管理存在的問題進行了相關(guān)探討，并針對性地提出了規(guī)范化管理大學(xué)生心理檔案的建議。

大學(xué)生；心理檔案；規(guī)范化管理

自1998年大學(xué)擴招以來，更多的年輕人有機會進入高校學(xué)習(xí)，大學(xué)生成為一個龐大的群體。然而很多大學(xué)生適應(yīng)能力較弱，不懂排泄壓力的方法，易受情感、人際關(guān)系、學(xué)習(xí)壓力、就業(yè)與擇業(yè)等問題的困擾。加上21世紀以來網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，大學(xué)生又爆發(fā)出網(wǎng)絡(luò)問題，這一系列問題嚴重影響到大學(xué)生的心理健康，甚至發(fā)生大學(xué)生輕生的悲劇事件。因此，2003年明確發(fā)文指出，要大力加強大學(xué)生心理健康教育的工作。建立心理檔案是預(yù)防大學(xué)生心理問題的有效途徑，能夠起到提前發(fā)現(xiàn)和干預(yù)的作用。2004年，教育部要求高校為所有大學(xué)新生建立心理檔案，確保大學(xué)生在校期間能夠形成健康的心理，促進和諧校園建設(shè)。目前，雖然絕大部分高校已經(jīng)建立大學(xué)生心理檔案，但是在管理過程中存在不少問題，心理檔案還未能發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此加強大學(xué)生心理檔案的管理的規(guī)范性，是一項意義重大的課題。

1 心理檔案的內(nèi)涵及內(nèi)容

心理檔案是心理教育機構(gòu)根據(jù)每個人的發(fā)展階段和心理特點，使用心理測評工具對個人智力水平、家庭背景、思想品德和價值觀、個性特征等進行測量，并將測量結(jié)果進行記錄、分析和保存而形成的文件資料。心理檔案記錄的是包括基本信息、測評結(jié)果、心理咨詢記錄等在內(nèi)的個人心理發(fā)展歷程，對未來的心理健康發(fā)展進行預(yù)測和預(yù)防。

大學(xué)生心理檔案主要包括以下兩個部分的內(nèi)容：一是大學(xué)生的基本情況。主要包括基本信息：姓名、性別、民族、年級、專業(yè)、學(xué)號、出生年月等；家庭情況：家庭住址以及近親中有無精神病史等；價值觀：對學(xué)習(xí)和生活的看法、對大學(xué)集體的看法、對就業(yè)和擇業(yè)的看法，學(xué)習(xí)上的困難和壓力等；有關(guān)心理健康狀況的自我描述：壓力大需要排解時主要采取的排泄方式、是否需要進行心理咨詢、對心理咨詢的接受程度、接受過心理治療的次數(shù)等。二是大學(xué)生心理測試資料。主要包括大學(xué)生的人格特點、心理需求以及當前的心理健康狀態(tài)等。心理健康狀態(tài)可以通過聊天觀察得到；心理需求可以借助大學(xué)生心理調(diào)查問卷收集得到；人格特點可以借助大學(xué)生人格問卷、癥狀自評量表、卡特爾十六種人格因素測驗等國際上信度較高的心理測試量表測試得到。

2 大學(xué)生心理檔案的特點

2.1 保密性

當代大學(xué)生在生活中經(jīng)歷的挫折較少，抗壓能力較差。而大學(xué)又是群居生活，某位同學(xué)的心理檔案一旦泄露，大家發(fā)現(xiàn)其出現(xiàn)一定的心理健康疾病，會增加該同學(xué)的羞愧感，嚴重的可能導(dǎo)致其出現(xiàn)抑郁癥等心理疾病。因此，大學(xué)生的心理檔案具有高度保密性的特點，未經(jīng)本人同意，不得將心理檔案告知其他人。在檔案管理方面，應(yīng)該有專人管理，無關(guān)人等不得翻閱。心理檔案內(nèi)容一旦泄露，不僅會給當事人帶來不必要的傷害，也將給心理檔案工作和心理咨詢工作帶來極大的影響。

2.2 教育性

大學(xué)生心理檔案是輔導(dǎo)員、心理咨詢師對大學(xué)生心理健康狀況進行監(jiān)測的重要依據(jù)。在建立心理檔案的過程中，輔導(dǎo)員和心理咨詢師可以利用心理測評的結(jié)果對出現(xiàn)問題的大學(xué)生提供必要的幫助和指導(dǎo)，從而進行心理健康干預(yù)和心理健康教育，促進大學(xué)生心理健康發(fā)展，這樣不僅可以提高大學(xué)生的認知水平和學(xué)習(xí)能力，同時也有利于提高學(xué)校教育教學(xué)的質(zhì)量和效果。

3 當前大學(xué)生心理檔案管理存在的問題

3.1 對大學(xué)生心理檔案管理的重視程度不夠

建立大學(xué)生心理檔案需要相關(guān)專業(yè)人員的支持，需要有專門的部門或地址保存。有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還沒有認識到大學(xué)生心理檔案管理的重要性，沒有成立專門的部門對其進行管理、維護和研究；對大學(xué)生心理咨詢資料不夠重視，不能正確分析和妥善保存；建立心理檔案，只是將檔案資料簡單地堆積，而缺少對其的管理和更新，不能記錄和監(jiān)測大學(xué)生的心理變化，無法發(fā)揮大學(xué)生心理檔案的作用。

3.2 大學(xué)生心理檔案管理人員素質(zhì)不高

學(xué)校由于對大學(xué)生心理檔案的重視程度不夠，為其支付費用的意愿和數(shù)額都比較低。在此情況下，即使學(xué)校成立了專門的大學(xué)生心理檔案管理部門，也只能雇傭一些與此專業(yè)不大相關(guān)的人員進行簡單的管理。一方面，非心理檔案專業(yè)人才，在管理過程中不能完全認識心理檔案管理的重要性，有可能出現(xiàn)讓他人隨意翻閱、借閱而泄露大學(xué)生心理檔案信息的情況，或者不注意檔案的整理和歸檔而造成檔案的流失。另一方面，非專業(yè)心理檔案管理人員的知識水平和專業(yè)素養(yǎng)無法達到要求，只能進行簡單的檔案分類和管理，而無法根據(jù)大學(xué)生心理檔案記錄的數(shù)據(jù)和信息準確分析大學(xué)生的心理健康問題，這嚴重影響了大學(xué)生心理檔案應(yīng)有作用的發(fā)揮。

3.3 大學(xué)生心理檔案管理制度不健全

目前，有些高校還未成立專門的大學(xué)生心理檔案管理部門和單位，更無法制定相關(guān)的管理制度來規(guī)范；即使有專門的心理檔案管理部門，也沒有對從事心理檔案管理人員的職業(yè)資格進行規(guī)定，沒有對大學(xué)生心理檔案的內(nèi)容、類別、基本格式、建立時間、心理測試結(jié)果等進行規(guī)范化的整理和保存，沒有對大學(xué)生心理檔案的使用人員資格、時間范圍作出限定。大學(xué)生心理檔案涉及學(xué)生隱私，對于大學(xué)生心理檔案的流失和泄露，很多高校沒有作出相應(yīng)的責(zé)任追究措施，大學(xué)生的權(quán)利保障僅能依靠管理人員的自覺。

3.4 大學(xué)生心理檔案利用率不高

由于大學(xué)生心理檔案的保密性以及學(xué)校對其的重視程度不夠，心理檔案往往在建立之后有兩種處理途徑：要么被封存起來，要么在心理檔案管理室隨便堆放。若是封存起來，只有專業(yè)的心理咨詢老師在必要的情況下才能查閱心理檔案，手續(xù)繁瑣，不僅耽誤大學(xué)生心理問題咨詢治療時間，更影響專業(yè)人員對其的使用。若是在心理檔案管理室隨便堆放，心理檔案的管理則會雜亂無章，缺乏系統(tǒng)性，不能及時更新。很多高校將心理檔案束之高閣，忽視對心理檔案的跟蹤和更新，心理檔案的服務(wù)性不強，難以為專業(yè)人員所用，大學(xué)生心理檔案的可用率和利用率都大打折扣。

4 規(guī)范大學(xué)生心理檔案管理的措施

4.1 加強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對大學(xué)生心理檔案的重視

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視大學(xué)生心理檔案的管理工作，將大學(xué)生心理檔案的規(guī)范化管理納入日常管理議事日程，深化大學(xué)生心理檔案管理人員的規(guī)范化管理意識。在大學(xué)生心理檔案規(guī)范化管理的過程中，成立由校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶頭的大學(xué)生心理檔案管理部門，并在人力、物力和財力等方面提供必要的支持，加大對大學(xué)生心理檔案重要性的宣傳，盡量使在校學(xué)生、老師、輔導(dǎo)員及其他相關(guān)人員高度重視大學(xué)生心理檔案的管理，配合相關(guān)人員的工作，使大學(xué)生心理檔案管理更規(guī)范、方便和有效。

4.2 加強大學(xué)生心理檔案管理隊伍建設(shè)

心理檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)是做好大學(xué)生心理檔案管理工作的關(guān)鍵。學(xué)校首先需要選派一批具有高度責(zé)任感和專業(yè)知識能力的專業(yè)人才進行管理工作；其次需要不斷更新管理人員的專業(yè)知識體系，提升心理檔案管理人員分析大學(xué)生心理檔案測試數(shù)據(jù)、發(fā)現(xiàn)問題的能力。這就要求由高校負責(zé)學(xué)生管理工作的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)牽頭，成立由學(xué)生工作管理人員、學(xué)院輔導(dǎo)員、心理咨詢?nèi)藛T及班主任等組成的檔案管理隊伍，并對管理隊伍定期進行專業(yè)知識的培訓(xùn)。另外，可以組織團隊去其他心理檔案管理比較規(guī)范的學(xué)校進行參觀、學(xué)習(xí)和交流。

4.3 完善大學(xué)生心理檔案管理制度

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加強大學(xué)生心理檔案管理制度建設(shè)，使大學(xué)生心理檔案的管理有據(jù)可依、有章可循。首先，學(xué)校應(yīng)成立專門的心理檔案管理部門。其次，要制定《大學(xué)生心理檔案管理工作條例》，規(guī)定具體的歸檔范圍，以便對大學(xué)生心理檔案進行分類，方便查閱和使用；根據(jù)心理檔案的問題和價值確定保管期限，對于一般心理檔案可以進行登記銷毀，對于特殊案例的心理檔案可以永久保存；設(shè)定密級，嚴禁泄密。各項制度必須嚴格執(zhí)行，對于違反制度的個人必須按照規(guī)定嚴肅處理。

4.4 及時跟新、動態(tài)管理、提高心理檔案利用率

大學(xué)生的心理狀況是一個動態(tài)變化的過程，因此心理檔案也應(yīng)該是一個不斷更新的系統(tǒng)，不能僅通過表格基本信息資料的填寫或者一次兩次的心理測試就得出結(jié)論，也不能僅僅維持一次測試的結(jié)果不變，這就需要從多方面、采用多種手段及時補充心理檔案，對心理檔案進行動態(tài)管理，分析大學(xué)生的心理變化特征，根據(jù)心理檔案結(jié)果有針對性地做好心理輔導(dǎo)教育工作，提前發(fā)現(xiàn)和預(yù)防大學(xué)生心理問題的發(fā)生，使心理檔案真正實現(xiàn)其作用。

4.5 加強大學(xué)生心理檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)

高校應(yīng)該抓住網(wǎng)絡(luò)高效、快捷和便利的特點，建立大學(xué)生心理檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。一方面，利用電子檔案記錄、查閱和使用大學(xué)生心理健康信息，可以實現(xiàn)隨時隨地的更新和利用；另一方面，大學(xué)生心理檔案電子檔案不會因翻閱而出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的缺損和流失情況，其管理更加規(guī)范和便捷。但值得注意的是，大學(xué)生電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)該加強防火墻建設(shè)，防止資料泄露。

另外，高校還可以充分應(yīng)用大學(xué)生心理檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。主要表現(xiàn)在：心理檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以根據(jù)人群分類，設(shè)立輔導(dǎo)員和班主任、心理咨詢?nèi)藛T、心理檔案管理人員以及學(xué)生等幾種身份登錄，每種身份可查閱的心理檔案的范圍和等級都只能在本人身份的范圍以內(nèi)，一方面保護了相關(guān)人員的知情權(quán)，另一方面有利于心理專業(yè)人員對心理檔案的合理利用。應(yīng)用主要表現(xiàn)在：當發(fā)現(xiàn)大學(xué)生出現(xiàn)心理問題時，不必進行面對面的交流，通過心理檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)即可完成對大學(xué)生心理問題的咨詢和教育工作，有利于減輕大學(xué)生的心理負擔(dān)，心理咨詢?nèi)藛T得到更全面和真實的結(jié)果，以便作出客觀、全面的分析，切實解決大學(xué)生心理問題。

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On the Standardized Management of University Students’ Mental Record

ZHANG Li-xin

(Archive of Changchun Normal University, Changchun Jilin 130032, China)

With wider access to higher education, the number of university students has greatly increased and become a huge group. The tragedies caused by their psychological/mental health problems were often reported in the media. In view of such situation，educational department require colleges and universities to create records on mental health for freshmen. However, some problems are still to be solved because of lack of a good management. This article aims to probe into these problems and makes some suggestions on standardized record management of university students’ psychology.

university students; mental record; standardized management

2014-10-03

吉林省教育廳“十二五”社會科學(xué)研究項目(吉教科文合字[2013]第563號)。

張立新(1962- )，男，吉林長春人，長春師范大學(xué)檔案館副研究館員，從事檔案管理學(xué)研究。

G444

A

2095-7602(2014)06-0187-03