對水利科技檔案的管理與利用探索

文/吉林省水利水電勘測設(shè)計研究院 李春暉

對水利科技檔案的管理與利用探索

文/吉林省水利水電勘測設(shè)計研究院 李春暉

做好水利科技檔案的管理與利用工作，能夠讓水利科技檔案發(fā)揮出最大作用。促進水利科技檔案管理的科學(xué)化與現(xiàn)代化發(fā)展，能夠為水利研究事業(yè)的發(fā)展提供必要的動力。結(jié)合水利科技檔案的管理與利用方式進行探究，是做好檔案工作的基石。

水利；檔案；管理；利用；創(chuàng)新

水利科技檔案對于水利科研工作有著重要的意義，科研活動的原始記錄以及科研成果的記載都是水利科技檔案的組成部分。水利科技檔案管理工作有積累、管理與利用三個重要環(huán)節(jié)。利用，是最終的管理目的。

一、提高檔案管理與利用的規(guī)范性

檔案的收集與整編，是管理檔案的重要環(huán)節(jié)，也是初始環(huán)節(jié)。明確工作流程，按照規(guī)范的流程實施科技檔案管理工作，對于提升管理效率有促進作用。在水利項目的設(shè)計任務(wù)實施之后，檔案管理人員應(yīng)當為科技檔案建檔，創(chuàng)建檔案編號以及相關(guān)的分類號與袋卷號等，將這些檔案信息交給水利科研項目的負責(zé)部門，使檔案管理工作與水利科研工作同時開展。在歸檔時，內(nèi)部信息可以利用網(wǎng)絡(luò)歸納給檔案管理工作者，管理人員做好數(shù)據(jù)的歸檔與組織工作，整編完成，建立有關(guān)電子科技檔案信息的電子檔案與紙質(zhì)檔案。

流程化的管理工作，能夠讓水利科技檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)得以有效實施，也能讓每一個環(huán)節(jié)的管理工作質(zhì)量得以控制，在最大程度上保證資源的完整性與準確性。從檔案信息的收集開始，一直到后來的整編、歸檔、保存與使用，應(yīng)當實現(xiàn)無縫連接。水利科技研究部門以及檔案管理部門應(yīng)當重視水利科技檔案的管理價值，讓生產(chǎn)研究與檔案產(chǎn)生、保存合為一體，促進科技檔案管理與利用水平的提高。

另外，還要用科學(xué)的標準去控制檔案歸檔的質(zhì)量。水利科技檔案與普通的人事檔案不同，這一檔案無論是深度還是內(nèi)容，都應(yīng)當達到國家有關(guān)于勘測與設(shè)計、施工與監(jiān)理的標準。檔案的內(nèi)容要嚴謹且正確。水利科技檔案文件應(yīng)當存在耐久性強的載體，文字清晰，圖表整潔，簽字與蓋章無一遺漏。其中的紙質(zhì)檔案要按行業(yè)規(guī)定要求整理，利用統(tǒng)一的方式折疊。

二、提高檔案管理與利用的信息性

第一，建立信息化的檔案管理平臺。水利科技檔案管理部門要建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺，促進單位系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與區(qū)域網(wǎng)、國內(nèi)網(wǎng)絡(luò)、國際網(wǎng)絡(luò)的連接。用這樣的方式，提高檔案管理的效率。

第二，重視檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)?？萍紮n案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，需要以信息技術(shù)應(yīng)用為前提。紙質(zhì)檔案、錄音檔案、照片檔案與錄像檔案的數(shù)字化處理，能夠保證檔案信息的安全，也能促進檔案信息形成體系。建立檔案數(shù)據(jù)庫，使用人員方便查詢。在網(wǎng)絡(luò)平臺上，工作人員可以儲存大量的信息，實現(xiàn)存儲海量化的目標。

第三，促進檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。整合好的檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)加以調(diào)取，需要的單位可以憑借賬戶名與密碼獲取權(quán)限，在第一時間獲得自己需要的檔案信息。用信息化手段提高檔案利用的速度與廣度，是優(yōu)化檔案管理工作的手段。

三、提高檔案管理與利用的服務(wù)性

第一，創(chuàng)新檔案管理與利用服務(wù)的內(nèi)容和方式。傳統(tǒng)的檢索工具不統(tǒng)一，與檔案信息不配套，要做好檔案管理與利用工作，就要建立檔案的準確、全面查詢系統(tǒng)。利用現(xiàn)代化的手段去檢索檔案，能夠更好地滿足檔案使用者的需求。

第二，創(chuàng)新檔案管理與利用機制。機制創(chuàng)新，能夠在一定程度上改變工作人員的工作模式。坐柜臺、坐辦公室是傳統(tǒng)檔案管理工作者的主要任務(wù)。這樣的舊思想與舊行為需要在新時代加以改變，建立服務(wù)意識，主動提供檔案服務(wù)，并跟蹤服務(wù)，在工作中展現(xiàn)個人主觀能動性，才能讓檔案管理與利用工作“活”起來。為水利科研人員提倡行業(yè)最新發(fā)展動態(tài)，主動提供信息，幫助檔案使用者選擇最準確的資源，才能讓水利科技檔案工作越來越好。

第三，創(chuàng)新檔案管理與利用層次。層次化的管理工作，能夠讓檔案信息的保密度得以升級。在調(diào)取與利用檔案時，需要進行身份認證，且不同身份有不同的權(quán)限。通過系統(tǒng)設(shè)置合理控制用戶的，能夠保護好檔案信息，也能做好檔案服務(wù)工作。

四、提高檔案管理人員整體素質(zhì)

第一，提高工作素養(yǎng)。水利科技檔案管理者要做到愛崗敬業(yè)，樂于奉獻。在工作中認真負責(zé)，努力核實每一個信息點。只有熱愛本職工作，才能全身心地做好工作。

第二，提高專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理是一個專業(yè)技能，也是一門藝術(shù)。檔案管理者積極學(xué)習(xí)，建立自主學(xué)習(xí)與終身學(xué)習(xí)的理念，在企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展過程中積極提高個人能力，才能滿足檔案管理與利用工作的需求。了解檔案管理的新手段、新技術(shù)，學(xué)習(xí)水利專業(yè)知識，才能成為重要人才。

第三，提高思想認知。在工作中與時俱進，積極創(chuàng)新，樂于從傳統(tǒng)的模式中走出來，方能成為水利科技檔案理念與實踐的創(chuàng)新者。

五、結(jié)語

綜上所述，做好水利科技檔案管理與利用工作，能夠促進科技檔案作用的充分發(fā)揮，更能讓工作人員認識到自己的工作價值。用水利科技檔案管理與利用工作的創(chuàng)新，給水利科技研究工作提供動力，是一件引以為傲的事情。

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