試論新時(shí)期高校檔案工作

索曉丹

（赤峰學(xué)院 成人教育學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

試論新時(shí)期高校檔案工作

索曉丹

（赤峰學(xué)院 成人教育學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校檔案工作不但是高校工作的重要組成部分，而且是國家檔案事業(yè)的重要組成部分.在新時(shí)期，我們廣大的高校檔案工作者要積極適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，認(rèn)真做好本職工作，努力為構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)而服務(wù).

新時(shí)期；高校；檔案工作

高校檔案是高校在不斷地建設(shè)和發(fā)展過程中逐步形成的有價(jià)值的歷史記錄.它不但記錄著高校發(fā)展的方方面面，而且見證著改革開放以來我國高等教育的發(fā)展軌跡.高校檔案工作不但是高校工作的重要組成部分，而且是國家檔案事業(yè)的重要組成部分.由于高校檔案工作承擔(dān)著為高校發(fā)展和社會(huì)各方面服務(wù)的雙重重任，因此深入研究高校檔案工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義.

本文將從高校檔案工作的概念、特點(diǎn)、現(xiàn)狀及對策等三個(gè)方面來探討新時(shí)期高校檔案工作.

1 高校檔案工作的概念

高校檔案工作的概念有廣義和狹義之分，廣義的高校檔案工作是指高校檔案事業(yè)的各個(gè)組成部分，包括高校檔案室工作、高校檔案理論工作、高校檔案教育工作、高校檔案科研工作、高校檔案宣傳出版工作等.狹義的高校檔案工作則是指高校檔案業(yè)務(wù)工作，隨著檔案工作的不斷深化和發(fā)展，高校檔案業(yè)務(wù)工作的范圍還在不斷拓寬.當(dāng)然，無論是廣義的還是狹義的，基本內(nèi)容只有兩部分：一是高校檔案收集利用工作；二是高校檔案業(yè)務(wù)管理工作.具體包括高校檔案的收集、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案的檢索以及檔案的利用等.下面我們簡單地介紹一下這兩部分的工作：

高校檔案收集工作是高校檔案工作的基礎(chǔ)，因此，高校檔案收集要全面，凡是反映本校以及各院系職能活動(dòng)的各種載體的文件材料都要收集齊全.高校檔案收集工作要求我們在實(shí)際工作中要把不同形式和不同載體的文件材料都收集起來，不僅要收集國家教育部和自治區(qū)教育廳的紅頭文件，還要收集一些非紅頭文件；不僅要收集正本，還要收集底稿和附件；不僅要收集文字材料，還要收集圖紙和圖表等非文字材料；不僅要收集紙質(zhì)檔案，還要收集語音、錄像和光盤等非紙質(zhì)檔案.

檔案收集的目的就是利用，高校檔案利用工作是高校工作的重要組成部分.這就要求我們要積極主動(dòng)地利用這些收集的檔案資料信息為本校的廣大師生服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，為構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)服務(wù).提供利用的方式主要有兩種，一種是檔案工作者根據(jù)相關(guān)規(guī)定提供原始檔案給使用者查閱，另一種是檔案工作者依據(jù)相關(guān)史實(shí)編寫出本校大事記和組織機(jī)構(gòu)沿革供本校領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部業(yè)務(wù)人員使用.

1.2 高校檔案業(yè)務(wù)管理工作

高校檔案業(yè)務(wù)管理工作不同于其他的工作，它既是一項(xiàng)不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富的工作又是一項(xiàng)管理性的工作.通過提供相關(guān)檔案信息為高校的社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是高校檔案管理工作區(qū)別于其他工作的顯著特點(diǎn).高校檔案工作者在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作時(shí)要遵循兩個(gè)原則，一是要集中統(tǒng)一管理高校檔案，維護(hù)高校檔案的完整與安全，以便于有效地利用；二是要維護(hù)高校檔案的真實(shí)性，不允許任意篡改或修正，保持高校檔案的原貌.高校檔案業(yè)務(wù)管理工作不僅對高校的工作有意義，對整個(gè)社會(huì)也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義.

2 高校檔案工作的特點(diǎn)

2.1 高校檔案工作的規(guī)范性

高校檔案工作以辯證唯物主義和檔案學(xué)基本理論為指導(dǎo)，以檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章為依據(jù)，引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法，把我國高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景有機(jī)地結(jié)合起來，充分吸取了我國高校檔案工作數(shù)十年的發(fā)展成果.高校檔案工作既要尊重歷史，又要有所創(chuàng)新；既要突出共性，又要照顧個(gè)性；既有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，又要靈活運(yùn)用.以上這些都體現(xiàn)了高校檔案工作的規(guī)范性特點(diǎn).

2.2 高校檔案工作的綜合性

高校在漫長的發(fā)展過程中，不但積累了數(shù)以百萬計(jì)的教學(xué)檔案、科研檔案和個(gè)人檔案，而且收藏了許多有關(guān)高校發(fā)展壯大的珍貴的影像檔案和人事檔案.這些檔案雖然各自作為一個(gè)獨(dú)立的分支存在著，但是它們又與其他分支共同組成了高校檔案系統(tǒng)，毫無疑問，多樣性是這個(gè)系統(tǒng)最顯著的特點(diǎn)之一.因此我們說高校檔案的多樣性決定了高校檔案工作的綜合性.

扶貧開發(fā)是中國現(xiàn)代歷史上一次重大的社會(huì)實(shí)踐，參與其中的干部和人員之多、社會(huì)影響范圍之廣、程度之深，應(yīng)該都可以載入史冊。中國的扶貧開發(fā)，除了前述經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展方面的成就之外，在另外一些方面如培養(yǎng)干部的作風(fēng)和能力、豐富和發(fā)展農(nóng)村治理和政府社會(huì)治理的經(jīng)驗(yàn)和理論等，也都產(chǎn)生了顯著的溢出效應(yīng)。

2.3 高校檔案工作的復(fù)雜性

高校檔案工作是高校各種管理工作的重要組成部分，它與高校其他的管理工作是相互交叉的，如高校教師在日常教學(xué)過程中形成的教案是教學(xué)管理科學(xué)的一部分，而要把教案形成教學(xué)檔案必然離不開教務(wù)處的工作；高校領(lǐng)導(dǎo)與各院系領(lǐng)導(dǎo)的任免文件是人事管理科學(xué)的一部分，而要把這些任免文件形成人事檔案必然離不開高校黨委組織部和人事處的工作；高校的公文是行政管理科學(xué)的一部分，而要把公文形成檔案必然離不開秘書處的工作等等.因此說，高校檔案工作與高校其他部門、其他學(xué)科之間的工作關(guān)系決定了高校檔案工作具有復(fù)雜性的特點(diǎn).

2.4 高校檔案工作的社會(huì)性

聯(lián)系的普遍性原理告訴我們，世界上一切事物都與周圍其他事物有著這樣或那樣的聯(lián)系，世界是一個(gè)普遍聯(lián)系的有機(jī)整體，沒有一個(gè)事物是孤立存在的，高校檔案工作也是如此.高校的使命決定了高校檔案工作與社會(huì)的聯(lián)系是普遍的、廣泛的、客觀的.在幾十年甚至上百年的教學(xué)和科研實(shí)踐過程中，高校一方面為國家培養(yǎng)了各類適用人才，另一方面又積累了大量的教學(xué)檔案、科研檔案和個(gè)人檔案.在社會(huì)歷史發(fā)展的過程中，人們的生老病死、工作學(xué)習(xí)、生產(chǎn)經(jīng)營等等各個(gè)方面無時(shí)不刻都與這些檔案有著千絲萬縷的聯(lián)系，甚至可以說這些檔案為社會(huì)歷史的發(fā)展提供了強(qiáng)大的內(nèi)在動(dòng)力.

3 高校檔案工作的現(xiàn)狀及對策

改革開放以來特別是《檔案法》頒布實(shí)施以來，我國高校的檔案工作發(fā)展迅速，在加強(qiáng)高校廣大教職工的檔案意識(shí)、加強(qiáng)專職檔案隊(duì)伍和檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、改善檔案工作的工作條件和環(huán)境上都邁出了堅(jiān)實(shí)的一步，取得了可喜的成績.但是，目前高校檔案工作仍存在著一些不能適應(yīng)新形勢發(fā)展需要的問題，主要表現(xiàn)在：（1）有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)不夠完善；（2）部分高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視；（3）檔案人才隊(duì)伍建設(shè)滯后；（4）檔案工作保障條件相對簡陋；（5）檔案工作服務(wù)意識(shí)不強(qiáng).為有效解決上述問題，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取以下對策：

3.1 完善法律法規(guī)，依法治檔

加強(qiáng)檔案工作的法律法規(guī)建設(shè)，是高校檔案工作得以順利開展的重要保障.據(jù)了解，我國目前已經(jīng)出臺(tái)了《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等多部與高校檔案工作有關(guān)的法規(guī).下一步就是要對現(xiàn)行的有關(guān)法律、法規(guī)進(jìn)行協(xié)調(diào)、修訂，進(jìn)一步完善以《中華人民共和國檔案法》為核心的高校檔案法律法規(guī)建設(shè).高校檔案管理部門要認(rèn)真履行職能，依法治檔，切實(shí)保證高校檔案工作卓有成效地開展起來，以便更好地為高校的發(fā)展服務(wù).

3.2 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

高校檔案工作雖然枯燥乏味，但是卻是一項(xiàng)“功在當(dāng)代、利在千秋”的事業(yè).高校檔案是高校在建設(shè)、管理和教育教學(xué)等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料的總和，是高校歷史面貌的真實(shí)記錄.高校檔案里積淀和傳承著高校厚重的歷史底蘊(yùn)，凝聚著幾代人的辦學(xué)心血，體現(xiàn)著高校優(yōu)秀的文化傳統(tǒng)，能給我們的后人留下無數(shù)的寶貴記憶.因此，我們的高校特別是高校領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把高校的檔案工作列入重要議事日程，不但要放在心上，而且要抓在手上.我們的高校領(lǐng)導(dǎo)對從事高校檔案工作的同志們在政治上要信任，在工作上要支持，在生活上要關(guān)心.我們的高校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)抓好這項(xiàng)工作，努力做到我們的工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，我們單位所做的工作都能在檔案中找到記憶、找到記錄，讓檔案來告訴后人今天的我們都做了些什么.只有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能最大限度地調(diào)動(dòng)起廣大檔案工作者的積極性和創(chuàng)造熱情，不斷提高高校檔案工作者的工作水平.

3.3 加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

發(fā)展檔案事業(yè)，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)需要，必須要有一支過硬的檔案工作隊(duì)伍[1].在新時(shí)期，高校要想培養(yǎng)出一支過硬的檔案工作隊(duì)伍，僅僅依靠規(guī)章制度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，要從思想上、政治上、組織上、作風(fēng)上、行動(dòng)上全面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，使這支隊(duì)伍始終保持堅(jiān)定正確的政治方向，講政治、講大局、講責(zé)任；始終堅(jiān)持大視野、大思路、大胸襟，干大事業(yè)；始終堅(jiān)持特別能創(chuàng)新、特別能突破、特別能奉獻(xiàn)；始終堅(jiān)持合作、合心、合力的良好精神狀態(tài)；始終堅(jiān)持謙虛謹(jǐn)慎、艱苦創(chuàng)業(yè)的優(yōu)良作風(fēng)，努力打造現(xiàn)代高校檔案工作隊(duì)伍.此外，還要鼓勵(lì)廣大的檔案工作者要加快學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷地把最先進(jìn)的科技發(fā)展成果運(yùn)用到高校檔案工作的實(shí)踐中去.高校檔案館（處、科、室）領(lǐng)導(dǎo)還要充分地肯定廣大檔案工作者的能力與智慧，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，使他們在對檔案使用者服務(wù)的工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值.

3.4 加強(qiáng)檔案工作保障建設(shè)

高校檔案館（處、科、室）的建設(shè)多始于二十世紀(jì)八十年代，當(dāng)時(shí)新館（處、科、室）的建設(shè)極為稀少，大多數(shù)高校的檔案館（處、科、室）都以舊辦公室改擴(kuò)建而成，僅能滿足保存一般紙質(zhì)檔案的需求.時(shí)至今日，仍有很多高校的檔案館（處、科、室）設(shè)施陳舊，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足時(shí)代的需求.這不僅與現(xiàn)代大學(xué)“廣闊”的校園、造型新穎的教室、寬敞明亮的辦公室以及一應(yīng)俱全的辦公設(shè)施的差距是顯而易見的，而且與國家頒布的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》相去甚遠(yuǎn)[2].因此，各高校都應(yīng)該根據(jù)本校的實(shí)際情況來加強(qiáng)本校的檔案工作保障建設(shè)，有條件的高校應(yīng)該建設(shè)獨(dú)立的現(xiàn)代化的檔案館.

3.5 增強(qiáng)檔案工作服務(wù)意識(shí)

服務(wù)是高校檔案工作的根本目標(biāo)，在新時(shí)期高校檔案館一定要找準(zhǔn)切入點(diǎn)，緊緊圍繞高校的教學(xué)科研中心工作，大力開發(fā)有關(guān)高校建設(shè)發(fā)展的檔案信息資源，努力拓寬高校檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，不斷更新現(xiàn)代化的服務(wù)手段，增強(qiáng)檔案工作服務(wù)意識(shí)，為高校的建設(shè)發(fā)展提供良好的歷史借鑒.

4 結(jié)語

總之，高校檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)當(dāng)代、惠及后人的重要事業(yè)，做好這項(xiàng)工作是我們高校檔案工作者的責(zé)任和義務(wù).在新時(shí)期，我們廣大的高校檔案工作者要積極適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，認(rèn)真做好本職工作，為高校的建設(shè)發(fā)展和社會(huì)的文明進(jìn)步做出積極的貢獻(xiàn).

〔1〕楊家英.新時(shí)期高校檔案工作探析.平原大學(xué)學(xué)報(bào)，2000（2）.

〔2〕陳華新.檔案資源建設(shè)是學(xué)校檔案部門的生命.上海檔案，2008（11）.

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1673-260X（2014）03-0109-02