醫(yī)療機(jī)構(gòu)制劑信息管理系統(tǒng)在物料管理方面的應(yīng)用

陳巧秀，陳根光，倪曉霞

醫(yī)療機(jī)構(gòu)制劑信息管理系統(tǒng)在物料管理方面的應(yīng)用

陳巧秀，陳根光，倪曉霞

介紹了醫(yī)院機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)制劑物料計(jì)算機(jī)管理的重要性及必要性，從采購(gòu)管理和庫(kù)房管理2個(gè)方面詳細(xì)闡述了醫(yī)療機(jī)構(gòu)制劑信息管理系統(tǒng)在物料管理方面的應(yīng)用，指出了該系統(tǒng)為制劑物料的管理提供了一個(gè)良好的人機(jī)界面，具有便捷、高效、準(zhǔn)確等諸多優(yōu)點(diǎn)，較好地滿足了醫(yī)院制劑物料管理的實(shí)際需求。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)制劑信息管理系統(tǒng)；物料管理；應(yīng)用

0 引言

作為藥品生產(chǎn)的源頭，原料、輔料及包裝材料等生產(chǎn)物料的質(zhì)量直接或間接地影響著中間產(chǎn)品和最終成品的質(zhì)量[1]，而物料的來(lái)源正規(guī)與否則對(duì)物料的質(zhì)量起著決定性的作用。現(xiàn)行版藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（goodmanufacturing practice，GMP）在第六章對(duì)物料作出詳細(xì)規(guī)定，強(qiáng)化了物料從采購(gòu)到使用整個(gè)流程的監(jiān)督管理[2]。目前，醫(yī)院制劑在物料管理方面還存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象，而物料管理作為制劑管理中的基礎(chǔ)與核心部分，其工作流程的管理與控制，直接影響到制劑合理高效的運(yùn)作模式[3]，所以加強(qiáng)對(duì)物料整個(gè)流程的監(jiān)督管理，提高物料管理水平，才能保證按質(zhì)、按量地完成制劑生產(chǎn)任務(wù)，才能保障臨床用藥，并為臨床多做貢獻(xiàn)。

當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，醫(yī)院信息化建設(shè)也在不斷向前推進(jìn)[4]。就醫(yī)療機(jī)構(gòu)自身而言，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院制劑物料的計(jì)算機(jī)管理是提高物料管理水平的現(xiàn)實(shí)需要，也是未來(lái)的發(fā)展方向。依據(jù)現(xiàn)行版GMP強(qiáng)化對(duì)物料監(jiān)督管理的規(guī)定，我院制劑科于2012年5月引進(jìn)了醫(yī)療機(jī)構(gòu)制劑信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)集庫(kù)存管理、批記錄打印、盤點(diǎn)、查詢統(tǒng)計(jì)等功能于一身，實(shí)現(xiàn)了物料有效的計(jì)算機(jī)管理，較好地滿足了我院制劑物料管理的實(shí)際需求。

現(xiàn)就醫(yī)療機(jī)構(gòu)制劑信息管理系統(tǒng)在物料管理方面的應(yīng)用報(bào)道如下。

1 醫(yī)療機(jī)構(gòu)制劑信息管理

我院醫(yī)療機(jī)構(gòu)制劑信息管理系統(tǒng)在物料管理方面分為采購(gòu)管理和庫(kù)房管理2個(gè)模塊，如圖1所示。

1.1 采購(gòu)管理

1.1.1 請(qǐng)購(gòu)單

選擇請(qǐng)購(gòu)單位、請(qǐng)購(gòu)人、請(qǐng)購(gòu)時(shí)間，輸入請(qǐng)購(gòu)物料名稱、單位、規(guī)格、數(shù)量后存盤，審核確認(rèn)，請(qǐng)購(gòu)操作完成。

圖1 物料管理模塊

1.1.2 采購(gòu)訂單

選擇收貨倉(cāng)庫(kù)、經(jīng)手人、供應(yīng)商、訂貨時(shí)間，輸入采購(gòu)物料名稱、單位、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)后存盤，審核確認(rèn)，采購(gòu)操作完成。

2010版GMP關(guān)于物料采購(gòu)管理的內(nèi)容共有9條規(guī)定，包括購(gòu)進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)及對(duì)采購(gòu)人員、運(yùn)輸、購(gòu)進(jìn)單位的要求等。

本系統(tǒng)中采購(gòu)管理模塊下的請(qǐng)購(gòu)單據(jù)和采購(gòu)訂單單據(jù)均有一備注欄，對(duì)購(gòu)進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)及對(duì)運(yùn)輸、購(gòu)進(jìn)單位的要求可在備注欄中體現(xiàn)。

1.2 庫(kù)房管理

1.2.1 請(qǐng)領(lǐng)入庫(kù)

選擇收貨倉(cāng)庫(kù)、驗(yàn)收人及入庫(kù)時(shí)間，輸入物料拼音首字母，選擇物料名稱，輸入廠家首字母，選擇廠家名稱（也可手動(dòng)輸入），輸入批號(hào)、入庫(kù)數(shù)量、單價(jià)、檢驗(yàn)信息及有效期后存盤，待物料檢驗(yàn)合格，審核確認(rèn)，物料入庫(kù)操作完成。入庫(kù)數(shù)量單位可根據(jù)實(shí)際需要設(shè)定，但為方便出入庫(kù)，建議單位設(shè)為包裝的最小單位，如圖2所示。

圖2 請(qǐng)領(lǐng)入庫(kù)

現(xiàn)行版GMP關(guān)于物料的驗(yàn)收規(guī)定包括：物料與訂單、交貨單及供應(yīng)商標(biāo)簽內(nèi)容的一致性；外包裝的完整性、密封性及其應(yīng)標(biāo)注規(guī)定的信息；按批取樣檢查；按規(guī)程執(zhí)行并有記錄等。

依據(jù)上述規(guī)定對(duì)到貨的物料進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的物料請(qǐng)領(lǐng)入庫(kù)后，其送檢、待檢及檢驗(yàn)合格與否均在此單據(jù)的檢驗(yàn)信息欄中及時(shí)記錄，待接到檢驗(yàn)合格報(bào)告單，進(jìn)行單據(jù)審核確認(rèn)，此單據(jù)中的物料方可使用。

1.2.2 領(lǐng)料出庫(kù)

選擇出貨倉(cāng)庫(kù)、領(lǐng)料部門、領(lǐng)料人及領(lǐng)料時(shí)間，輸入配制批次，選擇配制制劑品種，系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)指令單自動(dòng)生成此配制制劑品種所需的物料，點(diǎn)擊“批號(hào)”欄，系統(tǒng)則自動(dòng)跳出此欄物料庫(kù)存的所有批次，依據(jù)GMP“發(fā)放及發(fā)運(yùn)應(yīng)當(dāng)符合先進(jìn)先出和近效期先出的原則”[5]的規(guī)定，輸入數(shù)量后存盤，審核確認(rèn)，出庫(kù)操作完成，如圖3所示。

圖3 請(qǐng)料出庫(kù)

1.2.3 領(lǐng)料退庫(kù)

領(lǐng)料退庫(kù)時(shí)，系統(tǒng)依據(jù)物料的名稱、批號(hào)、單價(jià)自動(dòng)識(shí)別歸入原批號(hào)。

1.2.4 盤點(diǎn)

本系統(tǒng)的盤點(diǎn)分類較細(xì)，可以實(shí)時(shí)查詢物料庫(kù)存及明細(xì)、單個(gè)物料出入庫(kù)流水賬及物料出入庫(kù)情況。

1.2.4.1 庫(kù)存盤點(diǎn)

輸入物料類別、物料類型，點(diǎn)擊盤點(diǎn)，系統(tǒng)自動(dòng)生成物料庫(kù)存明細(xì)盤點(diǎn)表，也可輸入單品種物料名稱進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)表中物料入庫(kù)、出庫(kù)、退庫(kù)、報(bào)損、報(bào)溢及庫(kù)存數(shù)量和金額，一目了然。此庫(kù)存盤點(diǎn)主要提供實(shí)時(shí)的物料明細(xì)查詢，如圖4所示。

圖4 庫(kù)存盤點(diǎn)

1.2.4.2 物料出入庫(kù)盤點(diǎn)

選擇入庫(kù)或出庫(kù)，輸入時(shí)間段、物料類別、物料類型，點(diǎn)擊“盤點(diǎn)”，系統(tǒng)自動(dòng)生成所選時(shí)間段所選物料的出庫(kù)或入庫(kù)的總數(shù)量及總金額的盤點(diǎn)表。若在物料名稱欄輸入單個(gè)物料，則生成此物料的出入庫(kù)盤點(diǎn)表。此盤點(diǎn)主要提供在各個(gè)時(shí)間段物料的出庫(kù)或入庫(kù)的數(shù)量及金額查詢，如圖5所示。

圖5 物料出入庫(kù)盤點(diǎn)

1.2.4.3 物料出入庫(kù)流水賬

輸入時(shí)間段、物料名稱，點(diǎn)擊“盤點(diǎn)”，系統(tǒng)自動(dòng)生成所選時(shí)間段所選物料的出入庫(kù)流水賬。此盤點(diǎn)主要提供在各個(gè)時(shí)間段單品種物料的出入庫(kù)流水賬查詢，如圖6所示。

1.2.4.4 費(fèi)用明細(xì)

費(fèi)用明細(xì)操作和物料出入庫(kù)盤點(diǎn)相同，不同的是其盤點(diǎn)的數(shù)據(jù)扣除領(lǐng)料退庫(kù)及報(bào)溢單這一步驟多出來(lái)的數(shù)據(jù)，而物料出入庫(kù)盤點(diǎn)所得的數(shù)據(jù)沒(méi)扣除。

1.2.5 效期及庫(kù)存量預(yù)警

本系統(tǒng)中，查看物料有效期時(shí)，點(diǎn)擊庫(kù)房管理項(xiàng)下的“有效期預(yù)警菜單”，系統(tǒng)自動(dòng)生成即將到效期的物料品種（其效期預(yù)警提前天數(shù)可根據(jù)實(shí)際情況自行設(shè)定）；查看物料庫(kù)存量時(shí)，點(diǎn)擊庫(kù)房管理項(xiàng)下的“庫(kù)存量預(yù)警菜單”，系統(tǒng)自動(dòng)生成庫(kù)存量不足的物料品種（其庫(kù)存量預(yù)警數(shù)量可根據(jù)實(shí)際情況自行設(shè)定）。

圖6 物料出入庫(kù)流水賬

2 討論

本系統(tǒng)集庫(kù)存管理、批記錄打印、盤點(diǎn)、查詢統(tǒng)計(jì)等功能于一身，實(shí)現(xiàn)了物料數(shù)據(jù)有效的計(jì)算機(jī)管理，具有以下優(yōu)點(diǎn)：

（1）避免了手工統(tǒng)計(jì)易出錯(cuò)、繁瑣等問(wèn)題。如庫(kù)存盤點(diǎn)功能，可自動(dòng)生成每個(gè)品種物料的當(dāng)月入庫(kù)、出庫(kù)、退庫(kù)、報(bào)損、報(bào)溢總量以及當(dāng)前庫(kù)存、上次結(jié)存，其數(shù)量和金額一目了然，使原本繁瑣的盤點(diǎn)工作變得簡(jiǎn)單，提高了工作效率。

（2）數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、提取、查詢更加方便快捷。如物料出入庫(kù)流水賬盤點(diǎn)功能，可提取查詢各時(shí)間段所需物料的出入情況。

（3）物料的可追溯性強(qiáng)。根據(jù)制劑的配制批次及配制量可及時(shí)提取、查詢相關(guān)物料的具體使用情況。

（4）同一原料不同批號(hào)、價(jià)格的自動(dòng)入庫(kù)判別。

（5）效期及庫(kù)存量預(yù)警加強(qiáng)了效期及庫(kù)存管理。本系統(tǒng)在原料庫(kù)存不足或超出有效期時(shí)，會(huì)根據(jù)設(shè)置的庫(kù)存量及提前預(yù)警天數(shù)及時(shí)發(fā)出預(yù)警。

本系統(tǒng)尚存在一些不足：難以適應(yīng)各醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)不同制劑的管理需求；其業(yè)務(wù)功能對(duì)于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求過(guò)于苛刻。產(chǎn)生這些問(wèn)題的主要原因在于系統(tǒng)功能僵化，缺乏柔性。一個(gè)能夠廣泛推行的管理系統(tǒng)必須具有充分的柔性，以滿足不同業(yè)務(wù)流程、不同企業(yè)的需要。

經(jīng)過(guò)1 a多的實(shí)際使用和不斷修改完善，本系統(tǒng)已能基本滿足本院制劑科物料管理的實(shí)際需求，較好地實(shí)現(xiàn)了物料數(shù)據(jù)有效的計(jì)算機(jī)管理。

作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)制劑信息管理系統(tǒng)，怎樣以藥品GMP為指導(dǎo)思想，從而使其涉及的各流程與GMP密切相關(guān)，并讓其管理更具有柔性化值得進(jìn)一步探討。

[1] 陸裕德.藥物制劑生產(chǎn)中的物料管理[J].中國(guó)醫(yī)藥工業(yè)雜志，2006，37（3）：229-231.

[2] 高潔，李海劍，宋麗麗.從我國(guó)藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范的修訂看物料管理的動(dòng)向[J].中國(guó)藥業(yè)，2010，19（12）：4-5.

[3] 劉鵬，陳忠輝.論SAP系統(tǒng)物料管理模塊提升企業(yè)物料管理水平[J].計(jì)算機(jī)知識(shí)與技術(shù)，2011，7（23）：5 552-5 553，5565.

[4] 李世川.信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)方法研究及實(shí)現(xiàn)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2012，33（1）：51-52，60.

[5] 《〈藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（2010年修訂）〉解讀》編委會(huì).《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（2010年修訂）》解讀[M].北京：中國(guó)醫(yī)藥科技出版社，2011：86.

（收稿：2013-05-05 修回：2013-11-20）

App lication of pharmaceutics in formation management system for medical organizations in materialmanagement

CHEN Qiao-xiu,CHEN Gen-guang,NIXiao-xia
(Department of Pharmacy,the 175th Hospital of the PLA,the Affiliated Southeast Hospital of Xiamen University,Zhangzhou 363000,Fujian Province,China)

The importance and necessity of the computer management in pharmacy department are introduced,and the application of the pharmaceutics in formation management system formedical organizations in thematerialmanagement is described from the aspects of procurementmanagement and warehousemanagement.The system provides a friendly manmachine interface,and can meet the requirements of the pharmaceutical material management. [Chinese Medical Equipment Journal，2014，35（8）：144-146]

pharmaceutics informationmanagement System formedical organization;materialmanagement;application

R318.6；R197.324

A

1003-8868（2014）08-0144-03

10.7687/J.ISSN1003-8868.2014.08.144

陳巧秀（1981—），女，藥師，主要從事藥品制劑生產(chǎn)及營(yíng)養(yǎng)學(xué)方面的研究工作，E-mail：38243484@qq.com。

363000福建漳州，解放軍175醫(yī)院，廈門大學(xué)附屬東南醫(yī)院制劑科（陳巧秀，陳根光，倪曉霞）