論高校二級(jí)單位辦公室工作的提升

毛穎穎

摘 要：高校二級(jí)單位的辦公室是各部門(mén)的窗口，對(duì)各部門(mén)起到輔助和服務(wù)作用，其工作的成效直接關(guān)系各個(gè)二級(jí)部門(mén)。但隨著高校發(fā)展的深入，各辦公室工作的領(lǐng)域越來(lái)越寬，標(biāo)準(zhǔn)越來(lái)越高，對(duì)業(yè)務(wù)能力的要求也越來(lái)越高，使得辦公室工作的發(fā)展受到了阻礙，因此要轉(zhuǎn)作風(fēng)、務(wù)實(shí)求新、凝心聚力、心系大局，來(lái)提升辦公室的工作。

關(guān)鍵詞：二級(jí)單位 辦公室 窗口

中圖分類(lèi)號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）11（a）-0190-01

高校各二級(jí)單位都設(shè)有辦公室，工作職責(zé)為文件撰寫(xiě)、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、信息、統(tǒng)計(jì)及其他行政服務(wù)工作以及負(fù)責(zé)與學(xué)校相關(guān)各部門(mén)之間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)。因此，二級(jí)單位的辦公室，是各二級(jí)單位的窗口。辦公室工作的質(zhì)量高低，代表著各二級(jí)單位工作的成果和成效。在各高校轉(zhuǎn)型發(fā)展階段，二級(jí)單位辦公室工作能力的提升，有助于學(xué)校整體行政管理水平和能力的提升，有助于學(xué)校整體事業(yè)的發(fā)展。

1 當(dāng)前高校二級(jí)單位辦公室工作的重要性

（1）二級(jí)單位辦公室處于二級(jí)單位管理系統(tǒng)的窗口地位。辦公室是該部門(mén)的信息網(wǎng)絡(luò)中心，是聯(lián)絡(luò)上下左右，溝通四面八方的“窗口”。到二級(jí)單位辦事，一般都會(huì)先去辦公室。辦公室工作人員的一次接待洽談，甚至一次電話的受理，都從一個(gè)側(cè)面反映出該部門(mén)的思想作風(fēng)和精神面貌，領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作效率。因此，良好的形象與作風(fēng)，高效的辦事能力與技巧，不但利于本部門(mén)工作的開(kāi)展，還可以讓學(xué)校在社會(huì)上樹(shù)立良好的聲譽(yù)。由此可見(jiàn)，高校二級(jí)單位辦公室工作的好壞，對(duì)各部門(mén)貫徹執(zhí)行上級(jí)的政策和精神，對(duì)充分發(fā)揮二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)的指揮作用，對(duì)促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的圓滿完成和進(jìn)步發(fā)展，都有十分重要的意義。

（2）二級(jí)單位辦公室具有對(duì)本部門(mén)的輔助作用和服務(wù)作用。辦公室具有參謀助手作用和綜合協(xié)調(diào)作用。首先，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助機(jī)構(gòu)。每個(gè)部門(mén)每天都有大量繁雜的事情要辦，領(lǐng)導(dǎo)的工作千頭萬(wàn)緒，不可能事必躬親，辦公室就應(yīng)充當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)辦文、辦事，做好目標(biāo)協(xié)調(diào)、任務(wù)協(xié)調(diào)、信息協(xié)調(diào)、步驟協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)、矛盾協(xié)調(diào)等各項(xiàng)工作。其次，辦公室不但要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)，還要為本部門(mén)其他各科室及全校師生服務(wù)。急師生員工之所急，切實(shí)解決他們?cè)趯W(xué)習(xí)、科研、教學(xué)和生活方面的問(wèn)題，這是辦公室最直接的服務(wù)。

2 當(dāng)前高校二級(jí)單位辦公室工作面臨的困境

2.1 在客觀方面表現(xiàn)

（1）工作領(lǐng)域越來(lái)越寬、承擔(dān)任務(wù)越來(lái)越重。辦公室業(yè)務(wù)范圍已不再僅僅以文、秘、檔為主，而是向綜合性轉(zhuǎn)變，包括秘書(shū)、公文管理、印章管理、綜合檔案管理、重要會(huì)議重大活動(dòng)組織、人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、信息宣傳、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、綜合協(xié)調(diào)、工作督辦、行政事務(wù)等工作，而一些臨時(shí)任務(wù)也大都需要辦公室來(lái)牽頭承擔(dān)、協(xié)調(diào)落實(shí)。日常事務(wù)的不斷增多和逐漸泛社會(huì)化趨向，也增加了工作執(zhí)行的復(fù)雜性。

（2）工作標(biāo)準(zhǔn)越來(lái)越高。在辦公室承擔(dān)的工作中，既有事關(guān)全局的大事，還有關(guān)系群眾切身利益的實(shí)事，既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)，還要搞好服務(wù)，每項(xiàng)工作都要以較高的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量。此外，隨著高校發(fā)展的不斷深入，各種矛盾也日益突出，亟待解決的事件也越來(lái)越多.辦公室人員應(yīng)時(shí)刻保持高度的政治敏感性和處理突發(fā)事件的敏銳性。

（3）對(duì)業(yè)務(wù)能力的要求越來(lái)越高。處于信息化的時(shí)代，各大高校均從紙質(zhì)辦公向信息化辦公轉(zhuǎn)換。各類(lèi)信息系統(tǒng)相繼創(chuàng)建，也對(duì)各二級(jí)單位的配合管理提出了相應(yīng)的要求。這類(lèi)工作也是由辦公室來(lái)承擔(dān)的。這就使辦公室增加了很多全新工作內(nèi)容，對(duì)辦公室工作人員的學(xué)習(xí)能力、業(yè)務(wù)能力、新技術(shù)的再接受能力都提出了很高的要求。也無(wú)形當(dāng)中給辦公室工作增加了難度。

（4）辦公室工作的非專業(yè)化，使得其認(rèn)可度得不到提升。辦公室工作往往是服務(wù)工作，不如其他科室專業(yè)性強(qiáng)，因此辦公室工作雖然千頭萬(wàn)緒，但往往成效不顯著，不容易有亮點(diǎn)，難以得到認(rèn)可。

2.2 在主觀方面表現(xiàn)

（1）由于辦公室工作的專業(yè)度低，很多辦公室工作人員對(duì)自身的工作認(rèn)可度也相應(yīng)不高，對(duì)崗位的依賴性也不高，故崗位的流轉(zhuǎn)性較強(qiáng)。往往在辦公室崗位上不能長(zhǎng)久，穩(wěn)定性不高。

（2）還是有一小部分的辦公室工作人員，工作責(zé)任心不夠，導(dǎo)致辦公室工作成效得不到提升，止步不前。

3 高校二級(jí)單位辦公室工作提升的舉措

3.1 轉(zhuǎn)變作風(fēng)樹(shù)形象

辦公室是一個(gè)單位的窗口，一言一行關(guān)乎單位的形象。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是做好辦公室工作的基本要求和根本保證。辦公室工作人員改進(jìn)工作作風(fēng)，樹(shù)立起辦公室作為本部門(mén)窗口的良好形象。待人親切有禮，態(tài)度不卑不亢。凡事講規(guī)矩、重規(guī)范、守分寸，堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按程序和制度辦事。

3.2 務(wù)實(shí)求新盡職責(zé)

辦公室承擔(dān)的工作中有一大部分是事務(wù)性工作，沒(méi)有很高的專業(yè)和技術(shù)要求，辦好了可能顯不出多少成績(jī)，但如果辦不好，就會(huì)影響本部門(mén)甚至全校的其他工作。因此，對(duì)待此類(lèi)工作，尤其需要有高度的責(zé)任心和責(zé)任感，不能有半點(diǎn)馬虎，盡心盡力做好辦公室工作。

3.3 凝心聚力促成績(jī)

辦公室工作要做好做精出成果，一定要做到：（1）要細(xì)心。辦公室工作事務(wù)性居多，必須細(xì)心為之，不容大意。（2）要協(xié)作。辦公室工作人員之間要互相協(xié)作，大量的工作要根據(jù)各人所長(zhǎng)，進(jìn)行分工，同時(shí)又要互相協(xié)作，不僅辦公成員之間，和其他各科室之間，甚至和學(xué)校其他部門(mén)之間，都要做好協(xié)作工作。只有這樣，才能做到眾人拾柴火焰高，齊心協(xié)力共同把本部門(mén)和學(xué)校的工作做好。

3.4 心系大局思定位

辦公室工作人員一定要提高自身的大局意識(shí)。要有著良好的大局觀念，以統(tǒng)籌大局為辦公室工作開(kāi)展的主要原則，真正地為大局服務(wù)，認(rèn)清自身定位，更好地做好辦公室工作。辦公室工作人員要在日常的工作實(shí)踐當(dāng)中，對(duì)于學(xué)校的基本情況和本部門(mén)的工作職責(zé)工作情況等進(jìn)行了解和深入的思考，并且結(jié)合學(xué)校的不同制度，將學(xué)校的發(fā)展與自身工作進(jìn)行良好的結(jié)合，進(jìn)而做到局部工作與整體工作的齊頭并進(jìn)。只有這樣，才能為辦公室工作打開(kāi)新局面。

4 結(jié)語(yǔ)

高校二級(jí)單位辦公室作為各部門(mén)的綜合樞紐，起著承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的橋梁和紐帶作用。因此，在開(kāi)展辦公室管理工作中，工作人員要積極地提高自身意識(shí)，并且提高自身能力，在新形勢(shì)下，更好的滿足學(xué)校的發(fā)展需求，為學(xué)校長(zhǎng)期、穩(wěn)定發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)，推動(dòng)轉(zhuǎn)型發(fā)展期的高校向著最終目標(biāo)不斷前進(jìn)。

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