供電搶修工作管理模式優(yōu)化解決方案

廖紅

（深圳供電局有限公司，廣東 深圳 519001）

0 引言

供電企業(yè)在電網(wǎng)運維過程中，需要嚴格保障電力的穩(wěn)定供應(yīng)，避免停電事件對社會生產(chǎn)、生活造成影響，所以供電網(wǎng)絡(luò)或者設(shè)備出現(xiàn)故障時，需要第一時間進行故障的排除，在供電活動中被稱為搶修工作。搶修工作非常緊急，搶修工作人員需要盡快地排除故障問題，恢復(fù)電網(wǎng)正常運行，為了保障搶修工作的順利開展，搶修工作中所需的物資，必須第一時間配送到現(xiàn)場。

搶修工作完成后，供電企業(yè)也需要及時地辦理搶修項目的立項、物資領(lǐng)用和維修費用的相關(guān)手續(xù)，保證項目進行及時的結(jié)算。對于物資倉庫的庫存，需要規(guī)范搶修物資的管理，保障物資倉庫正常運轉(zhuǎn)。

本文將根據(jù)搶修工作管理的現(xiàn)狀，分析管理中存在的問題，并結(jié)合信息系統(tǒng)和移動工具的使用，對搶修工作中物資配送、項目立項和結(jié)算流程進行優(yōu)化分析，提出管理改進的思路和措施，提升搶修工作的效率。

1 現(xiàn)狀分析

1.1 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

某供電公司的物資倉庫采用兩級管理模式，分為一級倉和急救包，全局只有一個一級倉庫，各生產(chǎn)部門及區(qū)局分設(shè)多個急救包。一般搶修需求的物資先從急救包中尋找，如果急救包中缺少需要的物資，則聯(lián)系一級的倉進行物資供應(yīng)，一級倉倉管員實行24小時值班制。現(xiàn)場搶修人員通過電話進行溝通申請物資配送，往往溝通效率低，容易發(fā)生錯漏。

搶修工作完成后，需要辦理物資領(lǐng)用業(yè)務(wù)單據(jù)，按照物資的管理要求，物資的需求、采購、入庫、出庫和報廢等過程全部需要有關(guān)聯(lián)的項目為依據(jù)。由于項目立項的時間較長，在單據(jù)的補錄過程中又涉及多個部門的溝通，往往會導致工作進展緩慢，項目結(jié)算時間長。另外，物資部門需要等待項目立項后開具領(lǐng)料單據(jù)，導致庫存的實物帳和財務(wù)賬存在差異，嚴重影響庫存物資的管理。

隨著信息系統(tǒng)的深入應(yīng)用，該供電公司已經(jīng)逐步上線了配網(wǎng)生產(chǎn)系統(tǒng)、快速復(fù)電移動終端和資產(chǎn)系統(tǒng) （包含投資計劃系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)）等應(yīng)用系統(tǒng)，有效地配合了生產(chǎn)工作的開展。但在搶修工作中，各項工作在各系統(tǒng)中獨立開展，沒有進行統(tǒng)一管理，信息沒有得到有效的共享。

1.2 工作流程

當前搶修工作采用先通過系統(tǒng)外溝通方式，完成搶修物資領(lǐng)用和現(xiàn)場故障處理，然后在系統(tǒng)中補錄業(yè)務(wù)單據(jù)。搶修工作完成后，項目管理人員通過投資計劃系統(tǒng)進行項目立項申請；項目下達后，使用部門項目管理人員通知倉庫管理員在物資系統(tǒng)中辦理領(lǐng)料手續(xù)。領(lǐng)料手續(xù)辦理完成后，使用部門項目管理人員根據(jù)領(lǐng)料單及相關(guān)單據(jù)辦理項目結(jié)算手續(xù)。

當前搶修工作的業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

圖1 搶修工作流程 （現(xiàn)狀）

1.3 存在問題

原搶修工作由于采用事后補單的方式開展工作，并且由于工作交叉，溝通繁瑣，工作及時率不高，對搶修工作的及時性、搶修項目結(jié)算和庫存物資管理等工作造成了一定的影響，主要存在以下問題：

a）由于各部門的物資員均為兼職人員，因此沒有設(shè)置24小時值班制，致使現(xiàn)場搶修人員無法及時地了解急救包及倉庫的物資信息，需要多次電話和物資員、倉管員溝通，影響搶修工作效率。

b）搶修項目要在搶修完成后通過系統(tǒng)進行立項，并且要經(jīng)過各級審批，審批過程較長。倉庫管理員將物資配送給現(xiàn)場后，因為沒有對應(yīng)項目，不能立刻開具領(lǐng)料單或者現(xiàn)場送貨單。

c）由于不能及時地開出領(lǐng)料單，系統(tǒng)中的物資和實物庫存物資的數(shù)量不一致，導致賬實不符，影響倉庫的補貨、平衡利庫等工作。

d）對于供應(yīng)商送現(xiàn)場的搶修物資，由于項目未下達，不能及時地報送需求計劃，所以候補的采購流程也需要等待項目下達后開展，直接影響供應(yīng)商的物資合同補簽工作。

e）搶修工作完成后，倉庫管理員在等待補錄單據(jù)的過程中，需要頻繁地與生產(chǎn)部門進行溝通項目立項的進展情況，工作繁瑣。

2 改進思路

對于當前搶修工作中存在的問題，管理部門認真地進行了分析，確定通過重新梳理工作流程、規(guī)范管理制度的方式來保障搶修工作的有序開展，避免工作交叉；通過以主網(wǎng) “搶修流水號”和配網(wǎng) “故障單”為項目臨時依據(jù)，解決項目立項滯后而導致業(yè)務(wù)工作無法開展的問題；通過建立 “搶修已領(lǐng)用倉”虛擬倉位的方式，保障物資庫存賬實相符；通過對信息系統(tǒng)的功能優(yōu)化，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)貫通，并引入平板電腦現(xiàn)場作業(yè)方式，提升信息系統(tǒng)對于搶修工作的有效支持。

3 改進措施

3.1 優(yōu)化管理流程

為了避免業(yè)務(wù)工作的交叉，保障搶修工作的順利開展，以信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，管理部門對搶修工作流程進行了優(yōu)化。

新工作流程主要將搶修工作和信息系統(tǒng)結(jié)合開展工作，通過生產(chǎn)系統(tǒng)、物資系統(tǒng)、投資計劃系統(tǒng)和項目管理系統(tǒng)的信息共享，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間協(xié)同開展工作，提升搶修工作效率，保障搶修工作的及時性和規(guī)范性。

新流程改變了當前搶修、立項、補錄領(lǐng)料單據(jù)和結(jié)算的順序管理，實現(xiàn)立項和領(lǐng)料單據(jù)的同步開展；解決了多個部門需要反復(fù)溝通的問題，發(fā)出的領(lǐng)料單據(jù)停留在業(yè)務(wù)部門確認環(huán)節(jié)，項目立項下達后業(yè)務(wù)部門可以直接完成領(lǐng)料審批流程。

主網(wǎng)搶修工作流程如圖2所示。

圖2 主網(wǎng)搶修工作流程 （新模式）

配網(wǎng)搶修工作流程如圖3所示。

圖3 配網(wǎng)搶修工作流程 （新模式）

3.2 規(guī)范管理制度

管理部門同時明確了搶修工作的管理要求，規(guī)定了各流程環(huán)節(jié)的工作時限，改進了項目立項的業(yè)務(wù)規(guī)則，明確了 “故障單”和 “搶修流水號”的合法地位。具體如下：

a）立項審批

為了縮短項目審批時間，單項X萬元以下的故障性搶修項目，立項審批流程在直屬各供電局內(nèi)完成。

b）物資領(lǐng)料手續(xù)

為了縮短物資領(lǐng)料手續(xù)的辦理時間，憑故障單或者搶修流水號辦理物資領(lǐng)料單，憑項目計劃編號確認物資領(lǐng)料。

c）物資退料手續(xù)

為了縮短物資退料手續(xù)的辦理時間，項目退運物資現(xiàn)場鑒定和系統(tǒng)申報均由搶修負責人完成，現(xiàn)場退運鑒定要求在設(shè)備搶修完成的當天進行，系統(tǒng)申報在設(shè)備搶修完成后的5個工作日內(nèi)完成。運行超過X年的設(shè)備退運，退運審批流程在直屬各供電局內(nèi)完成。

d）各部門 （單位）相互協(xié)同，嚴格按照 《搶修項目結(jié)算時限圖》（如圖4所示）進行項目結(jié)算管控。有備品備件的項目在一個半月內(nèi)完成結(jié)算；無備品備件的項目，在二個半月內(nèi)完成結(jié)算。[3]

e）加強項目申報的及時性，搶修完成后的3個工作日內(nèi)完成項目申報，確有客觀影響因素的項目，申報時限不應(yīng)超過15天，否則不予結(jié)算施工費。

f）做好搶修物資的領(lǐng)料工作。搶修工作優(yōu)先使用急救包物資，急救包不能滿足要求時，由各局具備權(quán)限的人員通過7100服務(wù)熱線和短信平臺提出需求，物資部組織采取配送現(xiàn)場或急救包方式進行統(tǒng)一調(diào)配，各局人員或委派人員 （提供委派證明）現(xiàn)場到貨簽收 （確認）。物資需求按照正常的采購流程進行申購和領(lǐng)用，主材物資不允許單位自購或者施工單位墊料。

3.3 規(guī)范倉庫管理

原倉庫中搶修備品的物資在被搶修人員領(lǐng)用后，由于項目未下達導致系統(tǒng)中庫存物資的數(shù)據(jù)和實際庫存物資的數(shù)據(jù)長時間不能保持一致；另外，倉管員需要頻繁地與業(yè)務(wù)部門溝通項目立項的結(jié)果，導致工作繁瑣。

圖4 搶修項目的結(jié)算流程圖

在新的管理中，倉庫管理員可以根據(jù)搶修流水號、故障單，開展領(lǐng)料、供應(yīng)商直送通知單據(jù)等工作；領(lǐng)料單和通知單在項目下達前停留在部門的計劃，對于一級倉庫領(lǐng)用物資，首先開具移庫單到各部門急救包的 “搶修已領(lǐng)用”倉，這樣既保證了倉庫管理員賬實一致，又同時提升了工作人員的溝 通 協(xié) 作 能 力[1，4]。

3.4 優(yōu)化系統(tǒng)功能

物資系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、投資計劃系統(tǒng)和項目管理系統(tǒng)需要根據(jù)新?lián)屝迾I(yè)務(wù)管理流程的需求進行系統(tǒng)功能的優(yōu)化，實現(xiàn)幾個系統(tǒng)之間的信息共享及業(yè)務(wù)貫通。

生產(chǎn)系統(tǒng)中可以實時查詢一級倉、急救包的庫存，搶修人員可以馬上確定需要的物資的來源，并通過系統(tǒng)向倉管員發(fā)送物資需求。搶修人員報送物資需求后，系統(tǒng)根據(jù)對應(yīng)的故障單號或搶修流水號自動提醒倉管員或者急救包管理員開具物資領(lǐng)料單據(jù)，同時提醒項目負責人進行項目立項。項目立項完成后，系統(tǒng)根據(jù)對應(yīng)的故障單號和搶修流水號進行項目信息同步[5]。

3.5 引入移動作業(yè)

為了保障搶修人員在現(xiàn)場能及時地查詢倉庫物資并將物資需求報送給倉管員，該供電公司為全局配網(wǎng)搶修人員配置了平板電腦，平板電腦以3G網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，通過VPN賬號可以實時接入局域網(wǎng)。故障發(fā)生后，搶修人員可以通過平板電腦下載故障單信息。然后通過故障單實時查詢一級倉和急救包庫存，如果急救包或者一級倉有需要的物資，則選擇所需的物資，報送倉管員；如果查找不到所需的物資，則新增物資需求，報送倉管員。這樣，現(xiàn)場搶修人員不用和物資員或者倉管員進行溝通，就可以實時地了解到庫存物資情況，并通過平板電腦第一時間將物資需求發(fā)送給倉管員，保障了物資需求的準確性，降低了溝通成本[2]。如圖5所示。

圖5 移動作業(yè)現(xiàn)場

4 結(jié)束語

通過對搶修工作管理模式的優(yōu)化，解決了以往信息不能共享、項目立項緩慢、工作人員溝通繁瑣和業(yè)務(wù)單據(jù)開具不及時，以及庫存不一致等問題，重新規(guī)范了搶修工作的管理過程，優(yōu)化了管理流程、提升了管理效率。

1）制定了搶修管理管理要求，規(guī)范了搶修工作的管理，同時對各工作節(jié)點的時效性提出管理指標，保障了搶修相關(guān)工作有序、順利開展；

2）重新梳理了搶修工作流程，減少了業(yè)務(wù)工作的交叉；

3）通過信息化手段，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)信息共享，并實現(xiàn)了業(yè)務(wù)的連貫性；

4）切實地解決了當前搶修工作結(jié)算效率慢的問題；

5）保障物資倉庫實物帳、財務(wù)賬的一致性。

[1] 中國南方電網(wǎng)有限責任公司.倉庫管理辦法Q/CSG 217016-2011[Z].廣州：中國南方電網(wǎng)有限責任公司，2011.

[2] 中國南方電網(wǎng)有限責任公司.企業(yè)級資產(chǎn)管理系統(tǒng)-外網(wǎng)用戶使用手冊 [Z].廣州：中國南方電網(wǎng)有限責任公司，2012.

[3] 中國南方電網(wǎng)有限責任公司.物資管理規(guī)定Q/CSG 217001-2013[Z].廣州：中國南方電網(wǎng)有限責任公司，2013.

[4] 中國南方電網(wǎng)有限責任公司.倉儲配送管理辦法Q/CSG 217003-2013[Z].廣州：中國南方電網(wǎng)有限責任公司，2013.

[5] 中國南方電網(wǎng)有限責任公司.物資需求管理辦法Q/CSG 217008-2013[Z].廣州：中國南方電網(wǎng)有限責任公司，2013.