辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在學(xué)校的應(yīng)用價(jià)值分析

陳 強(qiáng)

（新疆醫(yī)科大學(xué)網(wǎng)絡(luò)中心 新疆 830011）

1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)入高校的背景

1.1 公自動(dòng)化的提出

辦公自動(dòng)化的概念。辦公自動(dòng)化（Office Automatic）簡(jiǎn)稱OA，是20世紀(jì)60年代提出的一個(gè)概念，截止目前，辦公自動(dòng)化還沒(méi)有形成一個(gè)被廣泛認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)化定義，一般是指利用通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及辦公管理方法，將人們辦公的部分業(yè)務(wù)活動(dòng)經(jīng)由辦公人員以外的其他各種先進(jìn)辦公設(shè)備，并由辦公人員和這些辦公設(shè)備共同構(gòu)成一個(gè)人機(jī)信息處理系統(tǒng)，從而完成相應(yīng)的任務(wù)的一個(gè)連續(xù)過(guò)程。

1.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)入高校的必然性

在我國(guó)高校教育事業(yè)的快速發(fā)展的宏觀背景下，各高校之間的競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化，傳統(tǒng)的行政管理辦公方式已經(jīng)不能滿足高?？焖侔l(fā)展的需要，這就凸顯了改善高校內(nèi)部管理體制和提高日常工作效率的重要性。具體而言，高校行政管理辦公自動(dòng)化的必要性主要系現(xiàn)在以下方面。

1.2.1 校持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需求

隨著我國(guó)高校招生體制改革，各高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，許多高校經(jīng)過(guò)合并重組、獨(dú)立升格、擴(kuò)建新校區(qū)等方式，形成了新老校區(qū)或多校區(qū)聯(lián)合辦學(xué)模式，對(duì)于此，傳統(tǒng)的高校行政辦公模式顯然無(wú)法適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公的需求，這就對(duì)出現(xiàn)新型的辦公方式有了強(qiáng)烈的內(nèi)在需求，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化也就體現(xiàn)出高校進(jìn)一步發(fā)展的必要性。

1.2.2 實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公的需要

隨著國(guó)內(nèi)外高校之間、校企之間合作交流的不斷加強(qiáng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職員工都面臨著經(jīng)常出差的問(wèn)題。是否能夠通過(guò)及時(shí)獲取信息來(lái)作出重要決策又是學(xué)校事業(yè)快速發(fā)展關(guān)鍵。例如，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出差期間，對(duì)學(xué)校情況要隨時(shí)了解，并安排各種事項(xiàng)，或及時(shí)批示一些重要文件，為了實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，就必然要求擁有運(yùn)行良好的行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

1.2.3 降低高校管理費(fèi)用的需要

資料表明，由于全面推行辦公自動(dòng)化，美國(guó)政府在 1992年-1996年的短短4年間各項(xiàng)開(kāi)支減少了1180億美元。微軟公司在 1997-1998年短短一年時(shí)間內(nèi)至少節(jié)省了 4000萬(wàn)美元開(kāi)支?？梢?jiàn)，對(duì)于高校而言，大力推行行政管理辦公自動(dòng)化，可以大大降低辦公用品耗材的使用量，從而節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)的開(kāi)支，使學(xué)校能夠節(jié)約更多的人力、物力、財(cái)力用于高校的其他按建設(shè)領(lǐng)域，這同時(shí)也是構(gòu)建節(jié)約型高校的良好體現(xiàn)。

1.2.4 實(shí)現(xiàn)高校信息共享和增強(qiáng)決策合理性的需要

作出科學(xué)決策是高校行政管理人員的重要工作，而擁有足夠的有效信息是進(jìn)行科學(xué)決策的必要前提。大力推行行政管理辦公自動(dòng)化，可以實(shí)現(xiàn)信息交流快捷通暢，充分實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為高校行政管理人員提供良好的辦公環(huán)境，使決策能夠變得準(zhǔn)確、及時(shí)，從而提高高校的行政管理工作效率。

1.2.5 國(guó)際化接軌的需要

目前，我國(guó)的高等教育事業(yè)正逐步與國(guó)際接軌。國(guó)內(nèi)高校能否把握發(fā)展機(jī)遇，是當(dāng)前我國(guó)教育界普遍關(guān)注的問(wèn)題。大力推行和實(shí)施行政管理辦公自動(dòng)化，一方面可加強(qiáng)國(guó)際合作交流，另一方面還可加快國(guó)內(nèi)高校向國(guó)際化發(fā)展的步伐?？梢?jiàn)，辦公自動(dòng)化的簡(jiǎn)歷是國(guó)內(nèi)高校在借鑒國(guó)際一流大學(xué)成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上對(duì)國(guó)際先進(jìn)的高等教育管理模式的學(xué)習(xí)和改進(jìn)策略。

2 辦公自動(dòng)化在高校的發(fā)展

當(dāng)前，我國(guó)高等教育正處于快速發(fā)展時(shí)期，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，無(wú)論教學(xué)、科研還是管理服務(wù)工作都有大量的業(yè)務(wù)、政務(wù)、事物、信息要處理。現(xiàn)階段積極推進(jìn)辦高校公自動(dòng)化建設(shè)，轉(zhuǎn)變工作方式，提高高校管理工作的質(zhì)量和效率，對(duì)于促進(jìn)高等教育建設(shè)和發(fā)展有著十分重要的意義。

3 辦公自動(dòng)化在我校的應(yīng)用

3.1 辦公自動(dòng)化的建設(shè)目標(biāo)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是面向以校長(zhǎng)辦公室、業(yè)務(wù)處室為主體，涵蓋各院系主要行政辦公人員在內(nèi)的，以辦文事務(wù)為核心的行政事務(wù)協(xié)作系統(tǒng)。系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)如下：

（1）依靠信息化技術(shù)建立可靠的信息傳遞平臺(tái)，替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，規(guī)范公文流轉(zhuǎn)過(guò)程，提高辦文效率與質(zhì)量；

（2）實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程電子辦公，一定程度上解決了日常事務(wù)時(shí)間、地域上的限制，提高辦公效率，減少紙張浪費(fèi)，節(jié)約開(kāi)支；

（3）為工作人員提供了一個(gè)多功能的桌面化的辦公環(huán)境，基本滿足學(xué)校管理層的日常業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)校辦、黨辦的日常事務(wù)的信息化管理；

（4）對(duì)于流程事務(wù)，提供了待辦、催辦等功能，有效地解決了多部門(mén)間協(xié)調(diào)以及處理效率提升的問(wèn)題。

3.2 辦公自動(dòng)化在我校的應(yīng)用情況

我校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是數(shù)字化校園建設(shè)項(xiàng)目的子項(xiàng)目，所采用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一套以知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能實(shí)用、操作簡(jiǎn)單、易學(xué)易用；系統(tǒng)將提供統(tǒng)一的界面入口，使得教職工能夠通過(guò)數(shù)字化校園門(mén)戶頁(yè)面方便地查看主要工作動(dòng)態(tài)，重大的工作事項(xiàng)，需要辦理的事項(xiàng)，并可點(diǎn)擊立即開(kāi)展工作。而不需要在不同的系統(tǒng)之間來(lái)回切換和尋找待辦的工作。同時(shí)，所有子系統(tǒng)完全采用模塊化設(shè)計(jì)，操作方式基本相同，界面一致，易學(xué)易用。并與人事系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，達(dá)到人員異動(dòng)，及時(shí)推送給辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)無(wú)需進(jìn)行人員的異動(dòng)操作。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要功能包括：

公文管理（收文管理、發(fā)文管理、督查督辦、信息簡(jiǎn)報(bào)、信息簡(jiǎn)報(bào)、信息摘報(bào)、信息匯編、輿情簡(jiǎn)報(bào)）；

日常公務(wù)（會(huì)議室管理、會(huì)議申請(qǐng)）；

公共信息（通知公告）；

審批中心（電子顯示屏申請(qǐng)、主頁(yè)通知公告申請(qǐng)、）

個(gè)人事務(wù)（待辦事宜、領(lǐng)導(dǎo)日程、個(gè)人日程、常用意見(jiàn)、常用聯(lián)系人、個(gè)人設(shè)置）；

系統(tǒng)管理（用戶管理、部門(mén)管理、群組管理、角色管理、權(quán)限分配、模塊管理、文書(shū)模板、登錄日志）

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)替代以前的辦公自動(dòng)化軟件，根據(jù)學(xué)校的需求，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了二次開(kāi)發(fā)，增加了督查督辦、信息簡(jiǎn)報(bào)、信息簡(jiǎn)報(bào)、信息摘報(bào)、信息匯編、輿情簡(jiǎn)報(bào)、電子顯示屏申請(qǐng)、主頁(yè)通知公告申請(qǐng)等功能。并配合相關(guān)部門(mén)完成需求修改、問(wèn)題整改等工作，逐步完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能。極大的提高了辦公效率。

4 辦公自動(dòng)化在高校應(yīng)用的建議

要想提高改變我校辦公事務(wù)管理的辦公效率和節(jié)約成本，應(yīng)盡快推動(dòng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，就采取的措施提幾點(diǎn)建議：

4.1 轉(zhuǎn)變思想，提高認(rèn)識(shí)

首先領(lǐng)導(dǎo)決策層要引起重視，把實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提高學(xué)校的工作效率和管理水平當(dāng)作一件迫切而重要的大事來(lái)抓。

建設(shè)一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，需要建立一個(gè)計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，它涉及全校的各職能部門(mén)和面對(duì)各種不同要求，要求在人力、物力、財(cái)力等方面做好科學(xué)安排。

4.2 做好管理人員培訓(xùn)工作，提高辦公室工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平和素質(zhì)

高等院校要提高工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。沒(méi)有相關(guān)的知識(shí)與技術(shù)，就無(wú)法使一臺(tái)“死”機(jī)器運(yùn)作起來(lái)，就無(wú)法讓計(jì)算機(jī)代替人們工作，更不要說(shuō)辦公自動(dòng)化了。

首先，要統(tǒng)一工作人員的思想認(rèn)識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到，掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)、技術(shù)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，懂得適用各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備，是一個(gè)管理者必備的基本條件，也是提高工作效率的重要途徑。

其次，要為工作人員創(chuàng)造一個(gè)良好的學(xué)習(xí)提高機(jī)會(huì)。學(xué)?？梢钥紤]利用雙休日或假期，集中一段時(shí)間，請(qǐng)有關(guān)專家上課、培訓(xùn)。

5 辦公自動(dòng)化在我校應(yīng)用的展望

數(shù)字化校園的建立，加速了信息技術(shù)的應(yīng)用和滲透，使得教育迅速走向網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，同時(shí)也為教育信息化提供了技術(shù)上的支持，并對(duì)教育觀念、教育內(nèi)容、教育模式、教育評(píng)價(jià)、教育環(huán)境和教育管理等方面產(chǎn)生一系列的改革和變化。此次辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是我校數(shù)字化校園建設(shè)的一個(gè)組成部分，而數(shù)字化校園建設(shè)和教育信息化的推進(jìn)，是一個(gè)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的過(guò)程。涉及教育信息資源建設(shè)、技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)，以及新的教學(xué)模式的構(gòu)建和教育體制、教育理念等多方面的變革。

后期隨著我校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用成熟和辦公流程的規(guī)范，相信會(huì)使學(xué)校的日常管理工作更加方便、快捷，給學(xué)校帶來(lái)更多的價(jià)值。

6 結(jié)論

在目前信息化蓬勃發(fā)展、國(guó)家大力號(hào)召下，無(wú)論是順應(yīng)形勢(shì)，還是院校管理需要，校園OA 辦公自動(dòng)化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)施是通過(guò)對(duì)校區(qū)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)、服務(wù)、管理以及它們之間內(nèi)在聯(lián)系的優(yōu)化考慮，在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、控制技術(shù)的基礎(chǔ)上，采用系統(tǒng)集成方法，建立一個(gè)溝通校園內(nèi)部及外部社會(huì)的多媒體綜合信息交互系統(tǒng)，真正把大學(xué)校園建成一個(gè)智能化的服務(wù)中心。

[1]孫桂茹，趙國(guó)瑞.辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)教程[M].天津：南開(kāi)大學(xué) 出版社，2005年版.

[2]劉紅璐等.電子政務(wù)系統(tǒng)概論[M].北京：人民郵電出版社，2005年版.

[3]藺媛，王國(guó)成.韓建新數(shù)字化校園建設(shè)中的 OA 系統(tǒng).機(jī)械管理開(kāi)發(fā).2007.1.