工程物資管理系統(tǒng)功能全面利用分析

羅文華

摘 要：從工程物資管理系統(tǒng)項(xiàng)目部使用中存在的問(wèn)題，功能全面利用的方法、作用，如何準(zhǔn)確輸入基礎(chǔ)信息等方面，分析了工程物資管理系統(tǒng)功能全面利用的重要性。

關(guān)鍵詞：物資；管理；系統(tǒng)功能；分析

中圖分類(lèi)號(hào)：F490.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）01-0052-02

中鐵三局集團(tuán)公司于2008-04開(kāi)發(fā)了一套工程物資管理系統(tǒng)，2008-12在集團(tuán)公司范圍內(nèi)的項(xiàng)目部全部應(yīng)用，經(jīng)過(guò)2009-04，2010-08，2012-12和2013-11四次升級(jí)已經(jīng)比較成熟，使用起來(lái)比較方便，基本滿足了各層級(jí)單位物資管理工作的需要。

但是時(shí)至今日，項(xiàng)目部對(duì)工程物資管理系統(tǒng)的使用主要限于收發(fā)料、動(dòng)態(tài)表等簡(jiǎn)單功能的應(yīng)用，工程物資管理系統(tǒng)的主要功能，如供應(yīng)商管理、合同管理、付款結(jié)算管理、周轉(zhuǎn)材料租賃管理和核算分析等，多數(shù)項(xiàng)目沒(méi)有得到很好的利用。

1 工程物資管理系統(tǒng)使用存在的問(wèn)題

1.1 合格供應(yīng)商的調(diào)查評(píng)價(jià)資料未錄入

項(xiàng)目部操作人員只是為了滿足填寫(xiě)收料單的需要而輸入了供應(yīng)商名稱(chēng)，并沒(méi)有將主要材料供應(yīng)商的調(diào)查評(píng)價(jià)資料和合格供方的名單完整錄入。因此，上級(jí)部門(mén)不能從工程物資管理系統(tǒng)中獲取項(xiàng)目部合格供方信息。

1.2 采購(gòu)合同未登記或登記不全

工程物資管理系統(tǒng)中設(shè)置了采購(gòu)合同的登記，但是項(xiàng)目部簽訂的采購(gòu)合同未登記或登記不全，使上級(jí)部門(mén)無(wú)法從系統(tǒng)中看到項(xiàng)目的全部采購(gòu)合同和合同的執(zhí)行情況，不能起到監(jiān)督作用。

1.3 付款登記未填寫(xiě)

沒(méi)有填寫(xiě)付款登記，無(wú)法生成供應(yīng)商的付款、欠款動(dòng)態(tài)表，物資采購(gòu)的結(jié)算付款情況無(wú)從取得。

1.4 周轉(zhuǎn)材料的租賃和內(nèi)部借用未輸入

周轉(zhuǎn)材料、租賃材料未輸入，無(wú)法從工程物資管理系統(tǒng)中了解外部的租入和出租情況；內(nèi)部借用未輸入也就無(wú)法從系統(tǒng)中看到周轉(zhuǎn)材料的分布使用狀態(tài)。

1.5 主要材料的總計(jì)劃未輸入或輸入不全

限額供應(yīng)和發(fā)料是物資管理的重點(diǎn)內(nèi)容。工程物資管理系統(tǒng)中設(shè)置了報(bào)警監(jiān)控、限額發(fā)料提醒、限額供應(yīng)和工號(hào)限額臺(tái)賬，但是主要材料的總計(jì)劃不輸入或輸入不全，這些功能并未發(fā)揮作用。

1.6 每月的主要材料應(yīng)耗量未輸入或輸入不全

工程物資管理系統(tǒng)中有主要物資的節(jié)超分析表，但是每個(gè)月完成工程的主要材料應(yīng)耗數(shù)量未輸入或輸入不全，也無(wú)法從中獲取準(zhǔn)確的節(jié)超數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在顯示在系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是全超全節(jié)或大超大節(jié)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性極低。

1.7 上級(jí)部門(mén)要求的報(bào)表需要手工填寫(xiě)

上級(jí)部門(mén)的報(bào)表不是通過(guò)工程物資管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，而是另外制作表格填寫(xiě)。這樣使操作人員忙于填寫(xiě)表格而無(wú)暇顧及輸入系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

現(xiàn)在使用存在的問(wèn)題主要是：①未向工程物資管理系統(tǒng)設(shè)置的項(xiàng)目中輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，使這項(xiàng)功能不能發(fā)揮作用；②上級(jí)部門(mén)全面推行的力度不強(qiáng)。如何將這些功能充分利用起來(lái)就

成為需要解決的問(wèn)題。

2 工程物資管理系統(tǒng)功能全面利用的方法

2.1 領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持

任何一項(xiàng)工作的推行都離不開(kāi)從上到下各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，有領(lǐng)導(dǎo)的支持才能配備符合要求的硬件設(shè)備和有能力的物資人員來(lái)從事這項(xiàng)工作。當(dāng)初使用工程物資管理系統(tǒng)的時(shí)候，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都給予了很大的支持，使工程物資管理系統(tǒng)得以在全公司范圍內(nèi)使用?，F(xiàn)在要將其主要功能全面利用起來(lái)，集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)重視了，分公司的領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)負(fù)責(zé)人是否也重視了？要知道具體的工作都在基層。

2.2 發(fā)文件來(lái)加強(qiáng)管理

要將工程物資管理系統(tǒng)的主要功能利用起來(lái)，就要通過(guò)下發(fā)文件作出規(guī)定，使具體的操作人員學(xué)習(xí)文件后知道應(yīng)該怎么做。

2.3 上級(jí)部門(mén)的培訓(xùn)

要將工程物資管理系統(tǒng)的主要功能利用起來(lái)，操作人員是否能夠正確操作，還需要上級(jí)部門(mén)適時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，使操作人員將遇到的疑難問(wèn)題在培訓(xùn)中得到解答，從而可以熟練應(yīng)用管理系統(tǒng)。

2.4 上級(jí)部門(mén)利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)而不是另外制表填寫(xiě)

上級(jí)部門(mén)把日常的報(bào)表和執(zhí)行情況的數(shù)據(jù)通過(guò)工程物資管理系統(tǒng)來(lái)審核檢查，及時(shí)將檢查情況通知物資操作人員，并督促其修改，在此過(guò)程中操作人員自然也就把相關(guān)內(nèi)容錄入了。不再另外制表填寫(xiě)，使操作人員就有更多的時(shí)間來(lái)完善系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

2.5 上級(jí)部門(mén)的監(jiān)督檢查

上級(jí)部門(mén)在日常的監(jiān)督檢查中要將工程物資管理系統(tǒng)的功能利用檢查納入其中，對(duì)每一項(xiàng)內(nèi)容的輸入進(jìn)行評(píng)分，也就是執(zhí)行力的監(jiān)督檢查。這樣做是為了讓操作人員對(duì)這部分工作重視起來(lái)。

2.6 規(guī)定獎(jiǎng)罰措施，且落實(shí)到位

規(guī)定工程物資管理系統(tǒng)功能利用的獎(jiǎng)罰措施，要將規(guī)定進(jìn)行實(shí)際實(shí)施，督促和激勵(lì)操作人員使用。

3 工程物資管理系統(tǒng)功能全面利用的作用

施工企業(yè)物資管理的主要內(nèi)容：①要及時(shí)、齊備、質(zhì)量良好、經(jīng)濟(jì)合理地供應(yīng)物資，包括計(jì)劃、采購(gòu)、運(yùn)輸、點(diǎn)收、保管、發(fā)放等過(guò)程和環(huán)節(jié)；②做好物資統(tǒng)計(jì)核算和分析，為決策提供消耗依據(jù)；③做好廢舊物資的回收和處理。工程物資管理系統(tǒng)從不同的功能模塊實(shí)現(xiàn)了這些內(nèi)容，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

3.1 實(shí)現(xiàn)了事前計(jì)劃

在單項(xiàng)工程總需用計(jì)劃單中輸入各項(xiàng)目工號(hào)的總計(jì)劃。這個(gè)計(jì)劃的輸入和后期輸入的收料單生成了限額供應(yīng)臺(tái)賬，起到限額供應(yīng)的作用；在主要物資采購(gòu)計(jì)劃單中輸入時(shí)，從單項(xiàng)工程總需用計(jì)劃單中選擇數(shù)據(jù)，防止了采購(gòu)計(jì)劃超總需用計(jì)劃數(shù)據(jù)情況的發(fā)生。供應(yīng)商的調(diào)查評(píng)價(jià)、資料填寫(xiě)和合格供方名單的完善都是對(duì)采購(gòu)物資的事前計(jì)劃，都能在工程物資管理系統(tǒng)中查詢(xún)。

3.2 實(shí)現(xiàn)了事中監(jiān)控

分期分工號(hào)需用單輸入各作業(yè)班組的施工工號(hào)的計(jì)劃，對(duì)后期作業(yè)班組的發(fā)料起到限額的作用。如果后期填寫(xiě)的發(fā)料單超過(guò)總需用計(jì)劃或分期分工號(hào)計(jì)劃，發(fā)料單記賬時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒超過(guò)了計(jì)劃，并且系統(tǒng)管理中有報(bào)警監(jiān)控和報(bào)警明細(xì)，隨時(shí)可以查看報(bào)警情況：超量的顯示為紅底色并打“×”，未超量的顯示藍(lán)底色并打“√”。同時(shí)，還增加了現(xiàn)金流量監(jiān)控表，每月對(duì)采購(gòu)結(jié)算資金、臨建物資數(shù)量、主要物資數(shù)量和周轉(zhuǎn)材料攤銷(xiāo)進(jìn)行監(jiān)控。

3.3 實(shí)現(xiàn)了事后核算

某工號(hào)完工后，在工程工號(hào)中的完工處打上勾，就可以到完工工程核算表中完善相關(guān)資料并進(jìn)行核算分析，總結(jié)節(jié)超原因，制訂整改措施，為其他工號(hào)的物資管理提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

3.4 廢舊物資處理監(jiān)控

當(dāng)有廢舊物資處理時(shí)直接記錄到工程物資管理系統(tǒng)的自完產(chǎn)值消耗表中，系統(tǒng)將自動(dòng)沖減當(dāng)期的消耗金額，和產(chǎn)值進(jìn)行對(duì)比。

3.5 完成手工難以完成的信息處理，提高管理效率

從主要物資的送檢通知單到試驗(yàn)報(bào)告單的填寫(xiě)，收料單、發(fā)料單的填寫(xiě)實(shí)現(xiàn)從收料到消耗或消耗到收料的完整追溯，方便隨時(shí)查詢(xún)。當(dāng)前期預(yù)進(jìn)物資的正式票據(jù)到達(dá)后，可以通過(guò)簡(jiǎn)單的一步操作生成相應(yīng)的多張正負(fù)數(shù)的收發(fā)料單，大大減少了沖賬的工作量，提高了效率。通過(guò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入自動(dòng)生成主要物資的價(jià)差量差分析表，完成主要物資的節(jié)超分析，可以按月、季、年或其他任意月份的組合選擇進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，也可以生成從開(kāi)工至某月的包含總計(jì)劃、應(yīng)耗量、收支存的數(shù)量金額、節(jié)超的數(shù)量金額、超耗扣回量和金額、綜合節(jié)超數(shù)量金額和節(jié)超率等全面數(shù)據(jù)的項(xiàng)目部綜合分析表，從此表中可獲取項(xiàng)目部的全部信息資料。單機(jī)核算分析明細(xì)表自動(dòng)生成。直接點(diǎn)擊“管理看板”快速生成領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。

這些作用只是管理中的主要內(nèi)容，其他還可以根據(jù)不同組合生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)?？傊压こ涛镔Y管理系統(tǒng)的功能全面利用起來(lái)后可以隨時(shí)從不同的角度獲取不同時(shí)間段需要的數(shù)據(jù)。

4 準(zhǔn)確輸入基礎(chǔ)信息

要想將工程物資管理系統(tǒng)的功能全面利用起來(lái)，還有很重要的一點(diǎn)是輸入的基礎(chǔ)信息要準(zhǔn)確，要與實(shí)際情況相符，這樣生成的數(shù)據(jù)才是有意義、有利用價(jià)值的——不僅僅是數(shù)字的準(zhǔn)確性，還有文字方面的準(zhǔn)確性。針對(duì)經(jīng)常容易出錯(cuò)的情況有以下幾項(xiàng)需要注意：①填寫(xiě)單據(jù)的數(shù)量、單價(jià)要準(zhǔn)確，要注意單位換算時(shí)數(shù)量、單價(jià)的正確填寫(xiě)。②供應(yīng)商名稱(chēng)要準(zhǔn)確。供應(yīng)商名稱(chēng)要填寫(xiě)供應(yīng)商的工商注冊(cè)全稱(chēng)，供應(yīng)商的名稱(chēng)即使是一字之差，上級(jí)單位統(tǒng)計(jì)時(shí)就會(huì)成為兩個(gè)不同的供應(yīng)商。③存放地點(diǎn)選擇要準(zhǔn)確。填寫(xiě)收發(fā)料單這些基礎(chǔ)單據(jù)時(shí)，存放地點(diǎn)一定要選擇正確，否則生成的倉(cāng)庫(kù)動(dòng)態(tài)表不正確。按照存放地點(diǎn)條件查詢(xún)的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，無(wú)法為分析提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。④供應(yīng)方式選擇要準(zhǔn)確。填寫(xiě)收料單時(shí)供應(yīng)方式要正確選擇，這樣生成的報(bào)表顯示的不同供應(yīng)方式數(shù)據(jù)才能準(zhǔn)確。⑤成本科目選擇要準(zhǔn)確。填寫(xiě)發(fā)料單時(shí)成本科目要按照操作指導(dǎo)書(shū)中的分類(lèi)正確填寫(xiě)，便于財(cái)務(wù)部門(mén)正確歸集成本科目。

5 結(jié)束語(yǔ)

適應(yīng)現(xiàn)代管理的要求，工程物資管理系統(tǒng)已經(jīng)使用近五年，如何把工程物資管理系統(tǒng)的功能正確、合理、全面地利用起來(lái)，逐步改進(jìn)，使系統(tǒng)更加適應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)的需要，是擺在物資管理人員面前的問(wèn)題。希望通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的支持，上級(jí)部門(mén)的督促指導(dǎo)，項(xiàng)目部門(mén)的貫徹實(shí)施，使工程物資管理系統(tǒng)更好地為施工現(xiàn)場(chǎng)物資管理工作服務(wù)。

〔編輯：白潔〕