運用現(xiàn)代化管理手段提高教學(xué)管理工作效率

龐偉勤

（南寧市衛(wèi)生學(xué)校，廣西 南寧 530031）

教學(xué)管理是學(xué)校運作的中心樞紐，是對教學(xué)、學(xué)生管理等方面綜合信息資源進(jìn)行管理與控制，維持學(xué)校正常教學(xué)秩序的管理工作，教學(xué)管理直接影響著學(xué)校管理的整體水平。隨著職業(yè)教育的改革和發(fā)展，中職學(xué)校招生規(guī)模擴大，學(xué)生數(shù)量猛增，為了拓寬學(xué)生就業(yè)渠道，專業(yè)設(shè)置和教學(xué)形式趨于多樣化，在這種形勢下，教學(xué)管理人員數(shù)量并未隨之增加，教學(xué)管理工作強度增大，難度增加。為適應(yīng)新形勢的要求，教學(xué)管理方式就要不斷更新，可以通過建立規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的管理體系，運用現(xiàn)代化教學(xué)管理手段等措施來提高教學(xué)管理效率。

1 運用現(xiàn)代化管理手段是教學(xué)管理的必然趨勢

1.1 提高工作效率的必要性

近年來，各校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大。以我校為例，近幾年的招生及專業(yè)設(shè)置情況為：2007年中專招生1 335人，2011年中職招生1 957人，招生數(shù)量逐年遞增；專業(yè)數(shù)量由2007年的10個增加到現(xiàn)在的16個，且每年都有新設(shè)置的專業(yè)。我校從2008年開始與桂林醫(yī)大等醫(yī)學(xué)院校聯(lián)辦大專業(yè)余套讀班，即學(xué)生在中專階段學(xué)習(xí)的同時學(xué)習(xí)大專課程，目前中專學(xué)生就讀大專率為70%以上，且就讀率逐年增加。學(xué)生在校期間中、大專課程套讀教學(xué)是我校的一個特色，在給學(xué)生就業(yè)帶來優(yōu)勢的同時，也增加了教學(xué)工作的難度。同時近幾年來我校教學(xué)管理體制和人才培養(yǎng)機制也在不斷進(jìn)行改革和調(diào)整，辦學(xué)形式更加多樣化，各種教學(xué)信息的處理和分析工作越來越繁雜，在教學(xué)管理人員數(shù)量相對未變的情況下，只有提高工作效率才能適應(yīng)新的教育管理形勢和工作需要。

1.2 提高工作效率的必然要求

在當(dāng)前形勢下，要想完成越來越繁雜的教學(xué)管理工作，就必須提高教學(xué)管理工作效率，加快教學(xué)管理技術(shù)和手段的革新，運用現(xiàn)代化管理手段，即運用計算機及其輔助現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理，形成一個現(xiàn)代化的高質(zhì)量、高效率的教學(xué)管理模式[1]。

2 目前職業(yè)學(xué)校教學(xué)管理現(xiàn)狀及影響其效率的因素

2.1 教學(xué)管理現(xiàn)狀

2.1.1 采用系統(tǒng)管理軟件進(jìn)行管理，效果顯著 大部分教學(xué)管理工作已采用了系統(tǒng)管理軟件，有排課系統(tǒng)、學(xué)生成績管理系統(tǒng)、學(xué)生畢業(yè)驗證系統(tǒng)、實驗教學(xué)設(shè)備管理系統(tǒng)、教學(xué)管理控制系統(tǒng)等，基本將教學(xué)管理各項工作納入計算機系統(tǒng)軟件管理中，實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理，節(jié)省了大量的人力與物力。大量數(shù)據(jù)源的存貯與精確的統(tǒng)計結(jié)果，為監(jiān)測教學(xué)動態(tài)與效果及監(jiān)控教學(xué)質(zhì)量提供了科學(xué)有效的平臺，不僅方便、快速，而且能減少數(shù)據(jù)計算統(tǒng)計的失誤，有效提高了教學(xué)管理的質(zhì)量和效率。

2.1.2 逐步加大了硬件設(shè)施投入 學(xué)校重視對教學(xué)管理硬件設(shè)施的建設(shè)，每年投入大量的經(jīng)費購置辦公設(shè)備，由于計算機等硬件設(shè)施的更新周期越來越短，學(xué)校每兩年給教學(xué)管理人員更換已使用一定期限的計算機，到2011年實現(xiàn)了各教研室教師兩人配備1臺計算機，行政管理人員每人配備1臺計算機，同時還購入了掃描儀、數(shù)碼相機等辦公輔助設(shè)備。為加快信息傳遞，數(shù)次增加帶寬，接入光纖，提高了網(wǎng)絡(luò)傳輸速度，為提高工作效率打下了基礎(chǔ)。

2.1.3 充分利用網(wǎng)絡(luò)資源 我校于2007年初建立了南寧市衛(wèi)校QQ群，隨后又建立了班主任專群、外聘教師管理群等。教師通過QQ群，可及時接收學(xué)校下發(fā)的通知和文件，也可隨時下載群共享中的各種教學(xué)資源。教學(xué)管理人員和教師可通過QQ進(jìn)行工作上的交流，及時通知和反饋，加快了信息傳遞速度。

利用電子郵件收發(fā)教學(xué)文件。目前教學(xué)計劃、教案、學(xué)生成績、教師論文、課件等大量的教學(xué)文件都通過電子郵件上交，教學(xué)管理人員只需通過電子郵件接收教學(xué)文件，提高了收集教學(xué)文件的速度，使日常教務(wù)工作變得條理清晰、簡單快捷，全面提高了辦公效率。

通過登錄學(xué)校網(wǎng)站可進(jìn)行學(xué)生管理信息、教學(xué)信息、實訓(xùn)基地信息、招生信息、就業(yè)信息等的網(wǎng)上查詢，使教師、學(xué)生能及時獲得相關(guān)信息，通過暢通的網(wǎng)絡(luò)化通訊平臺，實現(xiàn)迅速、便捷的信息交流和資源共享，提升了工作效率和管理質(zhì)量。

2.2 影響教學(xué)管理工作效率的因素

2.2.1 工作方式陳舊，不愿嘗試新的管理手段 某些管理人員教學(xué)管理觀念較落后，習(xí)慣以手工方式進(jìn)行信息收集、管理、反饋和交流，不愿嘗試新的工作方式，甚至有些管理人員不會操作計算機，仍沿襲落后的管理手段，不注重信息化綜合技能的提高，工作效率低下。

2.2.2 管理人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠，缺乏工作積極性 教學(xué)管理人員是職業(yè)倦怠的高發(fā)人群，學(xué)校在招生形勢喜人的同時出現(xiàn)工作量與人員比例失衡的問題，導(dǎo)致教學(xué)管理人員不得不延長工作時間，有的人員工作時間長達(dá)12小時以上。長期高強度、長時間以及繁冗瑣碎的工作，易使管理人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠。

2.2.3 教學(xué)管理人員工作強度大，沒有時間和精力學(xué)習(xí)先進(jìn)管理方法 學(xué)校的教學(xué)管理工作十分繁重，除了日常工作外還有教學(xué)改革、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、課題研究等，此外，教學(xué)管理人員還擔(dān)負(fù)著各級部門各式各樣頻繁的檢查及評估驗收材料的準(zhǔn)備工作。學(xué)校每年都有2～3次評估檢查，這些工作幾乎都由各崗位教學(xué)管理人員配合完成，時間緊、任務(wù)重，在完成日常工作之外，他們主要的精力都放在評估及檢查工作的材料準(zhǔn)備上，從而無法顧及學(xué)習(xí)和研究新的工作方法。

2.2.4 采用的管理軟件存在缺陷，軟件的適用性較差 在教學(xué)管理中，大部分工作已采用了系統(tǒng)管理軟件，但有些軟件存在缺陷，各個模塊不一定都適用于我校實際情況，使得軟件的適用性低，達(dá)不到預(yù)期的管理目的。如我校教學(xué)管理雙向控制系統(tǒng)某些模塊的功能不是很完善，并不完全適合我校實際情況，在使用一段時間后，又需更換新的管理軟件，而頻繁更換管理軟件造成一些文件信息及數(shù)據(jù)丟失，且每次更換軟件要將大量的數(shù)據(jù)重新導(dǎo)入，工作量非常大，影響了工作效率。

2.2.5 管理硬件不完備 盡管學(xué)校已加大了教學(xué)管理硬件投入力度，但某些崗位的硬件設(shè)施配置仍相對不足，例如一些工作量比較大的崗位目前使用的仍是單張送紙的針式打印機，打印速度較慢，導(dǎo)致工作效率低。

3 運用現(xiàn)代化管理手段，提高工作效率的措施

3.1 更新觀念

隨著教學(xué)改革的不斷深入，教學(xué)管理工作也要不斷調(diào)整和變化，教學(xué)管理人員在日常工作中應(yīng)樹立創(chuàng)新觀念，與時俱進(jìn)，不能一味地固守著舊的工作方法和思維方式，應(yīng)不斷學(xué)習(xí)、探索、加強創(chuàng)新意識，利用科學(xué)的管理知識及方法，創(chuàng)造性地開展工作，把新的理念引入教學(xué)管理工作當(dāng)中。

3.2 加強教學(xué)管理隊伍建設(shè)

隨著教學(xué)管理信息化進(jìn)程的加快，提高教學(xué)管理人員的信息素養(yǎng)和信息管理能力是學(xué)校發(fā)展的必然要求，管理人員素質(zhì)的高低和能力的強弱直接決定了教學(xué)管理水平與信息化建設(shè)的成效[2]。管理人員的計算機操作熟練程度與工作效率成正比，學(xué)校要加強教學(xué)管理人員培訓(xùn)，根據(jù)管理人員的崗位特點，有針對性地加強其信息管理能力的訓(xùn)練，提高其信息意識和信息化操作能力。給管理人員提供學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法的平臺和時間，通過培訓(xùn)、進(jìn)修、繼續(xù)教育等渠道提高教學(xué)管理人員的計算機水平。

3.3 克服職業(yè)倦怠，提高工作積極性

職業(yè)倦怠的產(chǎn)生有客觀和主觀兩方面原因，可從工作和心理方面進(jìn)行減壓?？赏ㄟ^適當(dāng)減少工作量，合理分配工作等方式進(jìn)行調(diào)節(jié)，同時減少加班、避免疲勞工作狀況。在管理上“以人為本”，加強上下級溝通，使教學(xué)管理在寬松、和諧的氣氛中進(jìn)行。采取相應(yīng)的業(yè)績評價量化標(biāo)準(zhǔn)，給優(yōu)秀工作人員予以鼓勵，激發(fā)其工作熱情和信心，以提高其工作積極性。

3.4 積極開發(fā)或引進(jìn)規(guī)范適宜的教學(xué)管理軟件

充分結(jié)合我校教學(xué)工作和教務(wù)管理的特點，積極開發(fā)或引進(jìn)規(guī)范適宜的教學(xué)管理軟件。在教學(xué)管理軟件的引進(jìn)或開發(fā)過程中，教學(xué)管理人員要全程參與，及時發(fā)現(xiàn)軟件設(shè)計缺陷，并提出意見，使引進(jìn)或開發(fā)的教學(xué)管理軟件在結(jié)構(gòu)、功能、使用上更加科學(xué)、合理、高效。

要提高教學(xué)管理工作效率，探索更高效的工作方式，就要使教學(xué)管理的全過程匯入計算機應(yīng)用技術(shù)。一套合適的管理軟件可以數(shù)倍提高工作效率。我校的教學(xué)管理工作大部分已采用了系統(tǒng)管理軟件，在繼續(xù)完善現(xiàn)有的各子系統(tǒng)管理功能的同時，建議增加以下的教學(xué)管理系統(tǒng)。

3.4.1 教材管理軟件 教材征訂可采用教材管理軟件進(jìn)行管理，我校年征訂教材數(shù)量約為13萬冊、710種，征訂教材的班級平均為61個，教材種類繁多，數(shù)量大，給教材管理工作帶來困難，如采用軟件管理，可使教材采購、入庫、教師和學(xué)生領(lǐng)用處于計算機監(jiān)控之下，使訂、收、發(fā)、存環(huán)節(jié)合理清晰，減少大量手工錄入及統(tǒng)計工作，提高工作效率。

3.4.2 教師檔案管理軟件 中職學(xué)校評估檢查工作較多，教師學(xué)歷、職稱的不斷提高，各種技能、獲獎證書的增加，給師資情況統(tǒng)計工作增加了工作量，如采用教師人事檔案管理軟件，可對人員增加、教師調(diào)動、職稱提高、證書管理、教師培訓(xùn)、獲獎情況等進(jìn)行快速準(zhǔn)確統(tǒng)計；也可以圖片的形式將教師檔案（如學(xué)歷學(xué)位證、職稱證、教師證、技能證、獲獎證書等）信息掃描入系統(tǒng)，解決了評估檢查時需要大量的人力物力的問題；同時便于對教師檔案及時更新，隨時掌握最新的師資情況，也避免了人員變更交接不清的問題。

3.4.3 評估材料可使用電子文檔系統(tǒng)管理 每年的評估工作需要花費大量的人力物力來進(jìn)行材料整理，若能實現(xiàn)評估材料的系統(tǒng)化管理，可將各部門的材料定時更新，以圖片或文本的形式存入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動將各評估條目的內(nèi)容歸類。此外，也可進(jìn)行無紙化評估，從而節(jié)省大量的人力、物力、財力，提高工作效率。

3.5 加大教學(xué)管理現(xiàn)代化建設(shè)經(jīng)費的投入

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機等硬件設(shè)施的更新周期越來越短。因此，學(xué)校應(yīng)加大對教學(xué)管理經(jīng)費的投入力度，更新教學(xué)管理硬件配套設(shè)施。

3.6 尋求更快捷、更便利的網(wǎng)絡(luò)資源

優(yōu)化校園網(wǎng)，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)迅速便捷的信息交流和資源共享。通過網(wǎng)站發(fā)布信息，讓教師和學(xué)生及時了解最新的教學(xué)動態(tài)。教師、學(xué)生以及其他人員可以從網(wǎng)上獲得相關(guān)信息，從而解決通過打電話或親自到辦公室進(jìn)行了解或咨詢的問題，提高辦事效率。學(xué)校網(wǎng)站可以開通問答式或交互功能，如留言板、E-mail等，建立教師與學(xué)生的網(wǎng)上交流平臺，實現(xiàn)網(wǎng)上評教評學(xué)。通過校園網(wǎng)的輔助功能，使教學(xué)管理人員提高工作效率，提高管理質(zhì)量。

總之，要緊扣中職學(xué)校的特點，深入分析和總結(jié)當(dāng)前教學(xué)管理中存在的問題，使教學(xué)管理工作擺脫落后的管理模式，充分利用現(xiàn)代化管理手段，建立完善的、科學(xué)的、規(guī)范的管理體系，推進(jìn)教學(xué)管理的現(xiàn)代化和高效化。