外貿(mào)服裝跟單業(yè)務(wù)的流程與技巧分析

吳紅敏

【摘 要】本文在介紹外貿(mào)服裝跟單的含義及重要性的基礎(chǔ)上對其跟單業(yè)務(wù)流程進行了分析，包括工作準備階段、生產(chǎn)階段、催開與審查信用證、出貨跟蹤階段、催單結(jié)匯、資料整理等，最后做出了總結(jié)，希望對提高外貿(mào)服裝跟單水平有一定的幫助作用。

【關(guān)鍵詞】外貿(mào)服裝；跟單業(yè)務(wù)；流程；技巧

外貿(mào)服裝跟單即根據(jù)客戶訂單，對服裝的加工流程進行跟蹤并負責(zé)其質(zhì)量、數(shù)量以及交貨期，從而保證企業(yè)與市場和客戶的聯(lián)系，是客戶間以及企業(yè)各部門間的中心樞紐。

一、外貿(mào)服裝跟單的含義及重要性

在跟單的過程中，跟單員可根據(jù)獲得的產(chǎn)品信息，將服裝的款式、尺碼、質(zhì)量要求及制作工藝等轉(zhuǎn)換成生產(chǎn)制造單或樣板制造單等生產(chǎn)語言。因此，跟單員一定要清楚產(chǎn)品的生產(chǎn)細節(jié)，在下達指令時，些許差錯都會對服裝的生產(chǎn)進度和出貨期造成影響。在出現(xiàn)問題時要及時采取靈活有效的措施在萌芽狀態(tài)解決問題，避免事態(tài)的不良影響擴大，從而保證發(fā)貨期順利進行。

二、外貿(mào)服裝跟單業(yè)務(wù)流程及技巧

外貿(mào)服裝跟單業(yè)務(wù)流程包括工作準備階段、生產(chǎn)階段、催開與審查信用證、出貨跟蹤階段、催單結(jié)匯、資料整理。在跟單過程中，要注意各環(huán)節(jié)的銜接，未收到信用證不能進行生產(chǎn)，出貨前要檢查信用證是否在有效期內(nèi)，緊密安排，保質(zhì)保量生產(chǎn)，按時交貨；遇到有疑問或是生產(chǎn)障礙時，要及時和國外客戶進行溝通；對訂單要熟悉掌握，認真負責(zé)，隨時保持和客戶的溝通，并及時跟進生產(chǎn)現(xiàn)狀。

1.工作準備階段

在工作準備階段包括樣品試制與確認、接單與審單、生產(chǎn)前期準備跟蹤、物料采購等。在接訂單前，客戶一般會根據(jù)工廠的樣板來對其技術(shù)水平和生產(chǎn)能力進行考察，為贏得客戶信任，工廠必須按時保質(zhì)保量完成樣品訂單。可通過根據(jù)客戶服裝款式圖片報樣來得到客戶認可，也可根據(jù)產(chǎn)品特點決定工廠設(shè)備配備和生產(chǎn)方法。如客戶滿意則會簽訂合同，此時即為接單。在接到訂單時，要對訂單來源和服裝的款式、用料、質(zhì)量、數(shù)量、單價、包裝要求、交貨方式和期限、付款方式等進行審核，完畢后進行生產(chǎn)前期準備跟蹤。跟單員需制作“生產(chǎn)通知單”、“倉庫發(fā)料通知單”、“材料耗用明細表”及“物料采購單”，在此基礎(chǔ)上同生產(chǎn)部門經(jīng)理對工廠的生產(chǎn)能力進行分析，如果可以低成本按期保質(zhì)交貨則可進行物料采購。材料采購跟單指根據(jù)定單所用服裝面料及輔料要求對其質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品名、價格、交貨期和交貨地點進行跟進，避免停工待料。

2.生產(chǎn)階段

生產(chǎn)過程跟單主要包括物料裁剪跟蹤和粘合縫制工藝跟蹤。其中物料裁剪跟蹤是一個比較重要的環(huán)節(jié)，在裁剪時應(yīng)注意條格圖案面料采用長針定位拉布裁剪并通過適當(dāng)放大領(lǐng)子、袋蓋、手巾口袋等裁片樣板方面對條對格的縫制；對于有方向性的面料要采用單向拉布方法進行裁剪；對于配號配色包裝要在同一裁床中進行裁剪，采用不同數(shù)量、多顏色和同型號的方案，保證包裝順利進行。當(dāng)一些面料太薄或太軟時就需要粘襯，跟單員除懂得選襯外，還應(yīng)對溫度、時間和壓力這粘合工藝三要素進行了解，便于靈活選擇參數(shù)以保證服裝質(zhì)量。在跟蹤的過程中也要統(tǒng)計生產(chǎn)進度便于清楚交貨期內(nèi)是否可以完成訂單量。

3.催開與審查信用證

在進出口貿(mào)易中經(jīng)常采用信用證付款。買方履行合同的前提條件就是按約定時間開具信用證，否則賣方無法組織貨源。正常情況下，貨物裝運期前15天是買方信用證最遲應(yīng)到賣方手中的，由于實際業(yè)務(wù)中的突發(fā)情況比較多，國外客戶經(jīng)常拖延開證，因此，跟單員要及時催買方開證。收到信用證后應(yīng)對信用證種類、信用證金額及采用貨幣、開證申請人和受益人、信用證到期地點、有效期和裝運期、船舶和分批裝運要求、規(guī)定開立匯票的內(nèi)容、所提供的裝運單據(jù)及貨物的數(shù)量、品名、規(guī)格、單價、金額、包裝、保險、品質(zhì)等與合同是否一致進行審核。

4.出貨跟蹤階段

出貨跟蹤階段應(yīng)制作裝箱單、報驗貨物、跟蹤出貨。在出貨前三四天就應(yīng)該對交貨事宜進行聯(lián)系。首先告訴船運公司或外貿(mào)公司出貨時間，同時將出口貨物裝箱單以傳真形式發(fā)給他們。裝箱單應(yīng)明確列出嘜頭、箱號、體積、包裝尺寸、產(chǎn)品的毛重、凈重、數(shù)量、規(guī)格、和品名等，其中裝箱單嘜頭必須照單打印，出口貨物嘜頭由客戶提供正嘜頭和側(cè)嘜頭。如果客戶制定箱號則按發(fā)客戶要求，否則由工廠自行決定。包裝尺寸涉及到整批貨的體積，因此一定要重視。毛凈重關(guān)系到報關(guān)出口是否順利，故要計算準確。在備妥貨物后要進行報驗，經(jīng)檢驗合格并簽發(fā)檢驗合格證書后才能通過海關(guān)，在申請報驗時，跟單員要填出口申請單，在貨物檢驗書有效期內(nèi)將貨物出口。在出貨前一天給生產(chǎn)部相關(guān)人員發(fā)放裝箱單，跟單員要認真清點成品數(shù)量，并對內(nèi)外包裝與裝箱單要求是否一致進行抽查。而且每個貨柜需填制一份提貨單并由貨柜司機簽名確認。

5.催單結(jié)匯

跟單員應(yīng)在貨物裝船出運后按照合同、信用證和其他單證內(nèi)容正確編制各種單據(jù)，在信用證規(guī)定的有效期內(nèi)交銀行進行結(jié)匯。催單工作主要是指催提貨單，因為只有經(jīng)核對無誤的提貨單才能作為客戶收貨憑據(jù)，故在貨物裝運出口后就立即催船運公司開提貨單，然后將其同其他單據(jù)一并送到銀行進行審單、寄單、結(jié)匯。

6.資料整理

跟單結(jié)束后，跟單員要及時對其負責(zé)的資料進行整理并歸檔，保持資料的實用性，通過整理跟單過程中出現(xiàn)的問題及解決措施為其在以后的跟單過程中提高效率做貢獻。

三、小結(jié)

服裝行業(yè)的特征即為多樣性、季節(jié)性和多變性，因此對跟單員的綜合素質(zhì)要求比較高，在外貿(mào)跟單過程中，掌握跟單流程及技巧可以在短時間內(nèi)做出靈敏反映，將問題消滅在萌芽狀態(tài)，提高跟單水平。

參考文獻：

[1]范美賢.服裝外貿(mào)跟單業(yè)務(wù)流程與技巧[J].中國經(jīng)貿(mào)，2010，16（1）：15-17

[2]張艷.服裝公司跟單流程與內(nèi)容[J].現(xiàn)代營銷，2012，7（2）：117-119