Word“郵件合并”功能在數(shù)據(jù)處理以及填寫上的應(yīng)用

夏曉明 王晶晶 / 日照市計量測試所

Word“郵件合并”功能在數(shù)據(jù)處理以及填寫上的應(yīng)用

夏曉明 王晶晶 / 日照市計量測試所

0 引言

作為計量工作人員，制作檢定證書、檢測報告是一項日?；竟ぷ鳎渲须y免會遇到一些數(shù)據(jù)的處理及填寫。但是面對那些比較繁瑣的數(shù)據(jù)，如果按傳統(tǒng)方法來處理，將會費時費力而且差錯率也不低。本文介紹Word提供的一項功能強大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”，借助這個功能來處理那些重復(fù)而又繁瑣的數(shù)據(jù)并填寫在對應(yīng)的表格上。

1 概述

“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。具體地說，就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表，Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率。

2 步驟

郵件合并的基本過程包括三個步驟，只要理解了這些過程，就可以得心應(yīng)手地利用郵件合并來完成批量作業(yè)。

2.1 建立主文檔

主文檔是指郵件合并內(nèi)容中固定不變的部分，如證書或者報告的通用部分，規(guī)格型號、編號、生產(chǎn)廠家等項目名稱。建立主文檔的過程和平時新建一個Word文檔一模一樣，在進(jìn)行郵件合并之前它只是一個普通的文檔。唯一不同的是，如果要為郵件合并創(chuàng)建一個主文檔，可能需要時間考慮一下，這份文檔要如何寫才能與數(shù)據(jù)源更完美地結(jié)合，滿足要求（最基本的一點，就是在合適的位置留下數(shù)據(jù)填表的空間）。

2.2 準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源就是數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。一般情況下，考慮使用郵件合并來提高效率正是因為已經(jīng)有了相關(guān)的數(shù)據(jù)源，如Excel表格、Access數(shù)據(jù)庫等。如果沒有現(xiàn)成的，也可以重新建立一個數(shù)據(jù)源。

2.3 數(shù)據(jù)源合并到主文檔

利用郵件合并工具，可以將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中，得到目標(biāo)文檔，合并完成的文檔的份數(shù)取決于數(shù)據(jù)表中記錄的條數(shù)。

3 應(yīng)用

現(xiàn)舉例說明一下該功能在計量工作中的應(yīng)用，以Word 2003為例（如果使用其他版本，在界面上會有所差別）。

3.1 建立主文檔

利用Word制作一份標(biāo)準(zhǔn)格式的檢驗報告，作為主文檔。將文件保存為“報告模板.doc”（圖1）。

圖1 報告模板

3.2 準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

利用Excel制作一份數(shù)據(jù)匯總表，作為數(shù)據(jù)源。據(jù)匯總表的第一行為表頭，表頭中的每一列對應(yīng)“報告模板”中的每一個需要填空的項，將所有的內(nèi)容輸入到該Excel表格中，將文件保存為“數(shù)據(jù)庫.xls”（圖2）。

圖2 數(shù)據(jù)庫

3.3 數(shù)據(jù)源合并到主文檔

打開保存在桌面的主文檔“報告模板.doc”，依次點擊工具→信函與郵件→郵件合并，在右邊功能欄中會出現(xiàn)郵件合并的選擇項，點擊“下一步：選取收件人” →“選擇另外的列表”，到此會彈出“選取數(shù)據(jù)源”的對話框（圖3）。

圖3 選取數(shù)據(jù)源

找到保存的Excel文件“數(shù)據(jù)庫.xls”并打開，會彈出一個“選擇表格”的對話框（圖4）。

圖4 選擇表格

因為數(shù)據(jù)保存在sheet1中，打開sheet1會彈出“郵件合并收件人”的對話框（圖5），點擊確定。

點擊“下一步：撰寫信函”，在主文檔的“報告編號”下面的空格處點擊“其他項目”，彈出“插入合并域”對話框（圖6），選取“報告編號”，點擊“插入”。

圖5 郵件合并收件人

圖6 插入合并域

在“樣品名稱”、“檢驗類別”等項目下面的空格處重復(fù)以上操作，全部完成后會得到一個如圖7所示的 “報告模板”。點擊“下一步：預(yù)覽信函”→“下一步：完成合并”。如果是需要打印的文件，則到此可以直接點擊“打印”，在彈出的“合并到打印機”對話框（圖8）中選出自己想要打印的內(nèi)容。

圖7 報告模板

圖8 合并到打印機

如果需要完成合并后，將數(shù)據(jù)保存到各自的表格中，則點擊“編輯個人信函”， 在彈出的“合并到新文檔”對話框中選出自己想要保存的內(nèi)容（圖9），至此，郵件合并工作全部完成。