做好全面預(yù)算管理五項(xiàng)原則

王濤WANG Tao

（正海集團(tuán)有限公司，煙臺(tái) 264006）

（Zhenghai Group，Yantai 264006，China）

0 引言

全面預(yù)算管理作為對現(xiàn)代企業(yè)成熟與發(fā)展起過重大推動(dòng)作用的管理系統(tǒng)，是企業(yè)內(nèi)部管理控制的一種重要方法，并成為現(xiàn)代化企業(yè)不可或缺的重要管理模式。在我們國家，很多企業(yè)也在推行全面預(yù)算管理，但是大多效果不理想，原因是多方面的。按照《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第15 號(hào)——全面預(yù)算》的定義，全面預(yù)算是指“企業(yè)對一定期間經(jīng)營活動(dòng)、投資活動(dòng)、財(cái)務(wù)活動(dòng)等做的預(yù)算安排”，盡管表述比較簡單，但是包含的內(nèi)容卻非常豐富。首先，該定義明確了預(yù)算的主體是企業(yè)，要把企業(yè)作為一個(gè)整體推行全面預(yù)算管理；其次，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)是連續(xù)的，但是開展全面預(yù)算管理要把生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行分期，如若不然，實(shí)踐中無法操作，可以以年度、季度、月度，甚至以周作為預(yù)算期間；最后，全面預(yù)算管理在空間上要涵蓋企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)、投資活動(dòng)和財(cái)務(wù)活動(dòng)，囊括了企業(yè)的全部業(yè)務(wù)。為了做好全面預(yù)算，真正發(fā)揮預(yù)算在資金管理、資源配置、內(nèi)部控制和業(yè)績評價(jià)中的作用，需堅(jiān)持以下基本原則。

1 正確認(rèn)識(shí)全面預(yù)算

在企業(yè)管理人員看來，尤其是非財(cái)務(wù)人士，全面預(yù)算多少帶有一些神秘色彩，事實(shí)上全面預(yù)算就是一個(gè)管理工具。在企業(yè)管理中會(huì)應(yīng)用到很多的工具，每一個(gè)管理工具都有它的核心用途，用來解決企業(yè)經(jīng)營中某個(gè)方面的問題，全面預(yù)算管理最根本的用途是解決資金平衡以及使用效率的問題，制定計(jì)劃、業(yè)績評價(jià)、內(nèi)部控制、協(xié)調(diào)溝通是外在的表現(xiàn)形式。全面預(yù)算起源于財(cái)務(wù)預(yù)算，最初并沒有全面預(yù)算的概念，只有財(cái)務(wù)預(yù)算，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，業(yè)務(wù)越來越復(fù)雜，通過傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)預(yù)測、回歸分析等技術(shù)手段編制的財(cái)務(wù)預(yù)算已經(jīng)滿足不了管理的要求，全面預(yù)算應(yīng)運(yùn)而生。全面預(yù)算包括經(jīng)營預(yù)算、資本預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算三個(gè)組成部分，從各個(gè)方面通過一系列數(shù)字展現(xiàn)企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，它強(qiáng)調(diào)經(jīng)營預(yù)算和資本預(yù)算是財(cái)務(wù)預(yù)算的基礎(chǔ)，而財(cái)務(wù)預(yù)算是經(jīng)營預(yù)算和資本預(yù)算的最終體現(xiàn)。經(jīng)營預(yù)算，是指與企業(yè)日常業(yè)務(wù)直接相關(guān)、具有實(shí)質(zhì)性的基本活動(dòng)的預(yù)算。資本預(yù)算，主要涉及長期投資，例如以固定資產(chǎn)為主的項(xiàng)目投資、對外股權(quán)投資、對外債權(quán)投資、金融資產(chǎn)類的投資等。財(cái)務(wù)預(yù)算是指與企業(yè)現(xiàn)金收支、經(jīng)營成果和財(cái)務(wù)狀況有關(guān)的各項(xiàng)預(yù)算，是在經(jīng)營預(yù)算和資本預(yù)算的基礎(chǔ)上編制的，并且以三張財(cái)務(wù)報(bào)表的形式反映出來。在實(shí)踐中由于對全面預(yù)算的理解不同，往往存在很多誤區(qū)，比較典型的是預(yù)算無用論。全面預(yù)算是通過對企業(yè)未來的預(yù)測，做好資源的安排，提高運(yùn)營效率，也就是說全面預(yù)算工作的開展是建立在預(yù)測的基礎(chǔ)上，隨之而來的問題就是如果外部環(huán)境的變化跟預(yù)期不符，那么預(yù)算的結(jié)果肯定就會(huì)大相徑庭，正因?yàn)槿绱?，預(yù)算無用論占據(jù)了很大的市場，這也是很多人排斥預(yù)算的重要原因。

2 明確管理目標(biāo)

無論做什么事情，都會(huì)有動(dòng)機(jī)，如果出發(fā)點(diǎn)本身就有問題，這件事情會(huì)不會(huì)做好，結(jié)果可想而知。對于全面預(yù)算來講，也不例外。推行全面預(yù)算管理，要投入大量的人力物力，企業(yè)必須明確為什么要開展這項(xiàng)工作，如果這個(gè)問題搞不清楚，預(yù)算肯定就無法很好地發(fā)揮作用。在實(shí)踐中，預(yù)算往往淪為績效考核的一個(gè)工具，仿佛預(yù)算的存在就是為考核服務(wù)的，這種定位不但嚴(yán)重縮小了預(yù)算的作用，而且還存在本末倒置的嫌疑。為了更好地發(fā)揮預(yù)算的作用，公司應(yīng)該將全面預(yù)算管理的目標(biāo)定位于資金的高效管理，保持合理的資產(chǎn)負(fù)債結(jié)構(gòu)，保持資金的動(dòng)態(tài)平衡，既不能出現(xiàn)資金短缺，也不能出現(xiàn)資金冗余，公司每一筆資金的收支整個(gè)過程都是受控的、有效率的。從這個(gè)意義上來講開展預(yù)算管理是非常必要的，而在一些企業(yè)中預(yù)算搞得不好，跟工作目標(biāo)有很大的關(guān)系，例如，有的企業(yè)認(rèn)為資金短缺不行，但是富余一點(diǎn)是可以的，在這種思想的指導(dǎo)下，企業(yè)往往保持相對寬松的資金余量，更加重視外部的融資，而對通過預(yù)算做好內(nèi)部資金的調(diào)度重視程度不夠，自然也就不會(huì)發(fā)揮預(yù)算在資金管理中的作用。

3 領(lǐng)導(dǎo)重視，完善組織機(jī)構(gòu)

推行全面預(yù)算管理能夠大大提升企業(yè)的管理水平，這個(gè)結(jié)論已經(jīng)在很多大型企業(yè)得到了證實(shí)，目前很多大公司尤其是跨國公司都把預(yù)算作為資金管控、業(yè)績評價(jià)的重要手段，如果我們不用，那么跟先進(jìn)的企業(yè)相比就落下一個(gè)層次。開展預(yù)算管理不但會(huì)增加各級人員的工作量，而且還強(qiáng)迫大家思考，對未來做出預(yù)測，并不是一件令人歡迎的事情，因此，必須靠最高當(dāng)局來推動(dòng)。對領(lǐng)導(dǎo)重視的具體要求是：①重視并全力支持預(yù)算管理工作，各級人員是否按照公司的要求及時(shí)認(rèn)真做好預(yù)算工作，往往視最高當(dāng)局是否全力支持而定。②對全面預(yù)算充滿信心，也就是說最高領(lǐng)導(dǎo)必須從思想上認(rèn)識(shí)到開展全面預(yù)算管理有助于幫助公司提高管理水平。③帶頭遵守預(yù)算管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)定認(rèn)真做好審批事項(xiàng)。從組織管理的角度看，因?yàn)轭A(yù)算是公司層面上的一項(xiàng)工作，所以有必要成立公司級的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)，一般稱為預(yù)算管理委員會(huì)，委員會(huì)一般由最高領(lǐng)導(dǎo)掛帥，公司的關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)和主要部門領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該成為管理委員會(huì)的成員。除了預(yù)算管理委員會(huì)之外，一般還設(shè)立預(yù)算管理辦公室之類的常設(shè)機(jī)構(gòu)，在委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)預(yù)算管理的日常工作，而由于預(yù)算的工作性質(zhì)，辦公室的角色一般由財(cái)務(wù)部門擔(dān)當(dāng)。

4 建立健全預(yù)算管理辦法

“工欲善其事，必先利其器”，在對全面預(yù)算有了正確的認(rèn)識(shí)，明確了預(yù)算管理的目標(biāo)，并且在思想上給予重視之后，下一步就要解決方法的問題了。預(yù)算管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，企業(yè)要建立健全預(yù)算管理辦法，明確預(yù)算的編制流程，做好預(yù)算執(zhí)行的控制，在執(zhí)行過程中對預(yù)算與實(shí)際的差異進(jìn)行分析，并且完善預(yù)算考核制度。預(yù)算管理制度中最核心的部分是預(yù)算的編制流程，也是全面預(yù)算管理的起點(diǎn)，其他的工作包括預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算分析和預(yù)算考核基本是在此基礎(chǔ)上展開的。編制全面預(yù)算首先要確定預(yù)算編制的起點(diǎn)，不同的企業(yè)預(yù)算的起點(diǎn)也不同，企業(yè)可以把銷售作為起點(diǎn)，也可以把利潤作為起點(diǎn)，甚至可以把生產(chǎn)作為起點(diǎn)。一般情況下，企業(yè)都是以銷售預(yù)算作為起點(diǎn)，依次編制生產(chǎn)預(yù)算、材料消耗預(yù)算、采購預(yù)算、人工成本預(yù)算、能源消耗預(yù)算、成本費(fèi)用預(yù)算、資本預(yù)算、財(cái)務(wù)預(yù)算，最終形成全面預(yù)算。需要特別說明的是，財(cái)務(wù)預(yù)算最終基本上都是以三張主要財(cái)務(wù)報(bào)表的形式體現(xiàn)，最終的樣式大同小異，但是對于經(jīng)營預(yù)算和資本預(yù)算，每個(gè)企業(yè)的特點(diǎn)不一樣，部門之間的分工不同，需要關(guān)注的重點(diǎn)也不一樣，因此并沒有一套適用于所有企業(yè)的預(yù)算編制流程，企業(yè)需要在充分調(diào)研和溝通的基礎(chǔ)上，制定適合自己的預(yù)算管理辦法，設(shè)計(jì)合理的工具表格，把預(yù)算管理的思想和具體做法與日常工作有機(jī)結(jié)合起來，不然很容易形成“兩層皮”。

5 真正做到“三全”

全面預(yù)算強(qiáng)調(diào)“三全”，即全方位、全員和全過程。全方位要求全面預(yù)算要涵蓋企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)、投資活動(dòng)和財(cái)務(wù)活動(dòng)，不留死角；全員要求全體職工，上至總經(jīng)理，下到普通員工，都要參與到預(yù)算當(dāng)中來；全過程是指預(yù)算管理要貫穿預(yù)算的編制、執(zhí)行、分析和考核等主要方面。

提到全員參與，有些人可能會(huì)呲之以鼻，很多管理方法都強(qiáng)調(diào)全員參與，比如質(zhì)量管理、HSE 管理等等，久而久之，聽得多了，就感覺全員參與的說法多少有些虛的成分，但事實(shí)上針對預(yù)算管理而言，全員參與不是一句空話。預(yù)算是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，包括編制、執(zhí)行等多個(gè)環(huán)節(jié)，如果說在預(yù)算編制環(huán)節(jié)讓每個(gè)人都參與有點(diǎn)小題大做的話，那么在預(yù)算的執(zhí)行環(huán)節(jié)每個(gè)人都會(huì)發(fā)生作用，因?yàn)槊總€(gè)人的行為都會(huì)對預(yù)算的結(jié)果產(chǎn)生影響。舉個(gè)簡單的例子，如果一名生產(chǎn)工人沒有按照定額消耗使用某種材料，從而導(dǎo)致成本上升，難道不會(huì)對最終的經(jīng)營指標(biāo)產(chǎn)生影響嗎？

如前所述，全面預(yù)算管理包括預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算分析和考核四個(gè)重要環(huán)節(jié)，但在實(shí)際工作中往往存在“重編制、輕執(zhí)行”的現(xiàn)象，而預(yù)算分析，或者沒有，或者分析不到位。在預(yù)算的編制環(huán)節(jié)投入了大量人力物力，一旦預(yù)算定稿便束之高閣，直到年度工作結(jié)束需要考核的時(shí)候，才拿出當(dāng)初制定的預(yù)算對照一下，草草了事。這樣做預(yù)算必然導(dǎo)致效果大打折扣，正確的做法是將年度預(yù)算進(jìn)行分解，分解到季度、月度，分解到每個(gè)部門，甚至每個(gè)人，形成“千斤重?fù)?dān)眾人挑，人人頭上有指標(biāo)”的良好局面，每個(gè)季度甚至月度，對預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，認(rèn)真查找原因，制定改進(jìn)措施，不斷完善預(yù)算管理，從而提升管理水平。

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