新時(shí)期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考

甘秋歌

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 陜西 楊凌 712100)

0 引 言

人事檔案的管理工作不僅是考評(píng)公司的人事管理工作有效開(kāi)展與否的一項(xiàng)重要指標(biāo)，而且也是人事管理的一個(gè)重要組成部分。從人事檔案管理工作中，能檢驗(yàn)公司職員與單位整體的工作質(zhì)量和效率，同時(shí)也能加深公司員工對(duì)新時(shí)期人事檔案管理意義的認(rèn)識(shí)和理解。因此，深入分析公司人事檔案管理的現(xiàn)狀，切實(shí)把握具體工作細(xì)節(jié)，做好檔案管理工作，能夠充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，提高工作效率，進(jìn)而幫助其更好地完成任務(wù)與目標(biāo)，提升企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案作為一個(gè)人歷史的憑證，同時(shí)又是其相關(guān)工作經(jīng)歷的依據(jù)，對(duì)個(gè)人在單位的發(fā)展都有極為深遠(yuǎn)的意義，其表現(xiàn)有以下幾個(gè)方面：

1.1 為人才的選拔提供有效憑證

為能選拔合適的人才，首先應(yīng)做到知人善任。為此，檔案管理部門(mén)要對(duì)實(shí)用人才進(jìn)行全面深入的考察和充分客觀的了解，同時(shí)要及時(shí)更新與維護(hù)人才個(gè)人隱私與信息，確保信息真實(shí)性和可靠性，為單位準(zhǔn)確用人提供有效依據(jù)。此外，人事檔案管理部門(mén)還能為企事業(yè)單位做出重大決策提供重要參考資料，如業(yè)績(jī)考核等，此類(lèi)考核事關(guān)員工的職業(yè)發(fā)展前途與潛力，在某種程度上也決定著員工的命運(yùn)前途等。另一方面，業(yè)績(jī)考核又需要依據(jù)大量真實(shí)原始的考核記錄，幫助人力資源部門(mén)充分利用員工檔案，對(duì)員工能力、業(yè)績(jī)與素質(zhì)、能力等進(jìn)行全面客觀的評(píng)價(jià)，并采取相應(yīng)措施，保證公司決策科學(xué)合理化。

1.2 實(shí)現(xiàn)人力資源最佳配置

人事檔案不僅是對(duì)個(gè)人的一個(gè)較為公正的歷史評(píng)價(jià)資料，同時(shí)也結(jié)合人與物，提高人力資源的使用價(jià)值和利用效率的一個(gè)重要方法。然而，人力資源不是靜止不變的，隨著時(shí)間的推移、環(huán)境的改變，出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等現(xiàn)象，也是發(fā)展的必然趨勢(shì)。但必須承認(rèn)，人事檔案管理在對(duì)人才進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)及預(yù)測(cè)、實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，促進(jìn)人才在各組織、各地區(qū)及行業(yè)間的合理流動(dòng)，最終實(shí)現(xiàn)人力資源最佳配置上發(fā)揮著重要作用。

1.3 提供信息資料真實(shí)可靠

ST人事檔案作為個(gè)人歷史的真實(shí)記錄，是做好人事工作必備的第一手資源。然而在我們的實(shí)際工作中，經(jīng)常面臨待遇、學(xué)歷、工齡、年齡等各方面的沖突與問(wèn)題，大都非常棘手。此時(shí)，管檔部門(mén)就有了充分的用武之地，在原始檔案的基礎(chǔ)上，參考?xì)v史材料與參照當(dāng)前的相關(guān)政策規(guī)定，仔細(xì)核對(duì)查實(shí)，及時(shí)高效地為有關(guān)工作部門(mén)提供所需信息，幫助其正確解決問(wèn)題。另一方面，企事業(yè)單位若想做到任人唯賢與知人善任，首先應(yīng)該掌握有關(guān)員工的所有真實(shí)全面的個(gè)人信息資料，包括個(gè)人素養(yǎng)、思想品德、個(gè)人經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及業(yè)務(wù)水平等。通過(guò)詳細(xì)查閱員工檔案，了解其真實(shí)的人生履歷，并為今后的選人用人提供有價(jià)值的信息與經(jīng)驗(yàn)。

2 當(dāng)前人事檔案管理的主要現(xiàn)狀

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入推進(jìn)，傳統(tǒng)檔案管理制度固有體制的各種弊端已凸顯出來(lái)。有些人認(rèn)為人事檔案幾乎已變?yōu)橐粔K“雞肋”，不知將要何去何從。而根據(jù)全國(guó)人才工作的會(huì)議精神，為更好地促進(jìn)人才流動(dòng)，應(yīng)進(jìn)一步解除對(duì)人才流動(dòng)的各項(xiàng)限制，諸如城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門(mén)、行業(yè)、身份及所有制等方面的限制，鼓勵(lì)發(fā)展和推廣人事檔案代理業(yè)務(wù)，進(jìn)行工作試點(diǎn)，放寬戶(hù)籍準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，推廣以人才引進(jìn)為主要導(dǎo)向的工作居住制度，摸索并完善新時(shí)期的社會(huì)人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。新時(shí)期的人事檔案管理，無(wú)疑面臨眾多嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，但始終會(huì)沿著社會(huì)化、契約化、法制化與電子化的方向發(fā)展，而這一規(guī)律，正體現(xiàn)了制度創(chuàng)新與進(jìn)步的一種必然趨勢(shì)。

3 新時(shí)期檔案管理工作的主要特點(diǎn)

3.1 服務(wù)對(duì)象、管理對(duì)象與管理機(jī)構(gòu)的社會(huì)性

我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展與健全，使多種與之相適應(yīng)的經(jīng)濟(jì)組織形式應(yīng)用而生，同時(shí)也促進(jìn)了人才吸納和流動(dòng)，緊隨其后，新型的人事管理制度也出現(xiàn)在市場(chǎng)中。而人事檔案管理工作，無(wú)疑是人事管理不可或缺的重要組成部分，理所當(dāng)然被賦予了更能體現(xiàn)社會(huì)化的性質(zhì)。再有從管理機(jī)構(gòu)上看，相比于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期單位人事檔案分開(kāi)管理，只負(fù)責(zé)收集、保存本單位人事檔案的模式，新時(shí)期的檔案管理工作與之具有很大的不同。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，我們建立了更加具有社會(huì)性的檔案管理制度，此機(jī)制不再局限于管理本單位的人事檔案范圍內(nèi)，而要面向全社會(huì)，服務(wù)對(duì)象也會(huì)涵蓋該社區(qū)內(nèi)所有流動(dòng)人員，負(fù)責(zé)為其提供檔案管理服務(wù)，因而也更具社會(huì)性。

3.2 對(duì)人事檔案要求的多樣性

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)社會(huì)各個(gè)方面無(wú)疑都提出了新的要求，為確保公司在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，就應(yīng)該積極引進(jìn)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才。同時(shí)由于引進(jìn)人才來(lái)源的不確定性，這就要涉及到檔案管理工作。另一方面，檔案使用者類(lèi)型不同，使用途徑差異性，導(dǎo)致對(duì)檔案載體、內(nèi)容及傳遞方式等使用要求的多樣性；同時(shí)也會(huì)拓寬人事檔案的利用范圍，使之不再局限于某個(gè)單位，而是為更多的組織與個(gè)人提供便捷和幫助。

3.3 檔案來(lái)源之廣泛復(fù)雜性

由于檔案管理工作自身在服務(wù)與管理對(duì)象上的社會(huì)屬性，賦予了檔案內(nèi)容之復(fù)雜性和來(lái)源之廣泛性。傳統(tǒng)的檔案管理工作，只是單一履行其歸檔、檔案收集和整理、加工與提供使用的職能，因?yàn)閮H限在單位內(nèi)部使用，因此這類(lèi)檔案來(lái)源相對(duì)單一，內(nèi)容也較為簡(jiǎn)單粗糙；而新時(shí)期的社會(huì)化人事檔案，來(lái)源則更加廣泛，通常是由其所在區(qū)域內(nèi)的相關(guān)人員提供，由于這些人身份自身的不確定性，匯集起來(lái)就更為復(fù)雜，內(nèi)容也是千差萬(wàn)別的。

4 新時(shí)期對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新模式的幾點(diǎn)建議

科學(xué)有效的管理方法是檔案管理工作高質(zhì)量的必要保證。眾所周知，從前的檔案管理在一定時(shí)期內(nèi)發(fā)揮了很大的作用，但時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展，先前的檔案管理工作已經(jīng)日益凸顯其局限性，而新的時(shí)期也賦予了檔案管理工作新的任務(wù)與要求，因此，檔案管理工作要想發(fā)揮其應(yīng)有的作用，必須緊跟時(shí)代發(fā)展要求，及時(shí)總結(jié)與改進(jìn)，滿(mǎn)足工作實(shí)際需要，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化和規(guī)范化。

為了更好地適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需求，我們應(yīng)對(duì)檔案管理的具體工作細(xì)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理優(yōu)化及補(bǔ)充。在繼承傳統(tǒng)管理工作精華部分的基礎(chǔ)上，選擇性保留真實(shí)體現(xiàn)個(gè)人經(jīng)歷、職業(yè)發(fā)展以及社會(huì)關(guān)系等有關(guān)重要信息；同時(shí)還要做到以人為本，適當(dāng)增加反映個(gè)人知識(shí)水平、道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和職業(yè)修養(yǎng)等有針對(duì)性的記錄。

(1)工作業(yè)績(jī)上，及時(shí)記錄個(gè)人的工作業(yè)績(jī)及其重大工作與重大活動(dòng)中的杰出表現(xiàn)，同時(shí)補(bǔ)充其完成任務(wù)的實(shí)際情況以歸入檔案保存，以此作為今后評(píng)選的重要的依據(jù)。

(2)積極引進(jìn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，作為珍貴的人才信息庫(kù)。人事檔案無(wú)論是對(duì)集體還是個(gè)人都有著重要的意義。將先進(jìn)高效的科技手段整合到人事檔案管理工作中，充分挖掘資源的最大利用價(jià)值與潛力，進(jìn)而提高檔案管理工作效率與價(jià)值，使人事檔案資源更長(zhǎng)久地發(fā)揮作用。常用的科技手段與技術(shù)主要有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)協(xié)助管理，借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)，將人事檔案資料整理歸類(lèi)保存到計(jì)算機(jī)，應(yīng)用相應(yīng)的技術(shù)，將聲像、文字、圖片等感官信息轉(zhuǎn)變?yōu)楦又庇^的數(shù)據(jù)信息，最后采用檔案的電子與紙質(zhì)兩種形式進(jìn)行雙備份保存。

(3)從誠(chéng)信方面看，為規(guī)范對(duì)個(gè)人誠(chéng)信行為的管理與監(jiān)督，應(yīng)重點(diǎn)記載個(gè)人在職業(yè)領(lǐng)域、技術(shù)水平，以及個(gè)人公共道德行為等方面的資料，并進(jìn)行推廣與應(yīng)用。建議結(jié)合現(xiàn)代管理方法，不斷掌握檔案管理新技術(shù)，鼓勵(lì)創(chuàng)新，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，建立數(shù)字檔案及多媒體存檔，通過(guò)數(shù)字化手段完善對(duì)人才檔案信息的跟蹤、收集及反饋機(jī)制體系。

此外，要充分利用網(wǎng)絡(luò)手段，對(duì)檔案管理工作不斷創(chuàng)新。結(jié)合網(wǎng)絡(luò)的便捷迅速等特征，開(kāi)展不影響工作保密性的檔案資源信息共享，為公司及各用人單位錄取優(yōu)秀員工提供高效全面的人才信息，實(shí)現(xiàn)資源的有效共享。

5 結(jié) 語(yǔ)

新時(shí)期，人事檔案管理工作無(wú)論是對(duì)集體還是個(gè)人，都是極為重要的。為更好地應(yīng)對(duì)時(shí)代的發(fā)展與變化，我們應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)現(xiàn)存人事檔案進(jìn)行及時(shí)更新與補(bǔ)充，使人事檔案更加具有時(shí)效性，提升所存檔案的使用價(jià)值。通過(guò)使有關(guān)部門(mén)記載并保存人事檔案，選擇合適的人才進(jìn)行選拔培養(yǎng)，也會(huì)讓人們認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，這在一定程度上也能夠減少“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。

綜上所述，我們要學(xué)會(huì)不斷突破與創(chuàng)新、牢記與時(shí)俱進(jìn)，注重提升檔案管理工作的服務(wù)性能，最大限度地提升檔案實(shí)際價(jià)值?？茖W(xué)改革檔案管理工作與各項(xiàng)制度，建立誠(chéng)信業(yè)績(jī)記載檔案，必將使人事檔案擁有新的生機(jī)和活力，必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健康快速發(fā)展提供強(qiáng)有力保障。

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