醫(yī)院信息系統(tǒng)的切換方案及實(shí)踐

劉曉東，劉 洋，田麗麗，朱旭瑋

0 引言

隨著醫(yī)療改革的深入推進(jìn)，醫(yī)院的信息化建設(shè)步伐不斷加快[1]。許多醫(yī)院因原有系統(tǒng)無法滿足現(xiàn)在及未來的各項(xiàng)要求，紛紛引入新的信息系統(tǒng)，其中最為關(guān)鍵的就是新舊系統(tǒng)的切換工作，其涉及面廣、風(fēng)險(xiǎn)巨大，是系統(tǒng)建設(shè)成敗的第一步[2]。我們認(rèn)為，衡量系統(tǒng)是否切換成功的重要標(biāo)志是：短時(shí)間內(nèi)數(shù)據(jù)遷移完整準(zhǔn)確、業(yè)務(wù)流程保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)、各項(xiàng)數(shù)據(jù)報(bào)表符合要求。我院近年進(jìn)行了一次全院醫(yī)院信息系統(tǒng)的大規(guī)模切換工作，我們在廠家的密切配合之下，順利地完成了此次切換。

1 切換前準(zhǔn)備要充分

1.1 組織準(zhǔn)備

組織動(dòng)員要充分。新系統(tǒng)上線需要全院多個(gè)部門的參與配合，重點(diǎn)是財(cái)務(wù)、藥學(xué)、醫(yī)務(wù)、護(hù)理等關(guān)鍵部門。需要有強(qiáng)力的領(lǐng)導(dǎo)組織，明確管理細(xì)節(jié)，建立層級權(quán)責(zé)，及時(shí)、果斷地對有關(guān)問題進(jìn)行決策。對確定了的問題，通過會(huì)議、文件等形式盡快通知到臨床科室和相關(guān)操作人員[3]。

1.2 確定符合本院實(shí)際的切換方案

常見的系統(tǒng)切換方式有3種：直接切換、平行切換、逐步切換[4]。我院結(jié)合前期信息化應(yīng)用情況、管理方式、各業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)、上線系統(tǒng)的準(zhǔn)備情況等方面情況，選擇了符合本院實(shí)際的系統(tǒng)切換方案。

這次系統(tǒng)切換采用的是以直接切換為主，其他2種切換為輔的切換方式。如醫(yī)院整體業(yè)務(wù)采用直接切換方式，這種方式前期工作量大，切換存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，但因整體業(yè)務(wù)模塊統(tǒng)一用一套系統(tǒng)，接口處理少，有利于各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)分析。若前期做好充分的準(zhǔn)備工作，并制定好應(yīng)急預(yù)案，可將這種風(fēng)險(xiǎn)降至最低；對于舊系統(tǒng)中沒有的模塊即新模塊采用逐步切換方式，選擇一兩個(gè)有代表性的試點(diǎn)先試運(yùn)行一段時(shí)間，運(yùn)行穩(wěn)定后再全院大規(guī)模運(yùn)行；對于住院模塊采用平行切換方式，一段時(shí)間內(nèi)新舊系統(tǒng)并行，新入院患者用新系統(tǒng)處理，切換前住院患者用舊系統(tǒng)處理，待所有老患者出院后停用舊系統(tǒng)，全部使用新系統(tǒng)。

1.3 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備指基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入，如：人員信息、科室信息、藥品信息、收費(fèi)項(xiàng)目、衛(wèi)材、權(quán)限分配等[5]。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是一項(xiàng)繁瑣的系統(tǒng)工作，需要仔細(xì)核對，我們在進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時(shí)遵循以下4條基本原則：

（1）合理分配、專人專管。

（2）保質(zhì)保量、專人審核。審核不合格的重新維護(hù)，并要求必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。

（3）對于較復(fù)雜的涉及多個(gè)部門的數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)開會(huì)協(xié)商共同確定，如：科室設(shè)置、費(fèi)用分類等。

（4）數(shù)據(jù)導(dǎo)入要慎重，對于不能導(dǎo)入的數(shù)據(jù)，如：藥品庫存、物資庫存等重要數(shù)據(jù)，需上線當(dāng)天由相關(guān)操作人員加班錄入。

1.4 人員培訓(xùn)

我院在教學(xué)辦公室專門建立一個(gè)培訓(xùn)教室，培訓(xùn)計(jì)算機(jī)40余臺，通過上機(jī)操練強(qiáng)化實(shí)際操作，避免聽后就忘。通過培訓(xùn)使各業(yè)務(wù)科室的軟件使用者熟練新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和流程，減少誤操作。人員培訓(xùn)要注意方式方法，主要遵循以下3條基本原則：

（1）人員培訓(xùn)以業(yè)務(wù)流程為主線，如：按照患者入院、在院、出院的流程來講解。

（2）重點(diǎn)培訓(xùn)影響面較大的模塊，如：掛號收費(fèi)、護(hù)士工作站、醫(yī)生工作站等。

（3）確定培訓(xùn)的重點(diǎn)人群，如：可對少數(shù)有較好基礎(chǔ)的操作人員進(jìn)行先期培訓(xùn)，再由這些人員對其他操作人員進(jìn)行培訓(xùn)。

1.5 軟硬件配置升級

新系統(tǒng)對服務(wù)器和客戶端計(jì)算機(jī)提出了更高的要求。

（1）服務(wù)器配置。我們這次系統(tǒng)切換保持原系統(tǒng)服務(wù)器不動(dòng)，新系統(tǒng)采購新的服務(wù)器。新系統(tǒng)服務(wù)器端由2臺配置相同的IBM X3850X5服務(wù)器做成雙機(jī)，對外提供高可用服務(wù)，操作系統(tǒng)由之前的Windows系列改成Linux系列操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫采用O-racle 10g，以滿足醫(yī)院龐大的數(shù)據(jù)量。

（2）客戶端配置。醫(yī)院統(tǒng)一采購一批高配置新計(jì)算機(jī)，以往過舊計(jì)算機(jī)直接淘汰不用。操作系統(tǒng)用Windows系列，數(shù)據(jù)庫采用Oracle 10g。為了保證刷卡器能用，客戶端所有鍵盤采用圓孔式接口，不采用USB接口。上線前，對所有硬件設(shè)備和相關(guān)配套軟件安裝調(diào)試到位。

2 切換中工作思路要清晰

2.1 確定一個(gè)合理的切換時(shí)間

我院在上線時(shí)間的選擇上遵循以下2條原則：

（1）為使系統(tǒng)切換，對醫(yī)院業(yè)務(wù)的影響降至最低，應(yīng)選擇就診患者較少的時(shí)間。

（2）為了有利于月數(shù)據(jù)的完整性，應(yīng)盡量選擇本月的最后一天。

這次系統(tǒng)切換我們選擇在周五晚上零點(diǎn)開始。因晚上患者較少，第二、第三天為周末，門診量不太大，發(fā)現(xiàn)問題可在周六、周日進(jìn)行系統(tǒng)修改，有時(shí)間緩沖。待第四天星期一就醫(yī)的高峰期可對系統(tǒng)的穩(wěn)定性進(jìn)行一次全面的檢驗(yàn)。

2.2 確定好切換步驟

上線當(dāng)天有許多事情要做，如何保障系統(tǒng)切換當(dāng)天各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行至關(guān)重要。必須制定詳細(xì)的切換步驟，將具體實(shí)施步驟通過醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)發(fā)至所有科室，要求每個(gè)人必須按照步驟嚴(yán)格執(zhí)行，絕對不允許有切換步驟之外的操作或是流程[6]。我院此次切換的主要流程如下：

（1）樓層實(shí)施工程師去各自負(fù)責(zé)的樓層指導(dǎo)醫(yī)生使用新系統(tǒng)；

（2）門診收費(fèi)處、住院收費(fèi)處測試票據(jù)打印走紙；

（3）軟件工程師測試醫(yī)院排隊(duì)叫號系統(tǒng)、LIS接口、PACS接口、醫(yī)保接口等接口程序；

（4）清理新系統(tǒng)中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，清理后，任何人員不能再進(jìn)入新系統(tǒng)進(jìn)行任何操作；

（5）在新系統(tǒng)里操作藥品初始化；（6）對收費(fèi)員進(jìn)行發(fā)票領(lǐng)用操作；（7）各業(yè)務(wù)窗口全部退出舊系統(tǒng)，進(jìn)入新系統(tǒng)操作業(yè)務(wù)；

（8）增加后臺觸發(fā)器，控制不能再往舊系統(tǒng)寫入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；

（9）切換后，關(guān)注各業(yè)務(wù)流程。

2.3 明確重點(diǎn)工作

舊系統(tǒng)內(nèi)有許多出院未結(jié)算的患者，如何在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確地將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到新系統(tǒng)中是當(dāng)天系統(tǒng)切換的重點(diǎn)工作。為此，我們在上線前就已進(jìn)行了積極的準(zhǔn)備。具體做法如下：提前一周將舊系統(tǒng)中已出院未結(jié)算的患者信息導(dǎo)出，安排人員提前將這些人員的費(fèi)用信息分大類（不錄明細(xì)如：治療費(fèi)、西藥費(fèi)等）錄入到新系統(tǒng)中，同時(shí)結(jié)算部門記錄好本周已結(jié)算患者的住院號。上線前一天晚上再將本周新出院未結(jié)算的患者信息導(dǎo)出，同時(shí)檢查新系統(tǒng)中已導(dǎo)入的患者信息是否有本周已在舊系統(tǒng)中辦理出院，對于這樣的患者進(jìn)行無費(fèi)退院。采取此方案，保證了數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確地錄入，為上線工作打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.4 制定好應(yīng)急方案

系統(tǒng)切換存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，對可能發(fā)生的各種意外都必須考慮周全。總的原則是絕不能因?yàn)橄到y(tǒng)的問題影響醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展。為此，我們制定了《門診收費(fèi)、發(fā)藥應(yīng)急預(yù)案》、《住院收費(fèi)、發(fā)藥應(yīng)急預(yù)案》、《醫(yī)技收費(fèi)應(yīng)急預(yù)案》、《服務(wù)器故障應(yīng)急預(yù)案》等應(yīng)急方案，并進(jìn)行了演練，同時(shí)加強(qiáng)各個(gè)薄弱環(huán)節(jié)的技術(shù)支持工作，保障了系統(tǒng)的正常切換工作[7]。

2.5 制定責(zé)任明確的分工表

此次系統(tǒng)切換基本覆蓋全院所有業(yè)務(wù)科室，如門診收費(fèi)、門診藥房、住院收費(fèi)、住院藥房、門診醫(yī)生站、住院醫(yī)生站等，可見其范圍廣、任務(wù)重、責(zé)任大。如何高效、合理地組織，充分調(diào)動(dòng)信息中心工作人員指導(dǎo)醫(yī)生使用新系統(tǒng)是擺在我們面前的難題。我們在制定分工表時(shí)遵循以下4條原則：

（1）強(qiáng)弱搭配，分成若干個(gè)小組，由廠家工程師和我院工程師共同組成。

（2）合理分工，每個(gè)小組劃分一片科室，負(fù)責(zé)科室的上線工作。

（3）保持通訊暢通，將每個(gè)人的電話打印出來，發(fā)給每個(gè)人，可相互聯(lián)絡(luò)。

（4）統(tǒng)一指揮，集中保障，安排專人電話值班統(tǒng)一調(diào)度人員，并保障人員的可輪班休息、吃飯等問題。

3 切換后要抓住重點(diǎn)問題

3.1 理出關(guān)鍵問題

盡管切換前做了充分的準(zhǔn)備工作，但上線實(shí)踐操作中仍然會(huì)遇到一些問題。如：新系統(tǒng)放射費(fèi)用原定由各科護(hù)士站進(jìn)行收取，但實(shí)踐表明護(hù)理人員根本不知如何收取，于是調(diào)整流程由放射科收取放射費(fèi)；新系統(tǒng)要求護(hù)士站使用醫(yī)用衛(wèi)材前必須先進(jìn)行初始化工作，發(fā)現(xiàn)該問題后我們及時(shí)在數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一進(jìn)行初始化，減少了科室大量的數(shù)據(jù)錄入工作。

3.2 后續(xù)問題的解決

系統(tǒng)切換后，對新系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行跟蹤，通過會(huì)議、電話等多種形式了解新系統(tǒng)的使用情況，搜集整理操作中遇到的問題，對系統(tǒng)中存在的共性問題統(tǒng)一解決；對于使用者提出的新功能，組織人員研究其可行性并盡快進(jìn)行開發(fā)完善，使得系統(tǒng)更好地為廣大醫(yī)護(hù)工作者服務(wù)。

4 結(jié)語

經(jīng)過數(shù)個(gè)月的籌備和計(jì)劃，全院信息系統(tǒng)切換工作順利完成，各業(yè)務(wù)流程正常運(yùn)轉(zhuǎn)、各項(xiàng)數(shù)據(jù)報(bào)表無誤。通過這次系統(tǒng)切換實(shí)踐，使我們更加深入地認(rèn)識到醫(yī)院信息系統(tǒng)的切換是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，醫(yī)院信息化管理部門應(yīng)充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，精心做好系統(tǒng)切換前的準(zhǔn)備工作，選擇一種或幾種相結(jié)合的適合醫(yī)院自身的切換方式；實(shí)施過程中要沉著應(yīng)對，確保系統(tǒng)平穩(wěn)順利過渡，保障醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展。

[1] 李工，駱曄.談醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)中存在的若干問題[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2002，23（4）：54-55.

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[5] 劉浩.淺論HIS系統(tǒng)升級中的數(shù)據(jù)遷移[J].中國衛(wèi)生信息管理雜志，2007，4（3）：15-17.

[6] 劉海霞.醫(yī)院信息系統(tǒng)的切換準(zhǔn)備及切換方案探討[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥，2009，16（19）：119-120.

[7] 黃平，肖揚(yáng).醫(yī)院信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)備的搬遷方案及實(shí)踐[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2013，34（2）：94-96.