淺談電子檔案管理在大學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

楊偉

>摘要：

在網(wǎng)絡(luò)信息化盛行的時(shí)代，電子檔案被廣泛應(yīng)用于各個(gè)大學(xué)的檔案管理工作之中，不僅如此，電子檔案在社會(huì)各個(gè)單位發(fā)展之中的應(yīng)用也十分頻繁，其具有快捷，便利的優(yōu)勢(shì)。由此可見，電子檔案在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展過程中具有十分重要的作用和不容忽視的地位。

一、大學(xué)檔案管理工作的基本狀況 及過程中出現(xiàn)的部分問題

（一）檔案管理工作內(nèi)容過多

根據(jù)部分大學(xué)院校內(nèi)部檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查、分析顯示：大學(xué)院校內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)每年都會(huì)發(fā)生一定的變化，例如，遷出或者錄入等類似的現(xiàn)象。由于檔案變動(dòng)的數(shù)量較多，加上檔案本身特有的區(qū)域性質(zhì)，想要對(duì)其進(jìn)行更好的保護(hù)、保存必須投入更多的人力，同時(shí)還要加大物力的投入。

（二）信息技術(shù)亟需發(fā)展

基于大學(xué)內(nèi)部電子檔案管理工作而言，其信息化程度有待進(jìn)一步提高。電子檔案信息化技術(shù)管理本身具有快捷，便利，效率高等優(yōu)勢(shì)，可以理解為是電子檔案管理中最重要的一種有利方法。但目前大部分院校內(nèi)仍舊采用傳統(tǒng)的紙張檔案，一定程度上阻礙了電子檔案進(jìn)步的腳步。

（三）管理工作操作不合理

據(jù)對(duì)大部分院校檔案管理工作狀況調(diào)查發(fā)現(xiàn)，其檔案管理工作的實(shí)際操作程度不夠合理。加上不同大學(xué)內(nèi)部的不同狀況，導(dǎo)致其在內(nèi)部制度上具有很大的差別，從而造成不同大學(xué)之間的檔案管理工作無法達(dá)到一致的狀況，或者相互抵觸的情況等，不管出現(xiàn)怎樣的負(fù)面狀況，都將嚴(yán)重影響本校內(nèi)的檔案管理工作。

（四）傳輸不方便

眾所周知，大學(xué)院校內(nèi)部每年都會(huì)出現(xiàn)入學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等現(xiàn)象，顯而易見，大學(xué)院校內(nèi)部的流動(dòng)性較大。從而無論是以上那種狀況出現(xiàn)，均會(huì)造成檔案?jìng)鬏斃щy的嚴(yán)重狀況出現(xiàn)，不利于進(jìn)行檔案管理工作的有效進(jìn)行。

二、大學(xué)電子檔案管理的基本狀況

大學(xué)電子檔案管理工作于網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)是緊密相連、不可分割的。也就是說，電子檔案管理的最高點(diǎn)就是將傳統(tǒng)的管理方法逐漸向電子化轉(zhuǎn)變，或者是將其管理程度降低到一定程度等，與此同時(shí)，還能夠較好的進(jìn)行檔案歸檔的工作（資料、文獻(xiàn)收集和保存等），一定程度上，確保人們?cè)诮档蛣趧?dòng)力和物力的前提下，把檔案管理工作最大最優(yōu)，使得人力資源得到更好的運(yùn)用。電子檔案管理工作不僅能夠充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)，同時(shí)還能夠保證傳統(tǒng)檔案管理的精髓和本質(zhì)。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，電子檔案可以利用硬盤和U盤等進(jìn)行傳入，不僅快捷、方便，還能夠增強(qiáng)檔案管理的壽命與穩(wěn)定性等。

大學(xué)電子檔案管理的不足大體上可以歸結(jié)為以下幾個(gè)方面：①電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。傳統(tǒng)的紙張檔案管理缺乏完整性，在管理過程中容易出現(xiàn)筆誤現(xiàn)象，不過其造成的影響并不是很大，能夠?qū)τ谶^程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)救。另一方面，電子檔案本身與傳統(tǒng)的檔案管理比較之下就表現(xiàn)的十分復(fù)雜，因此，在傳輸過程中一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤將會(huì)致使其保存的信息全部丟失，甚至被損壞等。②電子檔案安全性偏弱。電子檔案一旦被丟失，后果的嚴(yán)重性不可想象。傳輸時(shí)具有被修改和損害的狀況，由此可見，其安全性十分重要，不容我們忽視。

三、大學(xué)檔案管理中電子檔案管理的應(yīng)用

進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全。有上述內(nèi)容所知，大學(xué)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸時(shí)具有一定的危險(xiǎn)性，這也是當(dāng)前人們十分重視及有待解決的一個(gè)問題。電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備必須進(jìn)一步加強(qiáng)，例如，對(duì)其儲(chǔ)存設(shè)備進(jìn)行及時(shí)檢查和定期清理，并設(shè)立特定的網(wǎng)絡(luò)去安全性監(jiān)督人員，設(shè)置特定的身份驗(yàn)證（驗(yàn)證碼、身份證以及數(shù)字簽名等的多種方法）。

逐漸完善管理制度和規(guī)范操作的流程。大學(xué)電子檔案管理過程中，必須高度重視檔案管理工作人員自身的綜合素質(zhì)、職業(yè)道德以及網(wǎng)絡(luò)安全性操作相關(guān)知識(shí)等眾多問題，并定期對(duì)其進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，以此增強(qiáng)工作人員的綜合管理技能和防范能力等。除此之外，還必須加強(qiáng)電子檔案管理工作人員的實(shí)際操作能力，督促他們加強(qiáng)鍛煉，并掌握操作技巧，從而在進(jìn)行管理工作進(jìn)行時(shí)能夠熟練進(jìn)行，不僅能夠有效地節(jié)約時(shí)間，同時(shí)還有效地提高了工作的效率等。此外，還必須基于根據(jù)實(shí)際狀況的出發(fā)點(diǎn)進(jìn)一步完善內(nèi)部管理制度。

積極優(yōu)化檔案管理工作人員的服務(wù)方法。大學(xué)院校檔案管理工作人員應(yīng)該全面了解內(nèi)部信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和挖掘內(nèi)部信息資源，并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的加工、處理，使得其與多媒體、電子化以及光盤的制作等多種技術(shù)等相融合。此外，及時(shí)儲(chǔ)存電子信息，為大家實(shí)際操作奠定基礎(chǔ)條件。除此之外，檔案管理工作人員還必須堅(jiān)持“為人民服務(wù)”的基本觀念為廣大學(xué)者提供“微笑式”服務(wù)。更重要的一點(diǎn)是設(shè)置先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，為電子檔案提供在線咨詢等服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，在網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的環(huán)境下，加強(qiáng)電子檔案管理是各個(gè)大學(xué)內(nèi)部不容忽視的一個(gè)重要問題。因此，必須電子檔案信息化進(jìn)行不斷調(diào)查、研究、分析和總結(jié)，并在現(xiàn)有基礎(chǔ)之上進(jìn)行創(chuàng)新，適當(dāng)?shù)貎?yōu)化電子檔案、完善制度、規(guī)范操作流程等一系列工作，以此確保大學(xué)電子檔案管理的完整性、安全性等。

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【作者單位：河南化工職業(yè)學(xué)院】