協(xié)同OA系統(tǒng)在大型企業(yè)集團(tuán)中的開發(fā)與應(yīng)用研究

王卓瑋（江蘇省江陰市興澄特種鋼鐵有限公司，江陰，214429）

協(xié)同OA系統(tǒng)在大型企業(yè)集團(tuán)中的開發(fā)與應(yīng)用研究

王卓瑋
（江蘇省江陰市興澄特種鋼鐵有限公司，江陰，214429）

本文運(yùn)用現(xiàn)代的通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，運(yùn)用“整體規(guī)劃、分步實(shí)施”的開發(fā)策略，同時(shí)整體采用模塊化的思想，設(shè)計(jì)出了包含企業(yè)行政辦公、合同管理等為一體的高效率的信息溝通平臺(tái)，提高了企業(yè)內(nèi)部溝通的效率。

協(xié)同OA系統(tǒng)；企業(yè)；辦公自動(dòng)化

1 概述

信息化所帶來(lái)的是企業(yè)高效率的辦公系統(tǒng)，以此加強(qiáng)集團(tuán)公司與下屬公司之間、公司內(nèi)部的信息交流與合作。而根據(jù)用友軟件負(fù)責(zé)人對(duì)整體OA辦公系統(tǒng)使用情況的調(diào)查后表示：“接近60%的企業(yè)在使用OA系統(tǒng)2-3年之后，往往都擱置或是廢止了”。究其原因，是企業(yè)在隨著自身業(yè)務(wù)的不斷變化過(guò)程中，卻沒(méi)有對(duì)系統(tǒng)重新開發(fā)，導(dǎo)致原本的OA系統(tǒng)越來(lái)越不能滿足企業(yè)自身業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，而淘汰?；诖耍疚慕Y(jié)合具體的企業(yè)，按照重新開發(fā)的流程，按照相應(yīng)的程序?qū)ζ髽I(yè)的系統(tǒng)OA系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，以此實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的高效率辦公化。

2 協(xié)同OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)的思路

本文以具體的企業(yè)作為系統(tǒng)開發(fā)的研究對(duì)象，結(jié)合現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)作為技術(shù)基礎(chǔ)，并結(jié)合瀑布式的開發(fā)方式對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)。其思路是首先對(duì)企業(yè)調(diào)查研究的基礎(chǔ)上整體規(guī)劃設(shè)計(jì)；其次是按照模塊化的思想，將整體的系統(tǒng)劃分成不同功能的子模塊，并對(duì)子模塊進(jìn)行分開的設(shè)計(jì)；再次在子模塊設(shè)計(jì)開發(fā)的基礎(chǔ)上，集成所有的功能，并對(duì)集成的系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試和維護(hù)，從而形成新的OA辦公系統(tǒng)。

3 協(xié)同OA系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

通過(guò)對(duì)企業(yè)調(diào)查的分析，我們將該OA協(xié)同系統(tǒng)功能劃分為辦公管理、郵件管理、知識(shí)信息管理、人力資源管理、系統(tǒng)管理、個(gè)人事務(wù)管理、通信會(huì)議管理。其具體的功能設(shè)計(jì)如圖1所示。

其中，辦公管理則主要是對(duì)公司的辦公流程開發(fā)。而該模塊其子系統(tǒng)分為辦公管理、待辦業(yè)務(wù)、合同管理、日程安排、信息發(fā)布等辦公模塊；

電子郵件管理則主要用于企業(yè)內(nèi)部通信，并以Web mail作為其主要的應(yīng)用模式。同時(shí)該系統(tǒng)還包含統(tǒng)一認(rèn)證和對(duì)整個(gè)郵件系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控和分析；

知識(shí)信息管理模塊則主要包括對(duì)相關(guān)文檔的管理、內(nèi)容的標(biāo)記和文檔的索引、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理模塊與系統(tǒng)整體架構(gòu)相結(jié)合，并使得模塊具備跨平臺(tái)的集成功能；

人力資源管理模塊則主要是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的人力資源進(jìn)行管理。該模塊主要分為報(bào)表統(tǒng)計(jì)和人員信息管理兩個(gè)部分。其中的人力信息管理則主要是針對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)企業(yè)內(nèi)部的人力資源情況進(jìn)行查看；

會(huì)議通訊管理則是利用Sametime即時(shí)通訊，向廣大的企業(yè)內(nèi)部人員顯示自身的工作狀態(tài)是否在線或離線。通過(guò)這種技術(shù)方便企業(yè)內(nèi)部的員工對(duì)在線的員工發(fā)送相關(guān)的公司文件、資料、圖片等。而傳送的大小則由管理員在服務(wù)器端口進(jìn)行設(shè)置；

合同管理則是對(duì)合同的錄入、審批、監(jiān)控執(zhí)行、評(píng)估、查詢、統(tǒng)計(jì)等全生命周期的自動(dòng)化模式作業(yè)；通過(guò)工作流審批功能達(dá)到網(wǎng)上審批功能，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同的規(guī)范化管理。同時(shí)對(duì)公司的相關(guān)訴訟合同進(jìn)行管理，訴訟時(shí)效進(jìn)行登記等功能。

個(gè)人事務(wù)系統(tǒng)則實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人日程、個(gè)人文檔、常用下載、郵件集成的管理，以此更好的協(xié)助企業(yè)員工的辦公需要。

系統(tǒng)管理則主要針對(duì)管理員，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護(hù)和系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份、存儲(chǔ)，對(duì)系統(tǒng)的權(quán)限分配等功能。

4 協(xié)同OA系統(tǒng)整體架構(gòu)設(shè)計(jì)

該系統(tǒng)整體架構(gòu)設(shè)計(jì)則采用B/S模式的三層架構(gòu)思想，將該協(xié)同OA系統(tǒng)分為四層結(jié)構(gòu)，并以Web Sphere Portal和Domino技術(shù)作為該系統(tǒng)的基礎(chǔ)，利用專業(yè)的集成工具Portlet Factory和Dash board Framework為系統(tǒng)提供統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的集成接口框架。整合和集成其中的各種數(shù)據(jù)庫(kù)與應(yīng)用服務(wù)，并通過(guò)集成webseal單點(diǎn)認(rèn)證提供的反向統(tǒng)一登錄，并通過(guò)IBM TDS實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一訪問(wèn)和存儲(chǔ)，并以此作為用戶認(rèn)證的數(shù)據(jù)源。通過(guò)IBM TIM，實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶信息的同步管理，并通過(guò)其中的辛迪加復(fù)制將相關(guān)的內(nèi)容發(fā)布到門戶的集群節(jié)點(diǎn)之上。

5 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)接口的設(shè)計(jì)

在該架構(gòu)中，包含著不同的功能模塊和系統(tǒng)，因此，對(duì)不同系統(tǒng)之間的接口設(shè)計(jì)則顯得尤其必要。在對(duì)該系統(tǒng)的接口設(shè)計(jì)中，主要包括以下的接口進(jìn)行設(shè)計(jì)：

1)、辦公辦文接口設(shè)計(jì) 對(duì)接口的設(shè)計(jì)，則主要采用其中的Domino/java技術(shù)對(duì)接口進(jìn)行編程和開發(fā)，從同時(shí)其功能隨著企業(yè)的需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

2)、平息平臺(tái)接口 該接口所涉及的接口，一般都是采用在Portlet當(dāng)中潛入各種應(yīng)用系統(tǒng)的方式，對(duì)信息進(jìn)行展示，也可以通過(guò)XMLXPAGEHTMLAJAX格式的形式對(duì)文件信息進(jìn)行展示。內(nèi)部郵件、辦公系統(tǒng)、合同管理、系統(tǒng)管理等則采用單點(diǎn)登錄的認(rèn)證方式對(duì)用戶進(jìn)行認(rèn)證。

6 系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用

1）工作流技術(shù) 在該協(xié)同OA系統(tǒng)當(dāng)中，其主要采用WFM工作流技術(shù)，其目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)公司管理的流程化管理，同時(shí)也是企業(yè)自動(dòng)辦公地延伸和發(fā)展。通過(guò)該工作技術(shù)流技術(shù)，實(shí)現(xiàn)在繁雜的公司業(yè)務(wù)中，從公文流轉(zhuǎn)、請(qǐng)示報(bào)告在到費(fèi)用的報(bào)銷，都通過(guò)該協(xié)同OA系統(tǒng)進(jìn)行，從而慢慢的構(gòu)成企業(yè)的日常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。以該公司的合同管理為例，通過(guò)各個(gè)不同部門對(duì)合同的起草，在經(jīng)過(guò)部門經(jīng)理審核之后，在通過(guò)行政和法律顧問(wèn)審核，最后交由總經(jīng)理進(jìn)行審批。在總經(jīng)理批準(zhǔn)后，法律顧問(wèn)再蓋章，并傳遞給各個(gè)部門簽收、存檔，法律顧問(wèn)在對(duì)執(zhí)行進(jìn)行跟蹤總結(jié)，并做出總結(jié)。

2）特性組件 通過(guò)上述的架構(gòu)，我們可看出，對(duì)系統(tǒng)整體架構(gòu)的設(shè)計(jì)則主要采用不同的特性組件和工具包來(lái)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。如在該系統(tǒng)中我們充分利用web技術(shù)組件對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)。而針對(duì)內(nèi)容的共享我們則采用WCM對(duì)象，以此減少重復(fù)開發(fā)的工作量。

3）安全訪問(wèn)技術(shù) 該系統(tǒng)作為企業(yè)內(nèi)部的辦公系統(tǒng)，必然涉及公司的相關(guān)商業(yè)信息，因此，必須做好對(duì)企業(yè)的信息保護(hù)，就必須采用各種不同的安全訪問(wèn)技術(shù)。在該系統(tǒng)中我們采用統(tǒng)一身份認(rèn)證技術(shù)、信息加密和授權(quán)管理等措施，以此保證系統(tǒng)的安全。

總之，協(xié)同OA系統(tǒng)的開發(fā)，是一個(gè)復(fù)雜而漫長(zhǎng)的過(guò)程。因此，在開發(fā)中，我們采取邊開發(fā)、邊適用的方式，來(lái)提高系統(tǒng)在企業(yè)當(dāng)中的實(shí)用性。

李紅廷.基于工作流的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)：[碩士

學(xué)位論文]．大連：大連理工大學(xué)，2010

王卓瑋，1979年，女，江蘇江陰人，工程師，本科，從事軟件開發(fā)維護(hù)。

Development and Application of Collaborative OA system of large enterprise groups

Wang Zhuowei
（Jiangyin Xingcheng Special Steel Co., Ltd.Jiangyin，214429）

This paper the use of modern communications technology,computer technology,the use of "overall planning,step by step" development strategy,while the overall idea of modular,designed the corporate administration included office,contract management as one of the high efficiency of information communication platform to improve the efficiency of internal communication.

Collaborative OA system;enterprise;office automation

圖1 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)