校友信息系統(tǒng)從“自查自用”到“共建共享”的設(shè)計(jì)與實(shí)踐

楊穎

（華東理工大學(xué)校友與發(fā)展聯(lián)絡(luò)處 上海 200237）

1 研究背景

遍布世界的校友資源是各大高校的寶貴財(cái)富，校友信息的收集和掌握依然是推動(dòng)學(xué)校發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作之一［1-2］。隨著辦學(xué)歷史延伸，高校積累的校友數(shù)量逐年遞增。同時(shí)，一位校友可能有上百個(gè)字段來定義，包括就讀信息、聯(lián)系方式、工作情況、興趣愛好等［3］。因此，校友信息的數(shù)據(jù)量極其龐大。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代發(fā)展背景和互聯(lián)網(wǎng)思維下，各類校友信息系統(tǒng)如雨后春筍般涌現(xiàn)，大大提升了校友工作的成效和質(zhì)量［4-6］。

但是，當(dāng)前校友信息系統(tǒng)大多還停留于校友總會(huì)自查自用的階段，信息搜集渠道較為傳統(tǒng)單一，無(wú)法充分發(fā)揮校友工作聯(lián)動(dòng)的作用［7］。學(xué)院校友會(huì)、地方校友會(huì)和行業(yè)校友會(huì)等二級(jí)校友組織應(yīng)運(yùn)而生，對(duì)校友信息系統(tǒng)的共建共享提出了新的需求。眾多高校出于信息安全防范的考慮，未嘗試向二級(jí)校友組織開放校友信息系統(tǒng)的權(quán)限，依然使用Excel表格形式實(shí)現(xiàn)信息交互，拖后了工作效率，更可能發(fā)生因工作人員變動(dòng)、設(shè)備損壞等原因造成數(shù)據(jù)的泄露和丟失，產(chǎn)生嚴(yán)重后果［8］?；诖?，結(jié)合我校校友會(huì)向?qū)W院校友會(huì)開放校友信息系統(tǒng)的具體實(shí)踐，探索校友信息系統(tǒng)從“自查自用”到“共建共享”的轉(zhuǎn)變途徑，提出解決實(shí)際問題的建議。

2 校友信息系統(tǒng)的發(fā)展歷程和階段特點(diǎn)

以學(xué)校校友信息系統(tǒng)為例，共分為信息采集、信息整合、信息操作、信息安全、大數(shù)據(jù)分析5個(gè)模塊，設(shè)計(jì)拓?fù)鋱D如圖1所示。作為幾十萬(wàn)校友信息的集合，校友信息系統(tǒng)便于查詢管理各類工作數(shù)據(jù)，搭建校友合作互動(dòng)平臺(tái)，助力母校和校友的事業(yè)發(fā)展。同時(shí)，首創(chuàng)開發(fā)學(xué)院版校友信息系統(tǒng)，次年投入使用。8年來，校友信息系統(tǒng)中的校友名冊(cè)、校友信息數(shù)據(jù)持續(xù)上升，切實(shí)提高了工作實(shí)效，激活與全國(guó)乃至全球數(shù)十萬(wàn)校友的聯(lián)系。

圖1 校友信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)拓?fù)鋱D

通過對(duì)40余位學(xué)院校友工作管理員進(jìn)行使用情況調(diào)研，校友信息系統(tǒng)各階段特點(diǎn)和使用現(xiàn)狀如下。

（1）初期，數(shù)據(jù)共享性高、冗余少且使用頻率高。為了更好地更新和挖掘知名校友信息，將校友數(shù)據(jù)信息取于學(xué)院、歸于學(xué)院，系統(tǒng)加強(qiáng)了學(xué)院功能和權(quán)限控制，基于校友庫(kù)畢業(yè)生名冊(cè)數(shù)據(jù)和校友信息數(shù)據(jù)，分配至學(xué)院，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和管理員使用專門開設(shè)的賬號(hào)密碼登錄。校友數(shù)據(jù)可被多個(gè)用戶和多個(gè)應(yīng)用共享使用，大大減少數(shù)據(jù)冗余。同時(shí)，提出校友信息系統(tǒng)指標(biāo)，更大程度上提高積極性，實(shí)現(xiàn)交流互動(dòng)。圖2和圖3顯示，使用初期，校友信息數(shù)量顯著提升。

圖2 校友庫(kù)中全日制校友的名冊(cè)、信息和激活率情況

圖3 校友庫(kù)中非全日制校友的名冊(cè)、信息和激活率情況

（2）中期，數(shù)據(jù)獨(dú)立性高，人工采集成本增大，信息動(dòng)態(tài)更新滯后。學(xué)院庫(kù)在實(shí)踐中不斷完善，基于數(shù)據(jù)安全考慮，學(xué)院管理員只能單個(gè)修改本學(xué)院的校友名冊(cè)和信息，不能批量新增校友數(shù)據(jù)，不允許刪除整條校友信息，可以且只能維護(hù)本院系的校友信息的交往數(shù)據(jù)。管理員修改本學(xué)院的校友信息后，由校友會(huì)專人將學(xué)院庫(kù)數(shù)據(jù)更新至校友庫(kù)，并定期將校友庫(kù)信息更新至學(xué)院庫(kù)。學(xué)院管理員通過校友活動(dòng)，收集班級(jí)通訊錄，人工采集校友信息后，需要管理員單個(gè)修改校友名冊(cè)和信息，比之批量上傳而言相對(duì)繁瑣。另外，校友庫(kù)和學(xué)院庫(kù)的數(shù)據(jù)交互時(shí)，難以明確校友是否自主更新信息，該信息是否已被錄入學(xué)院庫(kù)，需要通過查看操作日志的方式，重復(fù)定位校友，因此，更新信息成本不斷增大。但由于校友信息系統(tǒng)指標(biāo)不斷激勵(lì)，學(xué)院依舊保持很強(qiáng)的維護(hù)和處理信息的主動(dòng)性，校友信息數(shù)量持續(xù)上升。

（3）末期，數(shù)據(jù)安全要求持續(xù)加強(qiáng)，管理和維護(hù)代價(jià)增大。在新常態(tài)下，校友活動(dòng)的規(guī)模和數(shù)量大幅度減少，工作人員變動(dòng)，賬戶密碼反復(fù)變更，信息安全和數(shù)據(jù)保密問題亟須解決，系統(tǒng)暫停向?qū)W院開放。在新形勢(shì)和“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維模式下，制訂了共建共享校友信息的方案，向?qū)W院管理員開放“校友大數(shù)據(jù)+”小程序的權(quán)限，使用微信授權(quán)登錄，基于誠(chéng)信互惠的原則，共享部分權(quán)限。不但避免了賬戶密碼泄露的安全隱患，學(xué)院管理員還可以實(shí)時(shí)查看本學(xué)院最新的校友名冊(cè)和信息，校友會(huì)管理員無(wú)需對(duì)校友庫(kù)和學(xué)院庫(kù)的信息進(jìn)行人工判斷時(shí)間先后和重復(fù)的復(fù)制粘貼工作，減少管理和維護(hù)成本。

3 校友信息系統(tǒng)指標(biāo)的提出和意義

校友信息系統(tǒng)從“自查自用”到“共建共享”，不僅是平臺(tái)技術(shù)層面的轉(zhuǎn)變，更是校友工作理念的革新，使校友數(shù)據(jù)真正來源于二級(jí)校友組織，并放權(quán)于二級(jí)校友組織。為評(píng)估校友信息系統(tǒng)模式的有效性，提出了指標(biāo)——校友激活率和替代指標(biāo)。

3.1 校友激活率的意義

“激活”指刺激有機(jī)體內(nèi)某種物質(zhì)，使其活躍地發(fā)揮作用。校友會(huì)通過多種途徑，如組織校友返校和校友活動(dòng)，搭建地方校友會(huì)、行業(yè)校友會(huì)和學(xué)院校友會(huì)等三位一體校友組織，開發(fā)校友微站，提供校友郵箱申請(qǐng)等，都可以“團(tuán)結(jié)、凝聚、服務(wù)、助力”——激活校友［9-10］。校友信息系統(tǒng)中，某條校友信息包括有效手機(jī)號(hào)碼、郵箱、通訊地址、工作單位等字段的其中之一（見表1），即校友會(huì)能定位到該校友，便滿足歸入激活率的條件。通過不同的標(biāo)簽設(shè)置和綜合篩選，計(jì)算校友信息和校友名冊(cè)的比值，統(tǒng)計(jì)各組織的校友激活率。通過校友激活率分析報(bào)告，為高校校友工作提供有利的參考。

表1 校友信息重點(diǎn)字段

3.2 校友信息系統(tǒng)指標(biāo)的替代

隨著校友工作不斷推進(jìn)，激活率日益增高，學(xué)院深挖校友信息的積極性持續(xù)高昂的趨勢(shì)減弱，校友激活率難以立刻有大幅度上升。同時(shí)，部分校友信息來源于畢業(yè)檔案導(dǎo)入，時(shí)過境遷需要重新確認(rèn)。因此，校友信息工作模式也應(yīng)隨之變化，校友信息系統(tǒng)從“激活校友”逐步邁入“更新信息”的階段。上海部分高校將除應(yīng)屆畢業(yè)生外，3年內(nèi)獲取的校友信息界定為有效信息。明確重點(diǎn)字段，分析更新場(chǎng)景，是更新校友信息工作的關(guān)鍵。學(xué)院修改關(guān)鍵字段后，確保信息數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，每月導(dǎo)出修改日志，統(tǒng)計(jì)更新率和更新次數(shù)。通過更新指標(biāo)的分析報(bào)告，提高了二級(jí)校友組織對(duì)沉積數(shù)據(jù)維護(hù)的熱情，提高了校友數(shù)據(jù)使用的效率和準(zhǔn)確性，對(duì)于更好地聯(lián)絡(luò)校友情感、發(fā)掘校友資源起到至關(guān)重要的作用。

4 結(jié)論和建議

4.1 完善工作機(jī)制，做好數(shù)據(jù)安全防范

校友會(huì)和二級(jí)校友組織，作為校友信息這一寶貴資源的收集者、管理者和使用者，承擔(dān)著信息安全防范的重要責(zé)任，因此，必須將保障數(shù)據(jù)安全放在第一位，全面加強(qiáng)母校對(duì)全球校友的凝聚力和校友工作的管理水平。首先，校友信息系統(tǒng)必須遵循統(tǒng)一管理、統(tǒng)籌規(guī)劃、明確負(fù)責(zé)的原則，建立完善的管理、信息維護(hù)制度。其次，作為校友工作的核心中樞，校友數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)器必須按要求正確配置殺毒軟件、賬戶密碼復(fù)雜度和長(zhǎng)度、安全日志審計(jì)、系統(tǒng)補(bǔ)丁更新，制訂安全制度相關(guān)的應(yīng)急預(yù)案，確保系統(tǒng)順利完成公安部信息系統(tǒng)等保定級(jí)備案。再次，工作人員必須不斷鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)信息安全的技術(shù)知識(shí)和操作技巧，保障校友會(huì)網(wǎng)絡(luò)安全，堅(jiān)決防止發(fā)生重大網(wǎng)絡(luò)安全事件。最后，完善數(shù)據(jù)保密制度，學(xué)院管理員使用校友庫(kù)前均需簽署保密協(xié)議，強(qiáng)化并落實(shí)數(shù)據(jù)安全責(zé)任追究制。

4.2 健全工作網(wǎng)絡(luò)，暢通數(shù)據(jù)來源網(wǎng)絡(luò)

“先挖渠，后引水”。校友信息來源和溝通網(wǎng)絡(luò)是校友文化穩(wěn)定發(fā)展的先決條件，是挖掘校友資源的前提和準(zhǔn)備。面對(duì)廣泛分布在世界各地、各行各業(yè)的校友，校友會(huì)應(yīng)自上而下健全工作網(wǎng)絡(luò)，探索激活和更新校友的各種途徑。校友會(huì)和二級(jí)校友組織聚焦不同年齡段校友，精心組織策劃形式多樣的校友活動(dòng)，為不同興趣、不同需求的校友提供服務(wù)，同時(shí)，收集校友興趣和所屬行業(yè)的信息。與此同時(shí)，和技術(shù)公司合作完善知名校友大數(shù)據(jù)服務(wù)，基于互聯(lián)網(wǎng)的海量數(shù)據(jù)，借助“爬蟲”“輿情”等大數(shù)據(jù)采集和加工技術(shù)，實(shí)現(xiàn)知名校友動(dòng)態(tài)信息的采集、清洗和加工，篩選某些行業(yè)的榮譽(yù)名單等，幫助校友會(huì)和二級(jí)校友組織獲取知名校友的信息和動(dòng)態(tài)，以持續(xù)不斷地提高校友信息激活率和更新率。

4.3 夯實(shí)激勵(lì)措施，充分調(diào)動(dòng)二級(jí)組織積極性

想要充分調(diào)動(dòng)二級(jí)校友組織的工作積極性，拓寬校友數(shù)據(jù)的搜集渠道，提升校友數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度，必須提高工作人員的主觀能動(dòng)性。校友總會(huì)簡(jiǎn)政分權(quán)，傾聽意

見，以便在初期修正校友信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、模塊和分配權(quán)限，真正做到和二級(jí)校友組織的“共建共享”。同時(shí)，充分尊重二級(jí)校友組織的工作方式和決策，在做好服務(wù)工作的同時(shí)，不斷推出激勵(lì)措施，將激活率和更新率作為激勵(lì)指標(biāo)，而非考核指標(biāo)，讓各組織積極發(fā)揮主體作用，站前臺(tái)、做表率，自發(fā)組織、自主運(yùn)作好各自的校友平臺(tái)，鏈接與整合校友之間的資源，以此獲取大量校友信息，力求實(shí)現(xiàn)校友工作聯(lián)動(dòng)機(jī)制。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，面對(duì)校友信息數(shù)據(jù)量龐大、激活和更新字段多樣、數(shù)據(jù)安全防范等問題，校友信息系統(tǒng)從“自查自用”到“共建共享”的轉(zhuǎn)變是使然，也是必然，它能提高校友數(shù)據(jù)使用的效率、準(zhǔn)確性和安全性，幫助校友會(huì)更好地挖掘校友資源，讓校友工作不斷開拓創(chuàng)新，真正成為學(xué)校發(fā)展的強(qiáng)大推動(dòng)力。