ERP與OA系統(tǒng)合同和財(cái)會業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)整合探究

楊亞靜

（陜西財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院,陜西咸陽,712000）

ERP與OA系統(tǒng)合同和財(cái)會業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)整合探究

楊亞靜

（陜西財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院,陜西咸陽,712000）

文章將ERP與OA系統(tǒng)合同和財(cái)會業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)對ERP中的合同信息進(jìn)行提取并進(jìn)入OA系統(tǒng)，按照設(shè)定好的工作流程進(jìn)行相關(guān)財(cái)務(wù)的管理和審批，并最終將結(jié)果回傳到ERP系統(tǒng)當(dāng)中去。通過該系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)基于業(yè)務(wù)流的企業(yè)采購到自動財(cái)務(wù)的審批，傳閱以及流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)了對企業(yè)級的從每筆業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)監(jiān)控和審批，具有很強(qiáng)的實(shí)用性。

OA系統(tǒng)；ERP；數(shù)據(jù)整合；SAPR/3

隨著近年來國家對信息化的大力發(fā)展，越來越多的大型企業(yè)開始使用辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）與企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（ERP系統(tǒng)）。但是兩種不同的系統(tǒng)來自不同的軟件商，導(dǎo)致在實(shí)際使用的過程中不能形成整合的效應(yīng)，以此幫助企業(yè)更好的提高工作的效率，基于此，本文對此進(jìn)行探討和研究設(shè)計(jì)，使其能充分的融合，從而給企業(yè)帶來最大的效益。

1 OA系統(tǒng)與ERP的特點(diǎn)

ERP即為企業(yè)資源計(jì)劃，是對企業(yè)的物流、資金流以及信息流的全面集成的一個(gè)系統(tǒng)。主要包括財(cái)務(wù)、人力、后勤、業(yè)務(wù)工作流以及網(wǎng)絡(luò)連接的功能。這些功能不僅可以單獨(dú)的進(jìn)行使用，同時(shí)可以和其他的方案進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)財(cái)務(wù)、物流以及人員信息的統(tǒng)一管理。但其最大的不足之處在于其審批的架構(gòu)比較簡單，審批的層次淺。

Domino的數(shù)據(jù)庫為數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)元素的集合。其中的數(shù)據(jù)存儲在文檔中，而文檔的界面體現(xiàn)為表單和設(shè)計(jì)元素。Notes是可反應(yīng)主文檔和子文檔關(guān)系的視圖。Domino的開發(fā)部件主要的設(shè)計(jì)元素包括數(shù)據(jù)庫、表單、代理、JavaScript等元素。而從使用特點(diǎn)來看，OA辦公自動化系統(tǒng)有效的彌補(bǔ)了上述ERP的不足，OA系統(tǒng)具有很強(qiáng)的靈活性，如在工作流方面可實(shí)行靈活的定制，并簡單易用，可將多層次的、復(fù)雜的審批功能放到該系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)與ERP系統(tǒng)的交互。

2 OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)交互可能帶來的關(guān)系影響

（1）軟件的應(yīng)用存在不協(xié)調(diào) 由于OA系統(tǒng)軟件一般屬于行政部門使用，ERP系統(tǒng)多屬于財(cái)務(wù)和采購部門使用，因此，在使用的時(shí)候，因此行政和財(cái)務(wù)方面的審批程序等的不同，導(dǎo)致在使用上無法達(dá)到協(xié)同的作用，從而在應(yīng)用上存在不協(xié)調(diào)。

（2）管理方式不同帶來的影響 OA系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡(luò)開放式的管理系統(tǒng)，而ERP系統(tǒng)則采用封閉式的管理方式。因此，其管理的方式截然不同給整合中的 數(shù)據(jù)安全帶來很大的隱患，甚至造成混亂。

（3）信息孤島帶來的影響 OA與ERP系統(tǒng)的使用分別屬于不同的部門，從而形成信息的孤島，數(shù)據(jù)的共享性很差，而對系統(tǒng)的整合中很多復(fù)雜的問題是由很多的 工作細(xì)節(jié)來進(jìn)行支撐的。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和業(yè)務(wù)的擴(kuò)大，對業(yè)務(wù)的處理也體現(xiàn)出個(gè)性化的傾向。而企業(yè)在適應(yīng)這些業(yè)務(wù)需要的時(shí)候，往往有很多的特

殊的業(yè)務(wù)需要處理，而針對這些業(yè)務(wù)，就必須建立一套業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門之間的，都認(rèn)可的正規(guī)程序，以此形成系統(tǒng)效應(yīng)，處理這些業(yè)務(wù)。

3 ERP與OA系統(tǒng)合同和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)整合的實(shí)現(xiàn)

我們以生產(chǎn)銷售企業(yè)為例，通過制定計(jì)劃的生產(chǎn)，在企業(yè)產(chǎn)生訂單后，將通過OA系統(tǒng)將貨物進(jìn)行發(fā)送，并產(chǎn)生相關(guān)的會計(jì)費(fèi)用，同時(shí)系統(tǒng)再將相關(guān)的數(shù)據(jù)回傳到ERP系統(tǒng)中。因此，按照商貿(mào)公司的應(yīng)用分類，我們將其為ERP系統(tǒng)中的會計(jì)管理、生產(chǎn)管理模塊、庫存模塊、質(zhì)量管理模塊與OA系統(tǒng)中的合同管理系統(tǒng)、審計(jì)管理系統(tǒng)整合，從而實(shí)現(xiàn)在線的財(cái)務(wù)管理、審批以及分類。

3.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)的原則

①安全性原則 根據(jù)上述對系統(tǒng)整合的關(guān)系的描述，在對系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，必須注重系統(tǒng)的安全性。如通過進(jìn)行身份的驗(yàn)證，登陸合同管理系統(tǒng)，以此保證登陸服務(wù)器的用戶為合法用戶。同時(shí)系統(tǒng)的管理員對不同的角色進(jìn)行授權(quán)，從而對不同的角色進(jìn)行條件約束。

②穩(wěn)定性 在進(jìn)行數(shù)據(jù)的整合過程中，由于OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)分別屬于不同的業(yè)務(wù)部門，在整合中可能因?yàn)楦鞣矫娴牟煌瑢?dǎo)致系統(tǒng)不穩(wěn)定，因此，必須根據(jù)不同的細(xì)節(jié)，進(jìn)行處理，從而保持系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

3.2 業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

圖1 合同管理系統(tǒng)與會計(jì)管理業(yè)務(wù)流程圖

通過上述的流程圖設(shè)計(jì)，我們可以看出該系統(tǒng)的流程主要包含以下主要的步驟:

①企業(yè)經(jīng)過銷售計(jì)劃進(jìn)行，進(jìn)行生產(chǎn)。系統(tǒng)產(chǎn)生銷售，因此，在ERP系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)員將合同錄入；

②ERP系統(tǒng)中，通過接口設(shè)計(jì)程序?qū)⒑贤男畔鬟f給OA系統(tǒng)，并在OA系統(tǒng)中生成合同會簽單；

③在OA系統(tǒng)中，經(jīng)部門主管以及生產(chǎn)質(zhì)量檢驗(yàn)部門和庫管的簽字，進(jìn)行發(fā)運(yùn)；

④在OA系統(tǒng)中，通過發(fā)運(yùn)，產(chǎn)生應(yīng)收賬款；

⑤在OA系統(tǒng)中，通過應(yīng)收賬款，可能產(chǎn)生銷售的費(fèi)用；

⑥通過相關(guān)的會計(jì)科目的登記，將相關(guān)的數(shù)據(jù)回傳到ERP系統(tǒng)中。

3.3 方案的設(shè)計(jì)和選擇

方案一：對原有的ERP系統(tǒng)進(jìn)行更換，同時(shí)選擇能夠同時(shí)提供OA與ERP的供應(yīng)商。而針對這種解決方案的供應(yīng)商，在其設(shè)計(jì)的初期，就已經(jīng)考慮到了兩個(gè)系統(tǒng)的集成。但在進(jìn)行該方案選擇的設(shè)計(jì)的時(shí)候，很多的供應(yīng)商往往是處于市場的份額進(jìn)行考慮的，如微軟公司和SAP公司共同推出的Duet。而同時(shí)，由于該系統(tǒng)開發(fā)周期短。在市場中造成了其個(gè)性化不強(qiáng)，不能滿足企業(yè)的個(gè)性化的發(fā)展，并且在對其進(jìn)行更換的時(shí)候，對數(shù)據(jù)的要求比較大。因此，該系統(tǒng)只適合剛使用ERP-OA系統(tǒng)合同和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的少部分使用企業(yè)。

方案二：采用集成方案進(jìn)行設(shè)計(jì)和整合。如采用Lotus Notes 為 SAP、Oracle、JDE 等公司的 ERP 產(chǎn)品提供的集成方案。其主要的方法是在OA和ERP之間同數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接，其連接的工具采用DECS。同時(shí)在ERP的系統(tǒng)的DB當(dāng)中，建立大量的視圖，以此可供OA進(jìn)行訪問，并在OA上建立關(guān)系數(shù)據(jù)庫，并定期按照字段映射過來的靜態(tài)數(shù)據(jù)，以此作為OA系統(tǒng)的資源和依據(jù)。在OA系統(tǒng)中的表單經(jīng)過ERP中的Interface table，將表單寫入到ERP系統(tǒng)當(dāng)中。

同時(shí)，我們在對數(shù)據(jù)的接入方式進(jìn)行比較，主要存在五種不同的方式，如表1所示。

表1 接入方式的設(shè)計(jì)比較

4 系統(tǒng)測試及方案最終選擇

通過將上述中的五個(gè)方案進(jìn)行測試，我們發(fā)現(xiàn)，方案一和方案二在理論上雖好，但是采取的是一種推的方式，出現(xiàn)了經(jīng)過層層的推之后，不能確定合同信息是否準(zhǔn)確的提交到OA系統(tǒng)中；

方案三存在著操作比較繁瑣；

方案四必須人工進(jìn)行操作。

方案五，采用拉的方式，并且由圖2我們可以得知，大部分的操作在OA中完成，而該系統(tǒng)中存在的不足可通過增大定時(shí)代理的執(zhí)行時(shí)間來規(guī)避，因此，選擇方案五。

5 結(jié)束語

ERP和OA系統(tǒng)合同與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)整合，實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)。該論題以簡單的企業(yè)業(yè)務(wù)作為案列分析，設(shè)計(jì)的簡單的整合系統(tǒng)，通過將ERP中的數(shù)據(jù)引入到OA中的工作流中，及保證企業(yè)的獲取信息的能力，有提供工作的效率，具有很強(qiáng)的實(shí)用性。

張華,曹旭光,賈嘉.基于OA系統(tǒng)的企業(yè)流程優(yōu)化探索與實(shí)踐[J].中國物流與采購,2013,12:74-75.

Research on data integration of ERP and OA system and the accounting business contract

Yang Yajing
(Shaanxi Vocational College of Finance and Economics,Shaanxi Xianyang,712000)

The ERP and OA system contracts and accounting business data integration,implementation of OA system for extraction of the ERP contract information into OA system,related to financial management and approvalaccording to the set of work flow,and ultimately the results back to the ERP system.Through this system,can realize the automatic financial flows to the approval of purchasing based on circulated,and transfer,realize the enterprisefrom financial and monitoring of each business approval,has a strong practical.

OA system;ERP;data integration;SAPR/3