高校畢業(yè)生檔案管理問題研究

錢泓霏

（襄陽汽車職業(yè)技術學院，湖北 襄陽 441021）

近年來，隨著高校的擴張和大學生的數(shù)量激增，高校畢業(yè)生的數(shù)量也在逐年增加，高校畢業(yè)生檔案管理問題也凸顯得越來越明顯，已經嚴重影響到了高校的正常教學秩序和畢業(yè)生的就業(yè)安置。高校畢業(yè)生檔案是學生在校期間各方面表現(xiàn)的記錄材料，也是學校對學生管理的重要工具。高校畢業(yè)生檔案包含了高校畢業(yè)生登記表，各學期成績表，總結鑒定表，獎懲材料，畢業(yè)生就業(yè)通知書，入團、黨材料和高考材料等重要內容，目前高校實行改革，高校普遍鼓勵大學生自主創(chuàng)業(yè)，在這種情況下，一些高校為了節(jié)約教學資金，違反規(guī)定讓學生自己攜帶檔案離校，而大學生為了輕松離校，大部分選擇將檔案留在學校但高校畢業(yè)生對畢業(yè)檔案并不了解，認為畢業(yè)檔案對自己無用，出現(xiàn)棄檔、檔案丟失等一系列問題的產生。在高校畢業(yè)生就業(yè)或報考公務員時，需要用到畢業(yè)檔案，便不知所措，這不僅給畢業(yè)生的發(fā)展帶來嚴重困擾，也加重了高校檔案管理的任務量，不利于高校教學秩序的維持。目前隨著高等教育的快速發(fā)展，政府對人才就業(yè)多元化的期望，畢業(yè)檔案的管理成為高校管理中尤為重要的一項內容。畢業(yè)生檔案是記錄學生信息的最可信的材料，也是用人單位選擇畢業(yè)生的重要依據(jù)。近年來，雖然高校畢業(yè)生檔案管理已經受到重視，但仍有一些高校在畢業(yè)生檔案管理上存在很多問題，在畢業(yè)生檔案管理人員、畢業(yè)生檔案管理經費、檔案材料收集、檔案查詢服務、檔案傳遞等很多方面都有待加強。筆者在下文簡要分析了畢業(yè)檔案的特點和作用，對當前高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題提出自己的見解，并給出加強高校畢業(yè)生檔案管理的幾點建議。

一、高校畢業(yè)生檔案的特點和作用

高校畢業(yè)生檔案不同于人事檔案，也不同于普通的學生學籍檔案，它具有以下幾個特征：第一，畢業(yè)生檔案是針對畢業(yè)生本人的，同樣的材料不能證明其他的同學。第二，高校畢業(yè)生檔案作為畢業(yè)生步入社會的敲門磚，涵蓋了畢業(yè)生在校期間的所有信息。第三，高校畢業(yè)生檔案含有畢業(yè)生的個人隱私，不能讓其他人隨意翻閱。另外，檔案在傳遞過程中必須保證專遞性，負責人員、運輸方式和接受方式都要有專遞性。第四，高校畢業(yè)檔案來源廣泛，部分材料如體檢表、綜合素質評定表等材料僅有一份，一旦發(fā)生丟失，只能在一定程度上進行補充說明。

目前高校畢業(yè)生甚至是檔案管理人員仍不了解畢業(yè)生檔案的作用，對此，筆者做簡單介紹：畢業(yè)生檔案的作用主要體現(xiàn)在為用人單位或人力資源部門提供真實的依據(jù)。畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生在校期間的真實的記錄，通過檔案可以了解畢業(yè)生在校期間的各方面經歷，以及畢業(yè)生的特長、社會實踐能力、創(chuàng)新能力等綜合素質。高校畢業(yè)生檔案在畢業(yè)生走入社會后，將會轉成個人的人事檔案，在畢業(yè)生進入企業(yè)或單位后，企業(yè)將以個人檔案為依據(jù)，對畢業(yè)生進行嚴格的審查，以確定職位。另外，畢業(yè)生有了檔案才能享受到相關人事、勞動保障和各種社會保障服務。

二、畢業(yè)生檔案管理中存在的問題分析

當前高校畢業(yè)生檔案管理中主要存在以下幾個問題：

1.檔案材料混淆、不完整，當前高校檔案材料混淆問題，主要表現(xiàn)在部分檔案的記錄與本人不符，畢業(yè)生檔案具有不可再生性，一旦發(fā)生混淆，會給畢業(yè)生就業(yè)帶來嚴重困擾，給高校檔案管理工作帶來諸多不便。另外，目前高校檔案材料不完整現(xiàn)象比較嚴重，多數(shù)畢業(yè)生檔案對直接反應畢業(yè)生在校情況的材料如體檢表、學籍管理表等關鍵性材料不夠齊全，關鍵材料的丟失帶來諸多不便。

2.檔案材料自身手續(xù)不完整，高校畢業(yè)生登記表中的個別材料缺少必須的有學校統(tǒng)一的畢業(yè)印章和畢業(yè)意見，從而導致畢業(yè)生學歷無法認定，檔案用紙、檔案字跡等都有嚴格的要求，在高校進行畢業(yè)檔案整理、登記時有很多不合格的。

3.檔案轉遞不及時或不準確問題。在學校檔案管理中，檔案的轉遞占據(jù)了十分重要的作用，但目前有些高校學生離校多年，但個人檔案仍保留在學校，未及時地轉遞，還有部分學生的檔案被誤轉到其他地區(qū)。

對當前高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題的原因分析。高校畢業(yè)生檔案存在問題的原因有兩方面，其一為高校方面。具體而言：1.畢業(yè)生檔案管理人員和管理經費缺乏。高校對畢業(yè)生檔案不夠重視，導致校內沒有專門的畢業(yè)生檔案管理機構，畢業(yè)生檔案的管理部門也沒有明確的規(guī)定，大部分高校中的畢業(yè)生檔案管理部門是其他部門的附屬。高校畢業(yè)生檔案管理人員大多數(shù)是由其他部門管理人員兼職的，檔案管理工作繁瑣復雜，加之管理人員大多身兼數(shù)職，處理負責檔案管理外，還要處理就業(yè)指導、學生咨詢等工作，使得管理人員很難投入十分的精力到畢業(yè)檔案管理上去。畢業(yè)生檔案要求嚴格，投遞等流程更需要管理人員有很強的業(yè)務能力，兼職人員很難將檔案管理工作完成。學校經費投入不夠導致的辦公場地窄小，辦公設備落后。有的甚至檔案存放都成問題，檔案隨意堆積，這些硬件條件的缺失導致畢業(yè)生檔案管理顯得捉襟見肘。2.畢業(yè)生檔案收集范圍和力度欠缺。畢業(yè)生檔案需要該學生的全部資料文件，中學時代的學習材料、大學成績表、入團（黨）材料以及學位授予證明和大學期間的獎懲記錄，這些材料的收集往往涉及到了很多管理部門，由于高校畢業(yè)生檔案管理的力度不夠，在檔案資料的收集上往往顯得力度不足。在檔案的傳遞過程中，各個部門之間各行其是，往往導致檔案的投遞上出現(xiàn)滯后、材料缺失等情況。另外，學校的畢業(yè)生檔案沒有科學、規(guī)范的規(guī)章制度，對材料收集范圍、材料保管、學籍檔案整理上并沒有明顯的標準，導致畢業(yè)生檔案管理不規(guī)范問題嚴重。3.檔案傳遞工作不規(guī)范。檔案管理工作主要是檔案的收集和傳遞，目前高校畢業(yè)生檔案的投遞工作中，由于大學生檔案意識弱化和高校檔案管理不規(guī)范，往往出現(xiàn)“棄檔”“死檔”現(xiàn)象，嚴重影響了學生就業(yè)和社會企業(yè)的招聘工作。4.檔案查詢服務功能不夠齊全。檔案的查詢服務屬于檔案的利用，畢業(yè)生檔案的重要作用也集中體現(xiàn)在查詢服務上，當前高校出現(xiàn)的檔案信息化程度低、信息共享手段落后等情況都給大學畢業(yè)生的就業(yè)帶來了諸多不便，導致高校畢業(yè)生檔案的查詢服務效率大大降低。

三、關于高校畢業(yè)生檔案管理的幾點建議

1.增加畢業(yè)生檔案管理的經費投入，加快建設畢業(yè)生檔案管理隊伍

高校畢業(yè)檔案管理的硬件條件差是制約高校畢業(yè)生檔案管理的主要條件，加大高校畢業(yè)檔案管理的資金投入，保障檔案管理的條件達到管理條例的相關標準。同時，社會也要加強對高校檔案管理設施的檢查力度，監(jiān)督并督促高校完善檔案管理的硬件條件的建設。另外，檔案管理隊伍的建設對高校畢業(yè)生檔案管理業(yè)至關重要，畢業(yè)生檔案管理需要有專職的人員負責畢業(yè)生檔案的管理，學校加強對檔案管理人才的吸收。其他部門的兼職人員的工作只涉及檔案材料的收集，畢業(yè)生檔案管理人員要定期開展檔案管理的培訓，有關畢業(yè)生檔案管理的流程、檔案投遞、檔案材料的整理、檔案歸置等各方面業(yè)務要熟練地掌握，必要的時候可以通過專家講座等形式提高檔案管理人員的整體素質。

2.從思想上認識到畢業(yè)生檔案的重要性

檔案管理出現(xiàn)以上幾點問題，很大程度上源于學校、畢業(yè)生對畢業(yè)檔案的不重視，此外，社會層面的不重視也是造成畢業(yè)生檔案管理問題重重的原因之一。所以，提高我們認識畢業(yè)檔案的重要性要在三個方面展開，即高校、學生和社會。對于高校而言，高校要重視畢業(yè)生檔案的價值，規(guī)范檔案投遞，高校要杜絕隨意擱置檔案、自帶檔案等不規(guī)范的現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案管理部門涉及多個部門，所以檔案管理首先應該使領導層認識到畢業(yè)生檔案管理的重要性，而后，層層遞推，加深各個部門對畢業(yè)生檔案管理的認識。對學生而言，首先要加強宣傳。提高畢業(yè)生對畢業(yè)檔案重要性的認識，高校要做好畢業(yè)生檔案咨詢服務，通過授課、多媒體等多種渠道講述有關畢業(yè)生檔案的管理知識，讓廣大的畢業(yè)生認識到畢業(yè)檔案關系到今后就業(yè)、生活的各個方面，并不是可有可無的。宣傳工作要從兩方面展開，一方面加強微觀教育，讓學生了解國家有關畢業(yè)生檔案管理的一些規(guī)范性文件，讓畢業(yè)生知道檔案形成的規(guī)律和作用，及畢業(yè)檔案在傳遞、存放、管理上的過程，對自己的檔案有一個全面的認識。對于社會而言，加強畢業(yè)檔案的社會宣傳。畢業(yè)檔案涉及到了社會、國家發(fā)展，關系到畢業(yè)生是否能夠真正融入到社會生活中去，因此我們應該利用電視、媒體等加強高校畢業(yè)生檔案的社會宣傳，讓全社會重視畢業(yè)生檔案。

3.加強高校檔案規(guī)范性管理

畢業(yè)生檔案管理是高校畢業(yè)生步入社會的唯一證明材料。檔案材料的內容是否齊全關系到了高校畢業(yè)生能否順利就業(yè)等多重問題，高校在畢業(yè)生檔案的管理中，一定要按照相關規(guī)定，做好檔案材料的收集、整理、歸檔、轉遞等工作。值得強調的是，檔案管理和收集等規(guī)章制度存在很多模糊不清的地方，各校應當結合學校的實際情況，制定符合高校實際的統(tǒng)一的檔案類型和檔案歸檔的標準，明確檔案材料是否完整，檔案材料的內容是否與學生符合，一些具有輔助作用的材料收集，例如受到的批評處分、獎勵、榮譽稱號的材料的整理要有明確的界定，以方便檔案材料的歸檔。在學生檔案的轉遞過程中，高校及時按照規(guī)定將畢業(yè)生檔案傳遞到相關的企業(yè)單位或者人才市場。

4.加強畢業(yè)生檔案信息化建設，保障畢業(yè)生檔案的后期利用

高校畢業(yè)生檔案管理的專職人員較少，要想實現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理的充分利用，必須實現(xiàn)檔案管理信息化，增強檔案管理的信息化服務的建設。另外，學校加強檔案材料收集的建設和檔案查詢手段的建設，為畢業(yè)生能隨時查詢自己的檔案提供方便。畢業(yè)生檔案要實行統(tǒng)一管理，按照畢業(yè)生的班級、學號、專業(yè)等進行統(tǒng)一整理，設立多種檢索途徑，方便學生進行檔案查詢。同時，檔案管理人員要增強自身的服務意識，學生查檔時，在合理的手段下，管理人員要給予學生幫助。另外，對于學生檔案中的政治審查、學生成績查詢和身體狀況登記表等，關系到學生個人事跡情況的材料，服務人員要積極協(xié)助，保障檔案物盡其用，增強畢業(yè)生檔案的后期利用。

[1]吳志鋒.高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀及對策探索[J].湖北經濟學院學報（人文社會科學版）,2013（6）:134-135.

[2]李玲.論高校畢業(yè)生人事檔案管理存在的問題及解決對策[D].安徽大學,2012.

[3]彭壽英.新形勢下高校畢業(yè)生檔案管理的實踐與探索[J].科技視界,2014（3）:185.

[4]張秀梅.談高校畢業(yè)生檔案管理[J].蘭臺內外,2005（2）:42-43.

[5]尹恒寧.關于加強高校畢業(yè)生檔案管理的幾點思考[J].科技信息（科學教研）,2007（33）:275，277.

[6]張丹丹,張文碩,李艷霞.在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)[J].科技資訊,2011（9）:215.