高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包工作管見

劉曉紅

（遼寧鐵道職業(yè)技術(shù)學院圖書館，遼寧 錦州 121000）

高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包工作管見

劉曉紅

（遼寧鐵道職業(yè)技術(shù)學院圖書館，遼寧 錦州 121000）

近幾年我國許多圖書館不同程度地實施了編目業(yè)務(wù)外包。從圖書館編目業(yè)務(wù)外包在高校圖書館領(lǐng)域的幾次研究活動入手，分析圖書館編目業(yè)務(wù)外包工作的涵義和特點，闡述實施編目業(yè)務(wù)外包工作中應注意的問題。

高校圖書館 編目工作 業(yè)務(wù)外包

1 引言

早在2004年12月，高校圖書館界在中山大學東校區(qū)圖書館成功召開了采編業(yè)務(wù)外包研討會，40多位館長和專家圍繞采編業(yè)務(wù)外包這一主題展開了熱烈討論。這次與實踐工作緊密結(jié)合的學術(shù)交流活動對我國高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包工作的發(fā)展起到了積極的推動作用[1]。2006年8月，CALIS聯(lián)機合作編目中心在浙江大學國家大學科技園召開了用戶發(fā)展委員會第三次會議。會上就“編目工作市場化趨勢與數(shù)據(jù)質(zhì)量控制”這一主題展開了討論。與會者針對數(shù)據(jù)外包問題發(fā)言踴躍。從發(fā)言中可以看出，大部分圖書館都在考慮業(yè)務(wù)外包問題，討論的焦點集中于徹底外包還是部分外包的問題[2]。2007年，在高校圖書館館長沙龍上，與會館長共同探討了業(yè)務(wù)外包存在的問題、發(fā)展趨勢及其對圖書館的影響。這些會議和研討活動的開展對于推進和推廣高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包工作的深化發(fā)展具有重要作用。在某種意義上講，我國圖書館界編目業(yè)務(wù)外包工作就是在這種不斷總結(jié)和探討的過程中得到深化和發(fā)展的。目前，我國圖書館編目業(yè)務(wù)外包工作已經(jīng)取得了長足發(fā)展，很多圖書館的業(yè)務(wù)外包實踐為這項工作的進一步深化發(fā)展提供了借鑒[3]。筆者現(xiàn)從高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢出發(fā)，就該項工作應該遵循的程序及其所應注意的問題談幾點看法。

2 圖書館編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢

編目業(yè)務(wù)外包主要是指圖書館和圖書供貨商之間借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，異地（或到本館）將原來由編目部門承擔的書目數(shù)據(jù)的編制、圖書物理加工的任務(wù)全部或部分委托數(shù)據(jù)商、書商來完成。

圖書館編目業(yè)務(wù)外包給傳統(tǒng)的圖書館編目業(yè)務(wù)工作帶來了巨大變化。首先編目員的工作職責發(fā)生了變化。業(yè)務(wù)外包后編目員從過去以編目圖書為主，轉(zhuǎn)為開展圖書驗收和對編目外包數(shù)據(jù)質(zhì)量審校工作，包括對物理加工、編目系統(tǒng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量審核校對。這將大大解放圖書館的生產(chǎn)力，縮短圖書從訂購到上架流通的時間，新書上架的速度加快，提高了文獻服務(wù)的時效性和編目效率。圖書館待編圖書積壓的狀況得到了較大的緩解，同時減輕了編目員的工作壓力，使編目員有更多的時間和精力進一步研究深化和細化文獻采編業(yè)務(wù)。

3 遵守業(yè)務(wù)外包工作程序

3.1 選擇有專業(yè)實力的服務(wù)商

目前，各高校圖書館文獻采購按照有關(guān)規(guī)定都采取招標方式。若要實施編目業(yè)務(wù)外包，圖書館在招標文件中，需要將圖書編目加工外包作為一項附加條件，并且需要將是否具有外包專業(yè)實力賦以一定的分值。書商的編目及加工專業(yè)實力直接影響圖書館業(yè)務(wù)外包工作的質(zhì)量和效果。

3.2 招標前考察書商的外包專業(yè)實力

通過到書商單位實地考察質(zhì)量與管理狀況，或聽取同行外包圖書館對外包書商的評價，考察書商的外包實力，對具有外包專業(yè)實力項評價分值做到心中有數(shù)，盡量與具備編目及加工外包業(yè)務(wù)實力的書商進行合作。

3.3 合理選擇外包形式

根據(jù)本館采編人員情況和購書經(jīng)費，選擇適合本館的外包形式。目前編目及加工外包主要有全部外包、部分外包、遠程外包、進駐外包等形式。一般中、小型圖書館大都采用遠程外包，由中標書商免費進行圖書編目及加工服務(wù)。

3.4 制定本館編目細則及規(guī)范

制定編目細則規(guī)范文本，提供給外包書商，讓外包商在處理編目業(yè)務(wù)時有章可循。與業(yè)務(wù)外包商簽訂承包合同時盡可能考慮全面，如將質(zhì)量執(zhí)行標準、業(yè)務(wù)完成期限、數(shù)量、規(guī)格、人員流動控制及違約的懲罰措施考慮周全，通過合同更好地約束承包商完成業(yè)務(wù)外包。

3.5 制定外包數(shù)據(jù)監(jiān)測管理辦法

采編部制定合理易行的數(shù)據(jù)管理監(jiān)測辦法，建立監(jiān)控機制，通過抽檢、定期系統(tǒng)報表追蹤等進行監(jiān)督，明確修改原則，確保館藏數(shù)據(jù)達到質(zhì)量要求。

3.6 制定外包圖書加工標準

磁條最好要求使用可充消復合磁條，以適應圖書館一站式現(xiàn)代化服務(wù)管理。圖書加工要規(guī)范，磁條不能缺漏、外漏；條碼一般貼兩個，規(guī)定位置，貼的要端正；規(guī)定館藏章加蓋位置，不能漏蓋；書標貼兩個，加保護膜。

4 編目業(yè)務(wù)外包應注意的問題

4.1 加強編目外包數(shù)據(jù)審核

圖書館編目人員要把好編目數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，加強編目業(yè)務(wù)外包的組織與監(jiān)督復查工作。認真細致地審核每一個外包工作人員所做的數(shù)據(jù)，遇到錯誤的數(shù)據(jù)一定要及時予以糾正，一個子字段、一個標點符號的錯誤都不能忽視。同時要制定詳細的外包工作細則和審核人員工作細則，保證編目外包數(shù)據(jù)規(guī)范化、標準化。

4.2 加強驗收工作的規(guī)范化和制度化建設(shè)

有的圖書館為優(yōu)化采編工作流程，取消了一包一清單的驗收，筆者認為一包一清單手驗工作在圖書館分編外包工作中是一項重要的環(huán)節(jié)，不可缺少。在圖書館管理驗收系統(tǒng)中，圖書清單數(shù)據(jù)的驗收是由計算機批處理，而沒有與實際圖書的驗收直接掛鉤。每包進行書名、冊數(shù)、價格、質(zhì)量的驗收，保證外包編目數(shù)據(jù)圖書和來館新書一一對應。特別是編目外包，要認真對待這項工作，嚴把財產(chǎn)關(guān)。一包一清單手驗工作完成后，要對圖書總數(shù)量、種、冊、金額進行驗收審核工作。

4.3 建立和完善典藏工作機制

圖書館自動化管理系統(tǒng)中的典藏子系統(tǒng)可實現(xiàn)圖書的自動分配，如某高校圖書館，A、B、C、D、E、F、Z類自動分配到社科圖書借閱1室，G、H、I、J類自動分配到社科借閱2室，K、N、O、P、Q、R、S、T、U、V、X類自動分配到歷史、自然圖書借閱室。采編人員將圖書典藏分庫后，應核對電腦里每庫圖書的種類、冊數(shù)與實際分配到的是否相符。在典藏圖書核對過程中，找出書標貼錯等圖書加工中出現(xiàn)的錯誤。通過典藏這一關(guān)，嚴把圖書進庫的數(shù)量和質(zhì)量。

4.4 注重采編工序與外包工作的銜接

為方便圖書館的驗收和典藏，一批外包數(shù)據(jù)的種數(shù)最好在100種，最多不要超過150種，這樣有利于圖書驗收，如果圖書加工過程中出現(xiàn)錯誤，方便找錯。如外包中有書標貼錯，與編目數(shù)據(jù)不符，編目人員要將一批圖書與編目數(shù)據(jù)一一核對。

盡管業(yè)務(wù)外包的積極效益在圖書館界得到了充分的肯定，并且圖書館采編業(yè)務(wù)外包通過協(xié)議進行了充分規(guī)范，但在外包工作中也可能出現(xiàn)一些問題。因此圖書館要針對分編外包進行研究，做好采編工序與外包工作的銜接，及時、妥善地解決外包工作出現(xiàn)的問題，保證業(yè)務(wù)外包的可持續(xù)發(fā)展。

4.5 建立互利互惠的合作關(guān)系

業(yè)務(wù)外包對于圖書館和外包商來說是互惠互利的雙贏合作，因此雙方要保持經(jīng)常的溝通和交流，使大家在合作的收益和責任上達成共識。雙方應在相互尊重與相互理解的基礎(chǔ)上形成合作機制，才能使業(yè)務(wù)外包順利進行。在編目業(yè)務(wù)外包日常事務(wù)處理的過程中，編目人員要有足夠的心理準備，從容應對在外包工作中突發(fā)的問題，與書商建立良好的溝通渠道及和諧的關(guān)系，讓他們掌握本館編目工作條例，了解圖書館的要求，并針對出現(xiàn)的問題立即提出解決的方案。

編目業(yè)務(wù)外包可以降低圖書館運營成本，提高工作效益，這已為實踐所證明。未來將會有越來越多的圖書館實施編目業(yè)務(wù)外包。我們期待著在充分利用外部社會資源服務(wù)于圖書館的同時，圖書館的工作效率和服務(wù)水平也能不斷得到提升。

[1]昕霞.社會資源共享 互動互利互惠——“文獻資源建設(shè)與供需方互動研究”研討會在廣州大學城召開[J].圖書館論壇，2005（1）：210.

[2]會議紀要[EB/OL].[2007-08-19].http：//www.calis.edu.cn/ calis/lhml/lhmlasp?fid=FA0227&class=4.

[3]曹秋霞.我國圖書館編目業(yè)務(wù)外包研究綜述[J].江西圖書館學刊，2008（3）：55-56，58.

[4]李桂蘭.圖書館采編業(yè)務(wù)外包及其應用[J].圖書館工作與研究，2005（6）：89-90.

[5]陶榮湘.試論圖書館編目外包的質(zhì)量控制[J].情報探索，2009（7）：96-97.

劉曉紅女，1970年生。本科學歷，館員，館長。研究方向：圖書館管理。

G254.3

2014-02-27；責編：徐向東。）