圖書館采編業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)及控制*

宋秀梅

（廣州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510430）

業(yè)務(wù)外包（Outsourcing）是一種創(chuàng)新的經(jīng)營管理方法［1］，是指企業(yè)為了提高效益并降低成本，將企業(yè)中非核心性業(yè)務(wù)通過合同外包給其他企業(yè)來完成。圖書館采編業(yè)務(wù)外包是把圖書館采編部的某些業(yè)務(wù)以合同的方式，由館方外包給書商來完成。它具有降低圖書館運(yùn)作成本、提升圖書館服務(wù)水平、增強(qiáng)圖書館核心價(jià)值、促進(jìn)傳統(tǒng)圖書館向現(xiàn)代圖書館轉(zhuǎn)型等功效。

1 圖書館采編業(yè)務(wù)外包的背景

1.1 信息技術(shù)的發(fā)展，提供了采編業(yè)務(wù)外包的平臺(tái)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)的使用為編目數(shù)據(jù)的交換提供了技術(shù)支持，國家圖書館聯(lián)合編目中心和中國高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)（CALIS）的聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫的建立在某種程度上規(guī)范了文獻(xiàn)的著錄，為圖書館采編業(yè)務(wù)的外包提供了平臺(tái)。

1.2 圖書館人力資源的緊張，營造了采編外包業(yè)務(wù)的內(nèi)部環(huán)境

隨著傳統(tǒng)圖書館向現(xiàn)代圖書館的轉(zhuǎn)型，圖書館的業(yè)務(wù)急劇擴(kuò)大和服務(wù)質(zhì)量急需提高，圖書館普遍存在人力資源緊張的矛盾。圖書館借助外部力量可有效解決人力資源不足的問題，從而營造了圖書館采編業(yè)務(wù)外包的內(nèi)部環(huán)境。

1.3 圖書招標(biāo)加劇了書商的競爭，營造了采編業(yè)務(wù)外包的外部環(huán)境

隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及政府招標(biāo)采購制度的日益完善，圖書資料的采購已被納入了招標(biāo)體系。激烈的競爭使書商不斷地創(chuàng)新，越來越注重服務(wù)的全面化和人性化，他們不僅提供書目訂單和翔實(shí)的編目數(shù)據(jù)，還提供簡單的文獻(xiàn)粗加工和復(fù)雜的技術(shù)服務(wù)，從而為圖書館采編業(yè)務(wù)的外包營造了良好的外部環(huán)境。

2 圖書館采編業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)

2.1 圖書館人力資源配置的風(fēng)險(xiǎn)

圖書館采編業(yè)務(wù)外包可能會(huì)導(dǎo)致采編人員部分閑置現(xiàn)象的發(fā)生，如何發(fā)揮閑置人員的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，如何分流閑置人員，是圖書館管理者首先要考慮的問題。把閑置的采編人員分流到如咨詢等部門，圖書館人力資源的重新配置會(huì)打破原有的平衡，會(huì)帶來新的矛盾，如果處理不好則會(huì)影響整個(gè)圖書館的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

2.2 圖書館采編人員學(xué)習(xí)能力削弱的風(fēng)險(xiǎn)

采編業(yè)務(wù)外包增強(qiáng)了采編人員對(duì)書商的依賴性，會(huì)削弱采編人員的學(xué)習(xí)能力。采編業(yè)務(wù)外包不僅包含了貼書標(biāo)、蓋館藏章等事務(wù)性工作，還包括字段著錄、主題標(biāo)引和索書號(hào)確立等業(yè)務(wù)性工作。業(yè)務(wù)性工作不僅要求工作人員要有基本的專業(yè)知識(shí)，更要了解圖書館的館藏特色。業(yè)務(wù)外包一定程度地限制了圖書館采編人員的實(shí)踐和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，降低了采編人員創(chuàng)新的動(dòng)力，從而削弱了他們的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力［2］。

2.3 圖書館館藏質(zhì)量受影響的風(fēng)險(xiǎn)

有的書商為節(jié)約時(shí)間，提高效率，指派不懂圖書館業(yè)務(wù)的人員從事圖書分類、主題標(biāo)引和編目工作，或疏于查重，或分類不當(dāng)，造成同一種書歸類不一致。他們不了解圖書館的編目規(guī)則，直接錄入在版編目數(shù)據(jù)，影響書目數(shù)據(jù)質(zhì)量。另外，有的加工人員防盜磁條加工、條碼粘貼、館藏章加蓋等不規(guī)范。這些都會(huì)對(duì)圖書館的館藏質(zhì)量造成一定的影響。

2.4 圖書采購合同的風(fēng)險(xiǎn)

在選擇書商時(shí)，圖書館考慮更多的是書商的供貨能力，在標(biāo)書中書商的書源和價(jià)格占的權(quán)值較大，而業(yè)務(wù)外包在標(biāo)書中占的權(quán)值較小。簽訂圖書采購合同時(shí)外包項(xiàng)目的需求也常做為輔助條件由書商提供配套服務(wù)的形式提供。受客觀條件和圖書館自身的需求等因素影響，圖書館在招標(biāo)過程中選擇多個(gè)書商中標(biāo)。通常一個(gè)圖書館每年中標(biāo)的書商有幾家，而且基本上也與上一年不完全相同。因此，這種合同就存在短期性和松散性的問題，都會(huì)直接影響外包業(yè)務(wù)的完成質(zhì)量［3］。

2.5 信息不對(duì)稱的風(fēng)險(xiǎn)

圖書館與書商兩者實(shí)質(zhì)上一種“委托—代理”的關(guān)系。委托方圖書館在與書商合作前不一定完全了解代理方書商的實(shí)際狀況，在采編業(yè)務(wù)外包開展前，書商比圖書館更了解自身的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)和人力資源等信息，并有可能因?yàn)榻?jīng)濟(jì)利益而不向圖書館提供翔實(shí)的信息；在采編業(yè)務(wù)外包開展后，圖書館較難了解書商的運(yùn)作，在采編業(yè)務(wù)外包進(jìn)行中一旦出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，圖書館不能第一時(shí)間采取合理措施來控制和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。因此處于信息劣勢的圖書館，面臨外包業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)失控的局面，損失難以預(yù)料［4］。

3 圖書館采編業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)控制的有效策略

3.1 合理確定采編業(yè)務(wù)外包的范圍，達(dá)到雙贏的效果

圖書館在決定采編業(yè)務(wù)外包時(shí)，要根據(jù)本館的技術(shù)水平、自身優(yōu)勢和人力資源等情況來確定，分析哪些業(yè)務(wù)可外包給書商完成，外包到什么程度等。圖書采訪業(yè)務(wù)的個(gè)性化、延續(xù)性和完整性比較強(qiáng)，對(duì)館藏建設(shè)起著關(guān)鍵性作用，基本不實(shí)行外包，而圖書編目和圖書加工外包的應(yīng)用比較成熟。因此，圖書館可以調(diào)動(dòng)并充分利用館外人力資源，把編目和加工業(yè)務(wù)外包給書商，實(shí)現(xiàn)降低成本，節(jié)約時(shí)間，集中人力完成圖書采訪工作，提高圖書館館藏文獻(xiàn)質(zhì)量。

3.2 正確選擇采編業(yè)務(wù)外包的模式，提高業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量

圖書采編業(yè)務(wù)外包依加工的地點(diǎn)劃分為 “到館加工模式”和“加工后到館模式”兩種模式。到館加工模式是指書商派數(shù)據(jù)編目人員和粗加工人員到圖書館對(duì)圖書進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、分類和貼防盜磁條、書標(biāo)、條形碼等工作。加工后到館模式是指采編人員通過書商采購圖書，并由書商直接加工后的圖書再送到圖書館驗(yàn)收的一種外包模式。筆者認(rèn)為，在業(yè)務(wù)外包市場尚不是特別規(guī)范的狀況下，到館加工模式的優(yōu)勢是采編人員可以進(jìn)行全程質(zhì)量監(jiān)控，溝通方便及時(shí)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤可即時(shí)修正，可以最大限度地避免書商摻雜低質(zhì)量的圖書，易根據(jù)本館實(shí)際情況控制圖書加工的進(jìn)度。到館加工模式即保證了圖書館采編部加工新書的質(zhì)量，又能使采編人員提高圖書編目技能，可達(dá)到雙贏的效果。

3.3 實(shí)行公開招標(biāo)，合理選擇書商

圖書館在實(shí)施采編業(yè)務(wù)外包前須對(duì)書商進(jìn)行評(píng)估，以確定其能否滿足本館需求，需了解書商的財(cái)務(wù)狀況、人力資源、圖書質(zhì)量、圖書書源、管理水平、服務(wù)能力、信譽(yù)水平技術(shù)力量等情況。我國圖書館外包業(yè)務(wù)目前仍不規(guī)范，書商的實(shí)力和水平參差不齊，所以書商的選擇應(yīng)受到圖書館領(lǐng)導(dǎo)的重視。圖書館可通過政府公開招標(biāo)的方式對(duì)書商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，通過技術(shù)、商務(wù)和價(jià)格等指標(biāo)來嚴(yán)格評(píng)估，選定適合本館的書商。

3.4 簽訂詳盡的圖書業(yè)務(wù)外包合同，保護(hù)圖書館自身的權(quán)益

我國圖書館業(yè)務(wù)外包合同缺乏規(guī)范，以致違約事件常有發(fā)生。為了保證圖書館采編業(yè)務(wù)的順利完成，雙方必須簽訂詳盡的外包合同，以保證彼此的利益。首先，要明晰界定雙方的工作任務(wù)、編目人員要求、書目數(shù)據(jù)質(zhì)量和工作目標(biāo)。其次，要明確書商的服務(wù)水平、價(jià)格、付款方式和合作期限。再次，要明確違約的處罰、賠償和爭端解決程序等問題。合同是圖書館與書商合作的依據(jù)，同時(shí)又是雙方發(fā)生糾紛的法律憑證，圖書館應(yīng)增強(qiáng)對(duì)合同的認(rèn)識(shí)，學(xué)會(huì)用完善的合同來保護(hù)自身的權(quán)益。

3.5 建立有效的溝通機(jī)制，促進(jìn)采編外包業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行

溝通是圖書館與書商交流思想、達(dá)成共識(shí)的必要過程。圖書館與書商的合作是互惠互利的關(guān)系。雙方應(yīng)時(shí)常溝通，建立暢通的溝通渠道，對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)溝通解決［5］，雙方建立了有效的溝通機(jī)制，一方面可增進(jìn)彼此的了解，營造雙方融洽的合作氛圍；另一方面可增進(jìn)彼此的信任，減少信息收集、事前談判和事中監(jiān)督等成本。有效的溝通機(jī)制能促進(jìn)采編外包業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期目的。

3.6 實(shí)時(shí)監(jiān)督采編外包業(yè)務(wù)質(zhì)量，確保高質(zhì)量完成外包業(yè)務(wù)

圖書館與中標(biāo)書商合作時(shí)，要按照合同規(guī)定隨時(shí)檢查業(yè)務(wù)外包情況。在實(shí)時(shí)監(jiān)督時(shí)，圖書館采編人員要與書商加工人員一起拆包驗(yàn)收，將電子清單上的題名、價(jià)格和復(fù)本等一一與實(shí)物核對(duì)；在進(jìn)行書目數(shù)據(jù)審校時(shí)，書商加工人員嚴(yán)格按照ISBN和題名兩種檢索途徑來查重，避免同類圖書分散排架；圖書館采編人員做好書目數(shù)據(jù)010字段、200字段、690字段等檢查工作；圖書館采編人員要和書庫人員及時(shí)了解情況，并把書庫人員的意見反饋給書商加工人員，以確保更好地完成外包業(yè)務(wù)。

3.7 建立業(yè)務(wù)外包評(píng)估指標(biāo)和激勵(lì)體制，促進(jìn)采編外包業(yè)務(wù)的良性發(fā)展

采編業(yè)務(wù)外包后，圖書館要依據(jù)圖書的編目數(shù)據(jù)字段著錄的詳盡程度、分類的準(zhǔn)確度和粗加工的實(shí)際情況等進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估時(shí)以規(guī)章制度為準(zhǔn)則，以實(shí)施細(xì)則為補(bǔ)充，以實(shí)際績效為重點(diǎn)［6］，做到客觀、公平和透明。對(duì)于外包業(yè)務(wù)做得好的書商提出表揚(yáng)或者在一定的范圍內(nèi)適當(dāng)提高圖書采購經(jīng)費(fèi)，對(duì)于外包業(yè)務(wù)做得差的書商提出警告甚至降低圖書采購經(jīng)費(fèi)，以達(dá)到激勵(lì)書商的作用，促進(jìn)圖書館采編外包業(yè)務(wù)的良性發(fā)展。

3.8 做好采編人員的分流與培訓(xùn)工作，增強(qiáng)圖書館的內(nèi)部凝聚力

圖書館采編業(yè)務(wù)外包，必然使部分采編人員離開原來的崗位。在做好采編離崗人員思想工作的同時(shí)，對(duì)于能勝任圖書館其他崗位的人員，優(yōu)先安排他們到其他業(yè)務(wù)崗位；對(duì)于不能勝任圖書館其他崗位的人員，要根據(jù)該人員的自身?xiàng)l件進(jìn)行培訓(xùn)，再妥善安排其他業(yè)務(wù)崗位。圖書館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷創(chuàng)新圖書館管理體制，為圖書館人員職業(yè)生涯的發(fā)展創(chuàng)造條件，采取多種方式，鼓勵(lì)圖書館人員主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)，主動(dòng)拓寬知識(shí)面，改變圖書館人員在一個(gè)崗位上干一輩子的想法，進(jìn)而促進(jìn)圖書館運(yùn)作模式的改變。

綜上所述，目前圖書館采編業(yè)務(wù)外包存在著來自圖書館內(nèi)部、外部和合同等風(fēng)險(xiǎn)，但它仍是圖書館和書商形成的一種合理分工、互惠共贏的管理模式，是市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)資源優(yōu)化整合的產(chǎn)物，提高了圖書館工作效率。隨著圖書館自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化程度的不斷提高，采編業(yè)務(wù)外包也隨之將會(huì)有更大的發(fā)展空間。圖書館應(yīng)清醒認(rèn)識(shí)到采編業(yè)務(wù)外包的必要性及其存在的風(fēng)險(xiǎn)，逐步探索出一條適合中國國情的圖書館采編業(yè)務(wù)外包之路，促進(jìn)中國圖書館事業(yè)的良性發(fā)展。

[1]黃波,李鐵鋼,何萍.高校圖書館采編工作重心轉(zhuǎn)移與加工業(yè)務(wù)外包[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)，2007(1):99-102.

[2]吳蜀紅.圖書館業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)控制分析[J].圖書館建設(shè),2005(2):91-93.

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[5]鄧巖彬,劉薇薇,王曉丹.圖書館采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的關(guān)鍵因素分析--基于大連醫(yī)科大學(xué)圖書館采編業(yè)務(wù)外包實(shí)踐 [J].圖書館學(xué)研究,2013(8):49-53.

[6]陳新潔.圖書館業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)及規(guī)避策略[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào),2013(4):36-39.