醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)管理的應用及對策

牛玉蘭，張莉萍，蓋紅衛(wèi)，程桂芳

內蒙古巴彥淖爾市醫(yī)院，內蒙古自治區(qū) 巴彥淖爾市 015000

醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)管理的應用及對策

牛玉蘭，張莉萍，蓋紅衛(wèi)，程桂芳

內蒙古巴彥淖爾市醫(yī)院，內蒙古自治區(qū) 巴彥淖爾市 015000

本文介紹醫(yī)院辦公自動化（Office Automation, OA）系統(tǒng)管理程序設計情況，從中總結出醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)建設需注意改進的問題。簡單闡述構成OA系統(tǒng)的重要意義。對醫(yī)院圖書館應用OA系統(tǒng)在全面提高醫(yī)院圖書館服務的內涵以及工作效率、服務模塊、工作質量和管理功效方面的意義和作用進行詳細分析，并提出了OA系統(tǒng)的設計理念及特征，組織OA系統(tǒng)的架構，并就醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)應具備的具體功能的自動化、科學化、規(guī)范化，以及提升醫(yī)院圖書館管理，擴展醫(yī)院信息資源服務，開展醫(yī)院內外網服務，應該注意的問題和對策進行系統(tǒng)描述。

醫(yī)院圖書館；辦公自動化系統(tǒng)；應用對策

內蒙古自治區(qū)巴彥淖爾市醫(yī)院是內蒙古西部地區(qū)一所三級乙等醫(yī)院，作為該地區(qū)最大的一所綜合性醫(yī)院，其規(guī)模、人員、技術都是該地區(qū)最先進的。自2013年本院引進辦公自動化（Office Automation, OA）系統(tǒng)，為醫(yī)院管理帶來了質的飛躍，同時也給醫(yī)院圖書館管理提供了更上一層樓的好時機，有效挖掘和利用醫(yī)院圖書館現有資源，不斷提升醫(yī)院圖書館管理水平。

1 辦公自動化系統(tǒng)概述

OA系統(tǒng)是將辦公事務結合起來的一種新型辦公方式，是以電子技術為基層，以計算機網絡為渠道，充分有效地利用信息資源，構建符合醫(yī)院發(fā)展要求的現代化醫(yī)院信息管理平臺[1]，實現系統(tǒng)功能與醫(yī)院工作模式相結合的應用系統(tǒng)。OA系統(tǒng)是醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital Information System, HIS）的重要組成部分，實現醫(yī)院信息化管理，有效挖掘和利用醫(yī)院現有資源，更好地服務于醫(yī)護人員，使醫(yī)院醫(yī)療水平得到進一步提高。

2 醫(yī)院圖書館應用辦公自動化系統(tǒng)的必要性

OA系統(tǒng)對醫(yī)院圖書館而言，可以實現內部工作流程的自動化，達到輔助辦公、協同辦公的功效，實現知識辦公的自動化。圖書館工作人員可以通過 OA系統(tǒng)內部積累的電子文檔進行自主學習、及時交流，提升知識層次，實現知識共享；還可以進行催還書刊的通知等日常工作，使醫(yī)院圖書館管理工作能更好地服務于醫(yī)療、科研、教學，為醫(yī)院提供一種現代化管理新境界。

3 醫(yī)院圖書館辦公自動化系統(tǒng)的設計

醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)的設計應以計劃為核心，以控制為手段，實現“以人為本”，“讀者至上”、“透明延伸”的辦公管理思路，注重功能的實用性與操作的簡便性，符合醫(yī)院圖書館的工作流程，達到提高醫(yī)療整體技術服務水平的目的[2]。

3.1 功能簡單易用的整體設計理念

醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)應對功能細節(jié)存在的合理性進行分析，對各環(huán)節(jié)流程進行嚴謹的模塊化設計，以易用性為需求，整合相關醫(yī)院圖書館辦公的實用功能，操作方便簡潔，模式統(tǒng)一，便于館際互借，提高流通效率。

3.2 界面簡約美觀的版面設計風格

醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)的界面設計應利用清新簡約美觀的設計風格，避免界面的交雜與過多層次的鏈接，方便工作人員的使用。醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)的功能設計應考慮到使用人群，盡量做到簡潔清晰，操作方便，應體現交流方式的多樣化，為醫(yī)護人員提供簡單美觀的界面環(huán)境。

3.3 醫(yī)院圖書館辦公自動化系統(tǒng)的特點

安裝簡便，安全可靠：醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)應具備智能化安裝模式，系統(tǒng)數據集中控制，且均有備份，非IT專業(yè)人員也可安裝、操作，無需下載客戶程序，可自動調節(jié)客戶終端。

通用操作方式，使用輕松：醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)應具備“快捷”“靈活”“簡單”的B/S系統(tǒng)初始化模式，實現“一窗式”系統(tǒng)設置?？焖俸喴椎膱D形化，流程設置應滿足流程定制多種需求[3]44。各功能模塊使用向導應處處可見，有靈活的交互方式，簡單易操作，易維護，可鏈接服務器自動更新系統(tǒng)程序。數據庫自動備份，定時清理垃圾數據等。

4 醫(yī)院圖書館辦公自動化系統(tǒng)的構建

根據醫(yī)院圖書館工作流程劃分圖書館工作模塊，醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)應建立在個人工作管理、組織工作管理和日常工作管理為主體的系統(tǒng)體系中，根據系統(tǒng)具體劃分各工作模塊[4]。

4.1 個人工作管理

在醫(yī)院圖書館工作中，任何工作、任何事情都是通過具體工作人員來完成的，管理的本質是人，也是個人工作管理系統(tǒng)，解決個人工作效率的問題。其主要內容包括：①“我的使用”，是個人辦公的計算機秘書，可以按信息種類建立自己的便簽、各種通訊錄等，為個人辦公提供更細致的服務。②“我的任務”，提示個人需要做的一些重要任務，由本人或其他人員創(chuàng)建。③“工作處理”，包括工作描述、工作匯報、工作考核等，將每項工作分解開來，有利于工作的管理，使工作表述得更加明了。

4.2 人力資源管理

也叫做組織工作管理，是解決人與人之間的工作問題，應建立一套完整的工作監(jiān)控管理機制，目的是要解決自身與部門之間的協同工作關系，系統(tǒng)地完成管理工作的制度化、標準化和規(guī)?；?。其主要內容包括：①“人事管理”，醫(yī)院圖書館工作人員是圖書館的主體，人事管理應包括職工基本情況、人員結構統(tǒng)計與分析、職工綜合表現、專業(yè)成績和科研成果等模塊，便于整體管理與協調。②“公文管理”，也是醫(yī)院圖書館最復雜的部分，是將紙質文件掃描或錄入到計算機上，使紙質文件電子化。通過OA系統(tǒng)軟件進行醫(yī)院圖書館的各項業(yè)務管理，如統(tǒng)計、總結、分類、編目、登記、歸檔、保管和借閱等工作。醫(yī)院圖書館應用電子化管理后更加方便快捷，提高了圖書館的工作效率。③“財務管理”，醫(yī)院圖書館財務管理涉及的內容較廣，包括財務支出、收入、統(tǒng)計分類等，具體內容有打印文獻費、復印文獻費、辦證費、服務費、文獻有償咨詢費、罰款費以及醫(yī)院圖書館購書經費的年度預算、決算執(zhí)行情況等。利用醫(yī)院管理OA系統(tǒng)模塊，使醫(yī)院圖書館財務管理模塊自動完成各種數據的統(tǒng)計，并生成相關的統(tǒng)計報表，再把各項指標生成結果導入到OA系統(tǒng)，為醫(yī)院各項管理信息的交流和共享搭建可靠平臺。

4.3 日常管理

醫(yī)院圖書館的日常管理工作主要包括：公共信息發(fā)布、公告通知、日志、論文區(qū)、文獻閱讀、文獻檢索接受和閱讀文件。實現醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)電子化管理，可隨時查閱醫(yī)院內部新聞和重要事件，及時了解醫(yī)院信息；還可以提醒借閱人員按時歸還書刊資料，提醒管理人員催還讀者歸還到期的外借書刊，提醒庫房管理人員按期通風、防水、防火、滅蟲等項工作。

5 醫(yī)院圖書館應用辦公自動化系統(tǒng)存在的問題及對策

醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)的使用改變了以前的工作模式，在提供了方便快捷的同時，也遇到了一些問題，筆者根據自身工作經驗，提出了一些解決的對策。

5.1 存在的問題

醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)在很大程度上改變了以前傳統(tǒng)的運行和操作習慣，運作初期會有很多困難和抵觸，具體存在的問題有：系統(tǒng)安全、網絡安全、數據安全、操作系統(tǒng)安全、系統(tǒng)運行的進度、升級改進、應用和操作的可及性（指網絡系統(tǒng)所能涵蓋達到的安全效果和涉及到的安全范圍、內容和途徑等），以及用戶對系統(tǒng)的認知度、接受度不高，管理人員服務意識差、操作不規(guī)范等問題。

5.2 改進的方法和對策

醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)的運行必須得到院科兩級領導的重視和支持，認真制定OA系統(tǒng)管理的各項規(guī)章制度，包括制定系統(tǒng)用戶使用手冊、定期培訓和系統(tǒng)演示、幫助醫(yī)護人員掌握系統(tǒng)操作等。

注重網絡安全，應遵循“內網、外網”并存原則。內網即醫(yī)院信息系統(tǒng)，包括醫(yī)院業(yè)務信息、醫(yī)院管理信息、人事信息、績效管理、工資管理、網上圖書館、臨床信息等；外網即公眾信息網，向社會公眾提供信息服務，使組織信息和知識得以快速傳播。為確保系統(tǒng)安全，應在內網、外網之間設立兩套物理隔絕的網絡隔離或設置防火墻，保證醫(yī)院圖書館OA系統(tǒng)的正常運行。數據安全對數據存取集中控制，建立完善的密碼驗證與登錄驗證機制，采取身份驗證和權限驗證，加強系統(tǒng)的安全性、保密性、數據完整性與不可篡改性[3]46。

對用戶分為等級制，明確訪問和操作權限，結合用戶身份認證、密碼驗證、域級加密等安全機制和措施，保證系統(tǒng)和數據的安全，防止重要信息被非法竊取和篡改，使內部通訊和信息交流暢通便捷。從根本上改善現有管理模式的被動性，優(yōu)化醫(yī)院圖書館管理流程。只有保證醫(yī)院圖書館 OA系統(tǒng)網絡安全，進而保證醫(yī)院 OA系統(tǒng)的安全運行，才能更好地服務于醫(yī)護人員。

醫(yī)院圖書館通過合理使用具有可擴展性的OA系統(tǒng)，實現全面貫通內部經脈，強化對內部事務的管理和監(jiān)督，建立適合本館工作流程，整合資源，降低成本，規(guī)范流程，提高工作效率和質量，使醫(yī)院圖書館可以快速、便捷地為讀者提供一流的服務。

[1]高賢良，王海偉，張明昆.對醫(yī)院信息系統(tǒng)內涵及其“7平臺”構建模式的探索[J].醫(yī)學信息學雜志,2014,35(1)：17-21.

[2]凌紅，陳龍.醫(yī)院信息系統(tǒng)發(fā)展案例分析[J].醫(yī)學信息學雜志,2013,34(12)：16-20.

[3]馮留燕，鄧云賢，劉青.醫(yī)院圖書館業(yè)務系統(tǒng)集成研究[J].中華醫(yī)學圖書情報雜志,2013,22(12)：44-46.

[4]陳侃.數字化時代醫(yī)院圖書館讀者服務工作的轉變[J].醫(yī)學信息學雜志,2013,34(4)：79-83.

Application and Solution of OA System Management in Hospital Library

Niu Yulan, Zhang Liping, Gai Hongwei, Cheng Guifang
(Inner Mongolia Bayan’nao’er Hospital, Bayan’nao’er city, the Inner Mongolia Autonomous Region 015000, China)

This article introduced OA system of hospital management program design, summed up the problems that OA system has in hospital libraries. It briefly expounded the significance of OA system. The application of OA system in hospital libraries in improving the connotation of hospital library service, work efficiency, service module, work quality and the meanings and effects of management efficiency were analyzed in detail. In addition, the article put forward the design philosophy and the characteristics of OA system to build OA system architecture. Furthermore, it also gave a systematical description to automation, scientization, standardization of the specific functions OA system has, and discussed the approaches to enhancing hospital library management, extending hospital information resource service, and conducting hospital internal and external network service.

hospital library; OA system; application solution

10.3969/j.issn.2095-5707.2014.03.011

牛玉蘭，副研究館員，研究方向：圖書情報。E-mail: nyl5003@163.com

2014-03-03，編輯：魏民）