淺議紙質版標準與電子版標準的并存管理

劉瀟

（甘肅省標準化研究院）

隨著信息化的不斷深入發(fā)展，網絡化、智能化、無紙化辦公將成為今后社會發(fā)展的必然方向，對標準文獻服務工作也不例外。同時，紙質標準文本的應用在不斷縮小，電子版標準的應用在不斷增大。雖然紙質標準文本的應用在不斷縮小，但在很多場合及領域（如：認證、執(zhí)法、檢驗、評價、評審、驗收、訴訟等）還不能缺少紙質標準文本，因此，這也說明標準紙質版文本與電子版標準檔案之間是一種相互促進、相互補充、不可相互替代的關系，也說明標準紙質版文本與電子版會在相當長的時期內應用并存且緊密聯系在一起，它們將各自發(fā)揮各自的優(yōu)勢。

一、目前紙質版標準與電子版標準的現狀

目前，全國質監(jiān)系統(tǒng)的46個標準化院（所）都在開展提供國家標準、行業(yè)標準及其他標準化服務。由于所在地區(qū)的不同，經濟發(fā)展水平的不同，全國各標準化院（所）提供標準化服務能力、范圍、水平、深度存在很大的差異，沿海經濟發(fā)達地區(qū)以及北上廣深由于標準化專業(yè)技術人才充盈，經濟基礎雄厚，所提供的標準化服務的范圍比較全面，能提供國內外標準到行業(yè)標準、地方標準外，還能進行國外標準翻譯、國外標準咨詢，標準動態(tài)分析、標準動態(tài)跟蹤及各種標準的深加工、深層次技術服務，而中西部經濟欠發(fā)達落后地區(qū)的標準化服務，則主要是提供一些標準購買的基礎性服務，但不管是發(fā)達地區(qū)還是欠發(fā)達、落后地區(qū)，以前以紙質標準文本為主要載體手段的服務方式，由于信息化、網絡化、智能化的快速普及和發(fā)展，提供以紙質標準為主要服務的形式已在逐年減少，北上廣深及沿海發(fā)達地區(qū)更是早已將標準服務以電子信息化服務為主，紙質標準文本的服務早已成為了輔助，僅以甘肅省標準化研究院的標準館藏為例，在2000年前，甘肅省標準化研究院的國內外館藏標準有13萬多件；全年各類標準的利用率達到15%以上，有時可達到20%，2000年以后，隨著標準信息化、網絡智能化的快速發(fā)展，館藏標準的利用率逐年大幅度下降，到2010年館藏標準的年利用率不足2%，到2013年館藏標準的利用率僅為1.6%，2014年館藏標準的利用率更是達到僅1.3%的低點。從客戶索要紙質標準的需求內容上來看，對紙質標準文本的需求主要是在基礎性標準和一些地方特色的行業(yè)（如，食品、建筑、認證、評審、檢驗、訴訟、驗收）等，而通過網絡需要電子版標準的用戶逐年增加，從2000年的網絡訂購、下載標準每年幾十件到2013年從網絡訂購下載各類標準已達上千件，并還在逐年上升，國內其他省市也是如此，因此，隨著信息網絡智能化的快速發(fā)展，標準電子化、服務網絡化是必然趨勢。但同時在很多方面紙質標準也是不能缺少的，紙質標準雖然利用率總量上很少，但也不能缺少，將長期會作為電子標準不可或缺的輔助服務和配套服務。

二、紙質版標準與電子版標準的比較分析

電子版標準是將標準以信息化技術形式儲存于特定介質（如磁帶、磁盤、光盤或存儲器中），利用計算機技術從特定介質中取出展示在屏幕上為客戶所利用，根據需要也可以打印成紙質標準文本。

1.原始性與真實性

紙質標準文本具有原版真實屬性，因此在一些需要留檔的工作中是必不可少的，如檢驗、認證、訴訟、驗收、評審等，而電子版標準由于要借助于計算機技術及工具并可能更改，而在這些場合只能作為紙質標準的補充。

2.憑證性與服務性

紙質版標準具有可以證明當時事件和活動的依據，體現出了不可更改性而具有了原始的憑證性，因此紙質標準文本在某些需要確鑿證據的場合使用更能使人信服，而電子版標準雖然在時效性上和紙質標準文本具有相同的一致性，但由于可能被更改以及信息技術可能的故障而導致內容的變化，而使標準在某些場合不能作為判定事件的依據。而在服務性上紙質標準文本受條件限制，使用者無論有多遠，都需要到當地標準館或專業(yè)標準服務部門才能獲得，并且在同一時間有些單一標準只能有一個用戶使用，多用戶的同時使用受限，而電子版標準借助于現代化信息技術、網絡、計算機，無論你在何處，只要有一臺聯網的計算機，在同一時間，可同時多人共享同一電子版標準，不受時間、空間、地點、標準源的限制，這是紙質標準文本所不能及的。

3.依賴性與可靠性

紙質標準文本由于內容的不可更改，不可變動具有完全的可靠性，但由于信息技術、網絡技術及計算機應用的快速發(fā)展，同時，當今社會新技術革命一浪超過一浪，日新月異，而標準作為新技術、新工藝、新材料、新觀念、新理念的載體，需求方在對其需求的時效上也是十分緊迫的，因此，從經濟社會發(fā)展上，今后會更加依賴電子版標準，依賴網絡和計算機，但在確定標準關鍵內容上有很多地方和應用還需要索要相應紙質標準文本進行核對，以確保標準的真實性和可靠性。

4.保存與安全性

紙質標準文本的保存需要有一定的保存場地，目前國內各省市專業(yè)標準化服務機構一般都建有標準館、標準庫。這些標準館藏需要做到防水、防霉、防蛀，對使用頻繁有破損的紙張要進行修裱加固或重新購買，對個別缺失購買不到的標準可能還要進行擴散字跡的修復或進行一些必要的縮微、復印等復制工作，以達到長期保存的目的。一般紙質標準文本都能夠較安全地保存至新標準發(fā)布替換老標準的時效期。電子版標準由于存貯磁帶、磁盤、光盤、硬盤、存儲器等載體之中，這些存儲設備一般對存貯環(huán)境的溫濕度、防磁性、防毀壞等條件都有一定的要求，壽命一般不超過20年，而標準進行信息化處理成為電子版標準后，許多標準甚至要長久保存，再加上網絡技術、計算機軟硬件不斷更新、發(fā)展，就需要過一定時期更新儲存標準的這些載體，這將增大保存電子版標準的投入和成本，否則這些儲存標準的載體及儲存設備可能會變質，造成電子版標準的永久損壞，從這點上來看電子版標準在保存的長久性上不及紙質版，但電子版標準可多次重復利用，且不會使標準信息內容受到破損，這一點要優(yōu)于紙質版標準。

三、紙質版標準與電子版標準的并存管理、發(fā)展與應用

經以上歸納分析可以看出：紙質版標準與電子版標準在當前的形勢下都還有各自的用途、優(yōu)勢，也都存在一些不足和缺點，在目前服務于社會主義市場經濟建設中都離不開，是一種相互補充，相互促進，共同并存的關系。紙質版標準存儲容量小，占用空間大，需要有一定容量的館藏庫房，但其的原始性、真實性、長久性和憑證性決定其存在的價值，而電子版標準存儲容量大，占用空間小，且不受時間、地點等條件的限制，具有紙質版標準不可比擬的優(yōu)越性，并且隨著信息技術、網絡技術、計算機軟硬件技術的不斷完善、提高，電子版標準的安全性、可靠性將不斷提高，是今后標準實施的發(fā)展方向，但目前及今后一個時期紙質版標準和電子版標準兩者還將長期共存。應建立相對獨立又緊密聯系的雙套管理制度。雙套管理制度就是：紙質版標準館（庫）與電子版標準服務系統(tǒng)即是各自相對獨立，又能緊密結合、相互補充，成為沒有服務間隙的一體化標準服務系統(tǒng)。紙質版標準應按照本地產業(yè)結構特色，社會經濟需求，分析多年來本地區(qū)對紙質版標準的需求情況，按照紙質檔案管理保存的要求，建設符合本地實際發(fā)展需求的標準館（庫），并建立嚴格的配套服務管理制度，落實到人，確保能夠長期、有效、保質地為本地產業(yè)發(fā)展、經濟建設、社會服務提供可靠的紙質版標準。電子版標準由于其面廣、量大、有條件的地方可以自己建全文電子標準數據庫，目前，北京、上海、深圳、山東等省市都有自己較全的國內電子標準全文數據庫，但應充分地做到信息資源共享，應與有全文電子版標準數據庫的省市進行聯合共同使用，開發(fā)電子版標準應用系統(tǒng)，可以大大地節(jié)省人、財、物的重復投入。設計研發(fā)的電子版標準應用系統(tǒng)要能與本地紙質版標準服務系統(tǒng)緊密結合，相互補充，共同對外提供標準化服務，不要出現各自服務，各自獨立兩張皮的現象。

應不斷發(fā)展完善紙質版、電子版標準的內容，提升服務能力，不斷加大標準化的服務范圍和標準的利用率。紙質版標準的應用雖然在逐年縮小，但其應用的范圍及領域也是相對集中和固定的，主要表現在基礎標準、評審、驗收、訴訟、認證、執(zhí)法、檢驗等需要有紙質檔案留檔管理的業(yè)務中，同時在一些熱門及邊遠的行業(yè)也經常用到紙質版標準，如食品添加劑標準，建筑類的新技術、新工藝、新材料標準等。一些行業(yè)標準幾十年沒有修訂，如，鐵標、造船、航空等也有索要紙質版標準的需求，因此應對紙質版標準的需求范圍、內容應作較系統(tǒng)、深入地研究分析，盡可能地把本地區(qū)對紙質版標準的需要收集齊全，以滿足客戶對標準的需要。由于互聯網技術，計算機軟硬件技術的快速發(fā)展，電子版標準應不斷完善，提高系統(tǒng)功能，不斷提高系統(tǒng)的服務能力、保障能力和安全能力，以滿足本地區(qū)產業(yè)發(fā)展、經濟社會發(fā)展各種條件下對電子版標準的需求。在不斷完善紙質版標準內容，不斷完善提高電子版標準服務系統(tǒng)功能的前提下，應加大對標準化服務人員的培養(yǎng)，要培養(yǎng)即懂對紙質版標準館（庫）的管理、應用，又能熟練掌握運用電子版標準應用服務系統(tǒng)的標準化專門服務人員，在工作中不斷探索、總結紙質版標準管理與電子版標準系統(tǒng)并存服務社會的經驗及規(guī)律，不斷提升我們標準化專業(yè)服務機構的服務質量、服務能力和服務水平，才能最大限度地發(fā)揮出本地區(qū)紙質版標準館（庫）及電子版標準服務系統(tǒng)的作用，更好地為本地區(qū)的產業(yè)發(fā)展、經濟建設、社會建設提供標準化的技術支撐，為又好又快的建設，發(fā)展好本地區(qū)經濟社會發(fā)揮出標準指導、引領的作用。