高校會(huì)計(jì)檔案管理探討

周文

高校的會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算不同環(huán)節(jié)形成的記載有關(guān)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)情況信息的重要文件、資料。會(huì)計(jì)檔案管理包括會(huì)計(jì)檔案資料的獲取、保管、歸檔、交接、調(diào)用、銷毀等環(huán)節(jié)。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和高等教育體制改革的不斷深入，高校的會(huì)計(jì)檔案工作面臨新的機(jī)遇、新的要求。如何合理規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理過程及過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)、銜接，能否最大限度地提高會(huì)計(jì)資料的使用效率和效果，是衡量一個(gè)高校財(cái)務(wù)管理水平高低的重要指標(biāo)，將直接影響學(xué)校事業(yè)的健康發(fā)展。

一、高校會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，高校的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類。但是，在實(shí)際工作中，隨著高校管理的信息化、科學(xué)化，電算化會(huì)計(jì)檔案、以文書檔案要求管理的文件資料（預(yù)算及執(zhí)行和考核情況、收入分配情況、投資證明等），在會(huì)計(jì)檔案管理中的分量越來越重。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）會(huì)計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識不足

會(huì)計(jì)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，會(huì)計(jì)資料所記錄和提供的信息，是學(xué)校制定計(jì)劃、進(jìn)行決策、組織經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、開展財(cái)務(wù)工作的重要依據(jù)，同時(shí)也是一種重要的社會(huì)資源。目前，許多高校對會(huì)計(jì)檔案的重要性缺乏認(rèn)識，忽視對會(huì)計(jì)檔案的管理。主要表現(xiàn)為：A 在日常審核中，只對審批權(quán)限、開支標(biāo)準(zhǔn)、開支渠道等與預(yù)決算管理相關(guān)的事項(xiàng)有硬性規(guī)定，而對單據(jù)的規(guī)格、沒有按要求整理單據(jù)的行為等與會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)的事項(xiàng)沒有嚴(yán)格要求，給會(huì)計(jì)資料的裝訂、保管工作帶來一定的困難。B 大部分高校沒有設(shè)置專職的會(huì)計(jì)檔案管理崗位，由會(huì)計(jì)人員兼管。在工作繁忙的季節(jié)，往往造成會(huì)計(jì)憑證等檔案不能及時(shí)整理并裝訂成冊，頻繁的審計(jì)、檢查，很容易遺失、散落會(huì)計(jì)資料。

（二）會(huì)計(jì)檔案的日常管理缺乏制度化

有些高校沒有依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定具體的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則。A 沒有指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，會(huì)計(jì)檔案分散在不同業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人手中，基本上都沒有受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，整理的會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范、不完整。B 不能做到對會(huì)計(jì)資料的分類、匯總并責(zé)任到人，特別是電算化會(huì)計(jì)檔案及作為文書管理的各種會(huì)計(jì)資料，沒有明確的交接制度，往往造成會(huì)計(jì)檔案的缺少和遺漏。C 沒有建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱、調(diào)用的管理制度。許多高校會(huì)計(jì)檔案查閱手續(xù)簡單，學(xué)校的師生員工，查閱檔案、復(fù)印檔案都可以。對于財(cái)務(wù)部內(nèi)部人員，可以自行查閱，對于財(cái)務(wù)部以外的校內(nèi)人員，由財(cái)務(wù)部檔案管理員負(fù)責(zé)領(lǐng)到檔案室，自己查閱，有的登記，有的不登記，大大削弱了會(huì)計(jì)檔案的保密性、安全性。D 沒有規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的銷毀制度。會(huì)計(jì)檔案的銷毀是一項(xiàng)復(fù)雜、嚴(yán)肅的工作，很多高校多年不銷毀會(huì)計(jì)檔案，二、三十年的會(huì)計(jì)憑證等檔案仍在檔案室存放著，造成舊檔案積壓，新檔案無處安放。

三、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案建設(shè)的措施

（一）加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識

高校的會(huì)計(jì)檔案是學(xué)校制定方針、政策及發(fā)展規(guī)劃的重要信息資源，對學(xué)校整合資源，進(jìn)行預(yù)決算管理，具有不可替代的重要作用。因此，應(yīng)加大對會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的宣傳，增強(qiáng)大家的檔案意識。財(cái)務(wù)處會(huì)同檔案館，通過工作實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題，提出解決問題的方案，極力提高學(xué)校各層級人員對檔案管理工作的認(rèn)識，上下形成一股合力，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作水平的提高。

（二）制定制度，規(guī)范管理

建立健全高校會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度，是規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作的前提和保證，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合各個(gè)高校的實(shí)際情況，用制度來規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的收集、立卷、查閱、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，力爭會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)化、制度化。1）學(xué)校財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)全校會(huì)計(jì)檔案的日常管理和對全校各單位會(huì)計(jì)檔案管理的指導(dǎo)和監(jiān)督。學(xué)校各級財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案的立卷人，應(yīng)對本單位的會(huì)計(jì)檔案完整性負(fù)責(zé)，各級財(cái)務(wù)部門的主管會(huì)計(jì)對本單位的會(huì)計(jì)檔案負(fù)責(zé)。2）高校應(yīng)設(shè)置專職的會(huì)計(jì)檔案管理崗位，負(fù)責(zé)檔案的歸集、分類、移交。對歸集的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、分類整理，保證收集的會(huì)計(jì)資料的完整和全面，對于需要向檔案室移交的會(huì)計(jì)資料，按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容，逐項(xiàng)交接，交接完畢，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。3）學(xué)校要完善會(huì)計(jì)資料查閱和借用制度。查閱資料要登記，借用資料要授權(quán)審批，嚴(yán)禁涂改、拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案，確保會(huì)計(jì)檔案的完整。4）建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案銷毀制度。學(xué)校應(yīng)該成立由資產(chǎn)處、審計(jì)處、紀(jì)委、財(cái)務(wù)處、檔案館等部門共同參與的檔案銷毀小組。根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，每年定期整理檔案，對于已超過保管年限的檔案，列出清單，交由檔案銷毀小組討論決定可以銷毀的檔案名冊，報(bào)經(jīng)校務(wù)委員會(huì)討論批準(zhǔn)后，再實(shí)施銷毀工作。做好檔案銷毀工作，才能保證會(huì)計(jì)檔案管理工作良好地運(yùn)行。

（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)，是實(shí)現(xiàn)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和保證。1）選聘優(yōu)秀人員到會(huì)計(jì)檔案管理崗，通過他們良好的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平。2）定期組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)檔案管理方法》及學(xué)校制定的會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度，通過不斷地學(xué)習(xí)，提高會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識。3）經(jīng)常組織會(huì)計(jì)檔案管理人員與行業(yè)內(nèi)、跨行業(yè)的檔案管理人員學(xué)習(xí)交流，取長補(bǔ)短，共同提高檔案管理水平。

科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理，能夠促進(jìn)提高高校資金的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，合理保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有序進(jìn)行，對推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)順利開展有著重要的意義。