醫(yī)用耗材信息化管理系統(tǒng)升級(jí)的探索

楊瓊

孝感市中心醫(yī)院 設(shè)備科，湖北 孝感 432000

隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)用耗材品種也日趨多元化。由于醫(yī)用耗材招標(biāo)，成本核算制度的實(shí)施，新業(yè)務(wù)、新技術(shù)的開(kāi)展，骨科耗材、介入耗材和其他高值耗材的管理需要規(guī)范化、精細(xì)化、流程化，精確溯源，因此信息化管理系統(tǒng)需要進(jìn)一步升級(jí)。

1 醫(yī)用耗材管理存在的問(wèn)題

（1）醫(yī)用耗材名稱(chēng)不統(tǒng)一。招標(biāo)名稱(chēng)、經(jīng)銷(xiāo)商開(kāi)發(fā)票的名稱(chēng)、臨床醫(yī)技科室使用的名稱(chēng)不一致，造成計(jì)費(fèi)、查找、統(tǒng)計(jì)、核對(duì)困難。

（2）原有程序不適合管理試劑和高值耗材。原來(lái)醫(yī)用耗材均為先領(lǐng)用后使用，但骨科耗材、介入耗材等高值耗材須使用后才能辦理入庫(kù)、調(diào)撥手續(xù)。檢驗(yàn)試劑是到貨后直接送到使用科室，再補(bǔ)辦領(lǐng)用手續(xù)。在成本核算的前提下，有的科室會(huì)將發(fā)票留下以控制科室支出，致使入庫(kù)、調(diào)撥手續(xù)錯(cuò)位，容易造成賬物不符。

（3）醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)功能欠缺。原醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)只是對(duì)物資名稱(chēng)、規(guī)格和數(shù)量進(jìn)行粗管理，對(duì)醫(yī)用耗材的流通管理還是以半計(jì)算機(jī)半手工管理倒找方式進(jìn)行，如計(jì)算機(jī)對(duì)醫(yī)用耗材進(jìn)行名稱(chēng)、數(shù)量、金額登記時(shí)，需要倉(cāng)庫(kù)管理員手工記錄醫(yī)用耗材的生產(chǎn)批號(hào)、滅菌批號(hào)、失效期等重要信息，導(dǎo)致管理者無(wú)法及時(shí)對(duì)醫(yī)用耗材的流通進(jìn)行監(jiān)控和追蹤[1]。難以精確溯源，對(duì)醫(yī)用耗材臨床使用的安全保障極為不利。不能進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)耗材使用發(fā)展沒(méi)有預(yù)見(jiàn)性，全靠管理人員經(jīng)驗(yàn)決策，容易造成判斷失誤。

2 信息化管理系統(tǒng)升級(jí)

2.1 醫(yī)用耗材統(tǒng)一名稱(chēng)

醫(yī)用耗材名稱(chēng)的統(tǒng)一是建立溯源機(jī)制的關(guān)鍵，有利于確保耗材品種名稱(chēng)從招標(biāo)到使用的唯一性。在原有醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)基礎(chǔ)目錄：產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品類(lèi)型、品名、規(guī)格型號(hào)、單位、單價(jià)、生產(chǎn)單位、購(gòu)進(jìn)單位的后面增設(shè)是否為一次性產(chǎn)品、使用科室等項(xiàng)目。從醫(yī)用耗材招標(biāo)結(jié)果中直接提取產(chǎn)品信息導(dǎo)入信息管理系統(tǒng)，并與財(cái)務(wù)的增加產(chǎn)品收費(fèi)項(xiàng)目管理鏈接，不管是請(qǐng)領(lǐng)還是辦理入庫(kù)調(diào)撥手續(xù)都只能從目錄里選取耗材品種，督促經(jīng)銷(xiāo)商嚴(yán)格按合同簽訂產(chǎn)品名稱(chēng)開(kāi)發(fā)票。這樣可有效保證醫(yī)用耗材從購(gòu)入到使用各個(gè)環(huán)節(jié)名稱(chēng)一致，這也是醫(yī)用耗材溯源的前提條件。

2.2 建立產(chǎn)品編碼

依據(jù)國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制訂的招標(biāo)采購(gòu)目錄對(duì)醫(yī)用耗材分類(lèi)，然后根據(jù)分類(lèi)進(jìn)行編碼[2]，編碼由多位數(shù)字組成，分別代表產(chǎn)品類(lèi)型、品名、規(guī)格型號(hào)、單位、單價(jià)、生產(chǎn)單位、購(gòu)進(jìn)單位，為使用過(guò)程中的查詢(xún)、篩選、統(tǒng)計(jì)工作提供條件。配合條形碼技術(shù)有效提高工作效率。

2.3 做好成本控制

把每一個(gè)耗材品種的使用范圍確定到每個(gè)使用科室，遵循“誰(shuí)申請(qǐng)，誰(shuí)使用”原則，使用科室可以更清楚地知道本科室的耗材品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格，方便申購(gòu)、請(qǐng)領(lǐng)和控制成本支出，及時(shí)向設(shè)備科反饋使用情況。

2.4 增加報(bào)警提示功能

庫(kù)房管理員辦理入庫(kù)手續(xù)時(shí)輸入失效日期，系統(tǒng)自動(dòng)生成提前報(bào)警日期，庫(kù)房管理人員可根據(jù)情況及時(shí)進(jìn)行退、換貨處理，從源頭上精確控制、杜絕使用過(guò)期的醫(yī)用耗材，為醫(yī)療安全提供保障，避免產(chǎn)品過(guò)期造成浪費(fèi)。

根據(jù)各科室使用情況設(shè)置最低庫(kù)存量。當(dāng)庫(kù)存耗材剩余到一定數(shù)量時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警提示進(jìn)貨補(bǔ)充，減少庫(kù)存積壓，降低管理成本，加速資金周轉(zhuǎn)，保障臨床供應(yīng)。

設(shè)置停止使用按鈕，授予使用科室停止使用權(quán)限。如果不再需要該產(chǎn)品可點(diǎn)擊停止購(gòu)進(jìn)按鈕，及時(shí)提示設(shè)備科庫(kù)房，不再購(gòu)置避免浪費(fèi)。

2.5 根據(jù)醫(yī)用耗材類(lèi)型設(shè)置管理流程

設(shè)計(jì)使用醫(yī)用耗材采購(gòu)流程時(shí)不僅需要考慮到效率，還需要保證其合乎法律、法規(guī)[3]。

2.5.1 醫(yī)用低值耗材管理

醫(yī)用低值耗材包括一次性注射器、輸液器、輸血器、引流袋、引流管、留置針、無(wú)菌手套、手術(shù)縫線(xiàn)、手術(shù)刀片等[4]。系統(tǒng)升級(jí)增加管理項(xiàng)目后，原有流程可有效監(jiān)控管理，流程不變。

2.5.2 檢驗(yàn)試劑管理

檢驗(yàn)試劑類(lèi)產(chǎn)品多數(shù)為需要冰箱等非常規(guī)保存條件，為合理有效利用資產(chǎn)，方便科室工作，在設(shè)備科建立虛擬庫(kù)房，采取急入急出調(diào)撥程序。通過(guò)系統(tǒng)對(duì)檢驗(yàn)項(xiàng)目和試劑出庫(kù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)這兩者做比較，再減去合理的廢液率，使試劑使用情況一目了然，再把每臺(tái)儀器所能做的項(xiàng)目和收費(fèi)項(xiàng)目做對(duì)比分析，可得出每臺(tái)儀器的效益情況。這樣既可監(jiān)督試劑使用情況，又可基本掌握儀器效益，還可規(guī)范化學(xué)藥品的出入庫(kù)名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量[5]。

2.5.3 高值耗材管理

隨著介入手術(shù)的開(kāi)展以及骨科內(nèi)固定技術(shù)的發(fā)展，介入耗材、骨科耗材等高值耗材逐漸得到了廣泛運(yùn)用[6]。此類(lèi)耗材在手術(shù)使用中存在許多不確定性，手術(shù)方案確定后才能清楚所需植入耗材的規(guī)格型號(hào)。高值耗材造價(jià)高，也是醫(yī)療糾紛重點(diǎn)監(jiān)控產(chǎn)品。為有效監(jiān)控耗材使用情況，設(shè)立預(yù)入庫(kù)機(jī)制。

將可能使用的高值耗材輸入管理系統(tǒng)預(yù)入庫(kù)，使用科室術(shù)后通過(guò)系統(tǒng)填報(bào)“植入性醫(yī)療器械驗(yàn)收使用登記表”，輸入病人住院號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)提取病人基本信息（姓名、性別、年齡、床位號(hào)），手術(shù)醫(yī)護(hù)人員信息，從預(yù)入庫(kù)耗材品種上直接提取使用耗材信息（產(chǎn)品編碼、品名、規(guī)格型號(hào)、單位、單價(jià)、生產(chǎn)單位、數(shù)量）。確認(rèn)后一方面?zhèn)魉椭猎O(shè)備科管理人員，另一方面打印成紙質(zhì)表格（格式參照市衛(wèi)生局和藥監(jiān)局聯(lián)合發(fā)文表格），粘貼使用產(chǎn)品條形碼和合格證，請(qǐng)病人或家屬簽字后存入病歷。供貨公司根據(jù)使用產(chǎn)品開(kāi)送貨單（一式三份），使用科室簽字后，送貨公司、使用科室各一份，另一份附發(fā)票后送交設(shè)備科相關(guān)管理人員，管理人員核對(duì)后輸入發(fā)票號(hào)確認(rèn)，生成入庫(kù)單、調(diào)撥單。

使用程序的環(huán)環(huán)相扣，不僅可以有效防止耗材的遺失和亂收費(fèi)現(xiàn)象，而且可以追溯到病人使用的每一個(gè)高值耗材，有效保障病人利益，防止醫(yī)療糾紛的發(fā)生。

2.6 實(shí)現(xiàn)精確管理和科學(xué)決策

在系統(tǒng)原有篩選、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)功能的基礎(chǔ)上增加了匯總、分析、報(bào)表功能，使耗材管理工作更加精準(zhǔn)、全面[7]。

2.6.1 系統(tǒng)自動(dòng)生成采購(gòu)計(jì)劃

系統(tǒng)提取醫(yī)用耗材前3個(gè)月平均使用量，估算下1個(gè)月的耗材需求量，庫(kù)房管理員可根據(jù)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行增減10%左右的調(diào)整，制定出科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃。這樣既減少了庫(kù)存量，又能保證醫(yī)用耗材的正常供應(yīng)。

2.6.2 系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)表

利用信息系統(tǒng)精確的數(shù)字基礎(chǔ)，輸入計(jì)算公式和程序，設(shè)置統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能，適時(shí)準(zhǔn)確分析耗材的使用情況。為院領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、全面掌握醫(yī)用耗材使用情況和醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)提供了準(zhǔn)確的數(shù)字分析結(jié)果，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供了依據(jù)[8]。

3 小結(jié)

我院醫(yī)用耗材信息化管理系統(tǒng)升級(jí)后，耗材庫(kù)存量與去年同期相比下降了20%，杜絕了產(chǎn)品過(guò)期現(xiàn)象。耗材存儲(chǔ)周期縮短，不僅提高了醫(yī)用耗材管理工作效率和質(zhì)量，減輕了工作負(fù)擔(dān)，而且可使管理者實(shí)時(shí)追蹤到醫(yī)用耗材的使用和庫(kù)存情況，實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材精確溯源管理。同時(shí)，醫(yī)用耗材管理流程中的重點(diǎn)崗位和關(guān)鍵環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)得到了有效控制，提高了醫(yī)院綜合性競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

[1]任凱,顧慧,沈煒.全過(guò)程醫(yī)療物資管理系統(tǒng)的研制和應(yīng)用[J].中國(guó)醫(yī)療器械信息,2011,17(1):4-5,59.

[2]于春華,于京杰.醫(yī)用耗材信息分類(lèi)與編碼方法研究[J].解放軍醫(yī)院管理雜志,2009,(2):181-182.

[3]曾錦清,譚志堅(jiān),楊錫婷.醫(yī)用耗材管理探討[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)裝備,2013,10(5):71-73.

[4]張庚.恪盡職守把好醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)與付款關(guān)[J].中國(guó)衛(wèi)生經(jīng)濟(jì),2008,27(2):74-76.

[5]翟啟麟,張長(zhǎng)青.脛骨平臺(tái)骨折的常用分類(lèi)和比較[J].國(guó)際骨科學(xué)雜志,2011,32(1):14-16.

[6]劉曉明,姜文亭,方立,等.關(guān)于建立醫(yī)院檢驗(yàn)試劑、消耗性材料托管機(jī)制的探討與思考[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2011,(3):98-99.

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[8]曾燕,葉寧,鄒曉玲.探索適合醫(yī)院實(shí)際情況的醫(yī)用耗材管理[J].中國(guó)醫(yī)療設(shè)備,2010,25(9):102-103.