醫(yī)院信息系統(tǒng)切換實踐與探討

劉曉東，劉洋，田麗麗，朱旭瑋

襄陽市中心醫(yī)院 信息中心，湖北 襄陽 441021

0 前言

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)院信息化的廣度、深度不斷擴大，原有的信息系統(tǒng)已無法滿足醫(yī)院發(fā)展的需要，必須建設(shè)新的醫(yī)院信息系統(tǒng)[1]。新系統(tǒng)如何成功替換舊系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院整體業(yè)務(wù)的平穩(wěn)順利過渡，是我們面臨的主要問題[2]。本文闡述我院信息系統(tǒng)切換的具體做法。

1 系統(tǒng)切換方式

常見的系統(tǒng)切換方式有3種：直接切換、平行切換、分階段逐步切換[3]。各家醫(yī)院應(yīng)根據(jù)本院前期信息化應(yīng)用水平及新系統(tǒng)的準(zhǔn)備程度等具體情況，選擇1種或幾種相結(jié)合的切換方式。

1.1 直接切換

在切換預(yù)定時刻，停止使用舊系統(tǒng)，啟用新系統(tǒng)。這種方式風(fēng)險較大，應(yīng)做好應(yīng)急預(yù)案以備新系統(tǒng)出現(xiàn)問題無法正常使用。此外，為了保證順利平穩(wěn)過渡到新系統(tǒng)，前期要做好充分的準(zhǔn)備工作，對各模塊功能進行反復(fù)測試校驗。直接切換方式雖然存在風(fēng)險、前期工作量大，但有利于后續(xù)工作，如醫(yī)院各項報表數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和完整等。

1.2 平行切換

在切換預(yù)定時刻，新舊系統(tǒng)并行使用，即啟用新系統(tǒng)的同時舊系統(tǒng)仍然在院使用。這種方式幾乎不存在風(fēng)險，醫(yī)院業(yè)務(wù)在兩套系統(tǒng)中同時操作運行，并將各項報表進行比較核對，可及時發(fā)現(xiàn)并解決新系統(tǒng)中存在的問題，新系統(tǒng)順利運行一段時間后，停止使用舊系統(tǒng)。平行切換方式雖然風(fēng)險小，但是所需費用比較大，耗人力、財力。

1.3 分階段逐步切換

新舊系統(tǒng)的切換是一個子系統(tǒng)一個子系統(tǒng)的進行，每個子系統(tǒng)的切換是按平行方式進行。分階段逐步切換方式風(fēng)險較直接切換方式小，費用沒有平行切換方式高，但是程序處理接口多，不利于后續(xù)數(shù)據(jù)的整合。

2 切換前的準(zhǔn)備工作

2.1 組織準(zhǔn)備

組織準(zhǔn)備要充分[4]。新系統(tǒng)可能不僅僅是程序模塊的變動，更是對醫(yī)院各項業(yè)務(wù)流程、管理流程的優(yōu)化和再造，勢必會造成醫(yī)院原有管理模式和運行模式發(fā)生一定的變化，故新系統(tǒng)上線需要醫(yī)院多個部門的積極參與配合，重點是醫(yī)務(wù)處、護理部、財務(wù)處、藥劑科等關(guān)鍵部門。制定詳細周全的計劃書，權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)組織工作，明確管理細節(jié)，建立層級權(quán)責(zé)，及時、果斷地對有關(guān)問題進行決策，對確定了的問題通過會議、文件等形式盡快通知到臨床科室和相關(guān)操作人員。

2.2 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備指基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，包括人員信息、科室信息、藥品信息、診療項目信息、衛(wèi)材信息等數(shù)據(jù)[5]。舊系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)，需按新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行修改后導(dǎo)入新系統(tǒng)；舊系統(tǒng)中沒有的數(shù)據(jù)，需人工錄入新系統(tǒng)。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是一項繁瑣的系統(tǒng)工作，需要仔細核對，要把握幾個原則：合理分配、專人專管；保質(zhì)保量、專人審核；對于費用分類、科室信息設(shè)置等涉及多個部門的數(shù)據(jù)，應(yīng)及時開會協(xié)商共同確定。

2.3 人員培訓(xùn)

主要包括操作級培訓(xùn)和維護級培訓(xùn)[6]。前者培訓(xùn)的主要對象是各業(yè)務(wù)科室的軟件使用者，通過培訓(xùn)讓他們熟練新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和流程，減少誤操作。后者培訓(xùn)的主要對象是信息科的專業(yè)技術(shù)人員，通過培訓(xùn)在系統(tǒng)切換時及切換后進行現(xiàn)場指導(dǎo)、并使其具有異常識別、故障排除及解決問題的能力。人員培訓(xùn)要注意方式和方法，如以業(yè)務(wù)流程為主線進行培訓(xùn)、重點培訓(xùn)影響面較大的模塊、優(yōu)先培訓(xùn)年輕人群、保證培訓(xùn)時間、強化實際上機操作等。

2.4 硬件準(zhǔn)備

電腦終端、打印機等硬件設(shè)備和相關(guān)配套軟件系統(tǒng)安裝調(diào)試到位。對所有的終端電腦進行多次排查，不能使用的應(yīng)及時更換，并配置一定數(shù)量的備用機，以避免硬件故障影響切換工作，導(dǎo)致問題的擴大化。

3 系統(tǒng)切換的實施

3.1 確定一個合理的上線時間

切換時間一般考慮2個原則：① 為使系統(tǒng)切換對醫(yī)院業(yè)務(wù)的影響降至最低，應(yīng)選擇就診患者較少的時間；② 為了便于報表的統(tǒng)計分析，應(yīng)盡量選擇統(tǒng)計月的最后一天。我院選擇在工作日最后一天的零點開始進行系統(tǒng)切換，因晚上患者較少，第二、三天周末門診量不太大，發(fā)現(xiàn)問題可及時修改，星期一就醫(yī)高峰期可對系統(tǒng)的穩(wěn)定性進行一次全面的檢驗。

3.2 具體切換步驟

為了保證切換順利進行，必須制定切換當(dāng)天的詳細切換步驟，要求每個人必須按照步驟嚴(yán)格執(zhí)行，絕對不允許有其他的操作或流程。切換主要流程：樓層實施工程師去各自負責(zé)的樓層指導(dǎo)醫(yī)生使用新系統(tǒng)；門診收費處、住院收費處測試票據(jù)打印走紙；軟件工程師測試醫(yī)院排隊叫號系統(tǒng)、實驗室信息系統(tǒng)（LIS）接口、影像存儲與傳輸系統(tǒng)（PACS）接口、醫(yī)保接口等接口程序；清理新系統(tǒng)中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，清理后，任何人員不能再進入新系統(tǒng)進行任何操作；在新系統(tǒng)里操作藥品初始化；對收費員進行發(fā)票領(lǐng)用操作；各業(yè)務(wù)窗口全部退出舊系統(tǒng)，進入新系統(tǒng)操作業(yè)務(wù)；增加后臺觸發(fā)器，控制不能再往舊系統(tǒng)寫入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；切換后，關(guān)注各業(yè)務(wù)流程。

3.3 數(shù)據(jù)校驗及系統(tǒng)跟蹤

系統(tǒng)切換后應(yīng)對新系統(tǒng)中的各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)加強校驗核對，以防止數(shù)據(jù)錯誤，主要核對項目包括：藥品價格、診療項目價格、執(zhí)行科室、財務(wù)交賬報表、患者信息、費用明細等。常用的驗證方法有分別計算并比較新舊系統(tǒng)中各類業(yè)務(wù)報表，逐個核對患者費用明細及總金額，直接核對數(shù)據(jù)明細等[7]。系統(tǒng)切換后，對新系統(tǒng)運行情況進行跟蹤，收集整理使用者對新軟件的信息反饋，對新系統(tǒng)中存在的問題及時修改完善，使得系統(tǒng)更好地為廣大醫(yī)護工作者服務(wù)。

4 應(yīng)急預(yù)案

應(yīng)急預(yù)案主要是為了應(yīng)對系統(tǒng)切換可能出現(xiàn)的各種意外，確保醫(yī)院各項業(yè)務(wù)正常開展[8]。我院制定了《門診上線應(yīng)急預(yù)案》、《住院上線應(yīng)急預(yù)案》等應(yīng)急方案，預(yù)案定義了一般故障及處理方案和重大故障及處理方案。

4.1 一般故障及處理方案

定義一般故障如基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錯誤或不完整；部分人員無法登錄模塊、科室不正確；部分單據(jù)、票據(jù)無法正常打印或者走紙不正常；部分藥品、醫(yī)囑診療項目找不到或名稱、對應(yīng)物價錯誤；部分特殊患者無法正常在系統(tǒng)中完成就診處理；部分業(yè)務(wù)運行速度緩慢等。相應(yīng)的處理方案如安排技術(shù)人員核實故障情況，查明原因，及時排除；由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不全、錯誤及特殊流程有問題造成部分患者拿不到藥品，可憑取藥單直接取藥，保留取藥單，待問題解決時，補錄至新系統(tǒng)；安排藥劑科專人現(xiàn)場辦公，負責(zé)處理物價和藥品基本信息；工程師在機房對數(shù)據(jù)庫進行監(jiān)控和優(yōu)化等。

4.2 重大故障及處理方案

定義如關(guān)鍵流程有錯誤，患者無法正常就診，直接影響醫(yī)院的正常就診秩序，且在30 min內(nèi)無法修復(fù)；服務(wù)器壓力過大，整個系統(tǒng)運行緩慢，影響業(yè)務(wù)正常運行；服務(wù)器宕機等為重大故障。相應(yīng)的處理方案如工程師迅速針對軟件系統(tǒng)問題進行分析，如果30 min內(nèi)無法解決，立即上報院領(lǐng)導(dǎo)決定是否啟用舊系統(tǒng)；針對各個部門使用的消耗服務(wù)器資源較大的業(yè)務(wù)統(tǒng)計功能限制在高峰期使用，在非高峰期間可以正常使用；將系統(tǒng)切換到備用服務(wù)器，待正式服務(wù)器恢復(fù)后，數(shù)據(jù)從備用服務(wù)器恢復(fù)到正式服務(wù)器等。

5 結(jié)論

醫(yī)院信息系統(tǒng)切換是一項復(fù)雜而細致的工作，醫(yī)院信息化管理部門應(yīng)不斷地總結(jié)經(jīng)驗、研究問題，選擇適合醫(yī)院自身的切換方式，精心做好切換前的準(zhǔn)備工作并制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，才能保證新舊系統(tǒng)平穩(wěn)過渡，保障醫(yī)院各項業(yè)務(wù)的正常開展[9]。

[1]李工,駱曄.談醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)中存在的若干問題[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2002,23(4): 54-55.

[2]劉松林.淺析醫(yī)院信息系統(tǒng)切換實施方案[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2009,24(10):76-77.

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[4]劉海霞.醫(yī)院信息系統(tǒng)的切換準(zhǔn)備及切換方案探討[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥,2009,(19):119-120.

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[7]劉暢.新舊系統(tǒng)切換中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的研究與實現(xiàn)[J].電腦與信息技術(shù),2005,(2):47-49.

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