淺談我院醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理

曾冬梅，張正軍

太和醫(yī)院湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬醫(yī)院后勤服務(wù)中心， 湖北 十堰 442000

0 前言

完整的醫(yī)療設(shè)備檔案不僅可以提高醫(yī)療設(shè)備的使用率，為使用科室提供準(zhǔn)確、有效的技術(shù)支持，為設(shè)備后期的維修保養(yǎng)提供原始的資料和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，還可以為醫(yī)院購置新設(shè)備時提供科學(xué)的依據(jù)，保證醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

我院現(xiàn)有編制床位2300張，員工近3500人，總資產(chǎn)10多億元。其中100萬元以上醫(yī)療設(shè)備有45臺，50萬元以上醫(yī)療設(shè)備有90臺，50萬元以下設(shè)備有8730臺，按照1機(jī)1檔（1萬元及以上設(shè)備都要建檔），龐大的紙質(zhì)檔案使用很不方便，利用現(xiàn)代技術(shù)建立電子檔案，實(shí)施醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理勢在必行。

1 檔案電子化管理特點(diǎn)

檔案電子化管理就是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求、開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程，又稱檔案的信息化管理。具有操作方便、存儲空間小、多種表現(xiàn)形式、復(fù)制時不容易丟失信息、傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享等特點(diǎn)，為人們提供了紙質(zhì)檔案無法比擬的便利，可極大地提高工作效率。

2 我院醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的具體做法

2.1 建立健全電子檔案管理制度

（1）全院首先建立了統(tǒng)一的醫(yī)療設(shè)備電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的制作、收集整理和歸檔的時間與方法；明確劃分其保管期限；統(tǒng)一規(guī)定文件的載體形式與質(zhì)量、規(guī)格和格式；確認(rèn)醫(yī)療設(shè)備文件的有效性與完整性；在檔案存儲過程中要求文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息要一并保存；嚴(yán)格填寫歸檔電子文件登記表。規(guī)定對所有醫(yī)療設(shè)備電子檔案實(shí)行定期檢查，計(jì)算機(jī)和移動硬盤的不定期抽查，要求光盤每4年進(jìn)行一次機(jī)讀檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施[1]。

（2）制定了醫(yī)療設(shè)備檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度、電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)的安全操作制度、網(wǎng)絡(luò)安全的保密制度、電子檔案管理人員的管理制度[2]，醫(yī)療設(shè)備電子檔案的備份與恢復(fù)系統(tǒng)以及檔案管理的記錄系統(tǒng)。

2.2 專人專管

我院設(shè)專人負(fù)責(zé)保管醫(yī)療設(shè)備檔案，并由專門的計(jì)算機(jī)儲存醫(yī)療設(shè)備電子檔案，以保證檔案資料的有效性和完整性，隨時歸檔，隨時了解網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行、信息發(fā)布情況，不定期或定期檢查網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行工作情況，以防檔案的缺失、流程的遺漏和病毒的破壞等。中心檔案室將電子檔案拷貝2套，1套封存保管，1套提供利用。所建立的醫(yī)療設(shè)備檔案均實(shí)行電子和紙質(zhì)歸檔的雙軌制，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。由中心檔案室編寫的電子檔案文件登記表內(nèi)容包括：載體形式、形成單位、文件題名、形成時間、硬件環(huán)境、軟件平臺、應(yīng)用軟件、保管期限、設(shè)備金額、設(shè)備購置時間、設(shè)備運(yùn)行情況、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、使用科室及維護(hù)該設(shè)備的工程師等，方便每年的檔案清查工作，使檔案查閱更精確、更快速，醫(yī)療設(shè)備檔案管理真正進(jìn)入信息化的管理領(lǐng)域[3]。

2.3 建立醫(yī)療設(shè)備電子檔案共享平臺

我院建有院內(nèi)局域網(wǎng)（OA網(wǎng)），全院中層以上干部及科室業(yè)務(wù)骨干均開辟上網(wǎng)專線，每人1個獨(dú)立上網(wǎng)密碼。在OA網(wǎng)上開設(shè)醫(yī)療設(shè)備檔案專區(qū)，實(shí)施醫(yī)療設(shè)備檔案的遠(yuǎn)程傳輸和查閱，以科室為單位建立檔案目錄，目錄下按年度劃分檔案類別，建立醫(yī)療設(shè)備電子文件自動上傳的窗口，全院有27名兼職檔案管理員及時收集和捕捉有用的醫(yī)療設(shè)備檔案信息，通過OA網(wǎng)及時傳送給檔案部門，用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，中心檔案室工作人員則接收登記，接收后馬上給每份檔案編制一個唯一的檔案號，并給出相應(yīng)的分類號，歸檔同時進(jìn)行主題詞標(biāo)收、著錄。用戶利用時只須給出檔案分類號或主題詞即可找出相應(yīng)的檔案和附件，從而減輕檔案人員的勞動強(qiáng)度[4]，實(shí)現(xiàn)科室與科室、科室與院管、醫(yī)院與社會的資源共享[5]。

2.4 創(chuàng)新的檔案服務(wù)方式

我院專門建立了醫(yī)療設(shè)備檔案的工作服務(wù)網(wǎng)頁，一方面單位自己制作網(wǎng)頁對外發(fā)布信息，另一方面是收集網(wǎng)上數(shù)據(jù)和信息，為院內(nèi)外用戶提供服務(wù)，擴(kuò)大社會影響，拓寬服務(wù)范圍[6]。院外人士只要注冊登記成為我院電子檔案中心會員，通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子檔案中心進(jìn)行身份確認(rèn)并確定查閱權(quán)限獲得許可后，即可查詢有關(guān)的電子檔案信息，并進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。醫(yī)院在新設(shè)備采購論證過程中，借助網(wǎng)絡(luò)對設(shè)備的外觀大小、各種指標(biāo)性能和功能、操作流程甚至遠(yuǎn)程操控進(jìn)行系統(tǒng)整合，讓使用科室對設(shè)備有充分的了解，通過比較選出適合自己科室的設(shè)備，也使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能做出更明智、更有效的選擇[7]。設(shè)備的安裝調(diào)控、維護(hù)和維修資料的數(shù)據(jù)均直接從廠家傳輸過來，利用網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合廠家共同維護(hù)設(shè)備，建立專門的醫(yī)療設(shè)備報(bào)損報(bào)廢網(wǎng)頁，傳送需要報(bào)廢設(shè)備的數(shù)據(jù)信息，使用科室通過網(wǎng)絡(luò)填寫設(shè)備電子申請報(bào)廢單，傳至醫(yī)院設(shè)備管理部門，由院主管領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備審核委員會審核，申請科室可通過網(wǎng)絡(luò)直接查看申請?jiān)O(shè)備報(bào)廢的情況，臺賬管理部門則直接對已報(bào)廢、損毀和丟失的醫(yī)療設(shè)備及時進(jìn)行核銷，但報(bào)廢后的信息仍保存在檔案管理系統(tǒng)中便于日后查詢。設(shè)備使用的效益分析也在檔案網(wǎng)頁中公示，為醫(yī)療設(shè)備科學(xué)，有效、安全的管理和利用提供了最基礎(chǔ)、最完整的數(shù)據(jù)，使之更好、更有效地服務(wù)于醫(yī)院。

2.5 建立完善的醫(yī)療設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防范制度

嚴(yán)格控制醫(yī)療設(shè)備電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證檔案的安全，設(shè)定訪問限制級別，不同的科室及人員有不同的使用權(quán)限，分別進(jìn)行權(quán)限認(rèn)定。電子檔案在形成過程中隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證檔案在傳輸處理過程中不出現(xiàn)資料的變更以及惡意程序的篡改等錯誤，以確保檔案室收到電子檔案的原始性。部分檔案設(shè)定特定的保護(hù)，按照不同的功能要求開放限度，有的為只讀模式，確保利用時的準(zhǔn)確性及醫(yī)療設(shè)備電子檔案的法律憑證地位。

2.6 改善庫存環(huán)境

我院檔案庫房在遠(yuǎn)離醫(yī)院醫(yī)療區(qū)域的4樓，庫房坐南朝北，醫(yī)療設(shè)備檔案與其他檔案同在一個庫房，但放置在專門防磁的檔案柜內(nèi)，嚴(yán)格按照電子檔案的保管要求，存放的檔案遠(yuǎn)離醫(yī)院臨床科室的磁場、強(qiáng)熱源、隔離有害氣體及強(qiáng)紫外線，庫房內(nèi)室溫始終控制在17～20℃，相對濕度保持在35%～45%。通過對電子檔案管理環(huán)境的改善，同時也優(yōu)化了檔案庫房條件，使醫(yī)院檔案管理硬件上了一個新臺階。

3 效果

我院通過從設(shè)備申購到報(bào)廢的整個環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò)管理，為醫(yī)院提供了完整的醫(yī)療設(shè)備信息資源[8-9]。① 院領(lǐng)導(dǎo)通過院內(nèi)OA網(wǎng)上開設(shè)的醫(yī)療設(shè)備檔案專區(qū)可隨時了解本院醫(yī)療設(shè)備的分布使用情況、維修記錄、報(bào)廢管理等，為設(shè)備的更新提供參考；② 檔案管理人員主動學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的責(zé)任感和緊迫感；③ 各科室各階段的經(jīng)辦人員積極主動上交醫(yī)療設(shè)備資料，使設(shè)備檔案的收集更加及時完整；④ 醫(yī)療設(shè)備檔案的利用率由原來的20%增加到85%，改變了以往重管輕用的局面，真正實(shí)現(xiàn)了全院資源共享，完善了檔案工的職責(zé)，既優(yōu)化了工作流程也減少了不必要的勞動，設(shè)備的維修通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸，與廠家共同查找問題，節(jié)約了時間、降低了成本、減少了醫(yī)療事故的發(fā)生。醫(yī)院購置的各種醫(yī)療設(shè)備也得到了最大效益的回報(bào)，大大提高了醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和效率，使醫(yī)院在推行醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的同時也貫徹了精益管理的理念，提升了醫(yī)院的競爭力。

[1]竇麗娟,姬良波.如何做好照片檔案的電子化管理[J].黑龍江史志,2012,(5):31-32.

[2]沈娜,李詩,李長庭.醫(yī)院檔案電子化管理探討[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù),2012,(2):144.

[3]曾冬梅,張正軍.精益管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的應(yīng)用[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2013,28(2):63-64,57.

[4]何彩平.醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與管理[J].中國醫(yī)學(xué)裝備,2011,8(12):58-60.

[5]李珍香.淺析醫(yī)院檔案電子化管理[J].中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育,2010,(2):153.

[6]張?jiān)娏?檔案電子化管理的發(fā)展趨勢[J].蘭臺內(nèi)外,2010,(5):24.

[7]李濤,李怡勇,米永巍,等.醫(yī)療設(shè)備管理中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用思考[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2013,(4):125-126.

[8]周嬙.我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的探討[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2013,28(5):105-106.

[9]王雪琴.淺談檔案電子化管理的幾點(diǎn)認(rèn)識[J].檔案天地,2010,(8):53-58.