我院醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理信息系統(tǒng)探討

石楠

株洲市中心醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程部，湖南 株洲 412000

我院醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理信息系統(tǒng)探討

石楠

株洲市中心醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程部，湖南 株洲 412000

本文分析了我院目前醫(yī)療設(shè)備管理存在的問題，介紹了新的醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理信息系統(tǒng)的主要功能及應(yīng)用。

醫(yī)療設(shè)備管理；生命周期；信息化管理

建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院，需要高精尖的醫(yī)療設(shè)備與經(jīng)驗豐富的醫(yī)護隊伍，同時需要先進的管理技術(shù)支撐。隨著科技的迅猛發(fā)展，醫(yī)院實力的增強，以及三甲醫(yī)院功能性需求，我院不斷更新、引進最先進的醫(yī)用設(shè)備。

醫(yī)療設(shè)備數(shù)量的增加，使醫(yī)院設(shè)備的管理、維護工作變得尤為重要，同時也對醫(yī)療設(shè)備的資產(chǎn)管理與運營、資產(chǎn)保值增值、設(shè)備的更新、淘汰、維護維修、效益分析等提出了更高要求，致使醫(yī)院設(shè)備科管理工作的難度也將隨之增大。

1 醫(yī)療設(shè)備管理現(xiàn)狀

1.1 設(shè)備及人員現(xiàn)狀

我院是株洲市三級甲等醫(yī)院，擁有10萬元以上的大型設(shè)備 400 多臺，包括 CT 4 臺、MRI 2 臺、直線加速器 2 臺、超聲診斷儀 28 臺、X 射線機 19 臺、呼吸機 42 臺。本院設(shè)備科由采購、維修、倉庫3部分組成，其中采購管理5人，維修工程師12人，倉庫管理員 4人。

1.2 日常管理中出現(xiàn)的問題

（1）設(shè)備科沒有建立全程的、規(guī)范化、流程化的管理（從設(shè)備購置、驗收、運營、維修、效益分析、報廢），導(dǎo)致很多相關(guān)的資料無法及時查閱和追溯。

（2）全院各科室醫(yī)療設(shè)備眾多，出現(xiàn)賬目不清、賬物不符、有賬無實等情況，容易導(dǎo)致醫(yī)院資產(chǎn)流失，不利于設(shè)備科對全局的把控。

（3）定期的科室清查，以及全院的定期資產(chǎn)清查過程繁瑣、耗費時間、清查結(jié)果的準確性不高。

（4）設(shè)備的運行狀態(tài)（在用、停用、報廢）不清晰，年久失修、自然腐蝕嚴重，請廠家來維修，費用高而且影響醫(yī)療使用。

（5）醫(yī)療設(shè)備及相關(guān)配件的采購及管理流程不清晰。

（6）現(xiàn)有設(shè)備管理制度及一些相應(yīng)政策落實難。

（7）設(shè)備的維護維修管理流程不明晰，缺乏實效性，維護、維修響應(yīng)不及時，影響設(shè)備的正常使用，降低醫(yī)院的收入，同時產(chǎn)生了大量的維保費用。

（8）高值耗材的管理面臨證照管理、核對難度大；購銷流程不規(guī)范，缺乏管理手段 ；記錄工作量大，易出差錯，產(chǎn)品追溯困難。

（9）醫(yī)院申請購買新設(shè)備，需要論證時，才匆忙手工提取一些效益方面的數(shù)據(jù)來應(yīng)付，數(shù)據(jù)來源往往不太準確，給領(lǐng)導(dǎo)決策帶來困難。

2 醫(yī)療設(shè)備信息化管理

要解決以上問題，首先要確定醫(yī)療設(shè)備全生命周期的工作內(nèi)容，再引進信息管理系統(tǒng)，記錄設(shè)備從申購到報廢的管理流程，規(guī)范保養(yǎng)和維護流程，實現(xiàn)醫(yī)院各部門的同一媒介聯(lián)通，最終實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備生命周期的信息化管理[1]。

2.1 醫(yī)療設(shè)備管理內(nèi)容

2..1.1 嚴把醫(yī)療設(shè)備購買計劃關(guān)

對新設(shè)備的申購，醫(yī)院器械委員會必須進行投資論證，根據(jù)科室特點和發(fā)展規(guī)模結(jié)合實際情況，有計劃地批準設(shè)備的購置。將資金與醫(yī)療、科研的需要相結(jié)合，使有限的資金充分發(fā)揮良好的經(jīng)濟效益和社會效益。建立固定的招標(biāo)小組，由主管院長、醫(yī)院相關(guān)部門和相關(guān)專家組成[2]。

2.1.2 完善醫(yī)療設(shè)備技術(shù)管理

設(shè)備檔案收集、整理和保存是一項時間長，技術(shù)強的工作。醫(yī)院所有醫(yī)療設(shè)備的原始資料都要收齊歸檔，保證資料齊全、準確真實，努力為醫(yī)院提供最準確，最有利的設(shè)備管理、采購、維修依據(jù)[3]。

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速前進，醫(yī)療設(shè)備管理的方式方法也有了質(zhì)的飛躍，現(xiàn)代化的技術(shù)管理，使得醫(yī)院必須加強醫(yī)院人才隊伍的建設(shè)。在引進新型設(shè)備的同時，也要重視對臨床、技術(shù)、維修人才的引進和培養(yǎng)。

2.1.3 醫(yī)療設(shè)備日常保養(yǎng)、維修工作

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高對維修工程師的重視，有計劃地安排維修工程師參加專業(yè)技能培訓(xùn)，最好能與廠家協(xié)商，安排相關(guān)工程師到廠家進行維修、保養(yǎng)的培訓(xùn)。既要掌握醫(yī)療設(shè)備的日常維護又要學(xué)會常見故障的排除與維修[4]。我院設(shè)備科要求維修工程師在設(shè)備安裝以及調(diào)試階段，全程陪同，與廠家工程師溝通學(xué)習(xí)，了解設(shè)備性能，保養(yǎng)特點，簡單掌握故障易發(fā)模塊及檢查方法。

我院根據(jù)衛(wèi)生局對醫(yī)療設(shè)備的管理辦法制定了設(shè)備分級保養(yǎng)制度[5]：① 一級保養(yǎng) ：我院印制了《設(shè)備使用記錄手冊》，使用科室安排專機專人負責(zé)，每日對機器及機房環(huán)境進行清潔，并將機房的溫濕度，設(shè)備運轉(zhuǎn)情況記錄到記錄本上，另外該記錄本也要求記錄設(shè)備出現(xiàn)的偶發(fā)故障，方便工程師隨時查閱 ；② 二級保養(yǎng) ：設(shè)備科工程師對設(shè)備過濾網(wǎng)之類的內(nèi)部部件，做定期清潔 ；③ 三級保養(yǎng) ：設(shè)備科工程師協(xié)助廠家工程師對設(shè)備進行技術(shù)參數(shù)、檢查精度調(diào)整，檢查電源及配件老化情況。

2.1.4 做好醫(yī)療設(shè)備效益分析

確定醫(yī)療設(shè)備考核指標(biāo)與考核辦法，準確掌握各科室醫(yī)療設(shè)備的收入、成本情況，通過對實際使用情況，效能效益的分析，制定設(shè)備運行策略[6]。

2.1.5 定期進行計量檢測

按照國家計量檢定規(guī)程，要定期對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備逐級申請進行計量檢測，保證量值準確無誤地反映患者病情，防止因量值失準造成誤診而給患者帶來生命威脅[7]。

2.2 醫(yī)療設(shè)備生命周期全程管理

為完成上述管理內(nèi)容，我院決定引進醫(yī)療設(shè)備信息管理系統(tǒng)，經(jīng)設(shè)備科和信息科共同商討確定，其作為獨立系統(tǒng)使用，不與醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）連接。該系統(tǒng)主要模塊包括采購管理、資產(chǎn)管理、保養(yǎng)管理、維修管理、效益分析、普通耗材、高值耗材管理。

3 模塊功能及應(yīng)用

目前我院與該系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)員還處在溝通階段，簡介幾個主要模塊的功能。

3.1 資產(chǎn)管理模塊

主要是對固定資產(chǎn)的管理。將每臺設(shè)備從申請購置、論證采購、安裝調(diào)試、運行維護到淘汰報廢劃分為幾個連續(xù)的時期，針對不同時期的工作重點實施設(shè)備全生命周期標(biāo)準化管理。能夠充分體現(xiàn)計劃與控制結(jié)合、供應(yīng)與管理結(jié)合、消耗與效益結(jié)合，使醫(yī)院設(shè)備科管理工作，按計劃、步驟、規(guī)律、標(biāo)準有條不紊地進行，便于更好的發(fā)揮管理職能，提高工作效率。

將設(shè)備信息輸入系統(tǒng)，其中設(shè)備型號、序列號、使用科室、生產(chǎn)廠家、維修負責(zé)人及聯(lián)系電話、保修截止日期為必寫項目，這些項目會呈現(xiàn)在打印的資產(chǎn)管理標(biāo)簽上，這些標(biāo)簽將會貼在機器上供維修、資產(chǎn)檢查使用。另外要輸入該設(shè)備的經(jīng)銷公司，公司聯(lián)系人電話，設(shè)備國別，購買價格，啟用日期等，這些項目雖不體現(xiàn)在標(biāo)簽中，但也要保存資料方便各部門檢查。

定期或臨時對醫(yī)院固定資產(chǎn)的實際數(shù)量進行盤點，隨時掌握資產(chǎn)的流動情況。

3.2 維修保養(yǎng)管理模塊

流程包括設(shè)備保養(yǎng)計劃、設(shè)備保養(yǎng)實施記錄、設(shè)備維修登記、設(shè)備維修記錄、設(shè)備運行狀態(tài)管理、設(shè)備計量管理、設(shè)備維修和維護綜合統(tǒng)計等。

根據(jù)設(shè)備性質(zhì)不同，工程師需要自行設(shè)定設(shè)備的日常保養(yǎng)計劃，系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)定的執(zhí)行周期自動提醒工程師對設(shè)備進行保養(yǎng)，并顯示保養(yǎng)注意事項。保養(yǎng)結(jié)束后工程師需在系統(tǒng)上完成“保養(yǎng)記錄單”的填寫，并開始下一個保養(yǎng)周期。

如果機器偶遇故障但稍后便恢復(fù)正常，設(shè)備維修工程師也會要求使用人員作相應(yīng)記錄。當(dāng)遇到其他故障，使用人員可以在該模塊中，輸入故障問題，并呼叫維修工程師過來檢查維修。維修完成之后，使用科室可對該工程師的工作作出評價，有利于督促工程師改善、提高維修技能和服務(wù)態(tài)度。該系統(tǒng)還能統(tǒng)計維修工程師的維修工作量，為績效工資評定提供數(shù)據(jù)。

該模塊為維護工作提供有效資料，也能客觀分析該機器性能，同時也為日后再次申購提供有力資料。

3.3 效益分析模塊

效益分析主要是對醫(yī)院大型設(shè)備進行收入、支出的分析，從而為醫(yī)院的決策提供支持。系統(tǒng)主要提供3種模式的數(shù)據(jù)采集 ：① 手工錄入 ；② 通過 EXCELL 批量導(dǎo)入 ；③通過與 HIS 做接口完成[8]。

系統(tǒng)按設(shè)備收入和支出，進行效益分析數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，以圖形展示，并可按設(shè)備金額、科室、設(shè)備名稱進行查詢，按單月、季度、年度表格格式體現(xiàn)綜合的報表，并支持手工 EXCELL 導(dǎo)入和接口解決方案。在支出信息欄目可自定義設(shè)備固定的一些費用，避免重復(fù)錄入。

具體功能主要包括設(shè)備費用類別、設(shè)備收支登記、設(shè)備效益分析、科室效益分析以及綜合效益分析等。

目前主要對醫(yī)院大型設(shè)備（10萬元以上設(shè)備）進行分析，如磁共振、CT、直線加速器、超聲等設(shè)備。內(nèi)容包括：當(dāng)月設(shè)備總收入、該設(shè)備治療人數(shù)、設(shè)備維修保養(yǎng)情況，分別匯總形成列表，計入系統(tǒng)，各科室自行查詢，及時掌握本科室設(shè)備使用情況及效益情況。

通過對設(shè)備的效益分析可以知道同一科室做同一檢查時，不同設(shè)備產(chǎn)生的效益高低，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效數(shù)據(jù)。

4 結(jié)語

該系統(tǒng)在我院還處于試運行階段，對于使用過程中出現(xiàn)的問題積極與軟件工程師溝通并改進，努力讓各個模塊更符合我院運行模式，爭取早日全面使用該系統(tǒng)。

我院預(yù)計通過使用該系統(tǒng)對設(shè)備科核心工作職能流程進行優(yōu)化，將設(shè)備科往常零散、耗時以及重復(fù)的工作碎片，串聯(lián)組織成為有序、高效的工作整體。從而幫助設(shè)備科建立起一個動態(tài)、規(guī)范、高效、易用的管理體系，實現(xiàn)日常管理工作的規(guī)范化和高效運作。

[1] 衛(wèi)生部關(guān)于印發(fā)《醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》的通知．衛(wèi)規(guī)財發(fā)〔2011〕24號[S]．

[2] 許迎新．醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量控制管理的探討[J]．中國醫(yī)療設(shè)備, 2010,25(9):77-78,86．

[3] 王棟．淺談在完善醫(yī)療設(shè)備管理過程中的幾點做法[J]．河南外科雜志,2006,12(2):43-44．

[4] 葛良君．醫(yī)療設(shè)備的質(zhì)量控制與管理[J]．江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理, 2010,21(5):4-6．

[5] 陳宏軍,張華．醫(yī)療設(shè)備的維修與保養(yǎng)工作[J]．醫(yī)療衛(wèi)生裝備, 2011．32(8):96-97．

[6] 金鑫,龔純貴．淺談利用信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備電子檔案[J]．中國醫(yī)學(xué)裝備,2012,9(6):64-67．

[7] 金國春,包啟劍．醫(yī)療設(shè)備計量與檢測探討[J]． 醫(yī)療裝備,2012,(7):44．

[8] 楊梓妍．大型醫(yī)療設(shè)備成本效益分析[D]．延安:延安大學(xué),2013．

Discussion on Management System for Full Life Cycle of Medical Equipment

SHI Nan
Department of Medical Engineering, Zhuzhou Central Hospital, Zhuzhou Hunan 412000, China

This paper analyzed the problems in management of medical equipment in our hospital, and introduced the function and application of a new system for management of full life cycle of medical equipment.

medical equipment management; life cycle; information management

R197.39；R197.324

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.08.035

1674-1633(2014)08-0109-03

2014-02-19

2014-07-15

作者郵箱：309615815@qq．com