論高校教學(xué)秘書的多重角色共融和勝任能力構(gòu)建

福建華南女子職業(yè)學(xué)院 陳蓓荔

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論高校教學(xué)秘書的多重角色共融和勝任能力構(gòu)建

福建華南女子職業(yè)學(xué)院 陳蓓荔

高校教學(xué)秘書作為院系教學(xué)管理人員，在貫徹執(zhí)行學(xué)校和院系的教學(xué)計(jì)劃，組織安排教學(xué)活動(dòng)，連接學(xué)校教務(wù)工作與院系教學(xué)工作中發(fā)揮著重要作用。教學(xué)秘書隊(duì)伍業(yè)務(wù)能力與工作效率的高低，不僅直接影響學(xué)校的教學(xué)運(yùn)行和教學(xué)質(zhì)量，還關(guān)系著學(xué)校的辦學(xué)效益和可持續(xù)發(fā)展。因此，必須選拔有事業(yè)心責(zé)任感、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、踏實(shí)肯干的管理人員充實(shí)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍。教學(xué)秘書也應(yīng)當(dāng)勤勤懇懇，兢兢業(yè)業(yè)，努力提高教學(xué)管理水平和服務(wù)質(zhì)量。該文闡述了高校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)、職能作用、角色定位，分析了教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀及其存在問題，提出了努力構(gòu)建教學(xué)秘書勝任能力的對(duì)策。

教學(xué)秘書 管理服務(wù) 角色共融 能力構(gòu)建

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著我國高校辦學(xué)規(guī)模迅速擴(kuò)大，專業(yè)方向不斷拓寬，學(xué)生人數(shù)成倍增多，高等教育已由精英教育向大眾教育轉(zhuǎn)變；同時(shí)高校教學(xué)管理事務(wù)更加繁重復(fù)雜，教學(xué)秘書工作也向管理與服務(wù)并重轉(zhuǎn)變。教學(xué)秘書管理能力和服務(wù)水平的高低，不僅直接影響學(xué)校的教學(xué)運(yùn)行和教學(xué)質(zhì)量，還關(guān)系著學(xué)校的辦學(xué)效益和可持續(xù)發(fā)展。如何建立健全一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)的教學(xué)秘書隊(duì)伍,改進(jìn)完善教學(xué)秘書的管理模式與服務(wù)方法，是高校必須認(rèn)真研究的重要課題。

1 教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)

高校教學(xué)管理兼有學(xué)術(shù)管理和行政管理雙重職能[1]，教學(xué)秘書只有明確崗位工作特點(diǎn)，才能得心應(yīng)手地開展工作，順利完成教學(xué)管理的各項(xiàng)任務(wù)。

1.1 教學(xué)管理的繁雜性

教學(xué)秘書工作涉及面廣，涉及院系教學(xué)管理的各個(gè)方面，包括修訂教學(xué)計(jì)劃、預(yù)訂教材書籍，編排教學(xué)課表、管理學(xué)籍檔案等。工作內(nèi)容繁雜、瑣碎，工作量大，包括整理資料、處理公文、傳遞信息、提供設(shè)備等。教學(xué)秘書工作必須認(rèn)真細(xì)致，嚴(yán)謹(jǐn)周密，面面俱到，有條不紊，每項(xiàng)工作才能順暢進(jìn)行。如果工作稍有不慎和疏忽，就會(huì)出現(xiàn)遺漏或失誤，影響正常的教學(xué)秩序。

1.2 教學(xué)管理的時(shí)效性

教學(xué)秘書工作繁忙，責(zé)任重大，應(yīng)當(dāng)分清每項(xiàng)工作的輕重緩急，有計(jì)劃、有條理、有步驟地進(jìn)行。各項(xiàng)工作如收發(fā)文件、調(diào)整課程、通知開會(huì)，都要按部就班，環(huán)環(huán)相扣。教學(xué)秘書的工作性質(zhì)決定了教學(xué)管理的高時(shí)效性。為了及時(shí)完成工作，有時(shí)需要加班加點(diǎn)，超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)。如果工作稍有拖拉和延誤，就會(huì)影響教學(xué)運(yùn)行的連續(xù)性，甚至造成教學(xué)事故。

1.3 教學(xué)管理的原則性

教學(xué)秘書置身于繁忙的工作環(huán)境，總是難免遇到各種各樣的矛盾。在處理疑難的問題和復(fù)雜的糾紛時(shí)，“既要維護(hù)學(xué)校的權(quán)威和規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，又不失公開、公平、公正的處理方式?！盵2]所以，教學(xué)秘書的責(zé)任心與教學(xué)管理的原則性必須統(tǒng)一，自始至終都要嚴(yán)格按照學(xué)校規(guī)章制度辦事，實(shí)事求是，公正、妥善地解決難題，做到有章必依，令行禁止。

2 教學(xué)秘書的職能作用

2.1 教學(xué)秘書首先是管理者

教學(xué)秘書最基本的角色是教學(xué)管理。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)處理院系教學(xué)事務(wù)，實(shí)施教學(xué)常規(guī)管理，包括教學(xué)計(jì)劃管理、教學(xué)運(yùn)行管理、教學(xué)質(zhì)量管理和教學(xué)檔案管理等，其主要職責(zé)是保證學(xué)校教學(xué)運(yùn)行井然有序。教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)優(yōu)化配置教學(xué)資源，精心安排教學(xué)活動(dòng)，嚴(yán)格管理教學(xué)質(zhì)量，通過合理的組織形式、科學(xué)的管理方法，使教學(xué)計(jì)劃達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。因此，教學(xué)秘書首先是以科學(xué)管理者的角色來定位的。

2.2 教學(xué)秘書又是服務(wù)者

教學(xué)秘書必須奉行“為教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)”的宗旨，扎扎實(shí)實(shí)做好后勤保障工作，為教師授課和學(xué)生學(xué)習(xí)提供全方位的支持。教學(xué)秘書只有將服務(wù)寓于管理之中，才能使教學(xué)管理工作有的放矢，落到實(shí)處。因?yàn)楣芾淼淖罱K歸屬就是服務(wù),而且服務(wù)體現(xiàn)得更具體、更直接[3]。所以，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)任勞任怨，將管理工作建立在全心全意為教學(xué)服務(wù)的基礎(chǔ)上，為廣大師生排憂解難。

2.3 教學(xué)秘書還是聯(lián)絡(luò)者

教學(xué)秘書是連接學(xué)校教務(wù)工作與院系教學(xué)工作的橋梁和紐帶。高校院系上聯(lián)學(xué)校的各個(gè)職能部門，下接基層的教學(xué)單位教研室。教學(xué)秘書聯(lián)系對(duì)象廣泛，要在學(xué)校與院系之間、領(lǐng)導(dǎo)與教師之間、教師與學(xué)生之間，做好各類具體事務(wù)的溝通協(xié)調(diào)工作，既將學(xué)校政策制度規(guī)章和教學(xué)活動(dòng)信息傳達(dá)給全體師生，又將教師、學(xué)生對(duì)教學(xué)工作的意見和建議反饋給院系領(lǐng)導(dǎo)，才能全局疏通，上下一致。

教學(xué)秘書的工作性質(zhì)特點(diǎn)決定了自身應(yīng)具備三重角色:管理者、服務(wù)者和聯(lián)絡(luò)者,而這三種角色必須有機(jī)統(tǒng)一、融為一體。

3 教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)存在的問題

3.1 高層次人才偏少，專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理

教學(xué)秘書是高校各項(xiàng)教學(xué)政策、制度的具體執(zhí)行者。要保質(zhì)保量完成各項(xiàng)工作任務(wù)，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)知識(shí)技能和良好的職業(yè)素養(yǎng)。目前，高校教學(xué)秘書多為本科學(xué)歷，高學(xué)歷人才較少，整體隊(duì)伍素質(zhì)不高；在知識(shí)結(jié)構(gòu)方面，大部分教學(xué)秘書沒有學(xué)過教育管理學(xué)，所學(xué)專業(yè)與工作崗位不對(duì)口。

3.2 隊(duì)伍不穩(wěn)定，轉(zhuǎn)崗離職多

目前，高校教學(xué)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定，主要表現(xiàn)在教學(xué)秘書對(duì)本職工作滿意度較低和流失率較大兩個(gè)方面。由于工作繁重、待遇偏低、提升空間不大，多數(shù)教學(xué)秘書不愿意繼續(xù)從事教學(xué)管理工作，有轉(zhuǎn)崗或離職傾向，教學(xué)管理人才流失較為嚴(yán)重。

3.3 缺少業(yè)務(wù)培訓(xùn)，知識(shí)難以更新

從高校實(shí)際情況看，大部分教學(xué)秘書由于工作繁忙，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)很少。有些教學(xué)秘書雖然接受過培訓(xùn)，但多為短期單一的知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性，專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)難以更新。其主要原因在于學(xué)校教學(xué)秘書培訓(xùn)制度缺失，沒有制定完整的培訓(xùn)計(jì)劃。

3.4 科研、創(chuàng)新能力不強(qiáng)

科研創(chuàng)新能力強(qiáng)弱是衡量教學(xué)秘書管理工作效率高低的標(biāo)志。目前，高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體科研創(chuàng)新能力薄弱，大部分教學(xué)秘書沒有科研成果。少數(shù)教學(xué)秘書雖然參加過科研項(xiàng)目，但研究課題層次低，創(chuàng)新形式單一，科研成果水平不高。教學(xué)秘書缺少科研時(shí)間，申請(qǐng)科研課題和經(jīng)費(fèi)難，嚴(yán)重削弱了教學(xué)管理隊(duì)伍的科研創(chuàng)新能力。

4 教學(xué)秘書的能力構(gòu)建

教學(xué)秘書只有不斷提升綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平與創(chuàng)新能力，才能掌握教育教學(xué)規(guī)律，適應(yīng)高校教學(xué)管理的新變化和多樣性，圓滿完成教學(xué)管理的各項(xiàng)工作。

4.1 強(qiáng)化綜合素質(zhì)

教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)要求是多方面的，既包括政治覺悟和道德修養(yǎng)，還包括教育學(xué)、心理學(xué)、高校管理學(xué)、秘書學(xué)等基本理論知識(shí)。其他則包括：與管理工作相匹配，具備組織協(xié)調(diào)能力，善于溝通，協(xié)調(diào)好各個(gè)部門單位的關(guān)系；具備綜合分析能力，利用各種信息,反饋相關(guān)問題,提出應(yīng)對(duì)措施；具備統(tǒng)籌兼顧能力，顧全大局，統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排。

4.2 提升管理水平

教學(xué)秘書既不能習(xí)慣于辦公室文件、信息的“上傳下達(dá)”,也不能沉溺于諸多行政事務(wù)和會(huì)議之中難以自拔，而要深入教學(xué)第一線,積極開展調(diào)查研究，認(rèn)真聽取教師和學(xué)生對(duì)教學(xué)管理工作的意見和建議，切實(shí)做好教與學(xué)的銜接工作。教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)結(jié)合院系的教學(xué)管理工作實(shí)際,有目的、有重點(diǎn)地探索教學(xué)活動(dòng)多個(gè)點(diǎn)面具有共性的問題,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，揚(yáng)長避短，從而提高管理水平和工作效率。

4.3 培養(yǎng)創(chuàng)新能力

教學(xué)秘書工作既要有主動(dòng)性、又要有開拓性、創(chuàng)造性[4]。教學(xué)秘書的創(chuàng)新能力主要有三個(gè)方面：一是工作制度創(chuàng)新，從管理體制和運(yùn)行機(jī)制上進(jìn)行改革，使教學(xué)管理工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。二是工作方法創(chuàng)新，因地制宜，因勢利導(dǎo)，創(chuàng)新行之有效的科學(xué)方法，提供智商性服務(wù)。三是工作手段創(chuàng)新，掌握辦公自動(dòng)化技能，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，促進(jìn)教學(xué)管理工作的信息化，提升教學(xué)管理工作的高效率。

4.4 當(dāng)好參謀助手

教學(xué)秘書接受高校教務(wù)處和院系主任雙重領(lǐng)導(dǎo)，擔(dān)任院系教學(xué)管理日常工作，是高校教務(wù)處和院系主任的參謀助手。教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)領(lǐng)會(huì)院系領(lǐng)導(dǎo)決策意圖，積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理教學(xué)管理事務(wù)。在院務(wù)會(huì)決定頒發(fā)實(shí)施后，教學(xué)秘書就有辦理、檢查、督促、落實(shí)的責(zé)任和義務(wù)，按時(shí)完成各項(xiàng)任務(wù)。教學(xué)秘書還要深思熟慮，多謀善斷，將對(duì)教學(xué)工作有用的、可行的、急需的信息或建議及時(shí)提供給院系領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)，并在自己力所能及的范圍內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。

5 結(jié)束語

綜上所述，高校教學(xué)秘書工作在學(xué)校教學(xué)管理中發(fā)揮著不可或缺、不可替代的重要作用。在高等教育制度全面深化改革的今天，高校教學(xué)秘書管理工作面臨嶄新的機(jī)遇和系列的挑戰(zhàn)。教學(xué)秘書應(yīng)該順應(yīng)社會(huì)巨大變化和高校飛速發(fā)展的形勢，強(qiáng)化服務(wù)教學(xué)和師生的意識(shí)，不斷提高綜合素質(zhì)能力，具備求實(shí)作風(fēng)和創(chuàng)新精神，以積極探索教學(xué)管理新路為主線，以全面提高教育教學(xué)質(zhì)量為目標(biāo)，健全專業(yè)、有序、高效的教學(xué)管理體系，真正實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，為促進(jìn)我國高等教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展作出新的貢獻(xiàn)。

[1] 張海慶.高校教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程再造與優(yōu)化研究[D].濟(jì)南:山東大學(xué), 2010.

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