企業(yè)如何做好設(shè)備檔案管理

呂志芳，史梅云，李勁松

（中油濟柴動力總廠，山東 濟南 250306）

中油濟柴動力總廠在經(jīng)濟開發(fā)區(qū)建立了新廠區(qū)，新購了機加工、熱處理、總裝等生產(chǎn)設(shè)備和研發(fā)設(shè)備一百多臺套，并進口了數(shù)控加工中心幾十臺，如何保證這些設(shè)備檔案的完整、準確成了一個重要的問題。

一、目前企業(yè)設(shè)備檔案管理存在的問題

1.對設(shè)備檔案重視不夠

只重視設(shè)備的使用、不重視設(shè)備檔案的管理，導致設(shè)備檔案收集不全，影響了設(shè)備的正常使用和維護。

2.設(shè)備檔案收集不全

設(shè)備檔案的收集應包括購置、安裝、調(diào)試、運行、維修、改造到報廢的全過程每個環(huán)節(jié)的資料都需要收集齊全，以保證設(shè)備檔案系統(tǒng)、完整。

設(shè)備檔案收集不全包括：設(shè)備的招投標資料不全、安裝調(diào)試記錄不全；進口設(shè)備的出國考察、培訓、談判協(xié)議資料不全，以及缺少翻譯；特種設(shè)備的檢驗報告、檢測記錄不全。

3.設(shè)備檔案的案卷質(zhì)量不符合要求

主要體現(xiàn)在裝訂不合要求、書寫材料不合格、紙張不合格、圖紙繪制不規(guī)范等。

二、設(shè)備檔案管理中應注意的問題

1.企業(yè)應重視設(shè)備檔案管理工作

設(shè)備檔案是設(shè)備的歷史記錄，它對于設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)起著重要的作用，如起重設(shè)備、鍋爐管道設(shè)備、電梯等特種設(shè)備定期年檢時都離不開合格證、檢驗報告等資料，設(shè)備檔案完整、準確是保證設(shè)備連續(xù)正常運行的前提。因此企業(yè)應高度重視設(shè)備檔案管理，以提高企業(yè)持續(xù)發(fā)展的能力。

2.制定完善的設(shè)備檔案管理制度

企業(yè)應該根據(jù)自身情況，制定出相應的設(shè)備檔案管理方法和制度。如我廠制訂了《普通設(shè)備檔案管理辦法》、《重要設(shè)備檔案管理辦法》、《特種設(shè)備檔案管理辦法》和《IT設(shè)備檔案管理辦法》。針對進口數(shù)控加工中心設(shè)備如蘭迪斯數(shù)控磨床、大型數(shù)控龍門加工中心、曲軸復合加工中心、凸輪軸復合加工中心等，制定了《進口設(shè)備檔案管理辦法》，明確規(guī)定了這些設(shè)備從招投標到安裝使用各個階段應歸檔的內(nèi)容、文件質(zhì)量要求，以及各個歸檔單位的職責。

3.將設(shè)備檔案的內(nèi)容、質(zhì)量等要求納入設(shè)備購買合同中

我廠在與設(shè)備廠家洽談購買設(shè)備事宜時，就針對設(shè)備檔案的內(nèi)容、質(zhì)量問題進行溝通，將應交付的設(shè)備檔案內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量等要求詳細寫入合同及協(xié)議中。在設(shè)備到貨驗收時，依據(jù)合同內(nèi)容驗收資料。

4.實行檔案歸檔備案確認制

在設(shè)備檔案歸檔時，我廠實行設(shè)備檔案歸檔備案確認制。由檔案室列出每臺設(shè)備應該歸檔的內(nèi)容及實際歸檔的內(nèi)容，由檔案室及各歸檔單位領(lǐng)導簽字確認。缺少的資料由歸檔單位出具理由并由領(lǐng)導簽字確認，使應該歸檔的資料、實際歸檔的資料及沒有歸檔的資料都明確清晰、有據(jù)可查、可以追溯。

5.建立考核機制

為了加強設(shè)備檔案管理，我廠建立了考核機制。將設(shè)備從招投標、購置、到貨驗收、安裝、調(diào)試、試運行等各個階段產(chǎn)生的資料落實到具體單位、具體人員，并納入部門職責及崗位職責，建立和形成考核機制。出現(xiàn)問題運用考核機制進行考核、追責。

6.配備專職及兼職設(shè)備檔案管理人員

為了更好地管理、利用設(shè)備檔案，應配備專職設(shè)備檔案人員負責設(shè)備檔案的管理工作。如我廠檔案室設(shè)立了專職的設(shè)備檔案管理人員，各個分廠設(shè)有兼職的設(shè)備檔案管理人員。設(shè)備檔案人員應該熟悉設(shè)備檔案的構(gòu)成、整理規(guī)范、著錄規(guī)則等，這樣才能確保檔案的完整、系統(tǒng)、有條理及標準化。

7.設(shè)備檔案管理人員參與設(shè)備開箱驗收

我廠要求設(shè)備檔案管理人員在設(shè)備的各個階段進行跟蹤管理，深入現(xiàn)場，指導設(shè)備檔案的收集、整理。設(shè)備到貨開箱驗收時，設(shè)備檔案管理人員要參與全過程，登記隨機資料，填寫驗收單并簽字，確保新設(shè)備資料能夠完整、準確地歸檔。

8.對設(shè)備檔案管理人員進行培訓

檔案管理人員的學識水平和專業(yè)技術(shù)水平直接決定著管理水平。為此我廠組織相關(guān)人員參加培訓班，通過學習和培訓，使設(shè)備檔案管理人員具備了系統(tǒng)的設(shè)備檔案管理知識，加強了設(shè)備檔案管理工作。