新時(shí)期計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理初探

馮向陽(yáng)

河南省人口和計(jì)劃生育科學(xué)技術(shù)研究院（鄭州，450002）

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)的醫(yī)療技術(shù)水平大大提高，人民生活水平與人均壽命都有了很大的改善，我國(guó)的計(jì)劃生育工作已經(jīng)完全進(jìn)入了一個(gè)嶄新的時(shí)期。計(jì)劃生育工作正穩(wěn)步從抓計(jì)劃生育過(guò)渡到與社會(huì)發(fā)展相結(jié)合的綜合治理方面；并由社會(huì)制約為主向著科學(xué)管理、綜合服務(wù)、宣傳教育與社會(huì)制約相結(jié)合的工作機(jī)制轉(zhuǎn)變。在這一新的歷史時(shí)期，各級(jí)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)要在技術(shù)的科學(xué)性、服務(wù)的高效性、管理的規(guī)范性上下足功夫，練好內(nèi)功。計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)的檔案管理工作內(nèi)容豐富、繁瑣，且工作量大，不僅包括工作制度的建立、政策宣傳，更是涵蓋基礎(chǔ)信息的采集與變更、健康檢查、藥具發(fā)放、流動(dòng)人口管理等。而目前我國(guó)的計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理滯后于新時(shí)代的發(fā)展，且與新環(huán)境下我國(guó)的計(jì)劃生育服務(wù)機(jī)制要求不相適應(yīng)，所以，加強(qiáng)新形勢(shì)下計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案的管理工作迫在眉睫。

1 新時(shí)期加強(qiáng)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理工作的必要性和重要性

1.1 計(jì)劃生育部門開(kāi)展技術(shù)服務(wù)工作的重要依據(jù)

計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案不僅能客觀地反映計(jì)劃生育機(jī)構(gòu)的技術(shù)與服務(wù)水平，而且是我國(guó)計(jì)劃生育技術(shù)發(fā)展的最好見(jiàn)證，所以計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)的規(guī)范化管理顯得尤為重要。

1.2 開(kāi)展業(yè)務(wù)和化解醫(yī)療糾紛的原始依據(jù)

隨著法律知識(shí)的普及和法制建設(shè)的逐漸完善，人們的法律和維權(quán)意識(shí)不斷加強(qiáng)，醫(yī)療糾紛時(shí)有發(fā)生。為了社會(huì)的和諧發(fā)展，我國(guó)相繼出臺(tái)了一系列法律法規(guī)以緩解醫(yī)患關(guān)系，避免醫(yī)療糾紛。為了保護(hù)弱勢(shì)群體的權(quán)益，很多國(guó)家在醫(yī)療糾紛中實(shí)行“舉證倒置”，即在醫(yī)療問(wèn)題上醫(yī)院有責(zé)任和義務(wù)提供證據(jù)，而證據(jù)就來(lái)自原始的記錄，即病歷、報(bào)告單據(jù)等醫(yī)療技術(shù)服務(wù)檔案。

1.3 社會(huì)信息化大背景下提高工作效率的保障

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，社會(huì)信息化程度愈來(lái)愈高。傳統(tǒng)化的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的需求，網(wǎng)絡(luò)化的資源共享對(duì)檔案管理工作的信息化提出了更高的要求，故做好計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

2 計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及原因

新時(shí)期人口和計(jì)劃生育現(xiàn)狀與傳統(tǒng)的計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理之間存在矛盾，早期的計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案保管分散、內(nèi)容不規(guī)范、歸檔不全等問(wèn)題比較突出。出現(xiàn)以上問(wèn)題的原因主要?dú)w于以下幾方面。

2.1 對(duì)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

檔案管理是一項(xiàng)及時(shí)性和長(zhǎng)久性且要求較高的工作。然而，由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不足，計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理的從業(yè)者大多是非專業(yè)人士，甚至身兼數(shù)職。由于缺乏基本的檔案管理技能，加之對(duì)這項(xiàng)工作不重視，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理工作上的疏忽，如在檔案的審查、移交、簽字等問(wèn)題上處理不當(dāng)。

2.2 各級(jí)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理制度不完善

調(diào)查顯示，由于對(duì)納入計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理的內(nèi)容缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，我國(guó)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案存在以下問(wèn)題：信息不全、材料缺失，缺乏真實(shí)性。而這些問(wèn)題主要源于對(duì)檔案管理制度建設(shè)的忽視，在檔案資料的收集、整理、歸檔上缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理水平不高，效率低下

近幾年來(lái)，雖然計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理工作取得了一定的成績(jī)。但總的來(lái)看，我國(guó)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理工作的信息化水平依然不高，個(gè)別單位還處于手工記錄的原始模式。計(jì)劃生育檔案的保管依然是庫(kù)房存放模式，既占用較大的空間又影響工作效率。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的今天，計(jì)劃生育檔案管理工作應(yīng)當(dāng)由傳統(tǒng)的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的管理手段，從而提高工作效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3 建議和對(duì)策

3.1 促進(jìn)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理工作建設(shè)

3.1.1 提高從業(yè)人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。首先應(yīng)強(qiáng)化各級(jí)計(jì)劃生育服務(wù)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視。定期對(duì)檔案管理從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高從業(yè)人員的專業(yè)技能和處理問(wèn)題的能力。各級(jí)單位做好檔案管理工作重要性的動(dòng)員工作，并創(chuàng)造各種機(jī)會(huì)讓檔案管理的從業(yè)人員參與到檔案建設(shè)的全過(guò)程中，從而使檔案從業(yè)人員對(duì)檔案工作有一個(gè)全面深入的了解。

3.1.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施，加快硬件建設(shè)，提高工作效率。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的今天，檔案管理的信息化已是大勢(shì)所趨，而計(jì)劃生育技術(shù)檔案信息化的主要內(nèi)容有以下幾個(gè)方面：①計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)數(shù)據(jù)資料的信息化。應(yīng)用現(xiàn)代化的手段（如計(jì)算機(jī)、掃描儀）將要存檔的文件、資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)錄入，形成電子文檔，以便保存和快速查閱。②計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理工作流程的信息化。通過(guò)管理軟件實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理的信息自動(dòng)分類、編目、排序，提高工作效率。③計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案檢索的信息化。在分級(jí)檢索制度前提下，通過(guò)局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)隨時(shí)檢索到需要的計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)存檔文件、資料、原始記錄等信息資料。然而，大部分計(jì)劃生育服務(wù)機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)有待完善或建設(shè)，從而影響到了檔案管理的自動(dòng)化，使檔案管理信息化的進(jìn)程受到了很大限制。硬件的建設(shè)已成當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。

3.2 建立健全規(guī)范的計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理工作制度

3.2.1 設(shè)置專職人員保管計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案。建立健全計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理負(fù)責(zé)人制度。諸如與計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案有關(guān)的門診、手術(shù)、住院記錄，都要由專門的責(zé)任人負(fù)責(zé)并實(shí)行統(tǒng)一管理。

3.2.2 建立健全規(guī)范的計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理工作新標(biāo)準(zhǔn)。安全信息技術(shù)需要明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，健全的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不僅能規(guī)范此項(xiàng)工作，并提高工作效率，還有利于維護(hù)計(jì)劃生育檔案信息的真實(shí)性。

3.2.3 完善信息技術(shù)方面的法律法規(guī)，確保計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案的安全性。當(dāng)前信息技術(shù)相關(guān)法律法規(guī)的可操作性不強(qiáng)，要確保計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案的安全性，尚需制定明確的法律法規(guī)。

新時(shí)期計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案的管理與開(kāi)發(fā)是計(jì)劃生育部門有效開(kāi)展計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)的重要保證，各有關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)信息的收集和歸檔，建立健全管理制度。做好計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案的管理工作，對(duì)依法行政、提供優(yōu)質(zhì)的技術(shù)服務(wù)、推動(dòng)我國(guó)人口和計(jì)劃生育工作的健康發(fā)展具有十分重要的意義。