醫(yī)院信息系統(tǒng)藥品不允許負(fù)庫(kù)存模式引發(fā)的問(wèn)題及對(duì)策

何承杰

（銅陵市中醫(yī)醫(yī)院藥劑科，安徽銅陵 244000）

醫(yī)院信息系統(tǒng)藥品不允許負(fù)庫(kù)存模式引發(fā)的問(wèn)題及對(duì)策

何承杰

（銅陵市中醫(yī)醫(yī)院藥劑科，安徽銅陵 244000）

為提升醫(yī)院藥品管理規(guī)范化和信息化水平，我院新的醫(yī)院信息系統(tǒng)不允許采用負(fù)庫(kù)存模式管理藥品。本文對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中遇到因藥品賬物不符導(dǎo)致的醫(yī)生處方受阻或發(fā)藥受阻、藥房藥品賬物相符率不高、藥品出入庫(kù)操作不及時(shí)等問(wèn)題進(jìn)行分析。采取自動(dòng)領(lǐng)藥單、增加藥品庫(kù)存基數(shù)、提高賬物相符率、改善更新賬目及時(shí)性等措施可有效解決上述問(wèn)題。采用藥品不允許負(fù)庫(kù)存模式及提高藥品賬物相符率是醫(yī)院加強(qiáng)藥品管理，提高信息化水平的必然趨勢(shì)和要求。

醫(yī)院信息系統(tǒng)；藥品庫(kù)存負(fù)數(shù)；賬物相符率

為提升醫(yī)院管理和信息化水平，我院自2013年1月開(kāi)始使用衛(wèi)寧THIS4.0升級(jí)版醫(yī)院信息系統(tǒng)。新信息系統(tǒng)通過(guò)電腦程序設(shè)計(jì)不允許藥品庫(kù)存出現(xiàn)負(fù)數(shù)，當(dāng)藥劑科各部門(mén)藥品出庫(kù)的數(shù)量大于電腦庫(kù)存數(shù)時(shí)，系統(tǒng)便不能執(zhí)行。通過(guò)半年多的實(shí)踐和總結(jié)，藥房各項(xiàng)管理工作逐步適應(yīng)新系統(tǒng)的要求。本文對(duì)我院信息系統(tǒng)運(yùn)行中因藥房藥品賬物不符所產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行分析并探討解決問(wèn)題的對(duì)策，并對(duì)電腦藥品庫(kù)存數(shù)不允許為負(fù)及提高藥品賬物相符率的作用進(jìn)行探討。

1 因藥品庫(kù)存數(shù)不夠而致的處方受阻或藥品庫(kù)存數(shù)虛多而致的發(fā)藥受阻問(wèn)題

1.1 問(wèn)題分析

我院老信息系統(tǒng)允許藥品庫(kù)存為負(fù)數(shù)，新來(lái)藥品只要電腦建好品名、規(guī)格、單位、價(jià)格等目錄信息，便可讓醫(yī)生開(kāi)處方，藥房可以先將該藥品出庫(kù)減賬讓庫(kù)存變?yōu)樨?fù)數(shù)而后從藥庫(kù)領(lǐng)入；新系統(tǒng)由于不允許藥品庫(kù)存為負(fù)數(shù)，藥房必須先有藥品庫(kù)存數(shù)，門(mén)診醫(yī)生才能開(kāi)出處方，并且開(kāi)出的藥品數(shù)量不能超過(guò)該藥品的藥房電腦庫(kù)存數(shù)。藥房藥品賬物不符，實(shí)物數(shù)大于電腦數(shù)，電腦數(shù)接近零時(shí)就可能出現(xiàn)藥房有藥而醫(yī)生開(kāi)不出處方；實(shí)物數(shù)小于電腦數(shù)，當(dāng)實(shí)物數(shù)接近零時(shí)就會(huì)出現(xiàn)醫(yī)生開(kāi)出處方而藥房無(wú)藥可發(fā)。我院大輸液采取的是各科室先在藥房領(lǐng)貨，再開(kāi)處方向藥房清還的管理模式，由于賬物不同步，當(dāng)某時(shí)段某科突然開(kāi)了過(guò)多的大輸液，就造成其他科室因庫(kù)存數(shù)不夠而無(wú)法開(kāi)出處方。

1.2 對(duì)策

針對(duì)以上問(wèn)題原因，藥劑科加強(qiáng)對(duì)各藥房藥品庫(kù)存管理，啟用電腦自動(dòng)生成領(lǐng)藥單系統(tǒng)，設(shè)置藥房藥品高低儲(chǔ)存數(shù)，當(dāng)藥品電腦庫(kù)存數(shù)低于設(shè)置的最低儲(chǔ)存數(shù)時(shí)便自動(dòng)進(jìn)入領(lǐng)藥單，保證只要庫(kù)房不缺貨，藥房電腦藥品庫(kù)存數(shù)始終能保持足夠的數(shù)量滿足醫(yī)生開(kāi)出藥品處方；若出現(xiàn)某種藥品電腦有數(shù)量而實(shí)物短少，醫(yī)生能開(kāi)出藥品處方，但藥房無(wú)藥可發(fā)時(shí)，藥房人員向藥庫(kù)快速請(qǐng)領(lǐng)補(bǔ)充實(shí)物，另外將此賬物不符藥品在專(zhuān)用登記薄登記并匯報(bào)主任，查找原因并針對(duì)性地將庫(kù)存調(diào)整正確；藥房適當(dāng)增加藥品庫(kù)存基數(shù)以降低賬物不符的不良影響力；每季度藥房除大盤(pán)點(diǎn)外，增加季度內(nèi)小盤(pán)點(diǎn)次數(shù)，記錄賬物不符藥品，查找原因并進(jìn)行針對(duì)性糾正[1-2]。另外藥房可使用藥品控制功能主動(dòng)限制醫(yī)生處方開(kāi)出某種藥品；大輸液采取藥庫(kù)進(jìn)貨入庫(kù)后即由藥房全部領(lǐng)出以保證藥房有足夠的基數(shù)，同時(shí)藥房采用Excel表格統(tǒng)計(jì)各科領(lǐng)用及開(kāi)方數(shù)據(jù)，每月底藥房統(tǒng)計(jì)出結(jié)存數(shù)，與各科盤(pán)點(diǎn)的實(shí)物數(shù)對(duì)照盈虧，并將藥房庫(kù)存數(shù)調(diào)整正確。

2 藥房藥品庫(kù)存的賬物相符率不高問(wèn)題

2.1 問(wèn)題分析

我院以往藥品賬目采取金額管理為主，數(shù)量管理為輔的管理模式，每季度盤(pán)點(diǎn)要求藥品金額不能虧損，而藥品數(shù)量的賬物相符率大約50%左右。采用新的信息系統(tǒng)后要求藥房必須提升到以藥品的數(shù)量管理為主。因此提高藥房藥品的賬物相符率是當(dāng)務(wù)之急。藥品庫(kù)存賬物不符的原因主要包括[3-4]：

2.1.1 領(lǐng)藥環(huán)節(jié)藥房從藥庫(kù)領(lǐng)取藥品，藥庫(kù)人員發(fā)放藥品出現(xiàn)了漏發(fā)或錯(cuò)發(fā)，而藥房領(lǐng)藥人員對(duì)所領(lǐng)取的藥品和請(qǐng)領(lǐng)單沒(méi)有認(rèn)真逐一核對(duì)，就進(jìn)行了計(jì)算機(jī)入賬；另外藥房偶爾緊急需藥，向藥庫(kù)領(lǐng)取藥品實(shí)物，而電腦未錄入請(qǐng)領(lǐng)單。

2.1.2 發(fā)藥環(huán)節(jié)藥師在處方調(diào)劑工作中沒(méi)有認(rèn)真審核處方，出現(xiàn)人為的操作失誤，造成藥品錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)，如沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行糾正，會(huì)影響藥品庫(kù)存的準(zhǔn)確性。發(fā)過(guò)的處方未及時(shí)確認(rèn)發(fā)藥，繳過(guò)費(fèi)未發(fā)處方患者忘記取藥，缺貨打欠條藥房人員做了發(fā)藥銷(xiāo)賬，都會(huì)影響藥品庫(kù)存的準(zhǔn)確性。病區(qū)部分藥品實(shí)行小單位處方累計(jì)發(fā)藥，如液體制劑患者按毫升使用和收費(fèi)，藥房發(fā)藥仍然需累計(jì)到整瓶才能發(fā)藥，這樣就會(huì)出現(xiàn)某些藥品記賬數(shù)量與實(shí)際用量不一致的情況，造成藥品賬物不符。

2.1.3 破損、丟失及拆零損耗為保證藥品質(zhì)量，對(duì)藥品進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)管，原包裝破損、變質(zhì)、近效期的藥品要進(jìn)行專(zhuān)冊(cè)登記，作退庫(kù)處理；由于各種情況需退回藥庫(kù)的藥品，也會(huì)專(zhuān)冊(cè)登記。上述情況，如未能及時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)退庫(kù)，均會(huì)造成藥品賬面盤(pán)虧。

2.1.4 借藥、換藥及患者退藥病區(qū)由于緊急用藥，先從藥房借藥使用。雖已辦理了借藥手續(xù)，但因?yàn)楦鞣N原因未能及時(shí)如數(shù)歸還，或是使用等價(jià)的其他種藥品來(lái)替代，或其他原因的私下臨時(shí)借藥或換藥，可造成多種藥品賬物不符?！夺t(yī)療機(jī)構(gòu)藥事管理規(guī)定》雖規(guī)定除藥品質(zhì)量原因外，藥品一經(jīng)發(fā)出，不得退還，但在實(shí)際工作中，仍因各種原因須辦理退藥手續(xù)。例如門(mén)診及病區(qū)各種藥品皮試過(guò)敏、中途更改醫(yī)囑、治愈或出院未用完藥品，這些藥品都須退回藥房。退藥手續(xù)過(guò)程中，若藥房先辦理賬面退藥，而病區(qū)或患者未及時(shí)交回退藥或不能如數(shù)退回藥品，則會(huì)造成賬物不符。

2.1.5 盤(pán)點(diǎn)動(dòng)態(tài)及點(diǎn)數(shù)調(diào)整失誤盤(pán)點(diǎn)期間，藥房仍會(huì)有部分藥品在調(diào)劑發(fā)放，是動(dòng)態(tài)的盤(pán)點(diǎn)過(guò)程，這使得某些藥品在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中由于時(shí)間差而使實(shí)際數(shù)量與盤(pán)點(diǎn)數(shù)產(chǎn)生差異，從而影響盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2.1.6 品名規(guī)格的復(fù)雜性所致的失誤西藥同一品名有許多不同規(guī)格或生產(chǎn)廠家，電腦多個(gè)藥品的品規(guī)常易造成藥品領(lǐng)用、發(fā)藥、開(kāi)處方過(guò)程中的混淆錯(cuò)誤而造成庫(kù)存賬物不符。

2.2 對(duì)策

藥劑科針對(duì)造成藥房藥品賬物不符的原因，制定藥品賬目管理制度，全力提高藥房藥品的賬物相符率。新設(shè)置了藥品會(huì)計(jì)崗位，負(fù)責(zé)各部門(mén)的藥品賬務(wù)協(xié)調(diào)工作；同時(shí)規(guī)定藥房不得借藥換藥，特殊情況下填寫(xiě)專(zhuān)門(mén)的借換藥單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字方可辦理，并及時(shí)由藥房負(fù)責(zé)人調(diào)整賬目；藥房要求領(lǐng)藥、發(fā)藥與電腦增減賬目必須保持同步；不合格及破碎損耗藥品及時(shí)登記并做退貨或銷(xiāo)賬處理；盤(pán)點(diǎn)及盈虧調(diào)整時(shí)間選在病人相對(duì)較少的晚上，增加人手，減少干擾，力求準(zhǔn)確；藥房對(duì)易混淆藥品列表總結(jié)加以警示，并對(duì)藥師三查七對(duì)制度進(jìn)行監(jiān)督，保證領(lǐng)、發(fā)藥無(wú)誤。

3 藥品出入庫(kù)操作的及時(shí)性問(wèn)題

3.1 問(wèn)題分析

以前允許藥品庫(kù)存數(shù)為負(fù)情況下，藥庫(kù)、藥房來(lái)藥后不急于入庫(kù)或領(lǐng)入，且不會(huì)影響醫(yī)生下醫(yī)囑和開(kāi)處方；運(yùn)用新系統(tǒng)后，對(duì)藥品入庫(kù)及藥房領(lǐng)入的時(shí)效性要求大大提高，藥房在收到藥品實(shí)物后，須立即進(jìn)行電腦入賬，否則就阻礙下一步醫(yī)生開(kāi)處方的順利進(jìn)行。當(dāng)遇到藥庫(kù)藥房工作繁忙或人手緊張，工作懈怠、責(zé)任心不強(qiáng)，票據(jù)不全，電腦運(yùn)行不暢或臨床急需藥品向外院臨時(shí)拆借等原因無(wú)法入賬時(shí)，藥品賬目就難以及時(shí)更新，影響工作的開(kāi)展[5-7]。

3.2 對(duì)策

加強(qiáng)藥劑科各部門(mén)的責(zé)任心教育，提高工作效率；合理安排工作流程，及時(shí)排除影響一線人員工作的硬軟件不利因素；進(jìn)貨時(shí)嚴(yán)格要求醫(yī)藥公司實(shí)行發(fā)票隨貨到達(dá)，庫(kù)管人員驗(yàn)好貨立即入庫(kù)，藥房領(lǐng)藥收到貨后立即電腦接受入賬更新賬目；若個(gè)別臨床急需藥品先掛賬入庫(kù)或先暫時(shí)借用，隨后再進(jìn)行賬目補(bǔ)處理。

4 新信息系統(tǒng)藥品庫(kù)存管理方式的優(yōu)勢(shì)

4.1 老信息系統(tǒng)藥品庫(kù)存產(chǎn)生負(fù)數(shù)的原因及危害

藥品庫(kù)存為負(fù)數(shù)其實(shí)質(zhì)也是一種類(lèi)型的藥品賬物不符，主要原因是藥品有實(shí)物而因發(fā)票未到、急用暫借、懈怠遺忘等各種原因未入賬，藥房允許電腦不斷出庫(kù)減賬最終減到零以下產(chǎn)生負(fù)數(shù)[6-7]。由于藥品庫(kù)存負(fù)數(shù)的存在使得電腦庫(kù)存金額不能真實(shí)反映醫(yī)院藥品的實(shí)際庫(kù)存金額，甚至可能因人為因素而出現(xiàn)虛假低庫(kù)存，造成財(cái)務(wù)管理的漏洞；另外，負(fù)庫(kù)存藥品無(wú)法實(shí)現(xiàn)批號(hào)管理，藥品來(lái)源難以追溯。

4.2 新信息系統(tǒng)有助于藥房人員摒棄各種不規(guī)范行為，提高藥房管理水平

不允許藥品庫(kù)存數(shù)為負(fù)，可提高賬物相符率，使得藥劑人員各種不規(guī)范行為得到制度化約束，有助于藥房逐步杜絕借換藥等陋習(xí)，促使藥房人員領(lǐng)、發(fā)藥更加嚴(yán)謹(jǐn)，從而將藥房藥品由金額管理逐步提升到數(shù)量管理水平。

4.3 新信息系統(tǒng)有助于提高藥房藥品管理信息化水平，提高藥房人員的工作效率

不允許藥品庫(kù)存數(shù)為負(fù)，可使藥房、藥庫(kù)藥品真正實(shí)現(xiàn)批號(hào)管理，藥品出庫(kù)完全按批次發(fā)出，不同批次藥品分列并在出庫(kù)單顯示；由于電腦庫(kù)存數(shù)更加符合實(shí)際且無(wú)負(fù)數(shù)，電腦可以無(wú)障礙篩選出工作中所需要各種庫(kù)存和用量數(shù)據(jù)并進(jìn)行高低量排序，且這些數(shù)據(jù)比有負(fù)庫(kù)存時(shí)更具實(shí)際操作意義，如效期管理中可以按要求篩選出近效期藥品，藥品使用監(jiān)測(cè)中可以篩選出某類(lèi)藥品的使用動(dòng)態(tài)（如劑型、藥理作用、抗菌藥物、麻醉藥品、大輸液等）；同時(shí)只要庫(kù)房錄入正確就可以自動(dòng)阻止藥房或醫(yī)生錯(cuò)誤錄入已淘汰或易混淆品規(guī)的無(wú)庫(kù)存數(shù)藥品。

5 結(jié)語(yǔ)

我院剛開(kāi)始使用新信息系統(tǒng)時(shí)，由于藥品庫(kù)存數(shù)不允許為負(fù)同時(shí)賬物相符率不高，經(jīng)常出現(xiàn)醫(yī)生電腦處方開(kāi)不出所需藥品或開(kāi)出藥品無(wú)藥可發(fā)，給藥房工作中帶來(lái)一定壓力，藥劑人員由于不習(xí)慣新系統(tǒng)而產(chǎn)生了一些抵觸情緒。通過(guò)針對(duì)性地解決問(wèn)題，藥劑人員逐步適應(yīng)了新系統(tǒng)的運(yùn)行要求。藥品庫(kù)存數(shù)不允許為負(fù)是計(jì)算機(jī)編程生成藥品管理功能的前提要求，也進(jìn)一步促使醫(yī)院藥房提高藥品賬物相符率以適應(yīng)工作的需要。隨著藥品管理科學(xué)化、規(guī)范化、信息化發(fā)展，采取新的信息系統(tǒng)管理模式是醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢(shì)和要求。

[1]顏雨春.藥品管理系統(tǒng)在門(mén)診藥房的應(yīng)用研究[J].安徽醫(yī)藥，2003，7（1）：79-80.

[2]孫曉霞.淺談加強(qiáng)藥房管理和提高藥房賬物相符率的方法[J].青海醫(yī)藥，2009，8（6）：83-84.

[3]羅海.對(duì)我院藥房藥品賬物不符原因分析及對(duì)策[J].醫(yī)學(xué)信息，2011，6（6）：21-22.

[4]鄭祥良.淺談材料庫(kù)存負(fù)數(shù)成因及對(duì)策[J].煤炭經(jīng)濟(jì)研究，2006，4（1）：56-57.

[5]張偉峰.計(jì)算機(jī)在醫(yī)院藥品管理中的應(yīng)用[J].生物技術(shù)世界，2012，7（6）：1-3.

[6]王開(kāi)明.門(mén)診藥房藥品盤(pán)點(diǎn)不準(zhǔn)的原因與預(yù)防措施[J].藥學(xué)服務(wù)與研究，2006，6（5）：388-389.

[7]于軍.醫(yī)院HIS系統(tǒng)在藥品管理中存在的問(wèn)題及改進(jìn)[J].中國(guó)現(xiàn)代藥物應(yīng)用2011，5（3）：234-235.

Problems and Countermeasures of No Negative Inventory Model for Drug Management in Hospital Information System

He Chengjie（Pharmacy Department of Chinese Medicine Hospital of Tongling City，Anhui Tongling 244000，China）

In order to improve the standardization and informationlization level of drug management in hospital，a new hospital information system was adopted in our hospital which was the model of no negative inventory for drug management. Problems were found and analyzed in the performance of the new information system such as the problems in doctor’s prescription or drug dispensing due to the poor-matched drug account，low matching rate of pharmacy account，and not timely operation of drug entering or leaving warehouse，etc.Measures were taken to solve the above mentioned problems including adopting automatic requisition for drugs，increasing drug inventory number，improving account matching rate and updating account timely，etc.In order to strengthen the drug management and improve the informationlization level in hospital，it is the inevitable trend and requirements to refuse the negative inventory model and improve the account matching rate.

Hospital Information System；Drug Inventory Negative；Account Matching Rate

10.3969/j.issn.1672-5433.2014.04.013

2013-06-18）

何承杰，男，副主任藥師。研究方向：醫(yī)院藥學(xué)。E-mail：hcj261153@163.com