勘察設(shè)計企業(yè)電子檔案管理方案探討

王霞

（安徽省城建設(shè)計研究院 安徽 合肥 230051）

勘察設(shè)計企業(yè)是知識密集型企業(yè)，和其它企業(yè)相比，具有一定的特殊性，重要的特點之一就是檔案資料多數(shù)是企業(yè)的設(shè)計資料，對于企業(yè)的后期發(fā)展有著重要的價值。然而，傳統(tǒng)的勘察設(shè)計企業(yè)重生產(chǎn)、輕管理，對于檔案的管理不夠關(guān)心，即使開展了電子檔案管理也是更注重于檔案資料的數(shù)字化、條目的記錄、數(shù)據(jù)的錄入等基本的檔案數(shù)字化工作，使得勘察設(shè)計企業(yè)的檔案信息化的進(jìn)度緩慢，對于電子檔案的利用率不高[1-3]。

根據(jù)上面的現(xiàn)象，本文針對勘察設(shè)計企業(yè)的業(yè)務(wù)和檔案特點，設(shè)計了勘察設(shè)計企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的研究，提高檔案的工作效率，方便企業(yè)的保存管理和查詢使用，更好的實現(xiàn)檔案管理是企業(yè)的日常工作中的記錄和憑證，也是推動勘察設(shè)計企業(yè)信息化發(fā)展的關(guān)鍵所在。

1 勘察設(shè)計企業(yè)電子檔案管理分析

電子檔案管理是勘察設(shè)計企業(yè)的基礎(chǔ)工作之一，是企業(yè)為了完成經(jīng)營目標(biāo)和管理工作提供的前提條件和資料依據(jù)。所以，加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理水平對于提高企業(yè)管理是至關(guān)重要的，也是維護(hù)企業(yè)利益的一項工作[4]。

勘察設(shè)計企業(yè)電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施包括:計算機(jī)、交換機(jī)、服務(wù)器、路由器和存儲器等硬件設(shè)備，軟件條件包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫的管理、電子檔案的軟件系統(tǒng)等。在電子檔案管理模式中，主要包括OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等，其依托的是企業(yè)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮檔案信息化的作用。

1.1 勘察設(shè)計企業(yè)電子檔案管理的資源建設(shè)

1)開展檔案管理的全文數(shù)字化的工作。將歷史的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，得到所有工程資料的電子格式，為后面提供全文檢索打下基礎(chǔ)，對勘察設(shè)計企業(yè)電子檔案管理具有十分現(xiàn)實的意義。

2)對檔案的案卷目錄進(jìn)行整理。生成的案卷目錄的條目信息能夠給信息檢索提供方便，同時也方便電子檔案管理人員的查詢、統(tǒng)計工作。與此同時，還可以將檔案與其它資源進(jìn)行連接，方便用戶的查閱。

3)對電子數(shù)據(jù)文件進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件需要歸檔流程管理，相應(yīng)的電子文件也要做歸檔流程，即完成工程電子文件的流程管理，保證了勘察設(shè)計企業(yè)電子檔案管理的資源建設(shè)。

1.2 勘察設(shè)計企業(yè)電子檔案管理的應(yīng)用建設(shè)

對于電子檔案管理的應(yīng)用是要選擇適合企業(yè)自身的系統(tǒng)軟件，或者該企業(yè)針對自身特點進(jìn)行自主研發(fā)。系統(tǒng)的功能主要圍繞檔案的收集、整理、存儲和使用過程展開，配合已有的辦公系統(tǒng)，達(dá)到系統(tǒng)的高效利用。由于勘察設(shè)計企業(yè)對工程設(shè)計軟件使用比較頻繁，因此，在建立信息系統(tǒng)時，要考慮工程設(shè)計軟件的文件格式是否可以在系統(tǒng)中識別和保存[5]。

2 電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計

2.1 電子檔案管理系統(tǒng)的總體設(shè)計

勘察設(shè)計企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上的，把分散的不同載體的信息資源，以電子數(shù)據(jù)的形式存儲，以高度集中、有序的電子檔案管理系統(tǒng)中的信息資源為處理的核心，為企業(yè)生產(chǎn)、管理和決策提供了信息基礎(chǔ)。

電子檔案管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)的功能有：1)檔案錄入到計算機(jī)中，進(jìn)行數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換和進(jìn)行歸檔整理；2)按照國家檔案標(biāo)準(zhǔn)和勘察設(shè)計行業(yè)分類辦法對檔案進(jìn)行分類；3)實現(xiàn)檔案的查詢、借閱、歸還等功能，使員工能夠很好的對檔案進(jìn)行查詢和利用；4)根據(jù)檔案的分類，實現(xiàn)檔案借閱和操作的權(quán)限分配，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)；5)能夠基于瀏覽器對電子文檔進(jìn)行檢索，支持移動辦公；6)有檔案鑒定、銷毀功能，能夠打印出各種操作記錄表格。

基于電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具有的功能，本系統(tǒng)主要劃分為7個子系統(tǒng)，分別為：數(shù)據(jù)錄入、權(quán)限設(shè)置、查詢管理、借閱管理、系統(tǒng)維護(hù)、鑒定銷毀、報表。

圖1 電子檔案管理系統(tǒng)圖Fig.1 Electronic archives management system diagram

2.2 軟件功能模塊設(shè)計

1)數(shù)據(jù)的錄入

檔案管理人員將數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，提供了添加、編輯、檢索、刪除和排序等操作，可以根據(jù)指定的任意一條記錄繼續(xù)操作，當(dāng)檔案被修改后，使更新后的電子檔案替換掉原有檔案，使員工能夠在檢索查詢時直接能瀏覽到更新后的電子文檔。該子系統(tǒng)還設(shè)置了電子文件的批量掛接功能，能夠?qū)⑿落浫氲臄?shù)據(jù)根據(jù)定義的某種規(guī)則自動的和原電子檔案進(jìn)行自動對應(yīng)，方便員工的檢索查詢，同時還減輕了檔案管理人員的錄入工作量。

圖2 數(shù)據(jù)錄入流程圖Fig.2 Flow chart of data entry

2)權(quán)限設(shè)置

檔案的管理是具有保密性的，權(quán)限設(shè)置使檔案管理人員在登錄系統(tǒng)時需要密碼登錄，保證了有權(quán)用戶對檔案的有效利用，同時限制了其它人員對檔案的使用權(quán)限，保證了檔案管理的安全、可靠性。檔案的管理人員為該企業(yè)的各個部門的性質(zhì)對員工進(jìn)行統(tǒng)一的權(quán)限設(shè)置，也可以根據(jù)特殊情況，為某一個用戶設(shè)置臨時的權(quán)限。

權(quán)限設(shè)置完成以后，檔案管理人員定期的對檔案的利用情況進(jìn)行查詢，將借閱出去的資料劃分到未歸檔數(shù)據(jù)庫或已歸檔數(shù)據(jù)庫中去，避免了每天進(jìn)行繁瑣的檢索和歸還統(tǒng)計工作，權(quán)限設(shè)置的流程圖如圖3所示。

圖3 權(quán)限設(shè)置的流程圖Fig.3 Flow chart of permissions settings

在權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)中主要把權(quán)限分成權(quán)限設(shè)置、用戶管理和臨時權(quán)限3個模塊，將用戶分成3類：管理員、普通用戶和賦權(quán)人，只有管理員和被賦予權(quán)限的人員才能進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng)，用戶的設(shè)置包括用戶的的添加、修改和查詢等功能。

3)查詢管理

電子管理檔案的查詢作用是通過網(wǎng)絡(luò)或者客戶終端對檔案進(jìn)行檢索，在用戶權(quán)限允許的條件下，可以直接對瀏覽到的文件進(jìn)行下載。用戶可以通過各種分類、關(guān)鍵詞、文件名、文件編號等方式進(jìn)行檢索，另外檔案管理人員對用戶庫和日志庫可以綜合檢索，查詢的檢索流程如圖4所示。

圖4 查詢檢索流程圖Fig.4 Query flow chart

在該查詢管理子系統(tǒng)中用戶也可以采用組合的查詢方式進(jìn)行查詢，組合檢索能夠使用戶利用項目、文件中的信息和文件編號等多種條件進(jìn)行組合，形成表達(dá)式來進(jìn)行檢索，并可顯示出詳細(xì)信息和瀏覽的電子文件，在權(quán)限允許的范圍內(nèi)可對其下載到本機(jī)上。

4)借閱管理

借閱管理的管理過程是從用戶對文件的借閱一直到對文件的歸還，用戶的借閱情況可以通過網(wǎng)上進(jìn)行查詢，借閱管理按照文件性質(zhì)可以分為紙質(zhì)的檔案借閱管理和電子檔案的借閱管理，主要功能可以分為：借閱管理、歸還管理、借閱統(tǒng)計和檢索統(tǒng)計等。

5)統(tǒng)計報表

統(tǒng)計報表是對電子檔案數(shù)據(jù)庫中所有檔案內(nèi)的所有字段進(jìn)行自定義的統(tǒng)計和報表的輸出，電子檔案管理人員對需要的報表進(jìn)行設(shè)計并能夠打印出所有檔案管理的信息，該子系統(tǒng)模塊主要由新建統(tǒng)計項、修改統(tǒng)計項、刪除統(tǒng)計項和復(fù)制統(tǒng)計項等模塊組成。

6)鑒定銷毀

隨著電子文件檔案保持的信息量越來越大，檔案管理系統(tǒng)的管理負(fù)荷加重，為了減輕系統(tǒng)的開銷，在必要的時間節(jié)點內(nèi)要對電子文件進(jìn)行鑒定銷毀，是對電子文件檔案管理中不可缺少的工作步驟和環(huán)節(jié)。但是在對文件銷毀之前要嚴(yán)格的對文件進(jìn)行鑒定，如果不慎誤刪文檔會造成歷史記錄和組織過程資產(chǎn)短缺，造成無法挽回的損失。

檔案文件的鑒定銷毀是按照文件的保管日期，通過鑒定對老舊、無用的檔案進(jìn)行銷毀處理，在數(shù)據(jù)庫中刪除相應(yīng)的內(nèi)容，同時也要把日志中的信息進(jìn)行消除，在鑒定時，要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽字、打印紙質(zhì)記錄，做到萬無一失。

7)系統(tǒng)維護(hù)

系統(tǒng)的維護(hù)是為了實時的更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)的備份，在出現(xiàn)問題時能夠進(jìn)行恢復(fù)，對檔案數(shù)據(jù)的安全性起到了保障作用。將系統(tǒng)中任意的檔案信息如檔案類型、數(shù)據(jù)表格式、統(tǒng)計報表和定義的界面信息等都備份成擴(kuò)展名為AMS的文件，以備恢復(fù)檔案時使用。

3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計與分析

3.1 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計原則

1)布局合理和分布存儲原則

為了提高效率，減少數(shù)據(jù)的傳輸，省略不必要的中間環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)庫的布局應(yīng)該遵循的原則是就近存放、就近使用。按照這種原則將各基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的分布與子系統(tǒng)保持一致，然后按照分系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)庫的貢獻(xiàn)。

2)層次劃分的原則

勘察設(shè)計企業(yè)的管理是分層次的，那么提供數(shù)據(jù)各項功能的數(shù)據(jù)庫也應(yīng)該是分層次的，方便電子檔案的管理特點和要求。

3)完整性、一致性和正確性原則

數(shù)據(jù)庫的完整性是保持系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)能夠反映整個管理系統(tǒng)的全部信息，避免數(shù)據(jù)的遺漏；數(shù)據(jù)的一致性是指各子系統(tǒng)在進(jìn)行操作時保持?jǐn)?shù)據(jù)間的一致性，保證實時更新，避免出現(xiàn)錯誤；數(shù)據(jù)庫的正確性是指存儲的數(shù)據(jù)和處理過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)結(jié)果是正確的。

4)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化原則

在進(jìn)行建立數(shù)據(jù)庫時要統(tǒng)一的分類和編碼，以定義的公共原則來支持內(nèi)外數(shù)據(jù)交換和資源的共享。

5)保密性原則

數(shù)據(jù)庫的安全是保證數(shù)據(jù)的正確、有效和可靠，它的保密性是至關(guān)重要的，因此，要對數(shù)據(jù)庫采取安全保密措施和自動排錯恢復(fù)措施的功能。

6）冗余、可擴(kuò)展性原則

允許數(shù)據(jù)擴(kuò)展，部分?jǐn)?shù)據(jù)重疊，在系統(tǒng)高效運行的前提下允許數(shù)據(jù)重復(fù)存儲，同時數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)可以根據(jù)結(jié)構(gòu)的需求而變化。

3.2 數(shù)據(jù)庫規(guī)劃

本系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫采用的是SQL Server2000，在數(shù)據(jù)庫設(shè)計方面存在統(tǒng)一的規(guī)劃：

1)在數(shù)據(jù)表和字段的定義上面，以漢字的首個拼音字母組合定義；

2)對表的定義，重點突出表的名字的含義、字段的名稱、字段類型、缺省值、主關(guān)鍵字和外關(guān)鍵字等，在表格內(nèi)沒有入值的地方表明當(dāng)前項目不具備該屬性；

3)在Windows中，通過本系統(tǒng)是自帶的ODBC來實現(xiàn)Web與數(shù)據(jù)庫的連接；

4)系統(tǒng)的安全設(shè)置采用系統(tǒng)默認(rèn)的規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一處理。

3.3 Web與數(shù)據(jù)庫的連接

要保證前臺能夠得到實時更新的數(shù)據(jù)，就必須保證數(shù)據(jù)庫與Web之間保持良好的通信機(jī)制。在本系統(tǒng)中，采用ODBC將Web與數(shù)據(jù)庫[7]服務(wù)器相連接，ODBC為不同性質(zhì)的數(shù)據(jù)庫訪問提供了一個統(tǒng)一的接口，使應(yīng)用程序能夠按照需要的結(jié)構(gòu)去訪問數(shù)據(jù)庫。

在使Web程序使用數(shù)據(jù)庫時，必須在ODBC中進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，建立數(shù)據(jù)庫與Web直接的連接，Web是通過DSN數(shù)據(jù)源的名稱來識別數(shù)據(jù)庫，ODBC的數(shù)據(jù)源可以分為三類：

1)系統(tǒng)數(shù)據(jù)源：所有用戶和在Windows NT下以運行的應(yīng)用程序都可以使用數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)源。

2)用戶數(shù)據(jù)源：用戶建立自己的數(shù)據(jù)源，并且只能訪問自己建立的數(shù)據(jù)源，其他用戶不能訪問其他用戶的數(shù)據(jù)源，注意的是在Windows NT下的應(yīng)用程序不能夠使用用戶的數(shù)據(jù)源。

3)文件數(shù)據(jù)源：用戶安裝了相同的數(shù)據(jù)庫驅(qū)動程序可以共享文件數(shù)據(jù)源，文件數(shù)據(jù)源存儲在客戶端的文件中，沒有存儲在操作系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，因此，文件數(shù)據(jù)源使ODBC數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序便于分發(fā)。

4 電子檔案管理系統(tǒng)案例應(yīng)用

安徽省城建設(shè)計研究院采用了電子檔案管理系統(tǒng)來管理寶貴的資料。在進(jìn)行資料管理過程中采用了BS/CS的系統(tǒng)構(gòu)架模式，BS端是由用戶使用的，通過網(wǎng)頁來查詢相應(yīng)的資源，CS端是由電子檔案管理員管理，從CS端上傳資料、分類管理、分配用戶權(quán)限和確定用戶角色等。在對設(shè)計文件管理時，將歷史工程文檔掃描成PDF后裝入檔案中心庫，新產(chǎn)生的工程設(shè)計文件是在工程設(shè)計人員電腦上安裝管理軟件，能夠自動轉(zhuǎn)換成DWG格式的設(shè)計圖紙，并貼上相應(yīng)的條形碼，用電子識別信息進(jìn)行資料的流通。

由于安徽省城建設(shè)計研究院的電子檔案管理有著復(fù)雜的工程數(shù)據(jù)，在管理這些資源時要對權(quán)限進(jìn)行詳細(xì)的分配。資料的等級分為三級，每一個級別可以查詢或者下載的人員是不一樣的，而本單位的人員結(jié)構(gòu)也在不斷的變化，系統(tǒng)管理員根據(jù)實際的情況對人員進(jìn)行時刻調(diào)整。

5 結(jié)論

本文對勘察設(shè)計企業(yè)電子檔案管理方案進(jìn)行了分析，建立了電子檔案管理系統(tǒng)，能夠真正的將檔案信息轉(zhuǎn)變可利用的數(shù)據(jù)信息，讓電子檔案信息資源得到有效的轉(zhuǎn)換，使其價值最大化，讓企業(yè)的需求得到充分的滿足。

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