淺談如何加強(qiáng)學(xué)校檔案管理 強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

劉紅芹

【摘 要】檔案是一面鏡子，可以反映過(guò)去，也可以預(yù)示未來(lái)。它記載著學(xué)校建立、建設(shè)與發(fā)展的歷史過(guò)程，記載著學(xué)校教學(xué)、科研和各項(xiàng)工作所取得的成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)，以及有關(guān)的問(wèn)題與教訓(xùn)。檔案法的頒布實(shí)施，為檔案管理工作打開(kāi)了更加良好的新局面，做好檔案工作主要的是深化檔案管理，提高檔案的服務(wù)意識(shí)，才能體現(xiàn)檔案的自身價(jià)值。學(xué)校檔案管理工作，是學(xué)校工作的重要組成部分，是學(xué)校整個(gè)運(yùn)行機(jī)制中不可缺少的部分。實(shí)踐證明，學(xué)校檔案管理不僅在培養(yǎng)人才、探索教改方向等方面發(fā)揮著重要的作用，而且也為學(xué)校自身的改革和發(fā)展提供了完整可行的決策依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；服務(wù)意識(shí)；主動(dòng)服務(wù)；群體意識(shí)

一、檔案管理在學(xué)校工作中的重要地位

（一）檔案是歷史的見(jiàn)證，是人類智慧的結(jié)晶，是黨和國(guó)家寶貴的文化財(cái)富。我院是一所高等院校，以其專業(yè)門類多、學(xué)科分類細(xì)、檔案資料學(xué)術(shù)價(jià)值高等諸多因素而顯示出其特色，所以搞好檔案資料的收集、整理、管理和利用等系列服務(wù)工作是十分重要的。檔案是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀。一個(gè)人的記憶總是有限的，他不可能把自己的全部活動(dòng)都留在腦海中。尤其是一個(gè)單位整個(gè)活動(dòng)的軌跡就像一條延續(xù)無(wú)限的歷史長(zhǎng)河，任何一位領(lǐng)導(dǎo)者都只能是某一階段的參與者，他所熟悉的也僅僅是某一時(shí)期的活動(dòng)內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)者為了使自己的工作能有效地開(kāi)展，也必須精心謀劃，對(duì)過(guò)去的狀況進(jìn)行必要的調(diào)查研究，才能作出正確的決策。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)者換屆多次，來(lái)自四面八方，對(duì)學(xué)院的前身大都只是局部的了解。為此，不得不借助于檔案工作開(kāi)展一些必要的調(diào)查和研究，了解組建前學(xué)院的辦學(xué)師資、專業(yè)設(shè)置、實(shí)驗(yàn)條件、畢業(yè)生供求等多方面的情況以及成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)。根據(jù)這些情況及時(shí)調(diào)整辦學(xué)方針，保證教學(xué)工作的順利展開(kāi)。

（二）.檔案為教學(xué)管理提供了可靠的依據(jù)。學(xué)校工作的中心是教學(xué)管理，這是一個(gè)相當(dāng)細(xì)致復(fù)雜的系統(tǒng)工程。每一個(gè)環(huán)節(jié)，都離不開(kāi)數(shù)據(jù)，離不開(kāi)檔案。一次全面的教學(xué)評(píng)估，必須對(duì)師資力量、教師的教學(xué)水平和實(shí)際教學(xué)狀況，以及學(xué)生的德、智、體成績(jī)，甚至學(xué)生走向社會(huì)后的各種情況進(jìn)行認(rèn)真的調(diào)查和分析，依靠檔案提供的原始資料，才能得到系統(tǒng)、全面、符合實(shí)際的準(zhǔn)確結(jié)論。

（三）.學(xué)校檔案是校內(nèi)外開(kāi)展各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和歷史見(jiàn)證，具有重要的憑證作用。無(wú)論是學(xué)校的征地、拆遷協(xié)議，還是教職工的職稱評(píng)定、學(xué)生的學(xué)籍等等，隨著時(shí)間的推移和人事的變動(dòng)，都只能借助于檔案了解原始情況。其中有一些內(nèi)容還可以為學(xué)校宣傳教育提供生動(dòng)素材。例如，舉辦各類展覽和報(bào)告會(huì)，檔案保留的照片、數(shù)據(jù)等就是對(duì)教職工和廣大學(xué)生進(jìn)行校史、校情教育的最好資料，可以激發(fā)教職工和學(xué)生敬業(yè)愛(ài)校的熱情。

（四）學(xué)校檔案為組織全面培養(yǎng)和正確使用人才提供可靠的依據(jù)。人事檔案，它是個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的歷史記錄，是由確鑿的原始材料和歷史證件構(gòu)成的。它反映了每個(gè)人的道德品質(zhì)、思想政治水平、組織指揮能力、業(yè)務(wù)技術(shù)專長(zhǎng)、家庭和社會(huì)關(guān)系以及身體健康狀況等。無(wú)論何時(shí)何地，通過(guò)查閱完整的人事檔案，就能掌握一個(gè)人德能勤績(jī)的全面情況，了解他的全部歷史，使其在實(shí)際工作中發(fā)揮全部的才能。

二、學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問(wèn)題分析

自從1988年1月1日全國(guó)人大常委會(huì)公布實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》，1990年10月24日國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以來(lái)，學(xué)校檔案管理工作努力適應(yīng)改革發(fā)展的需要，不斷貫徹落實(shí)《檔案法》和《實(shí)施辦法》，在建立科學(xué)的管理制度、加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)力度及改善硬件設(shè)施等方面，均有了很大的提高，但在具體工作中仍然存在著許多問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）對(duì)檔案工作重視不夠。這個(gè)問(wèn)題普遍存在，領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識(shí)都比較淡薄。例如：形成的材料處室上交不及時(shí)，造成年度立卷歸檔工作不能按時(shí)完成，以及材料收集不齊全，分散在處、組、室甚至個(gè)人的手中，都嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案的系統(tǒng)性和完整性。

（二）人事檔案內(nèi)容雷同。例如，政治和工作鑒定幾乎一樣，都是“擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持改革開(kāi)放”，“工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，踏實(shí)肯干，任勞任怨”之類的套話空話，千人一面，都是大好話，這類套話空話往往有結(jié)論無(wú)事實(shí)，共性多，個(gè)性少，對(duì)具體準(zhǔn)確地了解一個(gè)人可以說(shuō)毫無(wú)幫助。

（三）檔案管理手段比較落后。目前，學(xué)校檔案業(yè)務(wù)管理和保管技術(shù)工作還比較落后，不少檔案管理部門不僅沒(méi)有電腦等現(xiàn)代化管理設(shè)備對(duì)信息進(jìn)行集中存儲(chǔ)處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設(shè)施也不具備。檔案管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效力低下，而且影響到檔案的長(zhǎng)期安全保存和迅捷方便使用。因此，檔案管理工作要向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)，是當(dāng)務(wù)之急的一項(xiàng)改革。

三、學(xué)校檔案管理工作應(yīng)采取的一些對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案工作牽涉面廣，頭緒復(fù)雜，為了保持其完整性和真實(shí)性，首先，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要成立與學(xué)院體制相適應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，組建一支由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭，院辦主任主抓，各處室領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員參加的檔案隊(duì)伍。加大力度對(duì)全體教職工、各級(jí)干部進(jìn)行有關(guān)檔案工作的宣傳教育，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，提高部門領(lǐng)導(dǎo)和全體教職工對(duì)檔案工作的重視。同時(shí)要采取必要的行政措施，促進(jìn)各部門把應(yīng)歸檔的材料收集齊全，及時(shí)移交，以便按時(shí)組卷、編目。其次，為提高學(xué)校檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，要有計(jì)劃有步驟地選派檔案人員參加培訓(xùn)進(jìn)修。加快檔案人才的培養(yǎng)，建立一支適應(yīng)檔案開(kāi)放、開(kāi)發(fā)需要的隊(duì)伍也是十分必要的。

（二）健全制度，突破難點(diǎn)。教學(xué)工作是學(xué)校的中心工作，教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，它與其他所有檔案一樣，是真實(shí)地記載和反映學(xué)校教學(xué)水平的客觀依據(jù)。因此，建立一套完整的檔案管理制度和崗位責(zé)任制，已經(jīng)是學(xué)校檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。實(shí)踐證明，搞好檔案管理，一靠人，二靠制度。沒(méi)有規(guī)章制度的約束，檔案制度就沒(méi)有保證。為了加強(qiáng)檔案管理的制度化，必須做到定點(diǎn)、定人、定期檢查，及時(shí)移交，一切有章可循。只有這樣，才能使檔案管理工作跨上一個(gè)新臺(tái)階。

（三）逐步提高學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理水平。目前，許多學(xué)校檔案工作基本上屬于手工檢索，人工管理，這已很難適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。因此，要加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，增加必要的軟硬件設(shè)施投入，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)備和手段的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和信息化。

四、強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)為學(xué)院發(fā)展和社會(huì)需求服務(wù)做出更大的貢獻(xiàn)

檔案工作在服務(wù)方式上客觀存在著被動(dòng)服務(wù)和主動(dòng)服務(wù)兩種并存的方式。所謂被動(dòng)服務(wù)，就是通常所說(shuō)的“等客上門”，被動(dòng)地為利用者提供服務(wù)。這種方式有待于進(jìn)一步深化，我們要在提高服務(wù)水平，在查準(zhǔn)率、查全率和方便利用等方面下功夫。所謂主動(dòng)服務(wù)，就是積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)決策和社會(huì)各方面的利用者著想，積極努力創(chuàng)造各種服務(wù)的條件，主動(dòng)提供多種服務(wù)。這種服務(wù)方式，正是我們現(xiàn)在工作的目標(biāo)，也是當(dāng)前必須強(qiáng)化的一種服務(wù)方式。為此，必須強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)的觀念、強(qiáng)化信息觀念和效益觀念，做主動(dòng)為學(xué)院發(fā)展和社會(huì)需求服務(wù)的熱心人。要用積極創(chuàng)造開(kāi)發(fā)利用的物質(zhì)條件，提高管理水平，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策和教學(xué)各方面的利用提供多種服務(wù)，才能使之轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

總之，學(xué)校的發(fā)展離不開(kāi)一套嚴(yán)格的管理制度。學(xué)校檔案管理工作，是學(xué)校工作的重要組成部分，在學(xué)校的基礎(chǔ)管理中具有不可低估的地位。因此，學(xué)校檔案管理工作不可不重視，要形成全員共識(shí)，提高學(xué)校檔案管理工作水平，以便更好地為學(xué)校的規(guī)范管理和不斷發(fā)展提供良好的服務(wù)和必要的保障。

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