淺談?dòng)兰慰h房產(chǎn)檔案數(shù)字化的建設(shè)

摘要：近幾年，隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展和普及，以及房地產(chǎn)行業(yè)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)手工作業(yè)方式的檔案管理不僅工作效率低，而且使得房產(chǎn)檔案信息得不到充分利用，這就對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的管理提出了更高的要求，房產(chǎn)檔案數(shù)字化的建設(shè)也就勢(shì)在必行。本文就房產(chǎn)檔案數(shù)字化的建設(shè)目標(biāo)、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行了客觀分析，并對(duì)如何有效進(jìn)行此項(xiàng)工作提出建議。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；數(shù)字化；標(biāo)準(zhǔn)

為了建立永嘉縣住房個(gè)人信息系統(tǒng)，將原先傳統(tǒng)的紙質(zhì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行集中數(shù)字化加工，并與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)掛接，然后將檔案數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入溫州市統(tǒng)一房產(chǎn)檔案管理平臺(tái)。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)與GIS地理信息數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)永嘉縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局將上塘功能區(qū)的住房個(gè)人信息系統(tǒng)（一期）項(xiàng)目委托我院生產(chǎn)。作業(yè)區(qū)以上塘功能區(qū)為主，包括路口片、渭石、李浦、黃嶼、觀前、石門(mén)等村莊，約為4萬(wàn)戶的房產(chǎn)檔案數(shù)字化工作，范圍如下。

一、檔案數(shù)字化掃描、入庫(kù)方案

1.1數(shù)據(jù)要求

房產(chǎn)掃描圖件的要求是：掃描圖件的格式是TIF格式，掃描分辨率是：200DPI。掃描圖件像素大于2000*3000。掃描圖片要能比較清楚的辨認(rèn)出字跡，大面積的陰影黑塊應(yīng)在圖像處理的流程中清理。

1.2生產(chǎn)流程

按照本項(xiàng)目檔案資料特點(diǎn)，結(jié)合溫州市房產(chǎn)管理局檔案系統(tǒng)要求和多年的數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)，力求做到掃描效率高、圖像掃描清晰、數(shù)據(jù)不丟失、檔案不凌亂、不損壞恢復(fù)原樣、安全。其加工流程如下：

（1）檔案下架：到房管檔案室下架提取需加工的檔案，登記明細(xì)并按數(shù)量裝箱運(yùn)至指定的加工場(chǎng)地，提供現(xiàn)場(chǎng)加工服務(wù)。然后將房產(chǎn)檔案與數(shù)據(jù)庫(kù)里的信息進(jìn)行逐一搜索，找到匹配信息后進(jìn)行下架，生成每本檔案的唯一案卷號(hào)。

（2）檔案整理組：將房產(chǎn)檔案拆開(kāi)，將其中的發(fā)票、身份證等進(jìn)行分項(xiàng)粘貼，并在所有原件上蓋上原件章。然后將檔案按照新的目錄進(jìn)行整理，并對(duì)檔案進(jìn)行重新打頁(yè)碼。

（3）預(yù)處理組：將檔案目錄輸入軟件里入庫(kù)。

（4）掃描組：將檔案進(jìn)行掃描入庫(kù)。

（5）圖片處理組：將掃描進(jìn)來(lái)的檔案進(jìn)行頁(yè)面效果處理。

（6）表決組：對(duì)掃描進(jìn)來(lái)的檔案進(jìn)行排序。

（7）總檢：對(duì)檔案的質(zhì)檢，包括目錄整理、打碼、掃描、表決、圖片等內(nèi)容的檢查。

（8）裝訂組：檔案的裝訂。

（9）檢查入庫(kù)組：將歸還的檔案及掃描成果進(jìn)行檢查，并入庫(kù)。檢查的內(nèi)容包括校對(duì)目錄、校對(duì)頁(yè)碼、校對(duì)檔案圖件排序、校對(duì)圖片掃描質(zhì)量。如果出現(xiàn)問(wèn)題，就在該問(wèn)題的檔案上做上問(wèn)題說(shuō)明，然后退回到總檢?？倷z再根據(jù)問(wèn)題返回到相關(guān)崗位進(jìn)行修改。

1.3作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

1、檔案裝訂：檢查所有檔案的裝訂還原情況，差錯(cuò)率≤1‰。

2、掃描圖像：漏掃率≤0.2‰。

3、圖像質(zhì)量：圖像質(zhì)量情況完好率95%。

4、格式封裝：圖像文件的命名差錯(cuò)率≤1‰。

5、著錄：以案卷（文件）為單位，關(guān)鍵字段正確率100%，其余字段錄入錯(cuò)誤率≤5‰。

6、OCR文本：題名、文號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文單位等關(guān)鍵字段，100%正確。OCR自動(dòng)識(shí)別的正確率原則上應(yīng)該達(dá)到90%以上。（本項(xiàng)目不涉及此項(xiàng)）

7、條目與圖像掛接：掛接正確率100%

8、檔案原始材料：100%不缺失。

二檔案信息化掃描實(shí)踐

2.1檔案信息化的情況

房產(chǎn)檔案信息化掃描工作開(kāi)始前，組織作業(yè)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)各種相關(guān)的規(guī)范和規(guī)程、個(gè)人住房信息系統(tǒng)建設(shè)設(shè)計(jì)書(shū)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理等與作業(yè)有關(guān)的技術(shù)文件，從思想上認(rèn)真對(duì)待，以高質(zhì)優(yōu)產(chǎn)方針來(lái)指導(dǎo)房產(chǎn)檔案信息化工作，其作業(yè)過(guò)程嚴(yán)格按照相關(guān)要求執(zhí)行。在實(shí)際工作中有如下設(shè)計(jì)書(shū)沒(méi)有涉及的內(nèi)容。

1、在流水線開(kāi)展初期，房管相關(guān)負(fù)責(zé)人員提出要制定新的卷內(nèi)目錄，將檔案進(jìn)行重新統(tǒng)一的整理。這點(diǎn)要求將房產(chǎn)檔案信息化的工作量增加了一倍，其中涉及的房產(chǎn)檔案的專(zhuān)有概念認(rèn)識(shí)，我們作業(yè)人員的責(zé)任心都提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。我們通過(guò)不斷的強(qiáng)化責(zé)任心，以及和房管管理人員的互相協(xié)調(diào)來(lái)克服，保證檔案的重新整理合理標(biāo)準(zhǔn)化。

2、房產(chǎn)檔案掃描至500宗時(shí)，房管負(fù)責(zé)人提出掃描成圖的影像是黑白的，無(wú)法體現(xiàn)原紙質(zhì)檔案件是復(fù)印件還是原件，因而要求原紙質(zhì)檔案中是原件的那頁(yè)加蓋“原件掃描”章。經(jīng)過(guò)雙方協(xié)調(diào)一致同意，該500宗以及信息化的檔案不再重復(fù)掃描。后續(xù)檔案中時(shí)原件的，該頁(yè)加蓋“原件掃描”章。

3、原紙質(zhì)房產(chǎn)檔案由于歷史原因，存在少許檔案并未在溫州房產(chǎn)檔案信息中心建立相關(guān)信息，也就是未建檔的遺漏檔案。還有部分檔案由于我們流水線的數(shù)據(jù)庫(kù)是在2012年7月31日建立的，在該日期后的新增檔案件無(wú)法在我們流水線的數(shù)據(jù)庫(kù)中及時(shí)增加。針對(duì)這兩種情況，經(jīng)過(guò)雙方協(xié)商，遇到這部分檔案先挑選出來(lái)退給房管檔案室統(tǒng)一保管，在數(shù)據(jù)庫(kù)定期更新后在一起補(bǔ)掃。

2.2內(nèi)部檢查驗(yàn)收與結(jié)論

由于房產(chǎn)檔案信息化流水線我們采用了杭州唐人公司開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)流水線控制軟件，所有成果檢查分為兩個(gè)部分，分別是我方總檢檢查和房管方檢查入庫(kù)組的質(zhì)量檢查?？倷z檢查是總檢對(duì)各宗掃描影像分別進(jìn)行圖像質(zhì)量、排序情況、下架信息匹配情況等檔案信息化的整體質(zhì)量進(jìn)行檢查。房管方的檢查入庫(kù)組：主要負(fù)責(zé)將歸還的紙質(zhì)檔案及掃描成果進(jìn)行檢查。檢查的內(nèi)容包括校對(duì)目錄、校對(duì)頁(yè)碼、校對(duì)檔案圖件排序、校對(duì)圖片掃描質(zhì)量，以及發(fā)現(xiàn)掃描質(zhì)量問(wèn)題，就在該問(wèn)題檔案上做上問(wèn)題說(shuō)明，然后退回到我方掃描組當(dāng)場(chǎng)解決。同時(shí)，對(duì)所有的掃描資料，編寫(xiě)技術(shù)總結(jié)報(bào)告，總工辦進(jìn)行最后把關(guān)，確定合格后編寫(xiě)質(zhì)量檢查報(bào)告。

在質(zhì)檢中發(fā)現(xiàn)的情況：

（1）檔案裝訂有脫頁(yè)、折頁(yè)等情況。

（2）“原件掃描”章蓋錯(cuò)或者遺漏。

（3）掃描的圖像質(zhì)量不佳等。

針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，已責(zé)成各相關(guān)作業(yè)人員及時(shí)進(jìn)行了修改。

總結(jié)：

永嘉縣房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以紙質(zhì)檔案的保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向紙質(zhì)檔案圖像化，實(shí)行數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、管理和提供服務(wù)為重心，進(jìn)而使得房產(chǎn)檔案信息的集中管理更規(guī)范，房產(chǎn)檔案信息的查詢和提供更輕便高效，同時(shí)也能為將來(lái)房產(chǎn)檔案信息集成到數(shù)字永嘉的公共平臺(tái)的資源共享整合提供了高度集成性。

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