建筑工程檔案管理之我見

摘要：在建筑工程實施建筑的過程中，必不可少的一項工作就是檔案的管理工作。建筑工程的檔案管理有著不可忽視的作用與意義，建筑工程項目的負責人應該重視這一工作。本文主要討論了建筑工程的檔案管理中存在的難點以及如何做好檔案管理的措施，希望對于以后的建筑工程檔案管理起到積極的作用。

關鍵詞：建筑工程、檔案管理、難點、建議

在建筑工程建造的全部過程中，檔案管理起著特別的作用，它不僅僅能夠客觀地記錄工程建造的全部信息、資料，還能為以后工程的維修等等工作起到一定的參考作用?，F(xiàn)階段很多的建筑工程都沒有意識到檔案管理的優(yōu)點，很多時候都忽略了檔案管理的工作。但是從另一方面來看，建筑工程自身有著工程量大、建造時間長等等特點，這些特點使得其檔案管理工作存在著一定的難度，具體檔案管理工作的實施是非常困難的。只有仔細的分析建筑工程檔案管理的難點，然后根據(jù)難點提出解決的措施，建筑工程的檔案管理工作才能做得更好。本文作者根據(jù)自身的經(jīng)驗以及理解提出了以下一些看法與建議。

一、現(xiàn)階段建筑工程檔案管理中存在的難點

雖然已經(jīng)有很多的建筑工程開始重視了檔案管理的工作，也開始逐步的實施了這項工作，可是在現(xiàn)實的建筑工程檔案管理工作中還存在著許多的不足之處?，F(xiàn)階段建筑工程檔案管理的難點有很多，作者將其主要分為了以下幾個方面，具體表現(xiàn)如下所示：

1.1檔案的收集過程復雜[1]。建筑工程檔案管理工作中最基礎的工作就是檔案的收集，一旦檔案的收集出了問題，那么之后的檔案管理也就會出現(xiàn)相應的問題了。許多的建筑工程在工程建造的過程中，由于工程量大、工程建設時間久等問題而忽略了檔案的收集，或者說在工程建造的過程中丟失了部分資料，這都會造成檔案收集的困難。

1.2很難實現(xiàn)對于建設工程的各個部門的監(jiān)督管理。建筑工程的檔案管理是復雜而系統(tǒng)的，要想做好建筑工程的檔案管理就必須對于工程建設的各個部門進行監(jiān)督管理。比如說，對于建設工程的原材料的管理、對于施工圖紙的管理等等。一般來說，建筑工程的施工是由多個部門共同實施的，在這種情況下很難實現(xiàn)對于所有部門進行管理，無法實現(xiàn)對于所有部門的監(jiān)督就會導致檔案收集的不全面，這對于檔案管理來說是非常不利的。

1.3檔案的編制與組卷的工作比較困難[2]。在一項建筑工程的建設完成之后，檔案管理的工作人員需要進行整理資料，將檔案進行編制與裝訂成冊，這兩項工作的要求是非常高的，因為它需要工作人員擁有較高的專業(yè)素質?？墒乾F(xiàn)階段檔案管理工作人員普遍面臨著專業(yè)素質不夠高的問題。同時，在檔案編制的過程中，還可能出現(xiàn)資料復雜、資料丟失等等的狀況，這些情況都使得檔案的編制工作與裝訂成冊工作困難重重。以上這些都是建筑工程檔案管理工作中的難點，同時也是重點，希望建筑工程的檔案管理部門能夠重視這些難點，及時的給予解決。

二、如何做好建筑工程的檔案管理工作

如何才能科學、有效地解決以上提到的建筑工程檔案管理中的難點，如何才能做好檔案管理的工作是目前建筑工程需要迫切解決的問題之一。本文作者根據(jù)自身的經(jīng)驗以及理解，將解決的措施分為了以下幾點：

2.1完善建筑工程的檔案管理系統(tǒng)[3]。良好有效地檔案管理系統(tǒng)是進行有效地檔案管理工作的前提條件。建筑企業(yè)必須為檔案管理提供良好的環(huán)境，比如說將建設單位的各個部門結合起來，建立檔案管理系統(tǒng)，來避免收集資料困難的問題。除此之外，還應該全面的實行責任制度。這種責任制度是指將責任具體的劃分到檔案管理的每一位工作人員的身上，實現(xiàn)工作內(nèi)容與責任相結合的制度，這樣的話哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題可以直接找到相應的負責人。這樣既可以快速的收集資料信息，還可以減少檔案管理中的失誤情況。所以建立完善的建筑工程檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的。

2.2頒布相關的檔案管理的法律法規(guī)[4]，使得檔案管理工作“有法可依”。目前關于建筑工程檔案管理的相關法律法規(guī)相對來說還比較少，政府應該積極的頒布相關的法律來規(guī)范檔案管理的各項工作。比如說，在建筑工程檔案管理的過程中，應該嚴格按照《建筑工程資料管理規(guī)程》來進行一系列的工作，這樣的檔案管理才能更加的合理、有效。同時，頒布的相關檔案管理法律還應該嚴格的規(guī)定檔案管理的相關工作流程，讓這些法律起到真實的指導、管理作用。

2.3強化對于檔案管理工作人員的培訓，在培訓的基礎上對于工作人員進行認真的考核。建筑企業(yè)應該積極的對于檔案管理的工作人員進行培訓來提高工作人員的專業(yè)素質，可以開展檔案管理專業(yè)的課程，來教授檔案收集的方法、管理的方法等等內(nèi)容，使其在將檔案進行編制等等的工作完成的更加出色。在對于工作人員進行培訓之后，還應該對其進行嚴格的考核，實施嚴格地考核制度。對于優(yōu)秀的工作人員進行相應的獎勵，增加工作人員的信心與熱情；而對于工作表現(xiàn)不太好，能力不突出的檔案管理工作人員則要給與一定的懲罰，這種懲罰的目的并不是單純的懲罰，而是起到警醒的作用，是讓工作人員在以后的檔案管理工作中更加細心的目的。檔案管理的工作人員還應該積極地對于工作進行總結思考，努力將檔案管理工作做到最好。

2.4加強對于建筑工程的各項監(jiān)督工作[5]，使得檔案管理工作人員能夠輕松的收集資料。面對檔案管理資料收集困難的問題，建筑工程只有對于建設過程的各方面進行嚴格的監(jiān)督，對于各個參與建設的單位檔案進行監(jiān)督才能切實的收集到相關資料。比如說，對于參與建設單位的實際情況進行監(jiān)督；對于原材料的質量進行監(jiān)督等等。但是在資料收集的過程中會出現(xiàn)不容易收集的部分，這種時候檔案管理工作人員應該特別注意，比如各類原材料的檢驗證書等等，這些尤其要注意收集管理，這樣才能為將來的工作提高保障。

2.5做好建筑工程檔案交底的各項工作。檔案交底的工作是非常重要的，它能夠進一步的對于建筑工程的檔案進行管理。尤其是在某些較大的施工建筑中，這項工作更是十分重要，一般來說都是由工程負責人、檔案管理負責人。技術人員等等一起舉辦交底的會議。很多情況下，交底主要是探討了以下幾個問題，具體如下：

2.5.1明確每個部門的責任，提出相應的檔案管理的工作方法。這一點主要是工程建設單位對于檔案管理的詳細情形進行交底，使得檔案管理順利進行。

2.5.2工程建設單位為其他部門或者是單位就工程的基本問題進行介紹。這里介紹的內(nèi)容包括了工程的建設方案、預算工期等等。通過這一類介紹，檔案管理的工作人員可以迅速的了解需要收集的資料種類，也便于檔案管理者做好最終的檔案編制工作。

2.5.3監(jiān)督部門就檔案的監(jiān)督管理工作進行了明確的交底[6]。包括了檔案的歸類、整理等等部分。

三、結語

隨著社會的不斷發(fā)展與進步，建筑工程在施工方法、管理方法等等方面都會進行改革，隨之建筑工程的檔案管理工作也會變得越來越困難，也需要進行一定的改革。本文作者認為，只有首先認識到了檔案管理中的難點才有可能克服這些難點，其次需要建筑部門、檔案管理人員等等各方面的努力，最后切實的做到了以上提出的幾點措施，建筑工程的檔案管理工作才能真正的有效地完成，最終建筑工程的發(fā)展才會更好。

參考文獻

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[6]梁棟，蔣娟. 灘水電工程竣工檔案的收集和管理工作[J]. 水電廠自動化. 2009（03）