落后地區(qū)醫(yī)療人事檔案管理問題及改革模式研究

【摘 要】本文分析了落后地區(qū)醫(yī)療部門檔案管理存在的問題，提出了改革建議和解決方法，以期檔案管理工作最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；網(wǎng)絡

1 落后地區(qū)醫(yī)療部門人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 對檔案管理的重視程度不夠

一直以來人們對檔案工作的認識都存在一些錯誤看法，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作。

1.2 人事檔案交接手續(xù)不嚴密

檔案管理人員大多不是專業(yè)的，對于移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清。

1.3 缺乏專門管理人才，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。

1.4 檔案管理人員對檔案的重要性宣傳力度差

檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；人事檔案管理人員基本上是兼職人員，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。

1.5 檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足

對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。

1.6 人事檔案管理手段落后

在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。

1.7 人事檔案保護設(shè)施落后

部分醫(yī)衛(wèi)單位，主抓醫(yī)療科研技術(shù)，在人事檔案保護方面設(shè)施陳舊落后。大多數(shù)人事檔案室采取“因陋就簡”，融辦公、倉庫、閱檔為一間，更無嚴格標準防盜失基本設(shè)施，防火、防潮、防盜手段只停留在較低水平，調(diào)閱方式原始。有的檔案由于反復調(diào)用原件經(jīng)多次照射，造成紙張損壞現(xiàn)象嚴重；有的檔案長期被子束之高閣，保護措施落后，變成一文不值的廢紙，直接影響到檔案的完整與安全。更有甚者，把屬于保密范疇的人事信息也公開化，更談不上什么機密可言，根本上失去了其本身的意義。

2 改革落后地區(qū)醫(yī)療部門人事檔案管理的建議

2.1 各級領(lǐng)導要重視支持檔案工作

檔案工作是各項管理工作的基礎(chǔ)，各級領(lǐng)導一定要重視支持檔案工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責的態(tài)度，切實加強對檔案工作的領(lǐng)導，做到對檔案工作重視到位、投入到位，對檔案工作人員關(guān)心到位。要定期聽取檔案工作匯報，及時研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展創(chuàng)造良好環(huán)境；加大對檔案工作的經(jīng)費支持力度，為檔案工作的開展提供必需的物質(zhì)條件。

2.2 強化檔案管理意識

人事檔案中具有大量的有保存價值的各種數(shù)據(jù)，包括文字、圖表、聲像等。要增強這方面檔案意識、重視相關(guān)資料的收集、實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，從而實現(xiàn)對人事檔案信息資源的挖掘。

2.3 收集收齊歸檔文件材料

做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環(huán)節(jié)、各個部門的關(guān)系，對檔案形成的全過程進行動態(tài)監(jiān)督與檢查，同時要不斷提高全員檔案意識，實現(xiàn)全方位的有效管理，采取各項有力措施，做好企業(yè)檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率才有可能達到高標準，最大限度地發(fā)揮業(yè)務檔案的作用。

2.4 強化檔案管理人員的技術(shù)工作培訓

檔案工作是一項政策性、保密性、專業(yè)性和技術(shù)性都很強的工作，包括收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計等基本環(huán)節(jié)，且每個環(huán)節(jié)都有一套相應的理論和工作方法。所以要有素質(zhì)高、能吃苦刻苦、具有奉獻精神和較高政治素質(zhì)的人員管理。要認真研究制定人才培訓計劃，增加投資，加大對應用型、復合型、創(chuàng)新型人才培養(yǎng)的力度，堅持內(nèi)訓與外引相結(jié)合，培養(yǎng)專業(yè)人才。

2.5 采用多種渠道提高管理技能

人事檔案業(yè)務培訓必須緊跟發(fā)展需要，加以創(chuàng)新并著重學習檔案的收集、鑒定、分類等技能，鼓勵檔案人員積極參加學術(shù)交流活動，不斷了解和把握人事檔案工作新態(tài)勢。通過業(yè)務培訓，提高綜合業(yè)務素質(zhì)，使人事檔案工作步入規(guī)范化軌道。在培訓方面采用參加培訓班、進修班及繼續(xù)教育等方式，加強外語、計算機等相關(guān)學科的知識學習和檔案知識培訓，以適應當前形勢需要。

2.6 建立檔案管理網(wǎng)，搞好檔案工作標準化、信息化建設(shè)

檔案工作信息化，是促進企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持各級信息服務。而檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案工作的標準化，沒有經(jīng)過標準化整理的檔案不可能實現(xiàn)信息化。

建立健全檔案工作網(wǎng)絡，即在中心設(shè)立由主管領(lǐng)導牽頭，各科長參加的全中心人事檔案管理網(wǎng)絡體系，中心檔案室負責全中心檔案工作的總體規(guī)劃，負責起草制定人事檔案工作的各項管理制度，并要經(jīng)常到各科室檢查、指導。

隨著信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的運用，檔案工作的模式發(fā)生了巨大的變革。利用先進的管理手段，推動人事檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理工作向深度和廣度上發(fā)展，大大提高檔案工作的效率，保護人事管理檔案，延長其壽命，使人事檔案管理逐步實現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化管理模式轉(zhuǎn)變。

綜上所述，人事檔案的作用在于為人事工作服務，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展速度的加快，醫(yī)院人事檔案工作的重要性顯得更加突出，做好這項工作，必將推動醫(yī)院人力資源管理和醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院人才戰(zhàn)略的實現(xiàn)離不開人事檔案管理工作的有力支持。因此檔案管理者必須增強服務意識，主動參與，超前服務。醫(yī)院人事檔案管理工作必須與時俱進，注重服務性，才能提高檔案的利用價值，才能使人事檔案煥發(fā)新的生機和活力。

【參考文獻】

[1]孫波.談醫(yī)院健康教育檔案管理[J].中國健康教育，2011，17（4）；241-243.

[2]何田.淺談新時期學校檔案管理的創(chuàng)新[J].出國與就業(yè)，2011（2）.

[3]侯進舉.淺談檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用[J].今日財富，2010（5）.

[責任編輯：曹明明]