淺談中小企業(yè)采購方法的選擇

【摘 要】中小企業(yè)在招標(biāo)或采購時常面臨著采購方式的選擇問題，本文根據(jù)工作實際，就各類采購方式的涵義、優(yōu)缺點和注意事項進(jìn)行了詳細(xì)論述，并以實例進(jìn)行示范分析，以期中小企業(yè)在選擇招標(biāo)采購方式時能做出正確判斷，達(dá)到預(yù)期效果。

【關(guān)鍵詞】招標(biāo)；采購；注意事項

中小企業(yè)在采購大宗物資時，常面臨著采購方式的選擇問題：是采用公開招標(biāo)還是邀請招標(biāo)方式？若采用非招標(biāo)采購，是采用競爭性談判，還是詢價采購方式？如何既能滿足時間緊、任務(wù)重的需要，又能實現(xiàn)降低采購成本的目的？因此，如何選擇合適的采購方法是中小企業(yè)選擇面臨的關(guān)鍵問題，需要根據(jù)自身實際情況作出正確判斷。

1 四種采購方式的對比

1.1 公開招標(biāo)

公開招標(biāo)是指招標(biāo)人在公開媒介上以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的法人或其他組織參與投標(biāo)，并向符合條件的投標(biāo)人中擇優(yōu)選擇中標(biāo)人的一種招標(biāo)方式。其優(yōu)點是在公開程度和競爭的廣泛性上具有較大的優(yōu)勢，可以最大程度的節(jié)約資金；其次有嚴(yán)格的程序性要求，確保招標(biāo)結(jié)果公正公平，可以最大程度上避免營私舞弊。其缺點是程序較非招標(biāo)采購方式復(fù)雜、投標(biāo)人越多，工作量越大、用時也越長。鑒于上述優(yōu)缺點，建議對投資額大、標(biāo)準(zhǔn)化的貨物、勞務(wù)或項目采取公開招標(biāo)方式。

1.2 邀請招標(biāo)

邀請招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)，邀請招標(biāo)也稱為有限競爭招標(biāo)，是一種由招標(biāo)人選擇若干供應(yīng)商或承包商向其發(fā)出投標(biāo)邀請，由被邀請的供應(yīng)商、承包商投標(biāo)競爭，從中選定中標(biāo)者的招標(biāo)方式。其優(yōu)點是招標(biāo)用時較短，節(jié)約招標(biāo)費(fèi)用，同時工作量較小，能夠有效提升采購的工作效率。其缺點是由于邀請投標(biāo)人的范圍較小，可能排斥了更有競爭實力的潛在投標(biāo)人，競爭性不如公開招標(biāo)強(qiáng)，不易獲得最優(yōu)報價和服務(wù)；其次，在受邀投標(biāo)人的選擇上，人為因素較多，容易滋生腐敗。因此，對于專業(yè)性要求較高的項目或要求盡快完成采購的項目，就比較適合采用邀請招標(biāo)的方式，這不僅保證了采購活動的公開性，同時也提高了采購工作的效率。

1.3 競爭性談判

競爭性談判是指采購人或者采購代理機(jī)構(gòu)直接邀請三家以上供應(yīng)商就采購事宜進(jìn)行談判的方式。其優(yōu)點是談判方式靈活，可就價格、服務(wù)、交易條件和技術(shù)細(xì)節(jié)等進(jìn)行多輪深入細(xì)致的討價還價，無需準(zhǔn)備招標(biāo)文件，也省去了開標(biāo)、評標(biāo)程序，縮短了工作時間，省掉了招標(biāo)費(fèi)用，保留了適當(dāng)?shù)母偁幮浴Ｆ淙秉c是談判容易受人操縱，不易體現(xiàn)公平性，能夠產(chǎn)生串通舞弊的漏洞，無限制的獨(dú)家談判，容易造成廠商任意抬高價格。競爭性談判既可作為招標(biāo)失敗時的補(bǔ)充采購方式，又可用于采購技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊、不能規(guī)定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求或不能事先計算出價格總額的產(chǎn)品。

1.4 詢價采購

詢價采購是指詢價小組（由采購人的代表和有關(guān)專家共3人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二）根據(jù)采購需求，從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價單讓其報價，由供應(yīng)商一次報出不得更改的報價，然后詢價小組在報價的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較，并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式，也就是通常所說的貨比三家，它是一種相對簡單而又快速的采購方式。其優(yōu)點是操作便捷、成本較低、方式靈活。其缺點是容易重視價格，忽略質(zhì)量和服務(wù)；確定詢價對象時主觀因素多，供應(yīng)商來源單一，競爭性不強(qiáng)且操作不透明。詢價采購方式適用于采購價格彈性不大的現(xiàn)貨、價值較小的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的設(shè)備或者小型、簡單的土建工程。

2 采購方式選擇的案例分析

某企業(yè)擬采購一批電腦，預(yù)計采購額為22萬元，使用部門指定了電腦的品牌和配置。該企業(yè)要求采購部采用競爭性談判方式來采購這批電腦，采購部發(fā)現(xiàn)此訂單已經(jīng)明確指定了設(shè)備的品牌、配置參數(shù)，且規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一，屬于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品。在對市場進(jìn)行調(diào)查并綜合分析后認(rèn)為：這批電腦屬于貨源充足且價格彈性小的物資，適宜采用詢價采購方式。然而，根據(jù)公司內(nèi)部管理規(guī)定，一次性采購一定數(shù)額以上的物資必須采用競爭性談判、公開招標(biāo)或者邀請招標(biāo)的方式，提出申請改變采購方式的報告未能獲得批準(zhǔn)，采購部只好按競爭性談判方式實施采購，并且編制了競爭性談判文件，發(fā)布了采購信息，并向相關(guān)供應(yīng)商發(fā)出了談判邀請，結(jié)果響應(yīng)談判的供應(yīng)商只有兩家，無法按規(guī)定組織談判。在第二次發(fā)布采購信息后，增加了邀請供應(yīng)商的數(shù)量，響應(yīng)者還是不足三家，通過與供應(yīng)商溝通得知此批電腦全部預(yù)算金額為22萬元，電腦配置不高，利潤較低，按照當(dāng)時的市場行情，利潤大約為5000元，而參加談判的直接成本需要2000元左右，包括制作談判響應(yīng)文件的費(fèi)用、外地供應(yīng)商參加談判需支出油料費(fèi)、差旅費(fèi)等。若能成交，利潤只有3000元左右，況且電腦到貨安裝驗收合格后才能得到95%，其余5%要到一年的保修期滿后才能收回，如不能成交，談判費(fèi)用一分也少不了，也就是說，參與談判，成與不成都無利可圖，因此，供應(yīng)商不愿意參與談判。最終，該批電腦的采購方式改為了詢價采購，采購部也在較短時間內(nèi)完成了采購任務(wù)。

3 采購的原則及其注意事項

企業(yè)在選擇采購方式時，應(yīng)當(dāng)綜合考慮各方面的因素，并根據(jù)企業(yè)的實際情況，選擇適當(dāng)?shù)牟少彿绞?。在確定采購方式時，具體應(yīng)當(dāng)注意以下三點：

（1）要結(jié)合采購項目的具體情況，具體問題具體對待，不能把采購項目的預(yù)算金額作為確定采購方式的唯一標(biāo)準(zhǔn)。在采購實踐中，有的項目盡管預(yù)算金額較大但數(shù)量較少，且屬于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一，價格變化幅度不大，則不適宜于公開招標(biāo)；或者說有的項目方案不細(xì)，技術(shù)復(fù)雜，沒有辦法計算出準(zhǔn)確的價格，也不適宜于進(jìn)行公開招標(biāo)。而對于有些項目，盡管預(yù)算金額不大但技術(shù)含量高，項目涉及內(nèi)容多，價格變化幅度大，具備公開招標(biāo)的條件，就應(yīng)該采取公開招標(biāo)方式。對于不具備公開招標(biāo)條件而要采取非公開招標(biāo)方式的項目，在選擇其它采購方式時，更應(yīng)該對項目進(jìn)行具體分析，并按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合項目的具體情況，選擇合適的采購方式。

（2）應(yīng)該考慮自身的條件和能力。進(jìn)行公開招標(biāo)需要具備編制招標(biāo)文件的能力、組織招標(biāo)活動的能力、組織評標(biāo)的能力等能力，編制招標(biāo)文件的能力和組織評標(biāo)的能力是招標(biāo)必須具備的條件，而在有些采購單位、采購代理機(jī)構(gòu)，人員較少，專業(yè)知識缺乏，連最起碼的招標(biāo)概念、法定程序都不知道，更不用說具有組織招標(biāo)工作的相應(yīng)能力了，要想進(jìn)行公開招標(biāo)采購是根本不可能的。

（3）采購人員在長期的采購實踐中積累了一定經(jīng)驗，確定采購方式時，在遵守法律法規(guī)基本規(guī)定的前提下，通過對采購項目進(jìn)行具體分析，根據(jù)平時積累的經(jīng)驗，并考慮相關(guān)因素，再選擇合適的采購方式，這不失為一種恰當(dāng)?shù)姆椒ā?/p>

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