網(wǎng)絡(luò)化是企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展必然趨勢(shì)

【摘 要】本文通過分析企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和目前計(jì)算機(jī)硬軟件發(fā)展情況，闡述了網(wǎng)絡(luò)化是檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理；現(xiàn)狀；網(wǎng)絡(luò)化

在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，企業(yè)對(duì)檔案提供利用的要求也越來(lái)越高，人寫手抄、翻本本查的傳統(tǒng)管理模式早以不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，因此檔案部門如何管理好企業(yè)的檔案資料，最大限度的提供利用，筆者認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化是企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)占用大量庫(kù)房

企業(yè)檔案隨著企業(yè)的發(fā)展、時(shí)間的推移逐年增多，許多企業(yè)檔案館庫(kù)存量基本達(dá)到飽和，大量檔案存儲(chǔ)面臨困難，同時(shí)為了把企業(yè)做大做強(qiáng)，使企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)浪潮中占有立足之地，企業(yè)生產(chǎn)不斷擴(kuò)大，檔案存儲(chǔ)問題日趨嚴(yán)重，為滿足存儲(chǔ)的需要，需投資大量資金增加庫(kù)房，因此，檔案管理部門必須改變這種存儲(chǔ)方式，實(shí)現(xiàn)光盤存儲(chǔ)，才能減少不必要的基建投資。

1.2 紙質(zhì)檔案容易損壞難以長(zhǎng)久保存

紙質(zhì)檔案隨著保存時(shí)間的延長(zhǎng)，逐漸老化、變脆、褪色，加之查找利用時(shí)經(jīng)常來(lái)回折疊、磨損，久而久之檔案字跡將會(huì)模糊不清，造成檔案信息丟失。因此，到一定時(shí)間須對(duì)這些圖紙進(jìn)行復(fù)制，這樣需要花費(fèi)許多人力、大量資金，而且質(zhì)量難以保證，既然如此早日投資建立檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，即能避免重復(fù)勞動(dòng)，又能解決紙質(zhì)檔案破損問題。

1.3 計(jì)算機(jī)條目管理仍要查紙質(zhì)原件

近幾年來(lái)，經(jīng)過檔案同仁們的不懈努力，企業(yè)檔案管理有了一定程度進(jìn)步，許多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)條目管理，通過條目管理可很快查找到時(shí)所需要條目，但還需按條目到庫(kù)房去查找全文，仍然擺脫不了查找紙質(zhì)檔案的落后方式，不便于檔案的利用和二次開發(fā)，難以充分發(fā)揮檔案保存的價(jià)值。

1.4 電子檔案無(wú)法提供利用

隨著計(jì)算機(jī)的普及和廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化產(chǎn)生了文書電子檔案，設(shè)計(jì)自動(dòng)化產(chǎn)生了CAD電子圖檔，會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生了財(cái)務(wù)電子檔案等等。這些檔案將面臨著如何歸檔，歸檔后又如何提供查閱利用等問題，要求他們用紙質(zhì)檔案歸檔，這太不現(xiàn)實(shí)，不符合當(dāng)今社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，用電子文件方式歸檔，檔案館沒有必備的硬件、軟件環(huán)境，無(wú)法讀出、復(fù)制、提供利用，失去了歸檔的意義，因此，檔案管理部門必須改變目前這種管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，才能為電子檔案查閱利用提供一個(gè)必備環(huán)境。

企業(yè)檔案管理的目的就是為了更好的為企業(yè)提供信息服務(wù)，上述現(xiàn)狀，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，特別是種種電子檔案根本無(wú)法提供利用，如不盡快采取措施，這些電子檔案將會(huì)隨著時(shí)間的推移導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)丟失、非法更改或刪除，將會(huì)造成不必要的延遲和不必要的浪費(fèi)，因此實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理是迫切的、必要的。

2 企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理?xiàng)l件成熟可行

計(jì)算機(jī)技術(shù)的大革命，帶來(lái)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件日趨成熟，給企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理提供了必備的管理?xiàng)l件。

2.1 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)性能穩(wěn)定可靠

一是，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，使得服務(wù)器的內(nèi)存容量和硬盤容量不斷增大，而且質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定，如全新的第五代服務(wù)器HP ProliantML350立式服務(wù)器，最大處理器數(shù)量2，有6個(gè)擴(kuò)展插槽，內(nèi)存容量4×4GB，硬盤存儲(chǔ)容量是熱插拔擴(kuò)充式的，最多可配置6個(gè)硬盤，硬盤大小有9.1GB、300GB等，可根據(jù)資金和本企業(yè)存儲(chǔ)量自由配置多個(gè)硬盤，這樣既能滿足現(xiàn)在檔案存儲(chǔ)的需要，又能為將來(lái)存儲(chǔ)容量增加擴(kuò)充硬盤，為檔案管理提供了一個(gè)必須的大容量存儲(chǔ)環(huán)境，解決了檔案數(shù)據(jù)在線查尋的難題。二是，網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)采用實(shí)時(shí)多用戶操作系統(tǒng)，該系統(tǒng)允許同時(shí)多個(gè)檔案操作員進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入或掃描輸入，與此同時(shí)多個(gè)用戶可對(duì)已錄入和掃描存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索查找，滿足了檔案操作員和查尋用戶同時(shí)工作的需要。

2.2 光盤存儲(chǔ)容量大，可靠性高

大容量硬盤，可滿足檔案存儲(chǔ)在線查找的需要，但是一旦硬盤發(fā)生故障，硬盤數(shù)據(jù)無(wú)法讀出，大量數(shù)據(jù)將會(huì)丟失，辛辛苦苦工作的一切將前功盡棄。光盤的問世，解決了大量電子檔案長(zhǎng)期保存問題，一張光盤容量可達(dá)4.7G，B，可存儲(chǔ)A1圖紙14808張。綠盤CD-R可保存50年，金盤可保存100年，藍(lán)盤也可以達(dá)到70年。只要將光盤妥善保存和使用，快到保存期限時(shí)，再重新刻錄備份一次，確保數(shù)據(jù)的安全，就可以不斷延長(zhǎng)保存時(shí)間，為檔案數(shù)據(jù)永久保存提供了一個(gè)可靠的保存介質(zhì)。

2.3 檔案管理軟件日趨成熟

多年來(lái)經(jīng)過計(jì)算機(jī)人員和檔案管理人員的共同努力和研究，檔案管理軟件日趨成熟，功能增強(qiáng)，穩(wěn)定性好。各種商品化檔案管理軟件各具特色，檔案管理軟件有單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版2種，單機(jī)版檔案管理軟件5000元左右一個(gè)，適用于中小企業(yè)，而網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件30萬(wàn)元左右，適用于大型企業(yè)。無(wú)論單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版它們都完全能滿足檔案管理的要求，其主要優(yōu)點(diǎn)是：⑴可自定義檔案類型，自定義數(shù)據(jù)庫(kù)字段，建庫(kù)便捷、靈活、直觀，通用性強(qiáng)，適應(yīng)各企業(yè)檔案管理；⑵可人機(jī)界面錄入數(shù)據(jù)，包括錄入完整的工程項(xiàng)目信息、案卷信息及文件信息，實(shí)現(xiàn)檔案條目的三級(jí)管理，一但檔案的信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，其他用戶即可通過[檔案查詢子系統(tǒng)]瀏覽、查詢（電子的檔案信息），還可以通過[借閱子系統(tǒng)]借閱（指自動(dòng)登記）所錄入的檔案所對(duì)應(yīng)的紙介質(zhì)；⑶可自行設(shè)計(jì)各種報(bào)表，并可實(shí)現(xiàn)庫(kù)中數(shù)據(jù)計(jì)算，通過報(bào)表設(shè)計(jì)后，庫(kù)中任何數(shù)據(jù)就可通過報(bào)表打印輸出；⑷條目和原文可掛接，還可根據(jù)掃描文件名的共性批量掛接，大大減少了檔案管理人員的工作量，為數(shù)據(jù)錄入節(jié)省了大量時(shí)間；⑸數(shù)據(jù)安全可靠，數(shù)據(jù)安全可靠是檔案管理最關(guān)心的問題，也是軟件開發(fā)人員特別注意的問題，這個(gè)問題解決的辦法是由檔案系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對(duì)每個(gè)用戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，明確什么人能操作什么，什么人能查看什么，并可對(duì)每個(gè)案卷、每個(gè)文件進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，保證了數(shù)據(jù)的安全與保密；⑹數(shù)據(jù)兼容性好，在任何操作環(huán)境下錄入數(shù)據(jù)，只要可另存為數(shù)據(jù)庫(kù)格式文件，就可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，如Excel中錄入的數(shù)據(jù)可轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)也可轉(zhuǎn)入Excel中，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出方便可靠；⑦可用光盤存儲(chǔ)備份檔案數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)備份目的有二個(gè)①不管性能多么可靠的大型系統(tǒng)，都需要對(duì)其中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，而容量大的光盤是備份的極好介質(zhì)，從而達(dá)到安全備份存儲(chǔ)的目的。②檔案數(shù)據(jù)的異地使用，檔案系統(tǒng)中的一些數(shù)據(jù)（特別是圖檔中電子文件格式的圖紙）需要在其它地方使用，而大容量的光盤就成了傳遞信息的極好介質(zhì)。

3 結(jié)束語(yǔ)

網(wǎng)絡(luò)化是企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)管理的必然趨勢(shì)，又是一項(xiàng)時(shí)間長(zhǎng)、工作繁瑣的基礎(chǔ)建設(shè)，需要檔案工作者發(fā)揚(yáng)不怕苦不怕累的敬業(yè)精神，本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”的宗旨，朝著“建一流企館，創(chuàng)一流服務(wù)”的目標(biāo)，堅(jiān)持不懈，扎扎實(shí)實(shí)地做好建庫(kù)上網(wǎng)工作，使檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理既快又好地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

[責(zé)任編輯：劉帥]