ERP典型銷售模塊在勝利油田的應(yīng)用

【摘 要】勝利油田ERP銷售模塊是油田ERP項(xiàng)目的組成部分之一，本文通過(guò)對(duì)銷售系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀的調(diào)研，詳細(xì)對(duì)系統(tǒng)功能應(yīng)用范圍、規(guī)范應(yīng)用、精細(xì)管理、集成應(yīng)用、系統(tǒng)應(yīng)用常態(tài)化等方面進(jìn)行了論述，并提出了下步努力方向。

【關(guān)鍵詞】ERP；銷售模塊；應(yīng)用

0 概述

勝利油田ERP銷售模塊是油田ERP項(xiàng)目的組成部分之一，正式上線以來(lái)，產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)全部在ERP系統(tǒng)運(yùn)行，ERP系統(tǒng)成為銷售經(jīng)營(yíng)管理的核心業(yè)務(wù)平臺(tái)，對(duì)銷售業(yè)務(wù)起到積極的提升效果。2013年中石化ERP開(kāi)展了應(yīng)用典型企業(yè)培養(yǎng)活動(dòng)，對(duì)此，我們對(duì)銷售系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，制定了工作計(jì)劃和措施，從系統(tǒng)功能應(yīng)用范圍最大化、規(guī)范應(yīng)用最大化、精細(xì)管理最大化、集成應(yīng)用最大化、系統(tǒng)應(yīng)用常態(tài)化等方面積極開(kāi)展工作。

1 銷售模塊應(yīng)用創(chuàng)新點(diǎn)

1.1 規(guī)范油氣產(chǎn)品的價(jià)格管理，確保油田效益

價(jià)格管理是銷售過(guò)程中提高銷售收入、體現(xiàn)油田效益的重要手段，同時(shí)通過(guò)銷售對(duì)價(jià)格的控制，對(duì)油氣銷售業(yè)務(wù)有重要的指導(dǎo)作用。勝利油田銷售價(jià)格管理功能在ERP系統(tǒng)中分為價(jià)格制定和價(jià)格控制兩部分，為規(guī)范產(chǎn)品價(jià)格管理、減少人為因素造成的銷售風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)系統(tǒng)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)了價(jià)格主數(shù)據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)帶出，杜絕了人為操控失誤，同時(shí)將價(jià)格維護(hù)的操作權(quán)限分離授權(quán)給財(cái)務(wù)部門，保證了各類油氣產(chǎn)品嚴(yán)格按當(dāng)前定價(jià)文件執(zhí)行，避免了業(yè)務(wù)人員引用過(guò)期價(jià)格所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 規(guī)范了單據(jù)管理，確保數(shù)據(jù)完整

上線初期，銷售訂單和發(fā)貨單可人工刪除，造成了系統(tǒng)中部分銷售信息的缺失，通過(guò)對(duì)出口程序的增強(qiáng)開(kāi)發(fā)，對(duì)系統(tǒng)銷售單據(jù)的刪除進(jìn)行了限制，實(shí)施后系統(tǒng)單據(jù)完整率達(dá)到100%，提升了銷售業(yè)務(wù)的管理水平。

1.3 規(guī)范銷售客戶主數(shù)據(jù)管理，降低銷售風(fēng)險(xiǎn)

客戶主數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了線上審批，自動(dòng)錄入，自應(yīng)用以來(lái)，客戶主數(shù)據(jù)審批流轉(zhuǎn)時(shí)間控制在2個(gè)工作日內(nèi)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率達(dá)100%；通過(guò)規(guī)范客戶管理，避免應(yīng)收賬款呆壞賬的發(fā)生。

1.4 增加天然氣采購(gòu)業(yè)務(wù)管理，提高油田效益

根據(jù)總部安排，勝利油田新增了天然氣返輸（外采）業(yè)務(wù)，油田將該業(yè)務(wù)的采購(gòu)和銷售全部納入ERP管理，將銷售客戶和多個(gè)管輸供應(yīng)商的分段管輸費(fèi)用集成到同一張采購(gòu)訂單，簡(jiǎn)化了業(yè)務(wù)人員的操作，為財(cái)務(wù)發(fā)票校驗(yàn)提供了依據(jù)。

2 效率及效益評(píng)估

實(shí)踐證明：油田銷售模塊以業(yè)務(wù)需求為引導(dǎo)，從管理和技術(shù)入手，優(yōu)化提升ERP系統(tǒng)功能，為油田銷售業(yè)務(wù)提供了支撐，取得了應(yīng)用率100%、業(yè)務(wù)流程覆蓋率100%的效果。

2.1 拓展ERP應(yīng)用范圍，完善業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)應(yīng)用覆蓋最大化

油田分公司在ERP上線時(shí)把所涉及的油氣產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)全部納入ERP的管理，后又將魯明油公司天然氣銷售業(yè)務(wù)也納入ERP管理，拓展了銷售模塊ERP應(yīng)用范圍；此外，油田將天然氣管理中心整建制劃歸油氣集輸總廠管理，我們組織銷售、計(jì)劃、財(cái)務(wù)等部門共同對(duì)客戶審批流程、收貨流程、庫(kù)存轉(zhuǎn)移流程、銷售流程以及財(cái)務(wù)收款和結(jié)算等進(jìn)行系統(tǒng)配置，對(duì)業(yè)務(wù)人員的權(quán)限重新劃分，提升了天然氣銷售業(yè)務(wù)的管理水平；將天然氣返輸業(yè)務(wù)納入ERP管理，拓展了ERP應(yīng)用，提高了效益。

2.2 規(guī)范ERP應(yīng)用管理，規(guī)避銷售風(fēng)險(xiǎn)，確保油田效益

油田根據(jù)中石化配置下達(dá)的原油、成品油等年度、季度配置計(jì)劃，由業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)中配置月度銷售計(jì)劃，銷售人員編制銷售訂單，嚴(yán)格按計(jì)劃數(shù)量進(jìn)行銷售，保證銷售的連續(xù)性和配置計(jì)劃的完成率；以ERP應(yīng)用為主要載體，加強(qiáng)銷售各環(huán)節(jié)的實(shí)時(shí)監(jiān)控；針對(duì)客戶主數(shù)據(jù)，油田以中石化客戶編碼為標(biāo)準(zhǔn)，將系統(tǒng)現(xiàn)有的客戶主數(shù)據(jù)信息與中石化編碼網(wǎng)站的客戶主數(shù)據(jù)信息進(jìn)行比對(duì)，嚴(yán)格按要求修改、補(bǔ)充和完善了近1500個(gè)客戶的相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了客戶編碼與中石化編碼的統(tǒng)一；油田通過(guò)對(duì)ERP用戶權(quán)限的審核，查找出上線初期的權(quán)限設(shè)置過(guò)大用戶，不相容崗位用戶、角色未充分分離用戶12個(gè)，審閱崗位轉(zhuǎn)換用戶，離崗用戶25個(gè)，規(guī)范了用戶角色和權(quán)限；通過(guò)建立油氣產(chǎn)品采購(gòu)的審批策略，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的在線審批；通過(guò)修改后臺(tái)，鎖定采購(gòu)價(jià)格字段并嚴(yán)格采購(gòu)價(jià)格主數(shù)據(jù)的管理，規(guī)避了采購(gòu)業(yè)務(wù)的資金風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)將內(nèi)控及審計(jì)部門對(duì)業(yè)務(wù)的要求固化在ERP系統(tǒng)中，保障了油氣采購(gòu)業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理。

2.3 挖掘系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)精細(xì)管理

從業(yè)務(wù)實(shí)際出發(fā)，對(duì)客戶主數(shù)據(jù)根據(jù)銷售定價(jià)、銷售區(qū)域、統(tǒng)計(jì)查詢、信貸管理等需求差異，利用系統(tǒng)中的尼爾森指示符、客戶組、銷售組等字段等進(jìn)行分類維護(hù)，同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)技術(shù)手段將客戶審批控制點(diǎn)集成到系統(tǒng)中，相關(guān)部門各負(fù)其責(zé)，支持中心按總部統(tǒng)一編碼格式自動(dòng)錄入系統(tǒng)，從而將審批流轉(zhuǎn)時(shí)間控制在2個(gè)工作日以內(nèi)，提高了工作效率；充分利用系統(tǒng)功能，通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)銷售單據(jù)進(jìn)行刪除的限制，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整；除中石化內(nèi)部客戶外，業(yè)務(wù)人員在財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督下嚴(yán)格執(zhí)行款到發(fā)貨的業(yè)務(wù)流程，降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；在銷售環(huán)節(jié)，銷售人員必須在退貨訂單中注明退貨原因，由業(yè)務(wù)主管部門在系統(tǒng)中審批后才能進(jìn)行銷售退貨業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)了退款、退貨流程的線上審批功能。

2.4 模塊間的相互集成，提高油田信息應(yīng)用水平

開(kāi)發(fā)完善SAP金稅發(fā)票打印程序，實(shí)現(xiàn)了從SAP系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)出所有的未生成SAP發(fā)票的銷售訂單和發(fā)貨單，自動(dòng)生成發(fā)票和財(cái)務(wù)憑證的功能；通過(guò)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，勝利油田實(shí)現(xiàn)了華北大區(qū)公司和勝利ERP系統(tǒng)自動(dòng)數(shù)據(jù)傳遞，實(shí)現(xiàn)了中石化分子公司間的在線集成，提升了成品油銷售和中石化各銷售公司間的業(yè)務(wù)聯(lián)系；把原油、天然氣、輕烴和石化產(chǎn)品，確定了12項(xiàng)銷售內(nèi)容，重點(diǎn)公開(kāi)客戶信息、銷售數(shù)量、收款狀況等重要數(shù)據(jù)，增加了銷售透明度。

2.5 加強(qiáng)基礎(chǔ)工作管理，提升ERP應(yīng)用水平

勝利油田銷售模塊先后整理、修訂和補(bǔ)充完善了8項(xiàng)制度，建立起了業(yè)務(wù)部門分工明確，責(zé)權(quán)清晰的ERP管理體系，保證了銷售模塊在中石化ERP應(yīng)用達(dá)標(biāo)；堅(jiān)持ERP工作例會(huì)和達(dá)標(biāo)應(yīng)用監(jiān)控制度，明確運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)、提出應(yīng)用要求、細(xì)化檢查辦法、明確各部門的職責(zé)和任務(wù)，形成多方式、多層次監(jiān)控體系；堅(jiān)持持續(xù)培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)人員的ERP應(yīng)用水平，目前銷售模塊業(yè)務(wù)人員持證上崗率達(dá)到100%；完善人員管理考核制度，建立激勵(lì)機(jī)制，增強(qiáng)各部門ERP的規(guī)范應(yīng)用，激勵(lì)各部門規(guī)范ERP應(yīng)用積極性；修訂、完善銷售模塊ERP監(jiān)控手冊(cè)、用戶手冊(cè)和問(wèn)題解答手冊(cè)，提升業(yè)務(wù)人員素質(zhì)。

3 銷售模塊下步努力方向

3.1 認(rèn)真落實(shí)總部整體工作安排，同時(shí)組織相關(guān)部門就本模塊所涉及的組織架構(gòu)、主數(shù)據(jù)及基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程、接口增強(qiáng)等內(nèi)容進(jìn)行集中研討和確認(rèn)。

3.2 開(kāi)展系統(tǒng)用戶個(gè)性化定制，按照崗位對(duì)ERP系統(tǒng)內(nèi)的角色進(jìn)行梳理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)個(gè)性化定制；結(jié)合系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)管理、內(nèi)控管理等要求，對(duì)系統(tǒng)流程和控制點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化，提高制度執(zhí)行力。

3.3 完善ERP數(shù)據(jù)應(yīng)用，在ERP系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)執(zhí)行情況的監(jiān)控及統(tǒng)計(jì)分析功能，追溯監(jiān)控信息，輔助管理人員進(jìn)行預(yù)警分析，更好的滿足本模塊數(shù)據(jù)應(yīng)用需求；針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層用戶，結(jié)合總部BO推廣，定制個(gè)性化查詢界面，提供預(yù)算、考核等重點(diǎn)匯總數(shù)據(jù)及圖表。

3.4 挖掘計(jì)劃實(shí)施零銷業(yè)務(wù)中銷售代保管的ERP解決方案和探索將現(xiàn)行發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)涉及的計(jì)量系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互的系統(tǒng)功能，提升管理水平。

[責(zé)任編輯：曹明明]