關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)管理制度下公文管理與保密工作的研究

摘 要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)制度在我國(guó)得到進(jìn)一步的確立和發(fā)展，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，文書(shū)工作文書(shū)工作的重要性越來(lái)越突出，在企業(yè)的發(fā)展中變得不可替代。為了適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，必須要加強(qiáng)公文管理，做好相應(yīng)的保密工作。本文主要分析了當(dāng)前企業(yè)公文管理工作中存在的普遍問(wèn)題，并提出了具體的改善措施。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)管理；制度；公文管理；保密工作；改善措施；

中圖分類(lèi)號(hào)：f270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-03-000202-01

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和激烈的競(jìng)爭(zhēng)，使得企業(yè)公文管理工作愈發(fā)重要，同時(shí)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展也促進(jìn)了文書(shū)工作的完善，主要體現(xiàn)在公文管理與保密工作方面的制度越來(lái)越完善，工作要求也越來(lái)越高。公文管理與保密工作關(guān)乎到一個(gè)企業(yè)的文件的搜集，傳輸，傳達(dá)以及歸檔和最后的存儲(chǔ)公文管理等等，關(guān)乎到企業(yè)機(jī)密文件的處理以及企業(yè)的知識(shí)核心和商業(yè)機(jī)密，所以公文管理與保密工作的重要性也越來(lái)越突出。下文就公文管理與保密工作中出現(xiàn)的一些問(wèn)題進(jìn)行了分析，提出了一些建議。

一、公文管理與保密工作中出現(xiàn)的一些問(wèn)題

（一）公文文件的管理權(quán)限不明確。公文文件既包括文書(shū)人員自己起草的文件，領(lǐng)導(dǎo)審批的文件，還有一些外來(lái)文件等等。對(duì)于這些文件的管理及處理往往權(quán)限是不明確的，比如外來(lái)文件，由別的文書(shū)拿過(guò)來(lái)讓一個(gè)文書(shū)進(jìn)行起草或者是收管，但是往往在收管的過(guò)程中對(duì)于定稿給了一定的注視力，而對(duì)于底稿卻忽視了，而在定稿追隨其原稿件的源頭時(shí)往往會(huì)發(fā)生一些管理權(quán)限不明確的矛盾沖突，從而造成公文最初稿件的缺失或者造成公文機(jī)密的泄露等等。

（二）公文的歸檔保存或者是銷(xiāo)檔沒(méi)有保障。公文在起草定稿，然后經(jīng)過(guò)審批之后有的是需要進(jìn)行歸檔的，而有些是需要進(jìn)行消除的。但是在公文的歸檔保存過(guò)程中，很多企業(yè)都沒(méi)有建立正規(guī)嚴(yán)格的程序，往往是將歸檔或者銷(xiāo)檔簡(jiǎn)單的認(rèn)為是對(duì)公文文件的保存工作，并沒(méi)有嚴(yán)格按照程序進(jìn)行辦事，這樣一來(lái)，公文文件的管理就缺乏保障。公文文件的保存往往是需要一系列的程序，如進(jìn)行歸檔，將公文入檔，進(jìn)行歸檔的文字記錄，并且進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)上的歸檔記錄，紙質(zhì)與電子文檔都要保存，而對(duì)于銷(xiāo)檔，要嚴(yán)格按照銷(xiāo)檔程序進(jìn)行，但是一些管理人員隨意將文件遺棄，造成文件內(nèi)容泄露、文件機(jī)密泄露等。這些一定程度上都會(huì)為企業(yè)帶來(lái)麻煩和損害的。

（三）公文的保密工作做得不到位。在公文的管理過(guò)程中最主要的是公文的保密工作，一般的情況下保密工作是關(guān)系到整個(gè)文書(shū)工作的成效的生命線，如果保密工作做不好，那么之前的所有工作都可能付之東流。雖然各企業(yè)的保密工作都還是有專(zhuān)職的保密人員來(lái)進(jìn)行的，但是保密過(guò)程還是存在漏洞，這種漏洞是不能夠忽視的，會(huì)讓企業(yè)陷入極大的風(fēng)險(xiǎn)之中。比如在保密過(guò)程中出現(xiàn)的定密的程序不當(dāng)，保密人員沒(méi)有按照嚴(yán)格的定密程序進(jìn)行，對(duì)于定密的權(quán)責(zé)不清楚，對(duì)于定密人員的保密工作沒(méi)有合理有效的監(jiān)督組織，這些都一定程度上都對(duì)保密工作造成威脅，造成危害，可能會(huì)給企業(yè)造成不可挽回的損失。

二、對(duì)于公文管理及保密工作中問(wèn)題的一些建議。

（一）建立完善的公文管理及保密工作的程序?，F(xiàn)代企業(yè)管理制度下企業(yè)對(duì)于文書(shū)工作愈發(fā)重視，也加大了對(duì)公文的管理和保密力度，為了解決當(dāng)前企業(yè)公文管理和保密工作中出現(xiàn)的權(quán)責(zé)不明確問(wèn)題，為了避免管理上的混亂、避免公文文檔的不規(guī)范，擾亂企業(yè)的保密工作。必須要建立完善的公文管理及保密工作的體制，這是進(jìn)行公文管理的前提，這樣才能夠讓工作人員明確自己的權(quán)責(zé)，明確自己辦事的程序，明確任務(wù)及后果，這樣才能更好的去進(jìn)行公文管理及保密工作。在該體制中，要明確具體的公文保管程序，要明確保密工作的注意事項(xiàng)，明確公文管理中不同人員的職責(zé)及保密責(zé)任。

（二）提高文書(shū)人員的業(yè)務(wù)能力，提升文書(shū)人員的素質(zhì)?，F(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng)，文書(shū)工作在現(xiàn)代企業(yè)中越來(lái)越重要，這就對(duì)公文管理及保密工作的人員的業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求，一個(gè)再完備的體系或者制度，沒(méi)有一些理解他們的高素質(zhì)的人才也是徒勞的，所以在現(xiàn)代企業(yè)中對(duì)于文書(shū)人員的素質(zhì)要求是至關(guān)重要的，這種素質(zhì)的要求不僅僅是一種業(yè)務(wù)素質(zhì)的高要求，還是一種自身的素質(zhì)的要求，良好的業(yè)務(wù)能力可以讓文書(shū)人員對(duì)公文進(jìn)行有效管理，但是對(duì)于公文的保密工作的確定就需要高素質(zhì)的人才，嚴(yán)格的遵守職業(yè)道德和職業(yè)操守，對(duì)公司的公文管理工作做到嚴(yán)格的保密，能夠嚴(yán)格按照公司的保密工作的流程及要求進(jìn)行，這樣才能保證公司的本身的機(jī)密及公司的一些商業(yè)產(chǎn)權(quán)等等。

（三）嚴(yán)格公文的歸檔及定密制度。文書(shū)工作中非常重要的一環(huán)就是公文的歸檔及定密，制度是公司的內(nèi)部在遵循國(guó)家相關(guān)法律的基礎(chǔ)上制定的一些適合于本公司的有著自己公司特色的體系，公文管理及保密制度也是公司制定的一種獨(dú)特體制，而在這種體制中往往會(huì)出現(xiàn)一些例外的情況，尤其是在公文的歸檔及定密時(shí)最易出現(xiàn)這種情況，這就需要對(duì)于公文的歸檔及定密工作的制度進(jìn)行更加明確及嚴(yán)格的規(guī)定，在公文的歸檔方面，任何個(gè)人不得私自進(jìn)行歸檔處理，任何需要?dú)w檔的公文都必須經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行提交，不允許單獨(dú)的個(gè)人進(jìn)行提交，即使是公司的內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)階層也是不允許的。對(duì)于定密工作方面，要明確定密的對(duì)象以及定密的時(shí)間以及進(jìn)行解密的時(shí)間，不能私自進(jìn)行時(shí)間的設(shè)定，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行解密，要有著相關(guān)部門(mén)的簽證才可對(duì)已經(jīng)定密的資料進(jìn)行解密，不允許私自解密，不允許個(gè)人對(duì)定密資料的查看。同時(shí)對(duì)于定密工作的監(jiān)督也是不可缺少的，要完善監(jiān)督體制，對(duì)定密工作的過(guò)程以及后面的保密工作都要進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，而作為現(xiàn)代企業(yè)的公文管理及保密工作方面的工作人員也要積極的配合監(jiān)督部門(mén)的監(jiān)督工作，雙方努力將公文管理及保密工作做到最好。

四、結(jié)語(yǔ)

公文管理及保密工作的重要性越來(lái)越突出，要做好公文管理及保密工作，不僅僅需要公司制定完善的公文管理及保密制度，同時(shí)還需要公文管理人員提高自己的素質(zhì)，嚴(yán)格按照制度進(jìn)行相關(guān)的管理工作，也需要監(jiān)督部門(mén)的監(jiān)督。只有做好各方面的聯(lián)動(dòng)，才能提升企業(yè)的公文管理工作水平，保證保密工作的萬(wàn)無(wú)一失。

參考文獻(xiàn)：

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