淺談工會(huì)工作資料的規(guī)范化管理

摘 要：本文從工會(huì)工作資料規(guī)范化管理的含義入手，全面系統(tǒng)的總結(jié)了企業(yè)工會(huì)工作資料的科學(xué)管理方法和作用，著重從工會(huì)資料規(guī)范化管理的含義、作用、方法等方面，突出工會(huì)資料管理的時(shí)代特點(diǎn)和單位特色，全面反映企業(yè)的管理軌跡，反思過去，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，達(dá)到不斷進(jìn)步，不斷改進(jìn)和持續(xù)發(fā)展目的。

關(guān)鍵詞：工會(huì)資料；規(guī)范化；管理；含義；作用；

中圖分類號：D412.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-03-000197-02

一、工會(huì)工作資料規(guī)范化管理的含義

工會(huì)工作資料規(guī)范化管理是指運(yùn)用科學(xué)的方法，對工會(huì)的基本工作或某單項(xiàng)工作的資料進(jìn)行審查、檢驗(yàn)、分類、匯總等初步加工，使之系統(tǒng)化和條理化，并以集中、簡明的方式反映工作情況的過程。它是對工會(huì)工作實(shí)施系統(tǒng)化、條理化管理的方法。工會(huì)工作一直以來給人一個(gè)錯(cuò)誤的認(rèn)識就是辦辦福利、搞搞游戲。其實(shí)，這種認(rèn)識是錯(cuò)誤的。因?yàn)楣?huì)是工人階級自己的組織，它全心全意為職工服務(wù)，它代表、維護(hù)的是工人階級的利益，它涵蓋的內(nèi)容也是方方面面的。例如工會(huì)工作按照系統(tǒng)化、規(guī)范化要求分類疏理可將其劃分為七項(xiàng)基本內(nèi)容，即民主管理、群眾安全工作、群眾經(jīng)濟(jì)技術(shù)活動(dòng)、送溫暖活動(dòng)、女工工作、自身建設(shè)、文化活動(dòng)等。對每一項(xiàng)基本內(nèi)容所包含的具體子項(xiàng)再進(jìn)行細(xì)化，達(dá)到了精細(xì)具體和變無形為有形，化抽象為具體的作用。《目錄》的制定，可以使每個(gè)工作人員都清楚該干什么，對應(yīng)《目錄》中所列的每項(xiàng)工作，制訂、完善了相應(yīng)的實(shí)體性工作要求，編寫了《矸石電廠工會(huì)工作制度匯編》。對于《目錄》和《匯編》，每年都會(huì)根據(jù)變化的工作要求或增項(xiàng)或減項(xiàng)，進(jìn)行廢改立工作?！赌夸洝泛汀秴R編》不僅向工會(huì)干部明確了工會(huì)的職責(zé)是干什么的，自己具體都應(yīng)該干哪些工作，干那些工作要求是什么，非常清楚。特別是工會(huì)干部流動(dòng)性很大，《目錄》和《匯編》能較快幫助他們進(jìn)入角色，明確了每項(xiàng)工作先做什么，后做什么，由誰來做，由誰負(fù)責(zé)，以及相應(yīng)該怎么做，做到什么程度。它有效地提高了工作人員的責(zé)任、執(zhí)行力和工作效率。以某單項(xiàng)工作如班組自主管理資料為例說明如下：資料的內(nèi)容、形式與應(yīng)用方式不一，因而整理資料的方法也就有所不同。以班組自主管理資料為例，我們采取以下方式進(jìn)行管理：首先按照資料級別進(jìn)行分類，分為ABC三級，各級有各級的封皮顏色。其中A級資料（廠級工會(huì)資料）由廠級工會(huì)負(fù)責(zé)收集整理保管歸檔；B級資料（車間工會(huì)資料）由車間工會(huì)負(fù)責(zé)收集整理保管歸檔 ；C級資料（班組資料）由班組負(fù)責(zé)收集整理保管歸檔。然后，按照編排的順序按基礎(chǔ)信息、制度、過程、其它類整理成目錄表，再編號對號入座，就如同書目錄一般；最后進(jìn)行加裝封皮。各種資料統(tǒng)一以A4紙張打印。待整資料歸入待整資料夾待整。分級之后，資料整理?xiàng)l理化加強(qiáng)，基層工會(huì)資料在廠級模式的基礎(chǔ)上，既統(tǒng)一又各有特色，達(dá)到了系統(tǒng)管理的目的。各種表格中最后都有“其它”字樣，它是在上級資料的基礎(chǔ)上，各車間根據(jù)自己的實(shí)際進(jìn)行的補(bǔ)充?！捌渌鼻懊娴馁Y料是本級資料所必須有的，而在這之外，基層車間如果對所要求的資料有所補(bǔ)充或標(biāo)新立異，有創(chuàng)新或創(chuàng)意的管理方法，可以作為對本級資料的補(bǔ)充。形成資料上即統(tǒng)一又有各自特點(diǎn)的管理方法。這些管理方法，一經(jīng)被證實(shí)，即可推廣，達(dá)到推陳出新，不斷進(jìn)步，不斷改進(jìn)的持續(xù)發(fā)展目的。

二、工會(huì)工作資料規(guī)范化管理的作用

工會(huì)資料的管理，概括起來，主要有以下幾個(gè)方面的作用一是能反映記述工會(huì)工作的發(fā)展軌跡、痕跡，側(cè)面反映企業(yè)興衰起伏的全過程；工會(huì)工作資料的規(guī)范化管理既是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，同時(shí)也是企業(yè)工會(huì)規(guī)范建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，它不僅可以使工會(huì)工作活起來，而且把活動(dòng)的“痕跡”留下來。由于工會(huì)資料管理是按照工會(huì)工作的過程及具體的實(shí)際工作、具體的實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，它反映的是以企業(yè)發(fā)展為背景和企業(yè)重點(diǎn)工作下的工會(huì)的實(shí)際活動(dòng)，是企業(yè)發(fā)展側(cè)面的真實(shí)寫照，結(jié)合工會(huì)工作，就能看出企業(yè)的興衰與發(fā)展歷程。比如從工會(huì)以前的資料可以看出，以前工會(huì)的主要任務(wù)是維護(hù)職工的利益，而現(xiàn)在，你翻閱資料會(huì)發(fā)現(xiàn)，工會(huì)現(xiàn)在的任務(wù)和工作簡直是包羅萬象，職工維權(quán)只是其工作的一個(gè)很小部分，除此之外，還包括了對職工困難家庭的救助、女工形象的培訓(xùn)和健康教育、自身隊(duì)伍建設(shè)和財(cái)產(chǎn)管理廠（隊(duì)）務(wù)公開增加透明度、保障企業(yè)和職工和諧的勞動(dòng)關(guān)系、樹立勞模等典型進(jìn)行“家協(xié)”協(xié)管、搞好文體活動(dòng)，特別是工會(huì)財(cái)務(wù)獨(dú)立，保證了工會(huì)工作的不受干涉，從此，能看出工會(huì)工作的各方面發(fā)展。二是能反映記述工會(huì)工作的時(shí)代特點(diǎn)、單位特色；前已述及，工會(huì)資料管理是工會(huì)工作具體的實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，它反映的是以時(shí)代為背景和企業(yè)重點(diǎn)工作下的工會(huì)的實(shí)際活動(dòng)，是企業(yè)發(fā)展側(cè)面的真實(shí)寫照，是各單位分別根據(jù)自己的實(shí)際和特點(diǎn)而進(jìn)行的安排的具體活動(dòng)，所以它具有一定的時(shí)代特點(diǎn)和單位特色。我們知道，工會(huì)一直受中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)，要貫徹的是中國共產(chǎn)黨的決議和主張，而中國共產(chǎn)黨在不同時(shí)期的主要任務(wù)也各不相同，因而工會(huì)工作的主要任務(wù)和重點(diǎn)工作也會(huì)不同。以此類推，企業(yè)根據(jù)國家政策發(fā)展，工會(huì)工作只能是當(dāng)時(shí)政策下企業(yè)為了自身發(fā)展而進(jìn)行的配合活動(dòng)。因而它絕對具有時(shí)代特點(diǎn)和單位特色。三是能反映記述工會(huì)工作本質(zhì)的典型資料、便于查找，通過對比資料，發(fā)現(xiàn)問題，改正問題，使工作得以持續(xù)性改進(jìn)；工會(huì)工作以工會(huì)的主要任務(wù)為活動(dòng)主線，資料按一定順序和原則統(tǒng)籌整理后，便于任何時(shí)候按照一定規(guī)律查找某個(gè)時(shí)期的某一件事情和某個(gè)典型人物及事件；還可以進(jìn)行橫向、縱向的對比，某個(gè)活動(dòng)在不同時(shí)期、不同情況下的不同結(jié)果，某一件事情在不同時(shí)期所進(jìn)行的活動(dòng)有何不同，通過對比，可以發(fā)現(xiàn)問題，改正問題，使工作得以持續(xù)性改進(jìn)。四是能反映宏觀面貌以及記述工會(huì)工作各類項(xiàng)之間內(nèi)在聯(lián)系，可以讓任何一個(gè)人，通過查看資料詳細(xì)了解基本狀況，掌握需要的情況；整理出的資料，從宏觀上反映了當(dāng)時(shí)工會(huì)會(huì)員的精神面貌和精神境界，反映了工會(huì)工作各類各項(xiàng)之間內(nèi)在聯(lián)系，任何一個(gè)人根據(jù)工會(huì)資料的整理程序和整理方法，根據(jù)從過去到現(xiàn)在，從大到小，從總—分—再分—直到子目錄的過程，能從各個(gè)方面查找和掌握其所需要的情況和內(nèi)容。五是便于系統(tǒng)化管理，能正確反映各類工會(huì)活動(dòng)方面的資料，具有規(guī)范化、條理化、系統(tǒng)化；資料整理完畢后，由于是按時(shí)間、類別、級別、按一定目錄、一定規(guī)律、一定原則分別入的檔，這就使資料規(guī)范化，條理化，系統(tǒng)化。六是便于查閱考核，作為考核的依據(jù)；便于查閱前面已經(jīng)談到，便于查閱、就便于考核，由于考核依據(jù)存在，根據(jù)考核依據(jù)很輕松的就能找到所需要的資料，就能得分，否則，就得到相應(yīng)的處罰，非常便于考核。

三、工會(huì)資料規(guī)范化管理的方法

（一）資料整理程序。資料的加工整理是工會(huì)工作的一項(xiàng)重要輔助工作。為了便于對資料的分析研究，把搜集的片斷、零亂的資料按不同的任務(wù)和性質(zhì)，采用核對考據(jù)、挑選淘汰、匯總統(tǒng)計(jì)加工的方法進(jìn)行加工整理，是特別需要的。核對考據(jù)是把資料進(jìn)行核實(shí)、鑒定，了解它的真實(shí)性、科學(xué)性、整體性和可比性。之后，應(yīng)對搜集的資料進(jìn)行選擇、淘汰。在此基礎(chǔ)上，把大量分散的、零亂的、片斷的同類資料綜合在一起，成為一個(gè)有系統(tǒng)的，一目了然的統(tǒng)一體，以便對資料進(jìn)一步研究分析。最后，對加工整理出來的資料分門別類地登記保管。

（二）工會(huì)資料整理的具體方法1、資料和文獻(xiàn)的搜集、日常工作資料的收集、通過基層上交搜集資料2、工會(huì)資料整理。整理資料是繼搜集資料之后，作為操作程序的繼續(xù)，是一種對于有價(jià)值信息的自覺的加工與管理。整理資料的目的是為了便于保存與應(yīng)用。其通常步驟為：檢查和核對原始資料。檢查和核對原始資料的目的在于確保原始資料的完整性和正確性。所謂完整性是指原始資料無遺缺或重復(fù)。所謂正確性是指原始資料的記載無差錯(cuò)或未進(jìn)行不合理的歸并。對于有重復(fù)、異?；蜻z漏的資料，應(yīng)予以刪除或補(bǔ)齊；對有錯(cuò)誤、相互矛盾的資料應(yīng)進(jìn)行更正。資料的檢查與核對工作雖然簡單，但在統(tǒng)計(jì)處理工作中卻是一項(xiàng)非常重要的步驟，因?yàn)橹挥型暾⒄_的資料，才能真實(shí)地反映出事情的客觀情況，才能經(jīng)過統(tǒng)計(jì)分析得出正確的結(jié)論。分類：分類是管理的開始。這里指的是在特定的工作中，建立資料的種屬關(guān)系。資料的整理：工作是分析研究中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。被整理的事實(shí)資料是否真實(shí)、可靠、準(zhǔn)確，將直接影響到結(jié)論是否正確、可靠，所以說，做好資料的整理是做出科學(xué)結(jié)論的前提。而資料整理的核心工作就是資料分類。要進(jìn)行資料分類首先解決按什么標(biāo)志分類，而分類標(biāo)志就是資料分類所依據(jù)的特征。排序：排序也稱賦序。是指使資料在資料庫中有一個(gè)固定的位置，便于查找。小額資料可依時(shí)間順序往下排列。大額資料可分年度。編目：編目可使繁多的資料成為有序集合，便于查找運(yùn)用。每份資料均應(yīng)及時(shí)填入目錄，并注明有關(guān)項(xiàng)目，一般指：類別、編號、資料名稱、資料內(nèi)容、入檔日期。

四、資料和文件整理中應(yīng)注意的問題

1、全面性

無論橫向還是縱向，要使占有的資料具有一定的廣度。資料既要有一定數(shù)量，更要有一定質(zhì)量、有典型意義。從效率觀出發(fā)，爭取以盡可能少的資料，包容盡可能多的內(nèi)容，提高資料利用效率，為研究工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2、獨(dú)創(chuàng)性

推動(dòng)研究的因素，是資料中的獨(dú)創(chuàng)性因素。這是每份資料的主要價(jià)值所在。獨(dú)創(chuàng)性是指對問題的認(rèn)識能有新的水平。否則，全然重復(fù)性的資料，原無必要重新進(jìn)入交流，只能增加閱讀者的無謂的信息負(fù)擔(dān)。

3、批判性

任何文獻(xiàn)資料，都是一定社會(huì)條件下的產(chǎn)物，在不同程度上反映了撰寫者的立場、觀點(diǎn)和學(xué)識水平。因而，搜集材料的過程，同時(shí)也應(yīng)是一個(gè)判識材料的過程。

目前，資料的規(guī)范化整理工作正在越來越多地受到重視，以上方法和觀點(diǎn)只是本人根據(jù)實(shí)際在本單位工作中所收集的一些方法和個(gè)人看法，交流給大家，供大家參考。可能在現(xiàn)在或今后，還有許多新的方法，等著我們?nèi)フ{(diào)查研究，等著我們?nèi)グl(fā)現(xiàn)去尋找去總結(jié)，以使我們的工作更加完美。

作者簡介：

趙華，女，生于1976年6月12日。祖籍遼寧本溪，陜西煤炭職工大學(xué)畢業(yè)，現(xiàn)任蒲白礦務(wù)局矸石電廠工會(huì)干事