工程檔案信息化管理相關(guān)問(wèn)題探析

摘要：如何管理好、使用好建設(shè)項(xiàng)目檔案是擺在建設(shè)單位面前的一個(gè)重要課題。本文就如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作以及日后建設(shè)項(xiàng)目檔案的有效利用提一點(diǎn)自己的看法，希望能對(duì)建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目；檔案管理；做法

1檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化的內(nèi)容有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。因此，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是在現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入到社會(huì)交流系統(tǒng)中去，在社會(huì)中更加廣泛地進(jìn)行傳播，另一方面將檔案中的信息與其他社會(huì)信息的形式相融合，并且合理進(jìn)行使用，在社會(huì)中進(jìn)行廣泛地傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。相互聯(lián)系的。檔案信息如果被廣大的社會(huì)大眾合理地進(jìn)行運(yùn)用，狹義的檔案資源信息化，也必定會(huì)與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融，進(jìn)而廣泛地交流和傳播，形成另外一種形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

2工程檔案信息化管理與傳統(tǒng)管理方式之比較

統(tǒng)一工程檔案整理及裝訂要求，對(duì)工程檔案紙質(zhì)載體歸檔工作進(jìn)行輔助配合。檔案數(shù)字化是檔案信息化管理的前提，2011年為響應(yīng)國(guó)家電網(wǎng)公司檔案數(shù)字化工作要求，在工程檔案歸檔工作中推行紙質(zhì)、電子雙軌制歸檔管理，對(duì)2011年在建工程檔案進(jìn)行全面數(shù)字化推廣。在工程檔案數(shù)字化過(guò)程中，我們充分利用國(guó)家電網(wǎng)檔案信息管理平臺(tái)系統(tǒng)提供的網(wǎng)上借閱功能、施工單位在線授權(quán)后的數(shù)據(jù)錄入功能及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能和項(xiàng)目管理功能，使得數(shù)字化后的工程檔案利用率迅速提高，尤其在工程結(jié)算、決算工作中得到了充分的體現(xiàn)。在工程檔案數(shù)字化應(yīng)用推廣過(guò)程中，將工程檔案信息化管理方式與傳統(tǒng)管理方式特點(diǎn)進(jìn)行了比對(duì)。發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理方式明顯優(yōu)于傳統(tǒng)管理方式，無(wú)論從工程檔案的管理還是從工程檔案的過(guò)程管控來(lái)說(shuō)，都為檔案工作者提供了便利條件。因此，在工程檔案管理中推行檔案信息化管理方式是切實(shí)可行的。

3信息化背景下工程檔案管理的工作建議

通過(guò)工程檔案信息化管理方式與傳統(tǒng)管理方式比較，同時(shí)考慮各信息系統(tǒng)的全面應(yīng)用、推廣，工程檔案來(lái)自各方面的電子數(shù)據(jù)也將不斷增加，在今后的工程檔案管理方式中應(yīng)以檔案信息化管理為主，傳統(tǒng)人工管理為輔，兩者互相借鑒、互相補(bǔ)充，這應(yīng)該是工程檔案管理工作的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。但在向這個(gè)方向邁進(jìn)的過(guò)程中，建議做好以下工作：

（1）集中利用一段時(shí)間，逐步對(duì)原有庫(kù)藏工程檔案開(kāi)展數(shù)字化工作，一方面以提高國(guó)家電網(wǎng)檔案信息管理平臺(tái)系統(tǒng)中工程檔案可利用數(shù)據(jù)，以逐步提高利用率。另一方面也是對(duì)庫(kù)藏工程檔案進(jìn)行的一次徹底盤(pán)查、清點(diǎn)工作，摸清“家底”，理順庫(kù)藏紙質(zhì)檔案。

（2）對(duì)今后的在建工程，檔案工作者要主動(dòng)出擊，及時(shí)與各項(xiàng)目主責(zé)部門(mén)溝通，及時(shí)了解工程實(shí)施進(jìn)度，在工程開(kāi)工同時(shí)及時(shí)在國(guó)家電網(wǎng)檔案信息管理平臺(tái)系統(tǒng)中對(duì)相關(guān)單位進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入授權(quán)，確保工程資料及時(shí)上傳系統(tǒng)，監(jiān)督工程進(jìn)度，及時(shí)跟進(jìn)、縮短工程后期的結(jié)算、決算工作，以徹底改變工程實(shí)施中的“重進(jìn)度、輕資料”工作方式。

（3）做好國(guó)家電網(wǎng)檔案信息管理平臺(tái)系統(tǒng)各類(lèi)工程檔案類(lèi)型管理工作，明確管理要求及分類(lèi)、整理規(guī)則。

4工程檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)組成

圖一 工程檔案信息管理系統(tǒng)

工程技術(shù)資料檔案資源是工程建設(shè)行業(yè)的重要的信息資源，我們應(yīng)加速它的開(kāi)發(fā)和利用，為我國(guó)的工程建設(shè)市場(chǎng)的開(kāi)發(fā)提供全方位的服務(wù)。根據(jù)建設(shè)行業(yè)深化改革的要求，針對(duì)工程建設(shè)行業(yè)的檔案信息管理的流程，結(jié)合工程管理部門(mén)上報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和基層部門(mén)上報(bào)的工程統(tǒng)計(jì)報(bào)表的需求，工程檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)組成主要由以下5個(gè)部分組成（如圖一）：

（1）工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)。已建工程、在建工程和新承接工程項(xiàng)目的一系列資料、數(shù)據(jù)，如開(kāi)完工日期、合同價(jià)格、工程量、主要建筑物、主要技術(shù)參數(shù)及與統(tǒng)計(jì)報(bào)表有關(guān)的數(shù)據(jù)部分。

（2）工程項(xiàng)目文檔。利用掃描儀將與工程有關(guān)的各類(lèi)文件，如合同文件、協(xié)議書(shū)、驗(yàn)收情況、業(yè)績(jī)證明、獲獎(jiǎng)證明、專(zhuān)利證明、外觀圖片等掃描圖片分類(lèi)存貯，便于直接顯示、打印輸出。

（3）項(xiàng)目部人員組成。工程項(xiàng)目配備的項(xiàng)目經(jīng)理、總工程師及工程技術(shù)、財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)管理人員組成情況，這部分與勘察測(cè)繪設(shè)計(jì)企業(yè)人事管理數(shù)據(jù)庫(kù)緊密相關(guān)。

（4）設(shè)備配置。工程項(xiàng)目配備的機(jī)械設(shè)備和聯(lián)營(yíng)方的共用機(jī)械設(shè)備，這部分與勘察測(cè)繪單位機(jī)械裝備數(shù)據(jù)庫(kù)緊密相關(guān)。

（5）財(cái)務(wù)狀況數(shù)據(jù)?？辈鞙y(cè)繪單位的經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)資料，這部分與單位經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)緊密相關(guān)。

5 工程檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建

在工程檔案信息管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)疑占有舉足輕重的地位，數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)現(xiàn)與否，直接關(guān)系到整個(gè)工程檔案信息管理系統(tǒng)的功能是否能夠?qū)崿F(xiàn)，因此，這里主要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行探討。

（1）數(shù)據(jù)庫(kù)信息管理的功能設(shè)計(jì)。信息管理是工程項(xiàng)目集成管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)和核心內(nèi)容，工程項(xiàng)目集成管理系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)的共享實(shí)現(xiàn)各種過(guò)程的集成，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的關(guān)鍵技術(shù)。工程檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)用于存放在工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中所發(fā)生的大量的而且需要長(zhǎng)期存放的檔案信息，這些數(shù)據(jù)可以被存放在一個(gè)專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（DBMS）中，由專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件進(jìn)行控制，可以有效地保證數(shù)據(jù)的一致性、完整性和安全性，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)可以使這些數(shù)據(jù)能方便、快速的被所有合法的用戶所共享。

（2）數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的運(yùn)行機(jī)制探討。考慮到工程檔案信息管理的分散性特點(diǎn)，這里采用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)作為整個(gè)工程檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建模式。對(duì)于分布式數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，檔案信息的并發(fā)處理機(jī)制是分布式數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)的重要保證。工程檔案信息管理系統(tǒng)的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)如所有分布式數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)一樣，將事務(wù)的管理劃分為兩個(gè)層次，在各分站點(diǎn)由局部事務(wù)管理器對(duì)局部事務(wù)進(jìn)行管理，對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，由分布式事務(wù)管理器來(lái)協(xié)作完成對(duì)分布式事務(wù)管理。由于系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)更新操作大多數(shù)是異步進(jìn)行的，所以對(duì)于這些異步操作的數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，對(duì)每一分站點(diǎn)內(nèi)更新事務(wù)的并發(fā)控制，就成為完成對(duì)核心數(shù)據(jù)庫(kù)更新的基礎(chǔ)。在每一個(gè)分站點(diǎn)內(nèi)（即子模塊內(nèi)），對(duì)數(shù)據(jù)的更新事務(wù)又被分為許多子事務(wù)，要正確處理子事務(wù)的并發(fā)控制，避免事務(wù)讀無(wú)效數(shù)據(jù)和瀑布式回退，采用嚴(yán)格的兩階段加鎖協(xié)議，即所有事務(wù)只有到達(dá)交付點(diǎn)之后才能將數(shù)據(jù)寫(xiě)入數(shù)據(jù)庫(kù)，所有事務(wù)只有在完成數(shù)據(jù)寫(xiě)入以后才能對(duì)操作對(duì)象解鎖。當(dāng)發(fā)生故障時(shí)，事務(wù)的恢復(fù)是保證事務(wù)原狀的重要措施，依靠日志是事務(wù)恢復(fù)的重要手段，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)日志和數(shù)據(jù)定時(shí)備份，利用備份來(lái)恢復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)。其中，備份的最大問(wèn)題是備份打開(kāi)的文件，由于頻繁的更新和用戶需要時(shí)的可訪問(wèn)性，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)使其文件保持打開(kāi)。如果數(shù)據(jù)備份時(shí)包括了數(shù)據(jù)已更新和未更新，但又存在內(nèi)在依賴關(guān)系的兩部分?jǐn)?shù)據(jù)，那么數(shù)據(jù)庫(kù)文件的備份就失去了完整性，最好的辦法是在操作相對(duì)較少的時(shí)段關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，備份完畢再啟動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)。

6 結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域不斷應(yīng)用，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為工程檔案的管理提供了良好的基礎(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建的檔案管理平臺(tái)專(zhuān)區(qū)，能夠?qū)崿F(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，還可以節(jié)省大量的人力、物力。保證檔案信息化建設(shè)和社會(huì)信息化齊頭并進(jìn)，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

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