高校檔案管理體系信息化建設研究

摘 要：隨著網(wǎng)絡技術以及信息技術在高校檔案管理工作中應用的不斷普及，高校檔案管理信息化工作體系建設已經(jīng)成為高校檔案管理工作的重點。本文首先分析了高校檔案管理信息化建設的意義，進而總結分析了制約我國高校檔案管理工作信息化的主要問題，并有針對性的提出了完善高校檔案管理信息化建設的有效措施。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G47

檔案管理作為高校日常管理工作的重要內(nèi)容，主要負責高校的教育、科研以及管理等活動的資料記錄，高校檔案資料不僅是高校日常管理活動的真實記錄，同時也是教育科研活動正常開展的基礎資料依據(jù)。隨著辦公自動化技在管理領域應用的普及，對高校檔案管理工作也帶來了新的改變。如何構建信息化的高校檔案管理體系，提高高校檔案管理工作與管理質量，已經(jīng)成為當前高校檔案管理工作的重點，這對于實現(xiàn)高校檔案的報訊、檢索以及使用等服務功能的發(fā)揮也具有重要的作用。

1 高校檔案管理體系信息化建設意義

1.1 高校檔案管理信息化可以有效地提高檔案管理工作效率。高校檔案信息化管理無論是在檔案資料的收集整理、歸檔保存階段，還是在檔案資料的檢索利用階段，工作流程得到了大幅度的簡化，是的檔案管理工作突破了時間以及空間的限制，因而有助于提高高校檔案管理工作的效率。

1.2 方便了高校檔案資料的檢所使用。高校檔案資料中集中了大量的科研信息資料以及學術成果，通過開展高校檔案管理體系的信息化建設，可以為這些具有高價值的信息資料建立共享平臺，通過信息技術以及網(wǎng)絡技術為信息的采集以及輸出提供渠道，推動高校教育科研工作的開展。

1.3 減少了高校檔案管理工作的工作任務。高校檔案管理信息化體系建設，改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，通過前端控制管理理念，提前介入到高校檔案資料的形成階段，因而優(yōu)化了高校檔案資料的流程，將主要的工作精力集中到檔案資料的編制以及利用階段，有效的降低了高校檔案管理工作人員的勞動強度。

1.4 高校檔案管理嘻嘻體系建設是建設資源節(jié)約型社會的基本要求。在高校檔案管理工作上開展信息化建設，不僅節(jié)省了大量的紙張，節(jié)約了檔案存放庫房空間，同時也大量的降低了檔案管理工作在人力、物力以及財力的投入，減少了檔案管理工作經(jīng)費投入，因而符合節(jié)約型社會建設的基本要求。

2 高校檔案管理信息化體系建設內(nèi)容概述

2.1 變革當前高校檔案管理模式，將高校教育科研以及日常管理過程中產(chǎn)生的各種檔案資料在整理歸檔方式、存儲形式、檢所使用方式以及分類標準進行相應的調(diào)整，使其更符合新時期對于檔案資料的需要。

2.2 形成一體化的管理流程。高校多檔案管理信息化體系建設需要將高校檔案資料的接收、整理、傳遞、存儲以及使用形成一體化，并需要開展檔案資料數(shù)據(jù)庫的建設，金行檔案資料的集中處理。

2.3 將教育科研活動中的各種檔案資料按照相應的數(shù)據(jù)格式以及標準要求，進行數(shù)字化的轉換，從而將檔案資料順利的輸入檔案管理信息網(wǎng)絡以及資料數(shù)據(jù)庫之中。

3 高校檔案管理信息化體系建設問題分析

3.1 信息化建設經(jīng)費投入不足。由于當前部分高校管理部門對于檔案管理信息化建設重視程度不足，因而縮減了檔案管理信息化建設的經(jīng)費，導致高校檔案資料管理部門的技術設備落后，甚至缺乏必要的基礎設施，而且也缺少信息化建設所必需的軟件設施，因而制約了高校檔案管理信息化體系建設工作的順利開展。

3.2 高校檔案資料的信息網(wǎng)絡建設水平較低。當前，由于高校在校園網(wǎng)絡建設上的不足，因而導致未能將高校檔案資料數(shù)據(jù)庫與校園網(wǎng)絡體系相連接，高校的師生也難以通過校園網(wǎng)絡訪問檔案資料數(shù)據(jù)庫，導致各種信息數(shù)據(jù)資源得不到有效的利用，制約了高校檔案資料服務功能的發(fā)揮。

3.3 高校檔案管理工作人員的能力水平有待提高。高校檔案管理信息化體系建設對于工作人員的各方面能力要求較高，但是現(xiàn)階段部分高校檔案管理工作人員在檔案管理業(yè)務以及信息技術方面能力不足，造成高校檔案管理信息化體系建設問題頻發(fā)，工作效率以及工作質量不高。

3.4 高校檔案管理信息化體系的標準化程度不高。檔案管理工作的信息化建設對于檔案資料的數(shù)據(jù)格式、存儲形態(tài)以及整理流程方面的要求較為嚴格，而且國家相關管理部門也制定了一系列的標準化管理規(guī)范以及技術指導文件。但是部分高校管理部門由于對此重視不足，導致高校檔案管理信息化體系建設出現(xiàn)了標準化以及規(guī)范程度不足的問題。

4 高校檔案管理體系信息化建設措施研究

4.1 強化高校檔案管理信息化基礎條件的建設。為高校檔案管理信息化建設提供必要的軟硬件設施，是實現(xiàn)檔案管理工作信息化的基礎。高校檔案管理工作的基礎設施建設內(nèi)容主要包括兩方面：計算機、存儲設備、服務器、復印掃描設備等硬件設施以及各種檔案管理軟件。為了確保高校檔案管理信息化建設工作的順利開展，必須強化資金投入，確保各項基礎辦公軟硬件設施的齊全。

4.2 完善高校檔案資料信息網(wǎng)絡建設。高校都能干管理工作屬于一項服務性相對較強的基礎管理工作，開展檔案管理的最終目的也是為師生的檢所使用提供必要的服務。因此，為了進一步的提高高校檔案資源的共享使用效率，高校檔案管理部門應該注重數(shù)據(jù)庫平臺以及校園信息網(wǎng)絡的建設，可以通過將高校信息中心、圖書館、檔案館以及各個院系資料室組合建立信息網(wǎng)絡的方式，實現(xiàn)各種信息資料資源的即時傳輸、交流以及共享，提高高校檔案資料的開發(fā)與利用水平。

4.3 實現(xiàn)高校檔案管理信息體系建設的標準化。標準化也是高校檔案管理信息化建設的重要內(nèi)容，因此對于高校檔案管理，應該嚴格按照國家檔案局制定的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》、以及《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》等相關標準要求，開展檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。此外，由于高校檔案資料數(shù)據(jù)在教育、科研等技術資料方面較多，因此對于高校檔案信息化體系建設也應該按照教育主管部門制定的有關檔案著錄標準以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等相關規(guī)定要求，實現(xiàn)高校檔案管理信息化體系建設的標準化與規(guī)范化。

4.4 提高高校檔案管理工作隊伍的建設水平。專業(yè)的管理人才是確保高校檔案管理工作順利開展的關鍵，因此完善高校檔案管理信息化體系建設必須重視人才隊伍的建設。由于高校檔案管理信息化體系建設對于工作人員的技術能力要求較高，高校檔案管理工作人員除了必須精通檔案管理業(yè)務知識外，還能夠正確的進行檔案資料數(shù)據(jù)庫維護以及系統(tǒng)的開發(fā)應用等內(nèi)容，因此可以結合這些要求進行有針對性的教育培訓，滿足各高校檔案管理信息化建設對于人才的需要。

4.5 制定完善的高校檔案資料信息化管理流程。高校檔案資料管理信息化的實質就是在網(wǎng)絡技術環(huán)境下，將檔案管理工作的各個工作流程有機結合并借助于計算機以及信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。在高校檔案資料的資料歸集、分類、整理、歸檔保管以及檢索利用方面，實現(xiàn)檔案資料管理流程的簡約化、協(xié)同化、集中化以及動態(tài)化，通過將各種管理專員相互整合，提高高校檔案管理工作效率與工作質量的提高。

5 結語

高校檔案管理信息化體系建設作為一項復雜的系統(tǒng)工程，也是實現(xiàn)高校管理網(wǎng)絡化以及數(shù)字化的關鍵。因此，高校檔案管理部門必須充分認識到建設信息化檔案管理體系的意義，并結合自身的機構設置以及管理實際狀況，做好軟硬件設施等基礎條件保障工作，強化安全管理，同時對管理工作人員進行定期培訓，通過這些措施來提高高校檔案信息化管理體系的建設水平，實現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范化與標準化。

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作者單位：山東女子學院，濟南 250300