機(jī)關(guān)文印部門對(duì)公文處理過(guò)程的變化

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信應(yīng)用的不斷進(jìn)步，政府機(jī)關(guān)內(nèi)公文處理尤其是系統(tǒng)內(nèi)部的文件的傳輸方式也有了很多新變化，從傳統(tǒng)的將復(fù)印文件通過(guò)郵寄傳輸變成利用網(wǎng)絡(luò)接收打印為主的方式，還在印前照排處理程序中增設(shè)了公文中紙質(zhì)文稿的數(shù)字化掃描步驟。本文將具體分析機(jī)關(guān)文印部門對(duì)公文處理過(guò)程的變化。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)文印部門；公文處理；變化過(guò)程

中圖分類號(hào)：TP393.08

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信應(yīng)用的不斷進(jìn)步，機(jī)關(guān)公文的信息量越來(lái)越大，傳統(tǒng)的郵寄傳遞方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，公文的處理需要利用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源切實(shí)提高工作效率。隨著計(jì)算機(jī)的普及，政府機(jī)關(guān)內(nèi)公文處理方式也有了很多新變化，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文傳輸、檔案管理、信息查詢等事務(wù)的現(xiàn)代化管理。

1 傳統(tǒng)公文處理和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)化公文處理比較

1.1 傳統(tǒng)公文處理方式

首先將公文正文和其它需要做文本處理的文稿收集整理；然后按照不同的公文格式進(jìn)行排版、校對(duì)和樣本制作；再將樣本制版、復(fù)印或者膠印后裝訂成冊(cè)；最后再把印制好的紙質(zhì)公文通過(guò)郵寄的方式傳送到發(fā)文單位。

1.2 利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮庸牡奶幚矸绞?/p>

首先將公文正文和其它需要做文本處理的文稿收集整理，對(duì)不需文本處理的公文進(jìn)行數(shù)字化掃描；然后將文本化的文稿和掃描圖像，根據(jù)不同公文格式排版，公文文頭、印章等也要一起排入文件樣本中，校對(duì)文稿制作樣本；再把生成的清晰文件和掃描圖像直接由網(wǎng)絡(luò)傳輸給發(fā)文部門，發(fā)文部門再利用系統(tǒng)內(nèi)局域網(wǎng)傳輸給不同的收文單位；需要紙質(zhì)文件時(shí)，如數(shù)量多就根據(jù)傳統(tǒng)方式制作，數(shù)量少則可利用彩色激光印字機(jī)直接輸出并裝訂。

1.3 兩種公文處理方式的區(qū)別

第一，傳統(tǒng)公文在印制時(shí)是在制版中加入公文文頭和印章等；而電子文件制作過(guò)程中則是在前期錄入步驟時(shí)就要給公文添加好公文文頭、印章。第二，傳統(tǒng)公文處理時(shí)，有些文稿是不用進(jìn)行數(shù)字化處理的，譬如被轉(zhuǎn)發(fā)的上級(jí)文件或已經(jīng)復(fù)印的文稿、圖表等，若此文稿本來(lái)已滿足制版工序的清晰度要求，則將公文正文小樣拼版合并，形成完整的文件印制；而利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)墓闹械奈母宥家?jīng)過(guò)數(shù)字化處理，否則就不能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸。因此在如今的計(jì)算機(jī)時(shí)代，每個(gè)機(jī)關(guān)文印工作人員都需要隨時(shí)更新知識(shí)并不斷提高專業(yè)技術(shù)水平，尤其是數(shù)字化掃描過(guò)程中的相關(guān)知識(shí)，以更好的完成網(wǎng)絡(luò)公文制作。

2 計(jì)算機(jī)處理公文中的幾個(gè)概念

2.1 計(jì)算機(jī)中的圖形圖像

所謂像素是指在顯示器上顯示的光點(diǎn)單位，通過(guò)計(jì)算機(jī)可以把圖像放大很多倍，可以看到圖像是由很多小方點(diǎn)構(gòu)成，這些小方點(diǎn)就是圖像構(gòu)成的基本單位—像素，而圖像中所顯示的像素?cái)?shù)目則是這幅圖像的分辨率。計(jì)算機(jī)圖像里包括了靜態(tài)數(shù)字圖像，它又包括矢量圖像和位圖圖像：矢量圖像不能掃描得到，必須繪制出來(lái)，分辨率較為獨(dú)立；位圖圖像則是通過(guò)像素獲得的圖像，各像素都具有清晰的位置數(shù)值，根據(jù)色彩和漸變的像素能夠獲得清晰的圖像效果，分辨率則是從側(cè)面反映出掃描儀的精確度，體現(xiàn)掃描儀對(duì)圖像細(xì)節(jié)的處理效果。

2.2 計(jì)算機(jī)錄入設(shè)備——掃描儀

掃描儀首先對(duì)原稿光學(xué)掃描，再把光學(xué)圖像輸送到轉(zhuǎn)換器中轉(zhuǎn)換成模擬電信號(hào)，在變成數(shù)字電信號(hào)，最后通過(guò)計(jì)算機(jī)變成數(shù)字圖像。通常掃描儀共有三種掃描模式：黑白、灰度和彩色掃描。

（1）黑白掃描模式。將掃描儀通過(guò)二進(jìn)制數(shù)字的性能來(lái)區(qū)分圖像，此模式適合字跡背景較淺，對(duì)比強(qiáng)烈的文稿。利用計(jì)算機(jī)處理公文時(shí)，通常原稿都是黑白兩色印刷和打印稿，故掃描時(shí)要把模式調(diào)整為黑白掃描模式。該掃描模式生成的文件空間小便于壓縮，有利于產(chǎn)生高質(zhì)量的輸出效果。

（2）灰度掃描模式?；叶葓D像比黑白掃描模式層次更豐富，共有250多種亮度值選擇，能夠顯示比原稿更豐富的不同色調(diào)，最適合用于掃描單色照片。

（3）彩色掃描模式。大部分的彩色掃描儀都是通過(guò)RGB模式采樣源圖像，所以可以捕獲超過(guò)1600萬(wàn)種的色彩信息，因此獲得的文件也比較大，適合用于掃描一定要保留彩色的文稿。

3 使用計(jì)算機(jī)處理公文中注意事項(xiàng)

3.1 掃描方式的選擇

對(duì)于很多不需重復(fù)錄入的公文附件，通常都是承印部門用激光印字機(jī)制作黑白文稿和圖表，所以掃描方式可以選取黑白二值圖像法。該辦法的顯著優(yōu)勢(shì)是掃描的圖像是通過(guò)計(jì)算機(jī)傳送、接收和打印，黑白值能實(shí)現(xiàn)最小尺寸方便傳輸，且適印性能良好、輸送打印及時(shí)。遇到文件不清晰或有圖片時(shí)，則可以使用灰度方式來(lái)掃描。

3.2 掃描亮度的調(diào)整

要想使文稿更加清晰就需要調(diào)整合適的掃描亮度，黑白文稿看上去只有黑、白兩色，但是被掃描儀處理后就會(huì)有不同灰度級(jí)的圖像。在調(diào)整掃描亮度時(shí)通常都是灰度直方圖，總共有兩組數(shù)據(jù)體現(xiàn)出兩個(gè)波峰，而黑白文稿的直方圖主要特點(diǎn)是兩峰一谷，很多掃描軟件會(huì)自動(dòng)選擇直方圖較小值來(lái)調(diào)整亮度。當(dāng)掃描出來(lái)的二值圖像清晰度較差時(shí)，則應(yīng)該適當(dāng)加大值；而掃描出的圖像線條較粗，較為模糊時(shí)則可以調(diào)小數(shù)值。

3.3 掃描完成時(shí)圖像處理

為確保公文的水準(zhǔn)和方便后期歸檔，應(yīng)該對(duì)掃描完成得到圖像適當(dāng)處理，具體方式如下：第一，檢測(cè)圖像辨別度。仔細(xì)檢查掃描得到的數(shù)字圖像是否清晰，是否需要重新掃描；第二，去除圖像污漬。在干擾原稿識(shí)別度的基礎(chǔ)下去除原稿中的污點(diǎn)雜質(zhì)等降低圖像質(zhì)量污漬；第三，調(diào)整圖像偏差。原稿若有傾斜或者在掃描當(dāng)中文稿放置斜而出現(xiàn)的偏差要及時(shí)調(diào)整，保障數(shù)字化圖像的角度正常。

3.4 圖像的存儲(chǔ)方式

通常數(shù)字化圖像比較占空間，所以需要壓縮存儲(chǔ)圖像文件。所謂圖像壓縮是在保障圖像品質(zhì)的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字運(yùn)算方法來(lái)實(shí)現(xiàn)無(wú)損或有損壓縮。無(wú)損壓縮指不會(huì)改變?cè)瓐D，壓縮后的圖像能夠恢復(fù)如初；有損壓縮則是在保障一定質(zhì)量的圖像基礎(chǔ)上對(duì)圖像實(shí)施的不可復(fù)原性壓縮。因?yàn)橛袚p壓縮的比例較高可以讓圖像數(shù)據(jù)壓縮到最小化，更適合計(jì)算機(jī)傳輸。圖像的文件格式很多如BMP、GIF、JPEG、PCX、TIFF、PDF等，不同的文件格式也各有用途和特質(zhì)。最常用的是以下幾種：

第一，TIFF格式。它是種通用圖像格式，優(yōu)點(diǎn)是存儲(chǔ)量大，市面上大部分的掃描儀和圖像軟件都支持該格式，能夠在各個(gè)平臺(tái)上打印出高水準(zhǔn)的圖像，缺點(diǎn)是占用空間大。第二，JPEG格式。它是種可壓縮的文件格式，而且壓縮率是現(xiàn)階段最高的一種，能夠?qū)D像通過(guò)不同倍率的壓縮得到不同質(zhì)量，運(yùn)用的是有損壓縮算法。第三，GIF格式。它被廣泛用于通訊領(lǐng)域和網(wǎng)頁(yè)文檔中，文件一般較小。比較適合公文處理中的數(shù)字化掃描后存儲(chǔ)。

綜上所述，公文處理計(jì)算機(jī)化之后讓公文傳輸更加快捷、格式標(biāo)準(zhǔn)也統(tǒng)一化、規(guī)范了傳送程序，極大地提高了工作效率。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，公文處理工作也將面臨更多新挑戰(zhàn)，要不斷根據(jù)實(shí)際情況作出調(diào)整以配合時(shí)代發(fā)展的需要。

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作者簡(jiǎn)介：趙丁丁（1982.3-），女，河北省石家莊晉州市人，畢業(yè)院校，大專，中級(jí)工程師。

作者單位：晉州市財(cái)政局機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，河北晉州 052260