OA辦公系統(tǒng)在中小企業(yè)中的應用

摘 要：本文介紹了辦公自動化系統(tǒng)在知識經濟管理時代的開發(fā)與應用，側重介紹辦公自動化對于煤炭企業(yè)信息化建設中所起到的引導和示范作用。

關鍵詞：OA；網絡技術；設計實現(xiàn)；煤礦

中圖分類號：TP3

1 辦公自動化系統(tǒng)（0A系統(tǒng)）概述

近年來，隨著信息技術的迅猛發(fā)展，特別是網絡技術的更新普及，以往傳統(tǒng)的信息傳遞方式和社會管理組織形式發(fā)生了翻天覆地的變化。OA辦公自動系統(tǒng)（Office Automation System）是一種分布式軟件系統(tǒng)，它在先進的網絡互聯(lián)基礎上，共享資源，交流信息，能夠極大的提高工作效率，減少溝通成本，降低勞動強度[1]。

煤炭是我國重要的能源資源，煤炭經濟在我國國民經濟中占有較大的比重，因此可以說，煤礦安全是我國煤炭產業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有效保證。但由于我國煤炭安全工作基礎薄弱、檢測手段落后、監(jiān)督手段缺失等原因，我國煤炭安全生產形勢亟需關注[2]。煤炭安全管理信息系統(tǒng)在應用初期，由于技術限制，各功能板塊相互獨立、操作效率和可靠性有待完善，簡單的自動化系統(tǒng)已經不能滿足企業(yè)規(guī)模化生產和科學高效管理的迫切需求。特別是近年來，網絡技術的迅猛發(fā)展為煤礦企業(yè)生產管理的信息化建設提供了有利條件，使企業(yè)的信息化改造升級成為了可能。

在OA辦公系統(tǒng)中，主要的事務型功能板塊有文字、表格、文件、報表處理和文檔、工作流程、人事、財務、個人數據管理等。這些辦公應用可以軟件包的形式，實現(xiàn)包內不同程序之間的調用和共享，這種通用性的特點，可以極大地擴大應用范圍，提高公務處理效率和軟件應用價值。

OA系統(tǒng)的第二個層次是信息管理型系統(tǒng)。隨著生產管理中對信息共享和利用需求的不斷增加，企業(yè)人員需要綜合掌握和企業(yè)運營目標密切相關的各條線信息。而信息管理型辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)，則很好地解決了把事務型信息和綜合型信息（數據庫）相結合的需求，在這個信息管理型辦公系統(tǒng)平臺上，人們可以從綜合數據庫查找日常工作所必需的各種信息。

OA系統(tǒng)的第三個層次是決策支持型系統(tǒng)。它以信息管理級OA系統(tǒng)為基礎，綜合數據庫信息和目標決策問題，構造或選擇決策數字模型，綜合分析企業(yè)擁有的內外部條件，由計算機決策程序提供相應決策和解決方案。

從以上分析可以看出，完整的OA系統(tǒng)包括事務級、信息管理級和決策支持級三個層次，通過計算機程序模塊的調用和數據網絡通信手段可以將三個層次聯(lián)系起來?，F(xiàn)代一體化的OA系統(tǒng)就是通過計算機網絡通信系統(tǒng)把三個層次的功能模塊整合成一個完整的OA系統(tǒng)，從而優(yōu)化辦公信息傳遞流程，減少信息輸入和流通環(huán)節(jié)，提高整個辦公系統(tǒng)的效率。一體化的OA系統(tǒng)最大的特點在于，它不僅優(yōu)化了企業(yè)內部的信息傳遞流程，而且它通過建立遠程信息通信，幫助企業(yè)能夠更方便、快捷的加強與外部信息的溝通，擴大了通信范圍，甚至實現(xiàn)全球范圍內的信息共享。

2 辦公自動化系統(tǒng)在煤礦企業(yè)發(fā)展中的作用

現(xiàn)代經濟社會，辦公自動化作為一種現(xiàn)代化的管理手段，不僅是實現(xiàn)煤礦產業(yè)安全生產的有力保證，更是實現(xiàn)煤礦產業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。

（1）煤礦企業(yè)可以通過網絡技術搜尋并發(fā)布最新的市場、產品信息和技術動態(tài)，樹立良好的企業(yè)社會形象。

（2）煤礦企業(yè)應用信息技術，可以整合各職能部門工作，有效提高管理效率和效果。

（3）煤礦企業(yè)借助內部信息平臺動態(tài)掌握煤礦原材料和設備的損耗情況，及時作出生產決策，提高管理水平。

（4）煤礦企業(yè)加強辦公自動化系統(tǒng)建設，可以優(yōu)化企業(yè)內外部信息傳遞流程，提高信息傳遞速度和質量，減少決策失誤。

3 辦公自動化系統(tǒng)在煤礦企業(yè)中的建設步驟

（1）根據企業(yè)生產管理要求和技術條件，以主流設備技術搭建企業(yè)計算機網絡平臺，并選擇與企業(yè)發(fā)展需求相符合的系統(tǒng)軟件。

（2）根據企業(yè)生產管理需要，搭建原材料、設備、財務、人事等模塊數據庫，挖掘并輸入企業(yè)有效信息，實現(xiàn)有價值的信息能夠在網絡平臺上有序流動。

（3）借助網絡軟件技術力量，以現(xiàn)有的計算機網絡為基礎，進一步研發(fā)煤礦安全督導管理、物料流通管理等輔助管理系統(tǒng)。

（4）以基礎網絡和企業(yè)各模塊數據信息為平臺，梳理整合傳統(tǒng)企業(yè)信息流傳遞過程，進一步優(yōu)化工作流程，提高生產管理質效。

4 煤礦企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設計

4.1 系統(tǒng)框架

基于框架（.NET Framework）的構件化軟件技術：

（1）BS+CS系統(tǒng)架構模式。

（2）AJAX技術應用和多瀏覽器支持。

（3）多重安全機制。

（4）平臺化設計思路。

4.2系統(tǒng)集成原則

（1）服務性：以一切為企業(yè)信息化管理及安全生產服務為系統(tǒng)設計的定位思想。

（2）實用性：系統(tǒng)所提供的各項信息、服務等內容要做到實用，真正能夠使系統(tǒng)成為企業(yè)信息化的重要載體。

（3）便捷性：系統(tǒng)使用起來簡單方便，盡可能地適應不同年齡、知識層次的管理者的需求。

（4）關聯(lián)性：各子系統(tǒng)或各流程之間要有很強的相互關聯(lián)性。

（5）定制性：為企業(yè)的不同職能部門定制相應的業(yè)務展現(xiàn)欄目。

（6）交互性：提供各項在線服務，提高企業(yè)辦事效率。

（7）宣傳性：提供良好的實用的宣傳功能，使之成為黨和企業(yè)向群眾宣傳政策、制度、法規(guī)和新聞的重要渠道。

（8）美觀性：良好的視覺效果、突出企業(yè)職能與文化特色定位。

（9）安全性和保密性原則：通過系統(tǒng)管理員對操作人員的權限分配可實現(xiàn)相應權限的人員相應的操作，從而保證了系統(tǒng)數據的安全性。公文類文件還可實現(xiàn)領導親筆簽名或印章功能。

（10）可維護性和易管理性原則：由于本系統(tǒng)采用了B/S網絡模式，所以可以實現(xiàn)遠程運行與維護，從而大大降低了系統(tǒng)軟件的維護費用和運行費用。

4.3 系統(tǒng)子菜單

（1）信息發(fā)布：發(fā)布各種公共信息：公告、通知或啟事等每個部門也可以建立自己的公告系統(tǒng)發(fā)布單位內外部新聞系統(tǒng)首頁左下角滾動顯示一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間。

（2）內部通訊：為每一個辦公人員提供了一個內部郵箱用于內部辦公郵件的收發(fā)即時感知用戶是否在線，進行實時交流和留言系統(tǒng)其它模塊調用即時通訊進行重要事件的提醒。

（3）輔助辦公：個人日程安排、日程共享、日程提醒等功能方便用戶更有效安排工作時間會議室狀態(tài)查看、使用申請、使用安排等功能物品的入庫、庫存和出庫管理，領用申請和審批、查詢與統(tǒng)計等功能。

（4）輔助辦公：可發(fā)送手機短信，用于重要工作到達通知三種形式支持：GSM、小靈通Modem、移動網關。

（5）系統(tǒng)定制：部門設置、崗位設置和人員注冊是系統(tǒng)進行工作管理和權限分配的基礎因應人事變動，調整靈活。

5 小結

煤礦辦公自動化是利用信息化技術集成和控制煤礦管理、安全、生產、經營活動中的所有信息，實現(xiàn)內部信息資源的共享和有效利用，加強煤礦運作控制，進而實現(xiàn)煤礦粗放型管理向明細化管理的轉變。

參考文獻：

[1]http：//www.qikanwang.net平煤集團辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)與應用平煤集團辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)與應用.

[2]王強.煤礦信息化建設探討[J].山西焦煤科技，2009，6.

作者簡介：李萍（1982.2-），女，壯族，廣西田東人，信息技術員，助理工程師，工學學士，研究方向：辦公自動化。

作者單位：廣西百色礦務局有限公司，廣西百色 533001