機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)自動(dòng)化模式的思考

摘 要：根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》公文運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)范化的要求，結(jié)合當(dāng)前計(jì)算機(jī)應(yīng)用在辦公自動(dòng)化方面的發(fā)展現(xiàn)狀，從實(shí)際出發(fā)，提出了星型結(jié)構(gòu)柔性公文運(yùn)轉(zhuǎn)模式，為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下保障公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠和準(zhǔn)確高效做出探索。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)公文；運(yùn)轉(zhuǎn)程序；自動(dòng)化；工作流

中圖分類號(hào)：TP393

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，給人們工作和生活的各個(gè)方面都帶來了深刻影響。通過辦公自動(dòng)化提高機(jī)關(guān)辦公效率、應(yīng)變能力和指揮能力，也已成為一個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的一個(gè)重要發(fā)展方向。2012年7月1日正式施行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，使黨政機(jī)關(guān)公文處理工作更加科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。條例對(duì)公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的公文處理工作進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。對(duì)照條例，結(jié)合工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，本人對(duì)當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)自動(dòng)化模式進(jìn)行了一些思考，希望在實(shí)踐中對(duì)推動(dòng)公文運(yùn)轉(zhuǎn)工作起到積極作用。

1 確立負(fù)責(zé)公文運(yùn)轉(zhuǎn)部門是公文處理工作高效運(yùn)行的制度保障

對(duì)每一個(gè)具體的黨政機(jī)關(guān)部門，按組織管理層次從上到下可劃分為：決策層、協(xié)調(diào)層、執(zhí)行層和操作層。這四個(gè)層次各自獨(dú)立，又彼此聯(lián)系，共同維系著組織自身的發(fā)展。組織架構(gòu)的制定既是一種人力資源的配置方式，也是一種信息溝通的制度安排。國(guó)家機(jī)關(guān)在實(shí)施管理過程中，表達(dá)意志和信息溝通主要依靠公文這一重要工具，公文在我國(guó)的實(shí)際應(yīng)用，可以追溯到很早以前，1899年在河南安陽(yáng)小屯村出土的約10萬(wàn)片殷墟甲骨文，是我國(guó)迄今為止發(fā)現(xiàn)的最早的公務(wù)文書。我們黨和政府也一貫重視公文處理工作，對(duì)文書工作出了許多規(guī)定，使公文在黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)方面發(fā)揮了重要作用。

處于協(xié)調(diào)層的各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）作為一個(gè)溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機(jī)構(gòu)，公文處理是其工作職能的重要組成部分。條例明確規(guī)定，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作，并對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。設(shè)立文秘部門或者專人負(fù)責(zé)公文處理工作，處理工作包括公文擬制、辦理、管理等一系列工作。這一規(guī)定在制度上，保證了處理協(xié)調(diào)層的公文運(yùn)轉(zhuǎn)和處于決策層的公文決策職能的相對(duì)獨(dú)立，由專人負(fù)責(zé)公文辦理的方式具有迅速、準(zhǔn)確、保密、高效、可控，從而可實(shí)現(xiàn)公文處理過程的完整記錄、形成準(zhǔn)確的文書檔案，避免失誤、遺忘和其它漏洞，為公文運(yùn)轉(zhuǎn)提供有力的制度保障。

2 工作流引擎是公文運(yùn)轉(zhuǎn)自動(dòng)化的技術(shù)保障

工作流從1968年出現(xiàn)思想萌芽到工作流技術(shù)的高速發(fā)展，再到現(xiàn)在，已經(jīng)歷了四十多年，研究者普遍相信新技術(shù)可以帶來辦公效率的巨大改善，工作流是針對(duì)工作中具有固定程序的常規(guī)活動(dòng)而提出的，通過將工作活動(dòng)分解成良好的任務(wù)、角色、規(guī)則和過程來進(jìn)行執(zhí)行和監(jiān)控，達(dá)到提高組織水平和工作效率的目的。工作流是通過工作流管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的，支持定義、執(zhí)行和管理工作流，協(xié)調(diào)工作流執(zhí)行過程中工作之間以及群體成員之間的信息交互。系統(tǒng)的核心部分是工作流引擎，引擎是驅(qū)動(dòng)流程流動(dòng)的主要部件，它負(fù)責(zé)解釋工作流流程定義，創(chuàng)建并初始化流程實(shí)例，控制流程流動(dòng)的路徑，記錄流程運(yùn)行狀態(tài)，掛起或喚醒流程，終止正在運(yùn)行的流程，與其他引擎之間通訊等等工作。

基于工作流進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)自動(dòng)化管理，可以將公文的運(yùn)轉(zhuǎn)控制和決策生成過程分離，把網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的公文管理業(yè)務(wù)過程從傳統(tǒng)公文管理中抽取出來，利用工作流管理系統(tǒng)單獨(dú)管理，從而實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理公文業(yè)務(wù)流程，滿足在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間把適當(dāng)?shù)男畔鹘o適當(dāng)?shù)娜说囊?，使電子公文的工作流程變得清晰，透明，易于操作，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

3 建立星型結(jié)構(gòu)柔性公文運(yùn)轉(zhuǎn)模式是可行之路

工作流模型是公文運(yùn)轉(zhuǎn)自動(dòng)化的關(guān)鍵，理想的工作流模型能夠清楚地描述任意情況下的業(yè)務(wù)流程，適應(yīng)用戶在建立工作流模型過程中所提出的各種要求。傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)化的工作流模型，在設(shè)計(jì)完成之后，工作流中活動(dòng)節(jié)點(diǎn)的執(zhí)行順序就確定，無(wú)法滿足業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)動(dòng)態(tài)變化的要求，設(shè)計(jì)多套工作流模型這種方法不能從根本上解決問題，因?yàn)殡S著業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的不斷變化，必將要不斷設(shè)計(jì)出適應(yīng)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)變化的工作流模型，會(huì)使工作流模型變得越來越復(fù)雜，而且頻繁改動(dòng)容易使模型的穩(wěn)定性受到影響，模型的可維護(hù)性也將不斷下降，同時(shí)會(huì)使工作流中現(xiàn)有的流轉(zhuǎn)任務(wù)受到影響。建立一種星型結(jié)構(gòu)的柔性工作流模型，可以使流程任務(wù)在活動(dòng)節(jié)點(diǎn)之間實(shí)現(xiàn)任意流轉(zhuǎn)，如下圖所示：

星型結(jié)構(gòu)工作流模型中的所有活動(dòng)節(jié)點(diǎn)都與路由控制節(jié)點(diǎn)用雙向連接線相連，活動(dòng)節(jié)點(diǎn)之間不存在連接線，形成一個(gè)星型的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)由路由控制節(jié)點(diǎn)推動(dòng)任務(wù)在活動(dòng)節(jié)點(diǎn)之間任意流轉(zhuǎn)。

這一模型滿足了公文處理的流轉(zhuǎn)過程與決策過程組織分工要求，同時(shí)也滿足了公文處理由專人負(fù)責(zé)的工作要求。

為了增加該模型的靈活性，通過對(duì)流程中的活動(dòng)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行分類可以將單一的星型拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)的工作流模型轉(zhuǎn)化成由多個(gè)星型拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)單元組成的工作流模型，本模型可實(shí)現(xiàn)將公文擬制、發(fā)文辦理和公文管理流程進(jìn)行串接的工作流模型，如下圖所示。

按照上述方法，同理可繪制出收文辦理與公文管理進(jìn)行串接的工作流模型。

4 總結(jié)

通過對(duì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)的制度保障分析，結(jié)合當(dāng)前計(jì)算機(jī)應(yīng)用在辦公自動(dòng)化方面的發(fā)展成熟度，提出了星型結(jié)構(gòu)柔性公文運(yùn)轉(zhuǎn)模式，為保障公文在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠和準(zhǔn)確高效做出了積極的探索。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：龐珉（1963.4-），江蘇南京人，計(jì)算機(jī)信息處理技師，中央黨校本科畢業(yè)，主要研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用。

作者單位：中共江蘇省委辦公廳，南京 210013