批量制作座次表方法研究

摘 要：在舉辦大型會議或培訓(xùn)班、輪訓(xùn)班時，常需制作座次表。如果只是按照一般方法來制作，工作量大還容易出錯。本文則另辟蹊徑，巧妙地利用Excel的制圖和數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)功能，通過平面結(jié)構(gòu)簡圖，實(shí)現(xiàn)了座次表的批量制作，使制作座次表的工作變得既輕松又不易出錯。

關(guān)鍵詞：座次表；平面結(jié)構(gòu)圖；平面結(jié)構(gòu)簡圖；數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)；批量制作

中圖分類號：TP3

在舉辦大型會議或者培訓(xùn)班、輪訓(xùn)班時，為便于管理，常常需要制作參加人員的座次表。如果只是按照一般方法，重復(fù)的使用復(fù)制和粘貼命令進(jìn)行制作，工作量大，還容易出錯。

不過巧妙利用Excel的制圖和數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)功能，能夠快速制作座次表，還不易出錯，能達(dá)到事半功倍的效果。

1 會議室平面結(jié)構(gòu)簡圖的繪制

通常情況下，會議室有三種結(jié)構(gòu)，一種是普通會議室，一種是弧形的階梯會議室，一種是圓桌形會議室。

一般會議室的平面結(jié)構(gòu)圖比較有規(guī)律，有固定的行、列和座位數(shù)，這樣的結(jié)構(gòu)圖可以用Word表格和Excel電子表格直接完成，如圖1。

階梯會議室的平面結(jié)構(gòu)圖比較復(fù)雜，不僅是因?yàn)樽怀驶⌒闻帕?，而且每一行的座位?shù)都不相同，從前至后座位數(shù)依次遞增，這種圖形一般要使用繪圖工具欄或?qū)I(yè)的繪圖軟件來完由于本文需要繪制的是會議室平面結(jié)構(gòu)簡圖，對于如何繪制平面結(jié)構(gòu)圖不再介紹其詳細(xì)操作方法。

1.1 一般會議室平面結(jié)簡圖的繪制

將一般會議室平面結(jié)構(gòu)圖的空行去掉，繪制如圖4所示的結(jié)構(gòu)簡圖，操作方法如下。

打開Excel軟件，設(shè)置適當(dāng)?shù)男袑捄土懈?，可分別設(shè)為（5，20）。

選中【E1：J1】單元格區(qū)域，并單擊【格式工具欄】上的【合并及居中】按鈕。

在合并單元格中輸入【主席臺】三個漢字，調(diào)整漢字之間的距離并進(jìn)行格式化操作。

選中【A3：C5】單元格區(qū)域，單擊右鍵，選擇【設(shè)置單元格格式】菜單命令，彈出【單元格格式】對話框。

選擇【邊框】選項(xiàng)卡，在【線條】域中的【樣式】列表中選擇合適的樣式，并在【預(yù)置】域中選中【外邊框】和【內(nèi)部】。

重復(fù)以上操作，繪制余下圖形，注意要留出會議室過道。

1.2 弧形會議室結(jié)構(gòu)簡圖的繪制

對于弧形的階梯會議室，可以繪制成直線型的結(jié)構(gòu)簡圖，如圖5所示。

從整體上分析，弧形會議室的結(jié)構(gòu)大體分為左、中、右三排，每行的座位數(shù)從前向后依次遞增一個，并且前后的座位應(yīng)錯開半格。要實(shí)現(xiàn)這樣的效果，需通過合并單元格的方法實(shí)現(xiàn)。

主席臺的操作與普通會議室主席臺的操作相同。

設(shè)置【行高】和【列寬】，可分別設(shè)置為【50】和【1.63】。

先對中排單元格進(jìn)行合并與設(shè)置。用鼠標(biāo)選中【AJ6】和【AK6】兩個單元格，單擊【格式工具欄】上的【合并及居中】按鈕。

選擇【格式工具欄】上的【邊框】下拉列表中的【外側(cè)框線】。

選中已經(jīng)合并的單元格，將鼠標(biāo)移至合并單元格右下角的黑色方點(diǎn)（填充句柄）處，鼠標(biāo)呈黑十字狀態(tài)時按下鼠標(biāo)向右拖動，至【AZ6】和【BA6】單元格處松開鼠標(biāo)。

用鼠標(biāo)選中【AI7】和【AJ7】兩個單元格，進(jìn)行單元格合并與格式化操作，并填充至BA7和BB7單元格。

余下的操作都基本相同，讀者可以自行完成，不再贅述。

1.3 圓桌形會議室結(jié)構(gòu)簡圖的繪制

對于圓桌形的會議室，也可以繪制成直線型的結(jié)構(gòu)簡圖，如圖6所示。

有了前面的基礎(chǔ)，繪制圓桌形會議室結(jié)構(gòu)簡圖就顯得比較簡單。

設(shè)置列寬，可將A列和F列的寬度設(shè)置為2.5，中間的列設(shè)置為8。

將A2與A3，A4與A5，F(xiàn)2與F3，F(xiàn)4與F5合并。

選擇需要加框線的單元格，可以用Ctrl或Shift配合鼠標(biāo)選取。

選擇右鍵菜單設(shè)置單元格格式命令，打開設(shè)置單元格格式對話框，選擇邊框標(biāo)簽。

選擇合適的框線設(shè)置既可。

首次制作會議室結(jié)構(gòu)簡圖稍顯麻煩，不過成功后就不必重復(fù)制作，能達(dá)到一勞永逸的效果。

2 參加人員名單的轉(zhuǎn)換

從組織或人事部門發(fā)送來的參加人員名單，其形式并不都是用表格編排好的，還有的是用制表符、空格或者標(biāo)點(diǎn)符號編排的，如圖7。下面介紹將它們轉(zhuǎn)換為表格的具體方法。

2.1 含制表符的文本轉(zhuǎn)換成表格

把含有制表符（圖7：樣式一）的文本轉(zhuǎn)換成表格的操作方法如下：

依次選擇【表格】、【轉(zhuǎn)換】、【文本轉(zhuǎn)換成表格】菜單命令，打開【文本轉(zhuǎn)換成表格】對話框。

在對話框【文字分隔符位置】處選擇【制表符】單選項(xiàng)，按【確定】。

2.2 含空格文本轉(zhuǎn)換成表格

把含空格（圖7：樣式二）文本轉(zhuǎn)換成表格的操作方法如下：

選中文本，依次單擊【編輯】、【替換】菜單命令，打開【查找和替換】對話框，

在【查找內(nèi)容】下拉列表框中連續(xù)輸入兩個空格。

在【替換為】下拉列表框中輸入一個空格。

單擊【高級】按鈕，在【搜索選項(xiàng)】中取消對【區(qū)分全/半角】的選擇。

多次單擊【全部替換】，將連續(xù)多個空格替換成一個空格。

依次選擇【表格】、【轉(zhuǎn)換】、【文本轉(zhuǎn)換成表格】菜單命令，打開【文本轉(zhuǎn)換成表格】對話框。

在對話框【文字分隔符位置】處選擇【空格】單選項(xiàng)，按【確定】。

2.3 含其他符號的文本轉(zhuǎn)換成表格

在圖7樣式三中，應(yīng)先利用【查找和替換】命令將序號和頓號刪除，再將逗號作為分隔府轉(zhuǎn)換成表格。

選中文本，依次單擊【編輯】、【替換】菜單命令，打開【查找和替換】對話框。

在【替換】選項(xiàng)卡單擊【高級】按鈕，在【搜索選項(xiàng)】區(qū)域中選擇【使用通配符】。

在【查找內(nèi)容】下拉列表框中輸入【*、】，【替換為】下拉框不輸入任何內(nèi)容。

單擊【全部替換】，序號和頓號被全部刪除。

依次選擇【表格】、【轉(zhuǎn)換】、【文本轉(zhuǎn)換成表格】菜單命令，打開【文本轉(zhuǎn)換成表格】對話框。

在對話框【文字分隔符位置】處選擇【其它字符】單選項(xiàng)，并在文本框中輸入逗號，按【確定】。

注意，如果在【文字分隔位置】處沒有列出用戶所需字符，可以復(fù)制文本中的字符，在【文字分隔位置】處選擇【其他字符】，并在其后面文本框中單擊鼠標(biāo)，再按鍵盤【Ctrl+V】組合鍵插入。

將含有參加人員名單的文本轉(zhuǎn)換成表格后，再將含有人員名單的列粘貼到Excel工作表中，作為制作座次表的數(shù)據(jù)源。

3 數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)

一般Excel工作簿都有三個工作表，用戶可以在工作表Sheet1中制作出會議室結(jié)構(gòu)簡圖，在工作表Sheet2中放置學(xué)員名單，通過定義公式的形式讓簡圖中的單元格與參加人員的姓名相關(guān)聯(lián)。

3.1 一般會議室數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)

座次表的排列一般是先中間后兩邊。

中排第一行第一個單元格為E3，輸入公式“=Sheet2！A1”。

公式輸入完成后，在E3單元格中出現(xiàn)數(shù)據(jù)0，這是因?yàn)樵诒矶腁1單元格中還沒有數(shù)據(jù)。

第二個學(xué)員的座位是F3，輸入公式“=Sheet2！A2”。依次類推。

最后一個是J3，輸入公式“=Sheet2！A6”。

輸入第二行數(shù)據(jù)時，應(yīng)注意學(xué)員座次表的順序是S形排列還是平行排列，按要求重復(fù)上面的操作。

3.2 弧形會議室數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)

弧形會議室的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)操作與一般會議室相同，也可以按下面的操作方法進(jìn)行輸入，結(jié)果相同。

選中Sheet1中的中排第一個單元格，輸入等號。

點(diǎn)擊Sheet2工作表標(biāo)簽，選中第一個單元格，按回車。

這樣Sheet1中第一個單元格就關(guān)聯(lián)了Sheet2中A1的數(shù)據(jù)。

按照第一個單元格的操作方法，使其他單元格依次對應(yīng)Sheet2中A列中的數(shù)據(jù)。

3.3 圓桌形會議室數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)

其操作與上面的兩個會議室基本相同，不再作詳細(xì)介紹。

3.4 批量生成學(xué)員座次表

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)完成后，要則此表作為模板妥善保存，使用時要先復(fù)制出一個副本，在副本上進(jìn)行操作。

把轉(zhuǎn)換的人員名單數(shù)據(jù)復(fù)制到Sheet2工作表中第一列（A列），Sheet1工作表中會自動生成座次表。

如果開始新一輪的會議或者培訓(xùn)，只需將名單轉(zhuǎn)換后復(fù)制到Sheet2工作表的A列中，就可以快速的生成座次表。

3.5 不打印空值的單元格

有時參加人員的數(shù)量并不是總是和座次表中的座位數(shù)相等，而是座位數(shù)，這時沒有數(shù)據(jù)的單元格會出現(xiàn)“0”值，打印出來很不美觀，如果不想打印空值，可以通過如下設(shè)置。

依次單擊【工具】、【選項(xiàng)】菜單命令，打開【選項(xiàng)】對話框。

選擇【視圖】選項(xiàng)卡，在【窗口選項(xiàng)】列表中將零值前的復(fù)選框去除。

單擊【確定】退出。

本文通過利用Excel電子表格的制圖與數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)功能，巧妙地實(shí)現(xiàn)了座次表的制作和打印，其實(shí)Excel電子表格軟件功能十分強(qiáng)大，認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)會定然能夠在日常的學(xué)習(xí)和工作中發(fā)揮更大的作用。

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[3]李敬海.批量制作座牌方法研究[J].電子制作，2013，4.

作者簡介：李敬海（1975-），男，山東鄄城縣人，學(xué)士，講師，主要研究方向：計算機(jī)輔助辦公。

作者單位：中共東營市委黨校電教中心，山東東營 257091