職場(chǎng)小技巧

給單元格加提示信息

由于每個(gè)人的習(xí)慣不同，在Excel中錄入數(shù)據(jù)時(shí)慣用的格式也就不一樣，這就會(huì)給最后收集和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的朋友帶來(lái)麻煩。要想得到規(guī)范的數(shù)據(jù)，可以在別人錄入數(shù)據(jù)的時(shí)候設(shè)置提示（如圖1）。

操作步驟很簡(jiǎn)單，以WPS表格2013為例。

Step1：在需要添加提示的E列中選中E2單元格，再切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，選擇“有效性”，在跳出的“數(shù)據(jù)有效性”窗口中切換到“輸入信息”選項(xiàng)卡，勾選“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”，再輸入提示信息并保存（如圖2）。這樣當(dāng)鼠標(biāo)選中該單元格時(shí)就會(huì)自動(dòng)跳出提示。

Step2：要讓E列的所有單元格都有該提示，只需要點(diǎn)中E2單元格右下角，往下拉，將同樣的設(shè)置填充到該列其它單元格即可。

在不同的單元格中定義不同的輸入法

在一個(gè)工作表中，通常既有數(shù)字，又有字母和漢字。于是，我們?cè)诰庉嫴煌?lèi)型的單元格時(shí)，需要不斷地切換中英文輸入法，這不但降低了編輯效率，而且讓人覺(jué)得麻煩。下面的方法能讓Excel針對(duì)不同類(lèi)型的單元格，實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換（以Excel 2013為例進(jìn)行說(shuō)明。注意，在Excel 2013中，“數(shù)據(jù)有效性”已經(jīng)更名為“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”）。

首先，選擇需要輸入漢字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)驗(yàn)證/數(shù)據(jù)驗(yàn)證”命令，在“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框中切換到“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表中選擇“打開(kāi)”，單擊“確定”按鈕（如圖4）。然后，選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)驗(yàn)證/數(shù)據(jù)驗(yàn)證”命令，選擇“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表中選擇“關(guān)閉（英文模式）”，單擊“確定”按鈕。以后，Excel就會(huì)根據(jù)上述設(shè)置，在不同的單元格中自動(dòng)在中英文輸入法間進(jìn)行切換，從而提高了輸入效率。

統(tǒng)計(jì)某個(gè)詞在文章中出現(xiàn)的頻率

如果想統(tǒng)計(jì)某個(gè)詞在文章中出現(xiàn)的頻率應(yīng)該怎么辦呢？一個(gè)個(gè)數(shù)是最笨的方法，這時(shí)候我們可以利用Word中的“查找和替換”功能。按下“Ctrl+F”組合鍵，調(diào)出“查找和替換”窗口，在“查找內(nèi)容”和“替換為”中都輸入該詞，然后點(diǎn)擊“全部替換”。這時(shí)會(huì)跳出一個(gè)提示框，告訴你完成XX處替換，其中XX就是該詞出現(xiàn)的頻率（如圖3）。

隱藏不放映部分

制作的幻燈片一般不止演示一次，面對(duì)不同的觀眾，需要展示的部分也可能不同。在某個(gè)場(chǎng)合如果希望其中的部分幻燈片在放映的時(shí)候不顯示出來(lái)，可以事先將它隱藏起來(lái)。

用PPT2007打開(kāi)要處理的演示文檔，在窗口左側(cè)的幻燈片列表中按住Ctrl鍵，逐一單擊選中所有需要隱藏的幻燈片。切換到“幻燈片放映”選項(xiàng)卡，單擊“隱藏幻燈片”，即可隱藏選中的幻燈片（如圖5），以后在全屏放映此演示時(shí)就看不到這些被隱藏的幻燈片了。