讓別人更快讀懂你的表格

表格是為了讓數(shù)據(jù)通過組織、分析、統(tǒng)計等步驟更直觀地展現(xiàn)在閱讀者眼前，但為什么大部分人卻不耐煩看表格呢？我們先來看看，一般的表格為什么不能提起人閱讀的興趣。

一般來說，大家在錄入表格的時候，都會直接將數(shù)據(jù)放到表中，但是這樣的表格沒有整理和歸納，也就沒有重點（如圖1），所以別人在看的時候也不知道該把握怎樣的閱讀節(jié)奏，數(shù)據(jù)量少還好說，一旦數(shù)據(jù)量大了，就會讓閱讀者很煩躁，因為他們得花大量的時間去讀懂你的表格。

那么怎么讓自己的表格更容易讓人讀懂呢？在設(shè)計的時候你可以考慮幾個問題：

1.可否歸類

2.有無重點

表格的基礎(chǔ)整理

上面是一個很簡單的表格，以此為例，就將這個表格重新整理，變成一個更有閱讀性的表格（以下操作都在Excel 2013中進行）。

1.歸類同類型數(shù)據(jù)

假如，在該表格中政治面貌是一個比較重要的數(shù)據(jù)項，那么我們就以此作為歸類的標準，先將表格歸類，改造成下表的效果（如圖2）。

2.調(diào)整節(jié)奏 突出區(qū)別

雖說表1經(jīng)過改造以后沒那么亂了，但是所有數(shù)據(jù)以同樣的格式放在一起也沒有一目了然的感覺，也沒有明確的閱讀節(jié)奏，并不能去掉閱讀者的煩躁感。那么再將表格進一步改造。

在表格中，我們可以把一些無關(guān)重要的重復(fù)項合并起來，減少表格中的無用信息，為閱讀者透口氣。選中B列中的2、3行，將“團員”這個重復(fù)項合并起來：選中數(shù)據(jù)以后，單擊右鍵，從右鍵菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”（如圖3），在跳出的對話框中切換到“對齊”選項卡。在“文本對齊方式”中，將“水平對齊”和“垂直對齊”都設(shè)置為“居中”，再勾選“合并單元格”（如圖4），點擊“確定”保存。

在合并表格時，如果合并的表格里面有數(shù)據(jù)，會彈出一個提示框，在本例中由于都是重復(fù)數(shù)據(jù)，直接選擇“確定”即可（如圖5）。也可以先將需要合并的表格合并以后，再錄入數(shù)據(jù)，避免出錯。

根據(jù)這個方法將“黨員”和“群眾”等重復(fù)項也合并起來，這樣我們就得到了新的表格。此外，還可以在“民族”項中將少數(shù)民族區(qū)別出來，讓表格更簡單明了（如圖6）。

妙用色彩 區(qū)別不同重點

在第一個例子中，可以比較方便地將同樣具有屬性的單元格歸納合并起來，但并不是所有表格都可以這樣操作。在有的表格中，也許具有相同屬性的單元格分散在整個表格中，不便于分層歸類，那怎么做出它們的區(qū)別呢？下面我們以一個課程表為例進行說明（如圖7）。

對于課程表這種相同屬性數(shù)據(jù)比較分散的情況，我們可以通過顏色來將它們歸類（如圖8）。

快速設(shè)置單元格顏色

格式刷加查找替換：在給不同的課程設(shè)置不同的顏色時，如果純手工比較麻煩，也容易漏掉一些單元格，怎么辦呢？按下“Ctrl+F”組合鍵，調(diào)出“查找和替換”對話框，在這里輸入課程名（比如“英語”），先將第一個單元格的“英語”設(shè)置好格式，再點擊“格式刷”，然后在“查找和替換”對話框中切換到“查找”選項卡，點擊“查找下一個”，設(shè)置好的格式就自動復(fù)制到下一個內(nèi)容為“英語”的單元格中了（記住順序不能反，如圖9）。重復(fù)此操作，直到為所有含有“英語”的單元格設(shè)置同樣的格式為止。其他課程顏色的方法也是一樣的。

格式的查找替換：其實在“查找和替換”中除了可以查找替換文字內(nèi)容，還可以批量替換文字的格式。假設(shè)表格中的“英語”還沒有設(shè)置格式，我們可以通過“查找和替換”一次性地批量將其設(shè)置為紅底白字的格式。操作方法如下：按下“Ctrl+F”組合鍵，調(diào)出“查找和替換”對話框，切換到“替換”選項卡，輸入“英文”，再點擊“選項”，這時在對話框中就可以對格式進行替換了（如圖10）。在“替換為”點擊“格式”按鈕，在跳出的“替換格式”對話框中，將“字體”選項卡里的內(nèi)容設(shè)置為“字體/微軟雅黑”、“字形/加粗”、“字號/9”、“顏色/白色”（如圖11）。再切換到“填充”選項卡將單元格底色設(shè)置為紅色，點擊“確定”回到“查找和替換”對話框，這時可以在“替換為”中看到預(yù)覽效果。最后點擊“全部替換”，所有含“英文”內(nèi)容的單元格就替換為你設(shè)置的格式了（如圖12）。按照同樣的方法可以替換其他課程的顏色。

妙用表格自帶樣式

上面講的是修改既有表格，讓它們變得更易讀，那如果要建立新的表格呢？為了避免日后的麻煩，記得使用Excel自帶的表格設(shè)計。

切換到“插入”，點擊“表格”，根據(jù)需要設(shè)置需要的行數(shù)和列數(shù)（如果需要增加行數(shù)、列數(shù)，直接拖動右下角的標記即可）。插入表格自帶樣式，點擊“套用表格格式”，在這里內(nèi)嵌了多種表格樣式，選擇你需要的即可。對于需要重點標明的內(nèi)容，還可以根據(jù)需要快速設(shè)置單元格的格式（如圖13）。如果需要修改或更細致地修改，點擊該表格就會多出一個“表格工具/設(shè)計”選項卡，進行各項修改即可。使用自帶的表格樣式，可以在建立工作表的時候就將表格規(guī)范起來，方便閱讀。